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CONTRATACION ELECTRONICA Y
ARCHIVO DIGITAL
 CONTENIDO
➢ Definición Firma Electrónica (firma de Contratos
laborales , comerciales y otros ) , Correo
Electrónico certificado ( notificaciones de
terminación de contratos ) , Marco Legal.

➢ Archivo Digital y Custodia Documental, Ventajas y

Beneficios.

➢ Análisis de Costos para el mantenimiento de un

archivo físico .

➢ Ejemplo Practico para el proceso de firma de

contratos y archivo digital .
 Hitos de la digitalización en Colombia
Nueva Normalidad
Las compañías entendieron que deben
Decreto 2364 adaptarse lo antes posible a la
Reglamenta lo dispuesto en el Art 7 transformación digital en todos los
de la 527 de 1999 ( Firmas ) y crea el aspectos, para así garantizar su
concepto de firma electrónica para supervivencia y permanencia en el
hacer más sencillo este proceso, En Mercado. Se expide el decreto 526 de 2021
2015 se adiciona este texto al cual reglamenta el proceso de celebración

1999 decreto 1074 de 2015

2020 de contratos laborales por bajo la
modalidad de firma electrónica y digital.

Ley 527 2012 Pandemia 2021

Define y reglamenta todo lo relacionado al Debido al COVID-19 se inicia un proceso de
comercio electrónico, el uso de mensajes transformación digital sin precedente y se crea
de datos, el concepto de Firmas digitales y la necesidad de digitalización para todos los
establece entidades de certificación. procesos.
I. Definiciones y Marco Legal
para Firma Electronica y
Notificaciones Electronicas
 FIRMA DIGITAL
Es un mecanismo de autenticación de
documentos electrónicos por intermedio de
códigos numéricos, el cual esta reglamentado por
la Ley 527 de 1999 en el que un tercero certifica
la autenticidad, integridad y no repudio de los
mensajes de datos aceptados en cualquier
acuerdo. Este tercero es denominado por ley
como entidad certificadora.

* Con referencia a las firmas digitalizadas o

escaneadas no son consideradas autenticas en el
proceso de firma de documentos.
 FIRMA ELECTRONICA

Es un concepto jurídico amparado por el Decreto

2364 de 2012 y 1074 de 2015, que permite realizar
acuerdos escritos con la misma equivalencia de una
firma manuscrita, donde una persona acepta y da
por validado el contenido de un mensaje
electrónico a través de cualquier medio electrónico
que sea legítimo y permitido ( Códigos,
Contraseñas, Datos Biométricos, etc.) , para esto el
operador tecnológico que haga las veces de
intermediario debe garantizar conceptos básicos de
autenticidad y no repudio.
 NOTIFICACIONES ELECTRONICAS

El correo electrónico certificado se encuentra

reglamentado en Colombia por la Ley 527 de 1999
en los artículos 17 al 25. Para la legislación
colombiana los mensajes de datos tienen plena
validez en las transacciones jurídicas. Para este
procedimiento se requiere acuerdo previo para su
utilización.
Por otro lado, la Ley indica que el acuse de recibo
del mensaje se puede dar con cualquier acto del
destinatario que baste para indicar al iniciador el
recibo del mensaje o cualquier otra forma o método
acordado por las partes previamente al envío del
mensaje.
II. Archivo Digital y Custodia
Documental
➢ Actualmente la mayoría de las compañías
tienen muchas dificultades con el manejo
de los documentos que se desprenden de
la ejecución de sus múltiples actividades.

➢ Al manejar la documentación de manera

física ,destinan muchos recursos ( Espacio,
Papel, impresiones, Personas, etc.) para el
mantenimiento de los mismos, haciendo
ineficiente e inseguro, el proceso de
almacenamiento, custodia y consulta de
esta información, la cual es vital para cada
empresa.
➢ Las empresas en la actualidad necesitan
ser mas eficientes en sus procesos, por
cuanto a lo que se refiere al manejo
documental, se hace necesaria la
implementación de un método efectivo,
que permita a diversos usuarios
almacenar, consultar, compartir,
controlar y asegurar la información
deseada, según los parámetros
establecidos para cada compañía de
manera digital.

➢ En estos casos, se recomienda escoger

un gestor documental ,que cumpla con
todos los requerimientos antes
mencionados, y que se adapte a las
necesidades de cada compañía.
 BENEFICIOS DIGITALIZACION
Eficiencia
Movilidad La implementación del proceso de
firma electrónica y Archivo digital,
Evita desplazamientos y reuniones Reduce considerablemente algunos
innecesarias, en el proceso de firma costos de operación, como
de contratos, reduciendo así, los impresiones, papel , espacio físico
tiempos que se invierten en esta y Personal destinado al control de
actividad; además, no se necesitará un archivo , ayudando con esto a
ningún tipo de presencia física, para la conservación del medio
custodia y/o consulta de estos ambiente.
documentos.

Agilidad
Este método facilita el proceso de
Firma de todo tipo de contratos (
Laborales, Comerciales, etc.) y genera
una disminución considerable, en los
Seguridad tiempos destinados a la organización, y
Este proceso brinda mayor seguridad consulta de documentos.
en la actividad de custodia
documental, garantizando así, la
disponibilidad perpetua de los
documentos, ya que no se corre
riesgo de perdida o deterioro de los Practicidad
mismos. - Se hace mas efectivo el proceso de notificación de
terminación de contrato, o aceptación de renuncia,
ya que elimina la actividad de acuse de recibo
física por parte del empleado.
III. Analisis de Costos
IV. Ejercicio Practico
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GRACIAS
Para mayor información comunícate con

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