Unidad 2.

“Motivación y formación
de los recursos humanos”

2º Gestión Administrativa
18/10/2021
 Unidad 2. “Motivación y formación de los recursos humanos”

1. Formación de los recursos humanos

En el ámbito de la empresa, la formación se considera un proceso por medio de cual las
personas que trabajan en ellas adquieren o actualizan las competencias necesarias para
lograr el desempeño óptimo de su puesto de trabajo.
La formación presenta beneficios para el personal, pues le proporciona estabilidad en el
puesto de trabajo y avances profesionales, pero también es beneficiosa para la empresa
porque contribuye a la mejora de la competitividad.
La formación en las empresas puede tener diferentes objetivos:
- Actualizar y desarrollar las competencias que ya posee la plantilla.
- Proporcionar al personal conocimientos de los que carece, y que son necesarios
en el puesto de trabajo.
- Facilitar la promoción a los trabajadores para que puedan realizar una carera
profesional dentro de la empresa.
La formación ha de estar integrada en una estrategia de desarrollo de los recursos
humanos, juntos con los planes de carrera, el reclutamiento, la selección y la motivación.
1.1. Los planes de carrera
Los planes de carrera son un conjunto de procedimientos que permiten que las personas
que trabajan en la empresa puedan construir su futuro profesional dentro de ella.
En las grandes empresas se suelen establecer planes de carrera. En estos planes se indica
la secuencia de los puestos de trabajos que se pueden ocupar a partir de otros de nivel
inferior.
Los planes de carrera se representan en gráficos y cuadros en los que se refleja lo
siguiente:
- Desde qué puestos se puede ascender a otros del mismo o de diferente
departamento.
- Los perfiles profesionales de los puestos a los que se puede ascender.
- Los requisitos que deben cumplir las personas que aspiran a cubrirlos, que se
suelen estructurar en la formación inicial, la adquirida durante la vida
profesional, la experiencia y la evaluación del potencial de las candidaturas. Los
requisitos se establecen a partir de los informes de los superiores o de comités
de evaluación.
En muchos convenios colectivos se pacta cómo se cubrirán las vacantes y los requisitos
necesarios. En general, en los convenios colectivos se establece que los ascensos se
producirán teniendo en cuenta los criterios de antigüedad, méritos y formación.
1.2. Los planes de formación
Los planes de formación son un conjunto de acciones formativas dirigidas a ayudar al
personal a cumplir de forma excelente las tareas del puesto de trabajo.

1
 Unidad 2. “Motivación y formación de los recursos humanos”

La elaboración y ejecución de los planes de formación pasa por las fases que se recogen:

•Se compara lo que se tiene que hacer en un puesto de trabajo concreto y lo que
Análisis de las realmente se hace. Esta fase esimportante, ya que determina el contenido de la
necesidades formación que se impartirá y su coste.
de formación

•No todas las personas empleadas podrán acceder a la formación. Se establecerán

Concreción prioridades atendiendo a las necesidades concretas de cada cual.
del personal
afectado

Decisión sobre el •Se deciditá el tipo de formación que se va a realizar (presencial, semipresencial, on-
tipo de line, en la misma empresa o en centros ajenos a esta).
formación y
elaboración del
presupuesto

•La información al personal beneficiarlo tiene varios objetivos: que conozca que se le
Información va a formar, motivarlo para que se forme y eliminar las reticenciar sobre el futuro en
al personal su trabajo.
afectado

•Se tienen que organizar los horarios del personal que asista a los cursos de
formación, pues, si la formación requiere que alquien se ausente de su puesto, havrá
Organización que prever si hay que sustituirlo y quién lo hará para que la actividad de la empresa
de horarios no se vea perjudicada.

•Mediante el seguimiento se busca averiguar si las personas que participan acuden a

la acción formativa que se ha realizado.
Seguimiento •La evaluación de las acciones de formación tiene por objeto analizar si el personal ha
y evaluación cubierto las necesidades formativas aplicable al puesto de trabajo concreto.

2
 Unidad 2. “Motivación y formación de los recursos humanos”

1.3. Formación Profesional para el Empleo

La Formación Profesional para el Empleo es un conjunto de acciones que tiene como fin
impulsar y promulgar entre las empresas, las personas que trabajan en ellas y las que
están desempleadas una formación que responda a sus necesidades. Así, se favorece el
aprendizaje permanente en un mercado de trabajo basado en el conocimiento.
Existen diferentes tipos de formación. Los principales son los que aparecen en la Tabla.

Tipo de formación Acciones formativas

Formación programada Está compuesta por:
por las empresas - Acciones formativas de las empresas. Las empresas
planifican y gestionan la formación para su plantilla. La
formación se puede llevar a cabo:
o Directamente por la empresa.
o Contratándola con centros o entidades
especializadas.
o Agrupándose voluntariamente varias empresas.
- Permisos individuales de formación (PIF). Las empresas
autorizan a una persona empleada para que curse
estudios con acreditación oficial, incluidos los títulos y
los certificados de profesionalidad.
Formación Está dirigida a centros de formación para que organicen
subvencionada cursos gratuitos para personas tanto ocupadas como
desempleadas y para autónomos.
A. Formación programada por las empresas
• Formación bonificada

Las empresas disponen de una ayuda económica para formar a su plantilla

llamada crédito de formación, cuyo importe resulta de aplicar un porcentaje, en
función del tamaño de la plantilla, a la cuantía aportada a la Seguridad Social el
año anterior en concepto de cuita de formación profesional. Esta ayuda se hace
efectiva mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, que
aparecen indicadas en la Tabla.

Crédito Cuantía de la cotización por Bonificación

de formación profesional el año según
empresa anterior plantilla

Plantilla media Bonificación

De 1 a 5 personas Mínimo 420€
De 6 a 9 personas 100 %
De 10 a 49 personas 75 %
De 50 a 249 personas 60 %
De 250 a más personas 50 %

3
 Unidad 2. “Motivación y formación de los recursos humanos”

Este crédito se renueva cada año, y si la empresa no hace uso de este dinero para
formar a su personal antes de finalizar el año natural, lo pierde, excepto aquellas
con menos de 50 personas trabajando, que pueden acumular el crédito no
dispuesto en un ejercicio para emplearlo en los dos ejercicios siguientes.

• Permisos individuales de formación

Los permisos individuales de formación son la autorización que conceden las

empresas a la plantilla para que pueda dedicar parte de su jornada laboral a
realizar una acción formativa reconocida con una acreditación oficial.

Las empresas que concedan permisos individuales de formación a su personal

disponen de un crédito de formación adicional al crédito anual que les
correspondería y se bonifican por los costes salariales durante el tiempo de
ausencia del empleado de su puesto de trabajo.

B. Formación subvencionada

Se trata de acciones formativas dirigidas a personas empleadas, desempleadas y

autónomas que se financian a través de subvenciones. Las que se encuentran en activo
pueden solicitar un permiso individual de formación para asistir a estos cursos.

Los cursos de formación son ofrecidos, de manera gratuita, por las organizaciones
empresariales, los sindicatos y entidades de formación debidamente acreditadas.

Las convocatorias prevén la concesión de becas y ayudas para las personas

desempleadas que participen en la formación en concepto de transporte, manutención,
alojamiento y cuidado de menores, para personas con discapacidad, etc.

C. Entidades organizadoras de formación

Los cursos de Formación Profesional para el Empleo son organizados por diferentes
entidades y centros de formación acreditados. Estas entidades pueden ser de diversa
naturaleza (organizaciones sin ánimo de lucro, administraciones locales e instituciones
públicas).

D. Modalidad de formación

La formación puede ser impartida de diferentes maneras:

• Formación presencial en el mismo puesto de trabajo.

• Formación presencial fuera del puesto de trabajo. Se lleva a cabo contratando a
una empresa especializada en una formación concreta.
• Teleformación (Formación on-line o e-learning). Formación no presencial que se
realiza a través de Internet. Puede ser impartida en cualquier lugar y en cualquier
momento.
• Formación mixta. Es una combinación entre la formación presencial y la
formación on-line.

4
 Unidad 2. “Motivación y formación de los recursos humanos”

2. Gestión del expediente personal de la plantilla

El expediente personal es un conjunto de documentos que refleja el historial laboral de

cada persona que trabaja en una empresa.

En el expediente se puede encontrar la documentación que aporta la persona empleada,

los documentos generados en la propia empresa y los procedentes de las diferentes
administraciones públicas.

Una de las actividades que lleva a cabo el departamento de recursos humanos es la de

crear el expediente personal de cada miembro de la plantilla y gestionar la información
y la documentación incluida en él. Por ejemplo, la documentación que aporta cuando
una persona se incorpora a la empresa y la relativa a la formación continua.

Los documentos que con mayor frecuencia aparecen en un expediente son los que
figuran en la Tabla.

Documentación relativa a la incorporación Documentación relativa a la formación y el desarrollo

• Curriculum Vitae.
• Carta de presentación de la persona candidata.
• Ficha con los datos personales.
• Resultados de las pruebas de selección.
• Informe de la entrevista de selección.
• Resultado del examen médico.
• Copia del título de los estudios acreditados para
conseguir el puesto de trabajo.
• Otros títulos de estudios oficiales acreditados.
• Copia del contrato de trabajo.
• Copia de la documentación de la Seguridad Social.
• Informe de vida laboral.
• Cursos de formación permanente.
• Certificados de profesionalidad.
• Informes sobre el desempeño en el puesto.
• Ascensos y promociones.
• Amonestaciones.
• Sanciones.
• Información sobre el absentismo.
• Extinción de los contratos (fecha, causa de la
extinción, indemnización y algún comentario al
respecto).
• Informe de la “Entrevista de salida” cuando sea la
persona empleada quien voluntariamente extinga
su contrato.

• Actualización de los expedientes

La vida laboral de las personas sufre continuas variaciones, las cuales se reflejan en los
expedientes: por tanto, estos se han de actualizar con frecuencia.

Entre las variaciones que se pueden producir en el expediente personal está las
siguientes:

a) Modificaciones y prórrogas de los contratos.

b) Cambios de grupo profesional,
c) Cambios de funciones y tareas.
d) Ascensos.
e) Realización de cursos de formación.

5
 Unidad 2. “Motivación y formación de los recursos humanos”

f) Cambios en la situación familiar y personal: matrimonio, nacimiento de

descendientes mayores dependientes, etc.
g) Fecha del disfrute de las vacaciones.
h) Excedencias y permisos.
i) Faltas de asistencia por enfermedad o acc):
j) Faltas injustificadas.
k) Informes de los mandos intermedios sobre la realización de las tareas.

La comunicación de las variaciones en algunos datos puede tener importantes

consecuencias; por ejemplo, la notificación del nacimiento de un hijo o la discapacidad
de un ascendiente con quien conviva una persona una persona ocasionar una
disminución en la retención a cuenta del Impuesto sobre la renta de las personas físicas
(IRPF) o beneficios sociales, como guarderías, residencia de vacaciones, ayudas para
estudios, regalos de empresa, etc.

Las grandes empresas suelen digitalizar el expediente personal de su plantilla mediante

programas informáticos y bases de datos especialmente diseñadas para este cometido.
El sistema de digitalización debe garantizar la integridad del expediente, la conservación
y la protección de los datos personales.

2.1. Conservación de la documentación

Además de los expedientes del personal, las relaciones laborales generan mucha
documentación de carácter económico, como las nóminas, los documentos del pago de
la cotización a la Seguridad Social y los de las retenciones a cuenta del IRPF.

La documentación de carácter económico, además de justificar el pago del salario,

acredita los gastos reflejados en la contabilidad de la empresa, el pago de impuestos
(IRPF e impuesto sobre sociedades) o el cobro de subvenciones y bonificaciones ligadas
al gasto de personal.

Según la norma a la que se atienda, se establecen diferentes periodos para la

conservación de la documentación:

• Un mínimo de cuatro años desde el final de la relación laboral:

o Contratos de trabajo.
o Documentos de afiliación a la Seguridad Social de las
personas contratadas.
Legislación o Partes de altas, bajas y variación de datos de accidentes y
laboral enfermedades profesionales.
• Un mínimo de cuatro años desde que vence el plazo para
liquidar las cotizaciones:
o Nóminas.
o Boletines de cotización a la Seguridad Social.

6
 Unidad 2. “Motivación y formación de los recursos humanos”

Establece cuatro años, a contar desde la liquidación de los

Legislación
impuestos, ya que se trata de documentos justificativos de gastos
fiscal
fiscalmente deducibles.
Código de Establece seis años, a contar desde la fecha de cierre del ejercicio
Comercio contable.

2.2. Expurgo de la documentación

El expurgo es la destrucción física de los documentos que hayan perdido valor

administrativo o probatorio, y que no se prevea que vayan a tener valor histórico. La
destrucción se debe realizar con métodos que garanticen la imposibilidad de reconstruir
los documentos.

Por ejemplo, se pueden eliminar los siguientes:

• Los documentos sin vigencia ni interés histórico.

• Los documentos duplicados.
• Los documentos de difusión general entre todo el personal o todos los
departamentos.