Código SST- PGD -

PROGRAMA DE GESTIÓN 01
DOCUMENTAL Fecha 02/03/2022
Versión 1

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

COOPERATIVA NACIONAL DE
TRANSPORTADORES COONATRA

16/MAR/2022

CIUDAD: MEDELLIN
TELEFONO: 3778361
CORREO: COONATRA.S.A@GMAIL.COM
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Tabla de contenido
1. OBJETO..........................................................................................................................3
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS..........................................................................................3
3. ALCANCE......................................................................................................................4
4.RESPONSABLES...............................................................................................................4
5.RESPONSABILIDADES....................................................................................................4
6.PROCEDIMIENTOS...........................................................................................................7
7.CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS...................................................................9
8.ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO..............................................................................10
9.CUERPO DEL DOCUMENTO.........................................................................................10
10. ENCABEZADO.........................................................................................................10
11. PIE DE PAGINA.......................................................................................................11
12. PORTADA.................................................................................................................11
13. TABLA DE CONTENIDO........................................................................................12
14. CIERRE DE DOCUMENTOS..................................................................................12
15. DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTACION..................................................13
16. REGISTROS DE DOCUMENTOS...........................................................................13
17. CONTROL DE CAMBIOS.......................................................................................14

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1. OBJETO

Identificar los parámetros para diseño y el registro documental del sistema de

gestión COONATRA.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Identificar los parámetros para la documentación

 Establecer las guías para el diseño de programas, procedimientos, formatos

manuales.

 Diseñar el formato del listado maestro.

 Permitir un control eficaz y eficiente de la información y de la

documentación, por medio de actividades de seguimiento, control y
verificación.

 Definir los pasos a seguir en la elaboración documental del sistema de

gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

 Establecer los parámetros e indicaciones para el archivo de documentación

referente al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

3. ALCANCE

Este documento aplica a todos los programas y procedimientos manuales de la

empresa COONATRA.

4.RESPONSABLES

Seguridad y salud en el trabajo y gerencia.

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5.RESPONSABILIDADES

El empleador y el área de gestión humana son los responsables de toda la

documentación y actualización las siguientes documentaciones relacionada con el
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Ítem Criterios Modo de verificación

Asignación de una Asignar una persona que Solicitar el documento en
persona que diseñe e cumpla con el siguiente el que consta la
implemente el sistema de perfil. asignación con la
gestión de sst El diseño e respectiva determinación
implementación del de responsabilidades y
sistema de gestión de sst constatar en la hoja de
podrá ser realizado por vida con soporte de la
profesionales en sst persona asignada
Asignación de Asignar y documentar las Solicitar el soporte que
responsabilidades en sst responsabilidades contenga la asignación
especificas en el sistema de las responsabilidades
de gestión en sst a todos en sst
los niveles de la
organización para el
desarrollo y mejora
continua de dicho
sistema
Afiliación al sistema de Garantizar que todos los Solicitar una lista de los
seguridad social integral trabajadores trabajadores vinculados
independientemente de laboralmente a la fecha y
su forma de vinculación o comprobar con la
contratación están plantilla de pago de
afiliados al sistema de aportes a la seguridad
seguridad social en social de laos 4 mes
salud, pensión y riesgos anteriores a la fecha de
laborales verificación
Realizar el siguiente
muestreo
En empresas entre 51 y
200 trabajadores verificar

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Conformación y Conformar y garantizar el
funcionamiento del funcionamiento del
copasst comité paritario de
seguridad y salud en el
trabajo copasst
Conformación y Conformar y garantizar el
funcionamiento del funcionamiento del
comité de convivencia comité de convivencia
laboral laboral de cuerdo a la
normativa vigente
Programa de Realizar actividades de
capacitación anual inducción y reinducción,
las cuales deben estar
incluidas en el programa
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el 10%
Mayores a 201
trabajadores verificar el
registro de 30
trabajadores
Solicitar los soportes de
la convocatoria elección
conformación del comité
paritario de seguridad de
salud en el trabajo y el
acta de constitución
Constatar si es igual el
numero de
representantes del
empleador y los
trabajadores y revisar si
el acta de conformación
se encuentra vigente
Solicitar el documento de
conformación del comité
de convivencia laboral y
verificar que esté
integrado de acuerdo a la
normativa y que se
encuentre vigente.
Solicitar las actas de
reuniones (como mínimo
una reunión cada 3
meses) y los informes de
gestión del comité de
convivencia laboral
verificando el desarrollo
de sus funciones
Solicitar la lista de
trabajadores
participantes
independientemente de
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de capacitación, dirigidas su forma de vinculación o

a todos los trabajadores, contratación y verificar
independiente mente de los soportes
su forma de vinculación o documentales que den
contratación de manera cuenta de la inducción y
previa al inicio de sus reinducción de
labores en aspectos conformidad con el
generales y específicos criterio la referencia es el
de las actividades o programa de
funciones a realizar que capacitación
incluyen entre otras, la
identificación de peligros
y control de los riesgos
en su trabajo y la
prevención de accidentes
y enfermedades
laborales
Matriz legal Definir la matriz legal que Solicitar la matriz legal.
contemplen las normas
actualizadas del sistema Verificar que contengan:
general de riesgos
laborales aplicables a la 1.Normas vigentes en
empresa. riesgos laborales
aplicables a la empresa.
2.Normas técnicas de
cumplimiento de acuerdo
con los peligros y riesgos
identificados en la
empresa.
3.Normas vigentes de
diferentes entidades que
le apliquen, relacionadas
con riesgos laborales.

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6.PROCEDIMIENTOS

El procedimiento para la identificación y control de documentos y registros de SG-

SST incluye la metodología de identificación, aprobación, publicación, eliminación
según lo establecido según la legislación colombiana.

La documentación del SG-SST está a disposición de los trabajadores para su

consulta, los documentos confidenciales pueden ser solicitados a través del jefe
inmediato o al encargado del área de seguridad y salud en el trabajo.

ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Distribución de El responsable de Encargado SG- Documento
documentos. actualizar y SST. realizado y
entregar e firmado.
informar los
documentos es el
de sst.
Actualización de Cuando exista un Encargado SST. Listado maestro.
documento. cambio en el Gestión de
documento debe cambio.
estipularse en el
listado maestro
actualizado a la
versión y fecha de
actualización.
Adicional se
deberá relacionar
en el formato de
gestión de
documento.
Tiempo de archivo Los documentos Encargado SST. Documentos
documentos estarán un año realizados
actualizados. archivados
después de

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cualquier cambio
realizado.
Se detecta la Los documentos Encargado SG- Se relaciona en el
necesidad de deben ser SST. listado maestro y
crear el aprobados así: se asigna un
documento Procedimientos, Dirección código.
instructivos, administrativa
registros y
formatos.
Aprobación de El documento Dirección Documento
documento debe ser revisado administrativa. aprobado y
y aprobado por la firmado.
dirección.
Administrativa de
la organización.

7.CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

Los siguientes documentos y registros deben ser conservados por un periodo
mínimo de veinte (20) años. Contados a partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa, siguiendo los parámetros de la
normatividad nacional vigente:

*Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadore, así

como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro

*Los documentos confidenciales pueden ser consultados a través del jefe

inmediato o encargados de seguridad y salud en el trabajo

*Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la

seguridad y salud en el trabajo los resultados de exámenes de ingreso, periódicos
y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales
como para clínicos, pruebas de monitoreo bilógico audiometrías, espirómetros,
radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear
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los efectos hacia la salud de la exposición de peligros y riesgos; cuya reserva y

custodia esta a cargo del médico correspondiente.

*Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultados de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en
seguridad y salud en el trabajo.

*Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo.

*Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

*Programas, procedimientos y manuales referentes a seguridad y salud en el

trabajo.

Este documento y soporte deberán ser archivados en las AZ marcada como

(SGSST), cada documento ingresado en esta AZ estará relacionado en el listado
maestro.

8.ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

9.CUERPO DEL DOCUMENTO

El sistema documentario SG-SST tales como manuales, programas,
procedimientos, instructivos y formatos fueron elaborados en papel beiger tamaño
carta, con márgenes superiores 2.5 cm e izquierda 3 cm inferior 2.5 cm y derecha
3 cm, fuente tipo grafica Arial tamaño 12.

10. ENCABEZADO

El encabezado que nos suministra la información se encuentra en todas las hojas

que conforma el documento y lo encontramos de la siguiente manera:

*en la parte superior izquierda encontramos el logo de la empresa,

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*en el centro encontramos la información del documento

*en la parte superior derecha encontramos versión, fecha y código

Nota:

Los códigos que se asigna a los documentos asociados al sistema de SG-SST

corresponde al procedimiento de elaboración y control de documentos y registros,
y serán codificados de la siguiente manera ( SST- PGD - 01), el sst (corresponde
al sistema implementado en esta caso será seguridad y salud en el trabajo)
después en la cola un ( -) y seguido con el nombre del programa, manual,
procedimiento, programa o formato abreviado, después va separado con un ( - ) y
sigue con el numero del documento, el primer documento de cada sección inicia
con 0-1 ( el programa de gestión documental SST – PGD 01 al momento de
guardar el documento se deberá guardar con el código establecido en el listado
maestro).

11. PIE DE PAGINA

El pie de pagina se encontrará en todas hojas este llevará la siguiente información:

 Ciudad
 Teléfono
 Correo
 Logo

12. PORTADA

En la portada se utilizará el tipo de letra arial por tamaño 20, en negrilla y centrado
y se relacionará los siguientes datos:

 Nombre del documento: Programa de gestión documental

 Nombre de la empresa.
 Fecha.

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13. TABLA DE CONTENIDO

La tabla de contenido esta en la segunda hoja de cada documento identifica el

consecutivo de cada título y la página de ubicación, estará estructurada de la
siguiente forma:

1 OBJETIVOS…………………….

2 ALCANSE………………………

3 RESPONSABLES………………

4 PROCEDIMIENTO…………….

TABLE DE TIPOS DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO ABREVIATURA
Políticas PO
Actas ACT
Diagnóstico inicial DGI
Objetivos OB
Planes PLN
Plan de trabajo anual PTA
Informe INF
Reglamentos RH
Matrices MTZ
Manual MA
Programa PG
Procedimiento PR
Formatos FOR

14. CIERRE DE DOCUMENTOS

Al finalizar cada manual, procedimiento o protocolo se deberá relacionar:

*Control de cambio

 Versión de documento
 Fecha de aprobación
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 Descripción del documento

 Quien solicita el cambio
 Firma

*Fecha de revisión y aprobación

*Firma de quien aprueba

15.DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTACION
El diligenciamiento de los registros puede llevarse a cabo de manera digital o
manual.

En los casos en que el formato se diligencie de manera manual, se deben tener en

cuenta los siguientes aspectos:

*Escribir con letra clara y legible

*diligenciar todas las casillas que el formato solicita
* Evitar tachones y enmendaduras
*Cuando una casilla del formato que requiera diligenciamiento, no se diligencia,
debe trazarse una línea para evitar diligenciamientos posteriores de información:

16. REGISTROS DE DOCUMENTOS

Los documentos estarán registrados en los listados maestros, donde se

relacionará la siguiente información:

 Código
 Nombre del documento
 Identificar si es documento interno o externo
 Versión de documento
 Fecha del documento

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17. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DEL CAMBIO QUIEN SOLICITA FIRMA
N
     

REVISO Y APROBO EL DIA 16 DEL MES 03 DEL AÑO 2022

YUDI GIRALDO

GERENTE

XIMENA CORREA

SST

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