Código : PE22-PE-09

PROCEDIMIENTO ESPECIFICO Revisión : 09

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Código y Nombre del Proceso PE2: Planificación y Gestión de procesos

Elaborado por: Revisado por:

Jesus Castañeda Grispo Isaac Maguiña Soriano
Especialista en Sistemas Integrados de Gestión Especialista Senior de Procesos y Sistemas de
Gestión

Aprobado por:
Julio Lazo Abadie
Gerente Planeamiento, Presupuesto y Modernización
 Código : PE22-PE-09
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO Revisión : 09

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1. OBJETIVO:
Definir las actividades para la revisión, medición y análisis de datos del Sistema Integrado de Gestión- SIG.

2. ALCANCE:
A todas la Gerencias y áreas de Osinergmin, para la documentación, la revisión, medición y análisis de datos, considerado
en alcance del SIG, incluye:

a. Revisiones
b. Auditorías internas
c. Salidas no conforme
d. Seguimiento, medición, análisis y evaluación

3. BASE NORMATIVA:

a. Norma ISO 9001:2015 “Sistema de Gestión de Calidad”

b. Norma ISO 14001:2015 “Sistema de Gestión del Medio Ambiente”
c. Norma ISO 45001:2018 “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”
d. Norma ISO 27001:2013 “Sistema de Gestión de Seguridad de la Información”
e. Norma ISO 37001:2016 “Sistema de Gestión Antisoborno”
f. Norma Técnica N° 001-2018-PCM/SGP “Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la
Administración Pública”

4. SIGLAS Y DEFINICIONES:

Rubro Descripción
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de
a. Auditoría Interna (AI) manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen el conjunto de políticas,
procedimientos y requisitos utilizados.
b. Corrección o
Acción tomada para eliminar una NC detectada. Puede realizarse junto con una Acción Correctiva.
Mitigación
c. Criterios de Auditoria Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
d. SST Seguridad y salud en el trabajo
e. CSST Comité de SST.
f. SE Secretaría ejecutiva del SIG
g. SI Seguridad de la información
h. SNC Salida no conforme
Registros, declaraciones de hechos u otra información que son pertinentes para los criterios de
i. Evidencia de Auditoria
auditoría y que son verificables.
j. Hallazgo Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.
Actividad recurrente para mejorar el desempeño de los procesos y productos en forma coherente
k. Mejora Continua
con los requisitos y política de la organización.
l. No Conformidad Incumplimiento de requisitos especificados.
m. Observación Término utilizado para describir una situación potencial de incumplimiento de un requisito.
n. OC Oficial de Cumplimiento
o. SAC Solicitud de acción correctiva
p. SGC Sistema de gestión de calidad
q. SGS Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
r. SGA Sistema de gestión ambiental
s. SG-AS Sistema de gestión antisoborno
t. GPPM Gerencia de planeamiento, presupuesto y modernización
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5. REQUISITOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO:

Descripción Fuente
Cláusula 9. Evaluación del Desempeño de las a. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad, SGC
normas de gestión ISO b. ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental, SGA
c. ISO 27001:2013 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, SGI
d. ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Antisoborno, SG-AS
e. ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, SGS

6. ACTIVIDADES: se adjunta diagrama de flujo, Anexo.1

6.1. Auditorías Internas:

6.1.1. Selección y responsabilidades de los auditores:

a. El Coordinador SIG Institucional, selecciona al equipo teniendo en cuentas las siguientes competencias:

 Profesional o bachiller, con 02 años mínimo de experiencia laboral, haber llevado un curso de
interpretación de por lo menos una de las normas que forman parte del SIG y aprobar el curso de
“Formación de Auditores Internos”.
 El Jefe de Equipo debe haber participado cuando menos en dos auditorías internas.
 Los requisitos de los auditores externos, se encuentran en los términos de referencia.
 En la selección de los auditores se asegura la objetividad e imparcialidad del proceso, de tal manera que
ningún auditor realice la auditoria en su propia área de trabajo

b. Las responsabilidades son las indicadas en el Anexo.5

6.1.2. Programa y plan de auditorías:

a. En el mes de enero de cada año, la SE elabora el “Programa anual de auditorías, F2-PE22-PE-09” que
incorpora las auditorías internas y externas para el año en curso; considerando:

 El estado y la importancia de los procesos y sistemas de gestión

 Resultados de la valoración del riesgo
 Áreas a auditar
 Resultados de auditorías previas, entre otros aspectos pertinentes.

b. En base al programa anual de auditorías, la SE elabora el “Plan de Auditoría Interna, F3-PE22-PE-09”, el

cual es comunicado vía correo electrónico a los Gerentes, Coordinadores SIG y auditores, para las acciones
del caso.

c. Se canaliza la documentación necesaria a través de la ruta de la red informática ISO_9000, a fin de facilitar
el desarrollo de la auditoria, pudiendo elaborar una “Lista de Verificación”, como documento de ayuda

d. Cuando es necesario cambiar de fecha u hora de la auditoría, la solicitud se canaliza por correo electrónico
en coordinación directa entre el auditor y el Coordinador respectivo, para las acciones del caso.

6.1.3. Ejecución de la auditoría:

a. El equipo auditor recopila evidencias objetivas, a fin de determinar si el SIG se desarrolla conforme con lo
planificado, con los requisitos de las normas internacionales aplicadas, y si se mantiene en forma eficaz.

b. Concluida la auditoria, el Jefe de Equipo Auditor elabora el “Informe de auditoría, F4-PE22-PE-09” de los
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procesos y sistemas auditados; y determina los “hallazgos” y su clasificación en No Conformidades, en el

formato “Solicitud de acción correctiva, F1-PE22-PE-11” y las observaciones y oportunidades de mejora, en
el formato “Tratamiento de observaciones y oportunidades de mejora, F5-PE22-PE-09”, según
corresponda.

c. El informe de auditoría es remitido, por los Auditores al Coordinador SIG Institucional, quien lo revisa y
consolida por áreas, derivándolo a los Coordinadores SIG de cada gerencia y coordinadores institucionales
de cada sistema, según corresponda para su tratamiento respectivo.

6.1.4. Tratamiento de las No Conformidades:

a. Las SAC generadas son tratadas por los coordinadores institucionales de cada sistema y los coordinadores
SIG de cada gerencia, según corresponda en el plazo planificado mediante formato “Solicitud de acción
correctiva, F1-PE22-PE-11”.

b. El Coordinador SIG institucional realiza el seguimiento y comunica a través de correo electrónico a los
Coordinadores SIG de cada gerencia y/o a los coordinadores institucionales, para el control del caso. El
estado del tratamiento de las SAC, es incluido en el informe para la revisión por la alta dirección.

6.2. Control de Salidas No Conformes-SNC:

a. Se identifica mediante la validación del producto, durante o después de la provisión del servicio, el
responsable que detecta una SNC realiza las coordinaciones respectivas para que se tome acción sobre la
misma.

b. Las alternativas de tratamiento de las SNC pueden ser:

1. corrección;
2. separación, contención, devolución o suspensión de provisión de productos y servicios;
3. información al cliente;
4. obtención de autorización para su aceptación bajo concesión;
5. otra que indique el procedimiento respectivo.

c. Cuando se toma acción sobre una SNC se describirán y/o documentarán las acciones tomadas, asimismo, se
identificará a la autoridad y/o responsable que decide la acción.

6.3. Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación:

a. El responsable de cada proceso con base en los resultados de las fichas de indicadores de los respectivos
procedimientos específicos y de acuerdo con el procedimiento “Gestión del Sistema de Indicadores, PE2-2-
PE-12” realiza el seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño de los procesos.

b. El coordinador institucional de cada sistema de gestión, elabora al menos una vez al año el formato
“Resultados de evaluación del desempeño del SIG, F7-PE22-PE-09” y lo remiten al coordinador SIG
institucional, quien revisa y evalúa el desempeño del SIG, como resultado de dicha evaluación podría
generarse SAC, observaciones u oportunidades de mejora.

c. Los Coordinadores institucionales de cada sistema de gestión, elaboran al menos una vez al año una
presentación (en ppt) con información de su sistema de gestión y lo remiten al Coordinador SIG
Institucional, quien revisa y consolida (si fuese el caso).

d. Cuando se convoque a reuniones de trabajo para el análisis de datos o cualquier tema, se tiene disponible
el formato “Lista de Asistencia, F6-PE22-PE-09”.
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6.4. Revisión por el Oficial de Cumplimiento: (Solo para el SG-AS)

a. El OC evalúa, al menos una vez al año, si el SG-AS es adecuado para gestionar los riesgos de soborno a los
que se enfrenta la institución. Para ello, revisa la “Matriz Evaluación Riesgos de Soborno, F1-I5-PE22-PE-
02”, los planes de “Tratamiento de Riesgos de Soborno, F2-I5-PE22-PE-02” y verifica la eficacia de los
planes de tratamiento, así como el cumplimiento de controles Antisoborno.

b. El OC evalúa al menos una vez al año que el SG-AS esté implementado de manera eficaz mediante la
presentación de “resumen de resultados de desempeño” y el “informe de gestión” remitido por el
coordinador SIG institucional. Cuya revisión se registra mediante formato “Acta de Reuniones, F1-PE22-PE-
09”, o correo electrónico.

c. Al menos una vez al año, el OC comunica el resultado de la revisión al Órgano de Gobierno y a la Alta
Dirección incluyendo la evaluación del nivel de eficacia de los riesgos de soborno, reporte de denuncias de
soborno e investigaciones y resultado de auditorías, según el formato “Informe revisión del oficial de
cumplimiento, F8-PE22-PE-09”.

6.5. Revisión por la Alta Dirección:

La revisión por la alta dirección se realiza al menos una vez al año, posterior a la auditoria interna, en las
reuniones del Comité de Gerentes.

6.5.1. Información de entrada:

Posterior al resultado de la auditoria interna, el Coordinador SIG institucional remite el “informe de gestión”
(presentación en ppt) del sistema de gestión que corresponda a la SE, quien a su vez lo remite a la Alta
Dirección.

6.5.2. Resultado de la revisión:

a. Incluye las decisiones y acciones relacionadas al sistema de gestión indicado en el Anexo.6.

b. Como resultado de la revisión, el Coordinador SIG institucional completa el formato “Acta de Reuniones,
F1-PE22-PE-09”, anexando la información relevante de los acuerdos tomados.

c. Aprobada el acta de reunión, la SE comunica mediante correo electrónico a los coordinadores

institucionales y/o coordinadores SIG de cada gerencia (según corresponda), para las acciones del caso.

d. Para SGS, cuando es pertinente, el resultado de la revisión del SGS se comunica a los representantes CSST.

e. Para el SG-AS, la Alta Dirección comunica al Órgano de Gobierno el resultado de la revisión.

6.6. Revisión por el Órgano de Gobierno (Solo para el SG-AS)

El órgano de gobierno examina, al menos una vez al año, el SG-AS, con base en los resultados de la revisión de
la Alta Dirección y/o el OC.
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7. ANEXOS:

a. Anexo.1: Diagrama de flujo

b. Anexo.2: Ficha Resumen del procedimiento específico
c. Anexo.3. Ficha de indicador de desempeño
d. Anexo.4: Contenido información entrada revisión por la Dirección
e. Anexo.5: Responsabilidad de auditores
f. Anexo. 6: Contenido Mínimo de Información de resultado de revisión por la Alta Dirección

8. REGISTROS:

a. Matriz Evaluación Riesgos de Soborno, F1-I5-PE22-PE-02

b. Tratamiento de Riesgos de Soborno, F2-I5-PE22-PE-02
c. Acta de Reuniones, F1-PE22-PE-09
d. Programa anual de auditorías, F2-PE22-PE-09
e. Plan de Auditoría Interna, F3-PE22-PE-09
f. Informe de auditoría, F4-PE22-PE-09
g. Tratamiento de observaciones y oportunidades de mejora, F5-PE22-PE-09
h. Lista de Asistencia, F6-PE22-PE-09
i. Resultados de evaluación del desempeño del SIG, F7-PE22-PE-09
j. Informe revisión del oficial de cumplimiento, F8-PE22-PE-09
k. Solicitud de Acción Correctiva, F1-PE22-PE-11

9. CONTROL DE CAMBIOS:

Numeral /otros Descripción del cambio Descripción del sustento

Actualización del mecanismo de informar
6.3. Seguimiento, Medición,
Análisis y Evaluación
sobre el desempeño de los sistemas de Alineamiento a las normas de gestión
gestión
Eliminación de anexos 6, 7, 8 y 9
7. Anexos Alineamiento a las normas de gestión
Inclusión del nuevo anexo 6
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ANEXO.1

Diagrama de Flujo del Procedimiento Específico

Inicio

2. Salida no
1.Auditorías
Normas de gestión conformes
internas
(solo SGC)

3. Seguimiento y
Medición

Manual SIG
Procedimientos 4. Revisión por el
Normas de gestión Oficial de
Matrices de Riesgo Cumplimiento
Desempeño del (solo SG-AS)
SIG

5. Revisión por la
Dirección

6. Revisión por el
órgano de
gobierno
(solo SG-AS)

Fin
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO Revisión : 09

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ANEXO.2

Ficha Resumen del Procedimiento Específico

Responsable del PE Especialista Senior de Procesos

Responsable Plazos (días

Actividad Registros
(puesto) hábiles)

1. Revisión por el Oficial de Cumplimiento Oficial de

Informe revisión del oficial de cumplimiento, F8-PE22-PE-09 semestral
(Solo SG-AS) Cumplimiento

2. Revisión por la Dirección Alta Dirección Acta de reunión, F1-PE22-PE-09 Anual

3. Revisión por el Órgano de Gobierno Órgano de

Acta de reunión, F1-PE22-PE-09 anual
(Solo SG-AS) Gobierno

 Programa anual de auditorías, F2-PE22-PE-09

Equipo Auditor  Plan anual de auditorías internas, F3-PE22-PE-09
4. Auditorías internas  Informe de auditorías internas, F4-PE22-PE-09 -
Auditados
 Tratamiento de observaciones y oportunidades de mejoras F5-
PE22-PE-09

Responsable
5. Control salidas no conformes que detecta una Documento interno -
SNC

 Lista de asistencia
 Resultados de evaluación del desempeño del SIG, F7-
6. Seguimiento, medición, análisis y evaluación Coordinador SIG PE22-PE-09 Anual
 Informe revisión del oficial de cumplimiento, F8-PE22-
PE-09

Plazo Total del PE -

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ANEXO.3

Ficha de Indicador de Desempeño

1. Nombre del Proceso Evaluación del desempeño SIG

2. Objetivo del Proceso Definir las actividades para la revisión, medición y análisis de datos del Sistema Integrado de
Gestión- SIG.

3. Nombre del Indicador

% Tratamiento salida no
% cumplimiento del programa % No conformidades por
anual de auditorías sistema de gestión conformes por gerencia

4. Finalidad del indicador Medir el nivel de Medir el nivel No Medir el nivel tratamiento de
cumplimiento de las auditorías conformidades identificadas en SNC por gerencias, dentro del
programadas en el año el SIG alcance del SGC

5. Fórmula (N° por sistema de gestión / N°

(N° auditorías realizadas / N° (N° SNC tratadas / N° SNC
no conformidades resultado de
auditorías programadas)* 100 registradas)* 100
auditorías)* 100

6. Unidad de medida Porcentaje Porcentaje Porcentaje

7. Frecuencia Trimestral Trimestral Trimestral

8. Oportunidad de medida Semestral Semestral Semestral

9. Línea base - - -

10. Meta 100% 100% 100%

11. Fuente de datos Informes de auditoría Informes de auditoría SAC

12. Responsable Coordinador SIG Institucional Coordinador SIG Institucional Coordinador SIG

Código y Nombre del Proceso
Contenido Mínimo de Información de Entrada para Revisión por la Alta Dirección
Sistema
De ISO 9001
Gestión
Ítem Calidad
Estado de acciones de
A) revisiones por la dirección
previas
Cambios en cuestiones internas
B)
y externas
Información sobre el
desempeño y eficacia del SGC:
1. Satisfacción del cliente y
retroalimentación de las partes
interesadas
2.Grado en el que se han
logrado los objetivos de calidad
C) 3.Desempeño de los procesos y
conformidad de los productos y
servicios
4.No conformidades y AC
5.Resultado de SyM
6.Resultado de las auditorias
7.Desempeño de los
proveedores externos
D) Adecuación de los recursos
Eficacia de acciones tomadas
E) para abordar los riesgos y
oportunidades
F) Oportunidades de mejora
G)
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO
“EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO SIG”
PE2: Planificación y Gestión de procesos
Anexo.4
ISO 14001
Ambiental
Estado de acciones de
revisiones por la dirección
previas
Cambios en cuestiones
internas y externas:
1.Necesidades y expectativas
de las partes interesadas
2.Requisitos legales y otros
requisitos
3.Aspectos ambientales
significativos
4.Riesgos y oportunidades
Grado logrado de objetivos
ambientales
Información sobre el
desempeño del SGA:
1.No conformidades y AC
2.Resultado de SyM
3.Cumplimiento de
requisitos legales y otros
requisitos
4.Resultado de las auditorias
Adecuación de los recursos
Comunicaciones pertinentes
de las partes interesadas,
incluidas las quejas
Oportunidades de mejora
continua
ISO 45001
Seguridad y Salud
Estado de acciones de
revisiones por la dirección
previas
Cambios en asuntos internos
y externos:
1.Necesidades y
expectativas de las partes Cambios en cuestiones
interesadas internas y externas
2.Requisitos legales y otros
requisitos
3.Riesgos y oportunidades
Grado en el que se ha
cumplido la política SST y
objetivos SST
Información sobre el
desempeño del SGS:
1.Incidentes, no
conformidades, AC y mejora
continua
2.Resultado de SyM
3.Resultado de
cumplimiento de requisitos
legales y otros requisitos
4.Resultado de las auditorias
5.Consulta y participación de
los trabajadores
6.Riesgos y oportunidades
Adecuación de los recursos
para mantener un SGS eficaz
Comunicaciones pertinentes
de las partes interesadas
Oportunidades de mejora
continua
Código : PE22-PE-09
Revisión : 09
Página : 4 de 12
ISO 27001 ISO 37001
Seguridad de la
Antisoborno
Información
Estado de acciones de Estado de acciones de
revisiones por la revisiones por la
dirección previas dirección previas
Cambios en cuestiones
internas y externas
Información sobre el
desempeño del SG-AS:
Información sobre el
1.No conformidades y
desempeño SGI:
AC
1.No conformidades y
2.Resultado de
AC
monitoreo y medición
2.Resultado de
3.Resultado de auditoría
monitoreo y medición
4.Reporte de sobornos
3.Resultado de
5.Investigaciones
auditoría
6.Naturaleza y
4.Cumplimiento de
extensión de riesgos de
objetivos SGI
soborno que enfrenta la
organización
Eficacia de las medidas
Retroalimentación de adoptadas para hacer
las partes interesadas frente a los riesgos de
soborno
Resultado de la
evaluación de riesgos y Oportunidades de
estatus del plan de mejora continua del SG-
tratamiento de los AS
riesgos
Oportunidades de
mejora
 Código : PE22-PE-09
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO Revisión : 09

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Código y Nombre del Proceso PE2: Planificación y Gestión de procesos

Anexo.5

Responsabilidades en el Proceso de Auditoria

Rol Funciones
a. Elaborar el Programa y Plan de la auditoría interna
b. Designar el equipo auditor
Coordinador SIG Institucional
c. Comunicar el plan de auditoría
(GPPM)
d. Recibir los informes de auditoría
e. Realizar la evaluación y mejora del proceso de auditoría interna
a. Asignar responsabilidades a los auditores internos,
b. Solicitar al responsable del área a auditar, la documentación necesaria
c. Dirigir la ejecución de la auditoria.
Jefe de Equipo de Auditores d. Durante la auditoría interna está presente el responsable del área y de los procesos
e. Dar conocimiento de los hallazgos encontrados
f. Absolver las dudas presentadas en el equipo de auditores.
g. Elaborar el Informe de Auditoría Interna

a. Revisar la documentación de los procesos a auditar

Auditor Interno b. Preparar la Lista de Verificación
c. Ejecutar el plan de auditoría aprobado
d. Ejecutar la auditoría interna conforme a las normas aplicables

a. Brindar facilidades a los auditores, proporcionando la información que estos

Auditados
soliciten.
b. Efectuar el tratamiento de las SAC, de las observaciones y oportunidades de mejora
 Código : PE22-PE-09
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO Revisión : 09

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Código y Nombre del Proceso PE2: Planificación y Gestión de procesos

Anexo.6
Contenido Mínimo de Información de resultado de revisión por la Alta Dirección
Sistema
De ISO 9001 ISO 14001
Gestión
Ítem Calidad Ambiental
a. Conclusiones de la
conveniencia, adecuación
y eficacia continua del
SGA
b. Oportunidades de mejora
continua
a. Oportunidades de mejora c. Necesidad de cambios,
b. Cualquier necesidad de incluidas los recursos
A) cambio en el SGC d. Acciones si no se han
c. Necesidades de recursos logrado los objetivos
e. Oportunidades de
mejorar la integración a
otros procesos, si es el
caso
f. Cualquier acción para la
dirección estratégica
ISO 45001 ISO 27001 ISO 37001
Seguridad de la
Seguridad y Salud Antisoborno
Información
a. Conclusiones de la
conveniencia, adecuación
y eficacia continua del
SGS
b. Oportunidades de mejora
c. Necesidad de cambios
a. Oportunidades de
d. Recursos necesarios a. Oportunidades de
mejora
e. Acciones, si son mejora continua
b. Cualquier
necesarias b. Necesidades de
necesidad de
f. Oportunidades de cambios en el SGI
cambio en el SG-AS
mejorar la integración a
otros procesos, si es el
caso
g. Cualquier implicación
para la dirección
estratégica