TEMA: 9.

EL ARCHIVO.
Mireya Bonilla Osuna
Comunicación y Atención al Cliente
1º Curso de Grado Superior.
Administración y Finanzas.
1. ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
EN SOPORTE PAPEL.
 1.1 Clasificación y ordenación de
documentos.
Los fines de la clasificación pueden
concretarse en los siguientes:
 Acceder a la documentación con facilidad y
rapidez.
 Tener un control de toda la documentación
que entra y sale de la empresa.
 Cumplir con las exigencias legales de
conservación de determinados documentos
durante un plazo determinado.
1.2 NORMAS Y SISTEMAS DE
CLASIFICACIÓN.
 Se debe elegir un orden de clasificación que sea fácil de
comprender y sencillo de utilizar.
 El sistema elegido debe ser apropiado a las necesidades de
cada empresa o departamento: además, debe simplificar
al máximo la entrada de documentos, siendo susceptibles
de ampliación en el futuro.
 En caso de duda se debe utilizar la clasificación alfabética.

Sistema de clasificación:
 Alfabética.
 Numérica.
 Geográfica.
 Temática.
 Cronológica.
 Mixta.
CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.
Es el método más utilizado. Los documentos se clasifican según
el orden determinado por las letras del alfabeto.
 Ventajas:

Es un método muy sencillo tanto respecto a su comprensión

como a su mensaje.
Permite añadir documentos con facilidad.
La localización es fácil; no se precisan índices.
Permite clasificar todo tipo de documentos que se refieran a
personas o a empresas.
 Inconvenientes:

Pueden surgir dudas y errores en el caso de algunas letras,

iniciales, artículos o abreviaturas.
Si un expediente incluye muchos documentos, por lo que se hace
necesario establecer normas muy precisas para evitar errores.
Si se extrae un documento y no se anota, su falta puede pasar
inadvertida.
CLASIFICACIÓN NUMÉRICA
Los documentos se agrupan asignando a cada uno un número
correlativo y progresivo de la serie de números naturales.
 Ventajas:

Se puede clasificar n número ilimitado de documentos.

La búsqueda es rápida.
Es un sistema muy exacto.
 Inconvenientes:

Como la numeración es correlativa, si se extrae un

documento, se reconoce fácilmente.
Es totalmente necesario un índice-guía para la localización de
los documentos.
Para intercalar nuevos documentos, a veces se hace
necesario plantear subclasificaciones que pueden dificultar
el esquema principal.
CLASIFICACIÓN TEMÁTICA
La pauta de agrupación de documentos se basa en el tema o asunto
sobre el que versan los mismo.
 Ventajas:

Fácilmente comprensible.
Su utilización es sencilla.
Se busca directamente; no son necesarios índices auxiliares.
Se pueden intercalar subdivisiones muy fácilmente identificando
subtemas.
 Inconvenientes:

No es aconsejable cuando los temas son conocidos por la persona que

busca un documento.
Puede haber dificultad para decidir el asunto o tema.
Un mismo documento puede estar relacionado con distintos asuntos.
Puede ser necesario un indice-guía para la localización de los
documento.
CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA.
Clasificar los documentos por fechas, según se van recibiendo
y/o generando.
 Ventajas:

Fácil de organizar.
Fácil de utilizar.
Permite ir introduciendo nuevos documento sin alterar el orden.
Se busca directamente.
 Inconvenientes:

No es aconsejable para archivos grandes.

Es necesario conocer la fecha de un determinado documento.
Puede resultar necesario mucho tiempo para localizar
documentos específicos.
Cuando se extrae algún documento es necesario hacer una
marca para dejar constancia.
3.1 ARCHIVO:
 La palabra archivo puede tener dos significados:
 Conjunto de documentos de una empresa debidamente
ordenados y clasificados de manera útil y eficaz, para
localizarlos lo más rápido posible.
 Lugar donde se conserva todos estos documentos.
 Objetivos:
 De naturaleza legal. Las empresas deben guardar
durante un tiempo determinado documentos porque así
lo establece la ley.
 De carácter técnico. La utilidad práctica del archivo
puede concretarse en los siguientes puntos:
 Un archivo es un centro activo de información necesario
para toda todas las empresa.
 Proporciona un servicio imprescindible a muy bajo coste.
 Sirve para conservar los documentos en perfecto estado.
1.4 TIPOS DE ARCHIVOS.
 Archivo de documentos: Los papeles se
almacenan en carpetas, cajas, cajones o
armarios.
 Archivo de mi microfilm: Los sistemas de
archivos de papel suelen requerir unos espacios
que pueden ser costosos para la empresa. Una
alternativa es utilizar microfotografías para
reducir el tamaño del documento original,
grabando la imagen en una película.
 Archivo informatizado: La información se
almacena en el ordenador, en la memoria
central o en cualquier soporte externo.
1.5 ORGANIZACIÓN Y
CLASIFICACIÓN DE UN ARCHIVO
DE OFICINA.
 Según el grado de autonomía.
 Archivo centralizado: Los documentos se encuentran en un único
lugar y desde allí se reparten a los departamentos de la empresa
que lo soliciten.
 Archivo descentralizado: Este sistema consiste en organizar el
archivo en distintos lugares de la empresa y cuando pasa un
tiempo y los documentos ya no se utilizan o pierden vigencia
pasan a un archivo definitivo.
 Según el grado de utilización.
 Archivo activo: Se utiliza para guardar los documentos de
consulta frecuentes.
 Archivo semiactivo: Conserva documentos de consulta menos
frecuentes.
 Archivo inactivo, definitivo o pasivo: Contendrá documentos que,
a pesar de haber perdido su utilidad práctica de consulta, siguen
teniendo valor histórico o documental.
1.6 EL PROCESO DE ARCHIVO.
 Revisar: Revisar los papeles para decidir si es preciso
guardarlos o no.
 Separar: Deben colocarse en una bandeja todos los
documentos que van al archivo.
 Clasificar: Se clasificarán según el criterio elegido.
 Referenciar: Debe anotarse una referencia, para saber
dónde está, o archivar fotocopias en distintas partes.
 Prearchivar: Los documentos se colocarán siguiendo el
mismo criterio que el decidido para el archivo
definitivo.
 Archivar: Una vez utilizados los documentos, y cuando
ya no se utilicen, se archivarán definitivamente en el
lugar que les corresponda.
1.7 PERMANENCIA DE LOS
DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO.
 Según el Código de Comercio los empresarios,
conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su
negocio debidamente ordenados, durante seis años.
 Si existen documentos mercantiles de carácter
interno que no afecten a terceros, no es necesaria
su conservación durante el plazo anteriormente
señalado.
 Aquellos de los que se derivan derechos de
propiedad.
 Los documentos laborales, los libros de visita y de
matrícula, así como los libros contables, tienen que
conservarse al menos cinco años.
2. ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
EN SOPORTE INFORMÁTICO.
 2.1 Las bases de datos para el tratamiento de la
información.
Economía de espacio en el almacenamiento de la
información.
Ahorro de tiempo en el acceso a la misma.
Facilita las tareas de ordenación, actualización, búsqueda y
borrado de los datos.
Permite el acceso de varios usuarios a la vez en el caso de
sistemas en red.
Hace posible el intercambio de información entre
diferentes sistemas informáticos, evitando errores.
Proporciona las herramientas adecuadas para la realización
de consultas y elaboración de informes personalizados.
2.2 PROCEDIMIENTOS DE
PROTECCIÓN DE DATOS.
 Perspectiva legal: La constitución española ampara
la confidencialidad de los datos. Existe un maco
legal que garantiza la protección de datos
confidenciales, siendo la Agencia de Protección de
Datos el organismo encargado de velar por el
cumplimiento de la legislación de datos personales
y controlar su aplicación.
 Perspectiva física: El lugar donde se almacena la
información debe cumplir unos requisitos.
 Perspectiva de seguridad: Para prevenir posibles
pérdidas de información, hay que definir una
política de seguridad por parte de la empresa y de
copia de datos.
RECOMENDACIONES:
 Realizar copias de seguridad diarias de aquella
información que se actualiza frecuentemente y de
alto valor.
 Realizar copias semanales de aquella información
menos importante.
 Realizar una copia total cada mes y conservar una
copia de cada mes al menos durante un año.
 Finalmente, conservar una copia anual de la
información.
 Las cintas no deben almacenarse en el mismo sitio
donde se realizaron.
 Realizar cada cierto tiempo una simulación de
recuperación de las copias de seguridad para
verificar que funciona correctamente.
3. ORGANIZACIÓN EN CARPETAS
DEL CORREO ELECTRÓNICO Y
OTROS SISTEMAS DE
COMUNICACIÓN TELEMÁTICA.
 Bandeja de entrada: En ella se almacenan los mensajes
entrantes.
 Bandeja de salida: En ella se almacenan los mensajes que
hemos redactado y que se envían cuando Outlook Express
se conecta con el servidor de correo.
 Elementos enviados: Contiene los mensajes que ya han
sido enviados al servidor de correo.
 Elementos eliminados: en ella se almacenan los mensajes
borrados hasta que se suprimen definitivamente.
 Borradores: Sirve para crear correos que se almacenan de
forma temporal en esta carpeta, hasta que decidimos
terminar de redactarlos y enviarlos definitivamente.