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CURSO DE EXCEL 2013

Referencias y funciones.

Las funciones de Excel 2013 se encuentran en el cuadro de dilogo Insertar funcin al que se
accede desde la barra de frmulas, tal como muestra la siguiente imagen.

No siempre ser necesario acceder al cuadro de dilogo a la hora de introducir una funcin, ya
que si conoces la sintaxis, podrs escribirla directamente o bien en la celda, o bien en la barra de
frmulas.

Lo primer que hay que tener en cuenta cuando queramos escribir una funcin a mano, sin pasar
por el asistente, es que siempre debemos empezar a escribir la funcin precedida por el signo
igual =. El segundo punto importante a tener en cuenta es que cuando escribamos una frmula,
no escribiremos directamente el valor de la celda, sino que siempre usaremos la referencia o
ubicacin de la celda, independientemente del valor que contenga. De esta manera podremos
copiar frmulas a las celdas que queramos y tambin cambiar los valores de las celdas sin
necesidad de reescribir la frmula.

1. Para practicar ms y repasar bien las referencias y las primeras frmulas vamos a usar los
siguientes datos. Crea una hoja de datos similar a la siguiente:

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2. Selecciona el rango C2:C6 y desde la ficha inicio, grupo Nmeros, presiona sobre
ampliar decimales y deja 2.

3. Nos situamos en la primera celda de la columna Total, D2 y vamos a introducir la frmula

que multiplique la cantidad de producto por el precio, a continuacin, escribimos el signo
igual =.

4. Hacemos clic con el ratn encima de la cantidad del primer producto (ProductoA), celda
B2.

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5. Escribimos el signo de multiplicar asterisco (*).

6. Hacemos clic con el ratn encima del precio del primer producto (ProductoA), celda C2
y presionamos la tecla Intro.

El resultado que debemos obtener es el siguiente:

7. Vamos a copiar la frmula introducida arrastrando el cuadro de llenado de la D2 hasta la

D6 a los otros productos de la tabla y vamos a observar qu pasa con la frmula.

8. Si nos fijamos en la frmula, veremos que para cada celda en la que la hemos copiado, se
ha recalculado para adaptarse al desplazamiento de filas y columnas. (Imagen) Como ya
sabemos, este tipo de referencias que se ajustan o recalculan al utilizarlas en una frmula
se llaman Referencias Relativa.

Vamos ahora a modificar el ejemplo para aadirle una nueva columna, Total con descuento,
donde calcularemos el precio con descuento de 2 que aadiremos en las celdas A8, Dto. a

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aplicar, y B8, 2 (formato Moneda, con smbolo de y dos decimales). Debemos tener los
siguientes datos:

9. En la celda E2 aadimos la frmula =D2-D8 para que reste el precio total del descuento
de 2 aplicado.

10. Copiamos la frmula hacia abajo con el cuadro de llenado.

Vamos a observar qu ha pasado con la frmula.

Al igual que en el ejemplo anterior, la frmula se ha ajustado para cada producto, el problema
es que en este ejemplo, la celda del descuento tena que ser siempre la misma, B8. Para resolver

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este problema e indicar a la frmula que una celda no se debe ajustar, sino que se debe quedar
siempre fija, se utiliza el signo del dlar $ a fin de convertir la frmula en Referencias
Absolutas.

11. Aplicamos la frmula correcta en la celda E2, =D2-$B$8, y veamos el resultado al

arrastrar el cuadro de llenado y copiar la frmula.

Observamos que la celda del descuento B8 se mantiene fija en todas las frmulas y el resultado
ya es correcto para todos los productos.

12. Aplica formato al trabajo con los conocimientos ya adquiridos y guarda el trabajo con el
nombre Referencias.xlsx.

Existen dos tipos de referencias ms, aparte de las absolutas y las relativas:

Referencia Mixta: es aquella que, al copiar la celda donde est escrita y pegarla en otra
ubicacin, ajusta slo la letra o slo el nmero de la referencia, es decir, slo fija la fila
(B$8) o la columna ($B8).

Referencia 3D: se utiliza cuando deseamos utilizar la misma celda pero de varias hojas.
Suponiendo que tenemos un libro de Excel con una hoja para cada da de la semana y que
cada hoja tiene en la celda B12 un valor total que nos interesa sumar, la frmula sera de
la siguiente manera: =SUMA (LUN:DOM!B12).

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Como ya se avanzaba al principio de este captulo, podemos introducir una frmula accediendo
al asistente de funciones, el cual nos mostrar una pantalla desde donde podemos buscar la
funcin escribiendo el nombre, o bien filtrando por las diferentes categoras disponibles (texto,
matemticas, etc.)

Funciones matemticas.
Las funciones matemticas ms comunes son:

Funcin Descripcin
ABS Devuelve el valor absoluto de un nmero
M.C.D. Devuelve el mximo comn divisor
ENTERO Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo
M.C.M Devuelve el mnimo comn mltiplo
RESIDUO Devuelve el resto de la divisin
PRODUCTO Multiplica sus argumentos
NUMERO.ROMANO Convierte un nmero arbigo en nmero romano, con formato de
texto
REDONDEAR Redondea un nmero al nmero de decimales especificado
REDONDEAR.MENOS Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero
REDONDEAR.MAS Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero
SUMA.SERIES Devuelve la suma una serie de potencias en funcin de la frmula
SUMA Suma sus argumentos
SUMAR.SI Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios
determinados
TRUNCAR Trunca un nmero a un entero

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Las funciones matemticas sirven para resolver operaciones comunes tales como adicin,
multiplicacin y redondeo de nmeros. Cuando trabajas con hojas de clculo, casi todas las
tareas pueden resolverse usando las funciones matemticas. Las funciones trigonomtricas se
usan bsicamente en Geometra.

Funciones de texto.
Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los
espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas ms que te
permitirn manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados. Las funciones
de texto ms utilizadas son:

Funcin Descripcin
CARCTER Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo
LIMPIAR Elimina del texto todos los caracteres no imprimibles
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idnticos
ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de
minsculas)
DECIMAL Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales
IZQUIERDA Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
MINUSC Pone el texto en minsculas
EXTRAE Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto
que comienza en la posicin que se especifique
REEMPLAZAR Reemplaza caracteres de texto
REPETIR Repite el texto un nmero determinado de veces
DERECHA Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de
minsculas)
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
T Convierte sus argumentos a texto
TEXTO Da formato a un nmero y lo convierte en texto
ESPACIOS Elimina los espacios del texto
MAYUSC Pone el texto en maysculas
VALOR Convierte un argumento de texto en un nmero

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Funciones de base de datos.

Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con informacin que est
organizada como una base de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la
primera fila tiene los ttulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar y
multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e incluso
podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones. Las ms importantes son las
siguientes:

Funcin Descripcin
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen nmeros en el campo (columna) de
registros de la base de datos que cumplen las condiciones
especificadas
BDCONTARA Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en el campo
(columna) de los registros de la base de datos que cumplen las
condiciones especificadas
BDEXTRAER Extrae de una base de datos un nico registro que coincide con las
condiciones especificadas
BDMAX Devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de registros de
la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas
BDMIN Devuelve el nmero menor del campo (columna) de registros de la
base de datos que coincide con las condiciones especificadas
BDPRODUCTO Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de
datos que coinciden con las condiciones especificadas
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de
datos que cumplen las condiciones especificadas
BDSUMA Suma los nmeros en el campo (columna) de los registros que
coinciden con las condiciones especificadas

Funciones de fecha y hora.

Son utilizadas para buscar fechas especficas, para conocer la hora actual, para encontrar la
diferencia en das laborales entre dos fechas y muchas cosas ms que sern de gran utilidad al
momento de estar trabajando con este tipo de datos. Algunas de ellas son:

Funcin Descripcin
AHORA Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora
AO Devuelve el ao, un nmero entero en el rango 1900-9999
DIA Devuelve el da del mes (un nmero de 1 a 31)
DIAS.LAB Devuelve el nmero total de das laborables entre dos fechas
DIAS360 Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao 360 das
(doce meses de 30 das)

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DIASEM Devuelve un nmero de 1 a 7 que identifica el da de la semana

FECHA Devuelve el nmero que representa la fecha en cdigo de fecha y hora de
Microsoft Excel
FECHANUMERO Convierte una fecha en forma de texto en un nmero que representa la
fecha en cdigo de fecha y hora de Microsoft Excel
HORA Devuelve la hora como un nmero de 0 (12:00 a.m) a 23 (11:00 p.m.)
HOY Devuelve la fecha actual con formato de fecha
MES Devuelve el mes, un nmero entero de 1 (enero) a 12 (diciembre)
MINUTO Devuelve el minuto, un nmero de 0 a 59
NUM.DE.SEMANA Devuelve el nmero de semanas en el ao
SEGUNDO Devuelve el segundo, un nmero de 0 a 59

Funciones estadsticas
Las funciones estadsticas te permitirn realizar un anlisis estadstico de tus datos. Podrs
obtener la covarianza, la desviacin estndar, la distribucin beta y la distribucin binomial entre
otras.

Funcin Descripcin
CONTAR Cuenta el nmero de celdas de un rango que contienen nmeros
CONTAR-BLANCO Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango
especificado
CONTAR.SI Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condicin dada
CONTARA Cuenta el nmero de celdas no vacas de un rango
FRECUENCIA Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un rango
de valores y devuelve una matriz vertical de nmeros
MAX Devuelve el valor mximo de una lista de valores. Omite los
valores lgicos y texto
MAXA Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Incluye
valores lgicos y texto
MIN Devuelve el valor mnimo de una lista de valores. Incluye valores
lgicos y texto
MINA Devuelve el valor mnimo de una lista de valores. Incluye valores
lgicos y texto
PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los
cuales pueden ser nmeros, nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros
PROMEDIO.SI Busca el promedio (media aritmtica) de las celdas que cumplen
un determinado criterio o condicin

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Funcin SI
La funcin SI forma parte de la categora de funciones lgicas, las cuales se utilizan para la toma
de decisiones, en funcin del resultado obtenido. Esta funcin comprueba si se cumple una
condicin y devuelve un valor si se avala como VERDADERO y otro valor si se evala como
FALSO. La sintaxis o manera de escribir est funcin es la siguiente:

SI(condicin_lgica,(si_verdadero), (si_falso))

donde,

Condicin_lgica (obligatorio): condicin que se evaluar para saber si es verdadera o

falsa. ste parmetro puede incluir otras funciones u operadores comparativos. Lo ms
habituales son:

=igual >=mayor o igual

>mayor <=menor o igual
<menor <>diferente
Si_verdadero (opcional): valor que se devolver si la condicin es verdadera;

Si_falso (opcional): valor que se devolver si la condicin es falsa. Aqu se podra aadir una
nueva funcin SI con todos sus parmetros, esto se conoce como funcin SI anidada.

Vamos a ver algn ejemplo de cmo se utiliza esta funcin:

Funcin Explicacin
=SI(A1=5;6;99) Si A1=5, esta celda vale 6, si no valdr 99
=SI(B3=A3;B5;A3) Si B3=A3, esta celda vale lo mismo que B5, si no vale
lo mismo que A3
=SI(B1>5;APROBADO;SUSPENDIDO) Si B1>5, esta celda contendr el texto APROBADO,
si no contendr SUSPENDIDO
=SI(C5=Carlos;A2+A3;0) Si en C5 hay escrito Carlos, esta celda valdr
A2+A3, si no valdr 0
=SI(PROMEDIO(A1:A9)=PROMEDIO(B1:B9);MODA Si el primer promedio es igual al segundo, esta celda
(C1:C9);1) valdr la moda del rango C1:C9, si no valdr 1
=SI(A3>5;Probabilidad alta; Si A3 vale ms de 5, esta celda contendr el texto
SI(A3<5;Probabilidad baja; Probabilidad Probabilidad alta, si A3 vale menos de 5 contendr
normal)) el texto Probabilidad baja, y para el resto de valores
contendr el texto Probabilidad normal

Recuerda que debes prestar mucha atencin a los parntesis. Debe quedar bien claro qu parntesis
corresponden al SI y cules a las otras funciones internas.

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Ejercicio funcin SI
1. Vamos a copiar primero los datos estticos (que no cambian) que usar la funcin:

Lo que se pide es que calculemos la valoracin de cada alumno teniendo en cuenta que si la nota
es igual o superior a 5, la valoracin ser Apto, en caso contrario (nota inferior a 5) ser No apto.

2. Nos situamos en la celda C3 y aadimos la siguiente frmula: =SI(B3>=5;Apto;No

apto)

Observamos en la imagen anterior cmo queda la funcin para resolver el problema planteado.
Una vez introducida la funcin en la primera celda, y comprobado el resultado para que sea

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correcto, podemos copiar y pegarla al resto de celdas. En este caso la referencia a la celda de la
nota ser relativa porque nos interesa que se ajuste para cada fila que queremos calcular:

Aade la etiqueta de la hoja FuncionSI y guarda el trabajo con el nombre Funciones.xlsx. En

otras hojas aadiremos ms prcticas de funciones. No cierres el libro de trabajo.

Funcin BUSCARV
Esta funcin pertenece a la categora de funciones de bsqueda y referencia y se utiliza para
buscar un valor dentro de una columna y regresar el valor de la misma posicin de cualquier
columna posterior. La bsqueda siempre se hace en la primera columna del rango.

La sintaxis de esta funcin requiere 4 parmetros:

BUSCARV(valor_buscado, rango, valor_regresado, (ordenado)) donde,

Valor_buscado (obligatorio):valor que se buscar en el rango:

Rango (obligatorio): el rango de celdas que contiene la columna de valores y la columna

de resultados;

Valor_devuelto (obligatorio): nmero de columna (dentro del rango) que contiene los
resultados. La numeracin de las columnas empieza por el 1;

Ordenado (opcional): indica si se requiere una coincidencia aproximada o exacta. Si se

omite se toma como verdadero (coincidencia aproximada).

Su uso sera as:

BUSCARV(Tarragona, A1:B10,3)

Esta funcin buscar la palabra Tarragona en la primera columna del rango de celdas A1:B10,
y devolver el valor que contenga para esa fila la tercera columna (C).

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Ejercicio funcin BUSCARV

1. Sitate en la etiqueta de la hoja 2 del libro abierto de Excel y aade la etiqueta
FuncionBUSCARV. Aade una tabla con los siguientes datos.

Y queremos realizar un buscador de manera que, introduciendo el cdigo de un producto, nos

devuelva la descripcin, la cantidad y el precio del mismo producto.

2. En las celdas A1:A14 aade los ttulos que figuran en la imagen inferior, combina las
celdas, aplica color de fondo y encudralo de manera que queden libres las celdas
D11:14 donde iremos introduciendo las bsquedas.

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3. Par resolver este ejercicio deberemos aplicar la misma frmula Buscarv en los 3 campos,
que en este caso sern los cdigos del producto para el mismo rango de celdas donde
buscarlo. Variarn los datos de la columna que nos devolver el dato que queremos
mostrar.

4. Sitate en la celda D11 y aade, por ejemplo, A1 (cdigo aadido en la A2).

Seguidamente sitate en la celda D12 y escribe la frmula siguiente:

=BUSCARV($D$11; $A$1: $D$8;2;FALSO)

Automticamente aparecer en la celda D12 Paales. Ahora explicamos con detalle la sintaxis
de la frmula aplicada.

Observamos con detalle la frmula introducida para recuperar la descripcin del producto:

Valor buscado: $D$11, corresponde a la celda donde escribimos el valor que queremos
buscar. En este caso, para poder copiar y pegar la frmula a las otras celdas, hemos fijado
la referencia, convirtindola en referencia absoluta.

Rango: $A$1:$D$8, es el rango que contiene todos los datos, incluyendo tambin la fila
que contiene las cabeceras.

Valor devuelto: 2, es el indicador de la columna que contiene el valor que queremos

devolver. La descripcin del producto en el rango de celda se sita en la columna 2.

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Ordenado: FALSO, para indicar que no queremos que nos devuelva la primera
aproximacin que encuentre en el rango, sino la coincidencia exacta.

Las frmulas para recuperar la cantidad y el precio sern idnticas, pero cambiando el
valor_devuelto (el nmero de columna) por 3 y 4, respectivamente.

5. En la celda D13 aade la siguiente frmula:

=BUSCARV($D$11; $A$1: $D$8;3;FALSO).

Y en la D14 aade:

=BUSCARV(($D$11; $A$1: $D$8;5;FALSO).

6. Habrs obtenido los datos de la fila A1. Para comprobar bien nuestro trabajo, la nica
celda cambiante es la correspondiente a los datos de CDIGO. En la celda D11 aade A9
y comprueba el resultado; luego A11, etc. Haz pruebas con los diferentes cdigos para
ver la utilidad de esta frmula.

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7. Guarda los cambios en el libro Funciones.xlsx. y cierra el libro de trabajo.