Ordenar datos en un rango o tabla
Excel para Office 365 Excel para la Web Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee
poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos.
Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de
menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más
recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas.
También puede ordenar por una lista personalizada que cree (como Grande,
Medio y Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el
conjunto de iconos.
Ordenar texto
1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos
procedimientos: ▪ Para ordenar rápido en orden ascendente, haga clic en
(Ordenar de A a Z). ▪ Para ordenar rápido en orden descendente, haga clic en
(Ordenar de Z a A).
Notas: Posibles problemas
▪ Comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que quiere
ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como
texto, será necesario que les aplique formato de número o de texto a todos. Si no lo
hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números
almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados,
presione Ctrl+1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la
pestaña Número y, después, en Categoría, haga clic en General, Número o Texto.
▪ Quitar los espacios iniciales En algunos casos, los datos que se han importado de otra
aplicación pueden tener espacios iniciales insertados delante de los mismos. Antes de
ordenar los datos, quite estos espacios.
Ordenar números
1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
▪ Para ordenar de menor a mayor, haga clic en (Ordenar de menor a mayor).
▪ Para ordenar de mayor a menor, haga clic en (Ordenar de mayor a menor).
Notas:
▪ Posible problema
▪ Comprobar que todos los números se almacenan como números Si los resultados no
son los que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como
texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos
sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como
texto.
Ordenar fechas u horas
1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.
▪ Para ordenar de la fecha u hora más antigua a la más reciente, haga clic en (Ordenar de más antiguo a
más reciente).
▪ Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en (Ordenar de más reciente a más
antiguo).
Notas: Posible problema
▪ Comprobar que las fechas y horas se almacenan como valores de fecha y hora Si los
resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga
fechas u horas almacenadas como texto y no como valores de fecha u hora. Para que
Excel las ordene correctamente, todos los valores de fecha y hora de una columna
tienen que estar almacenados como números de serie de fecha u hora. Si Excel no
puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha u hora se almacenó
como texto.
▪ Si quiere ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día
de la semana. Si quiere ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha
que sea, conviértalos en texto mediante la función TEXTO. Pero la función TEXTO
devuelve
un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en
datos alfanuméricos.
Ordenar por más de una columna o fila
Es posible que quiera ordenar por más de una columna o fila si tiene datos que desea
agrupar por el mismo valor en una columna o fila y, además, ordenar otra columna o fila
dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento
y otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos
los empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de
empleado (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento).
Puede ordenar por un máximo de 64 columnas.
Nota: Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe
tener encabezados de columna.
1. Seleccione cualquier celda del rango de datos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en
Ordenar.
3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna,
seleccione la primera columna que quiere ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
▪ Para ordenar por texto, número, o fecha y hora, seleccione Valores.
▪ Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. 5. En
Orden, seleccione cómo desea ordenar. Siga uno de estos procedimientos: ▪
Para valores de texto, seleccione De la A a la Z o De la Z a la A.
▪ Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
▪ Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo.
▪ Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.
6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuación, repita los pasos del tres al cinco.
7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga
clic en Copiar nivel.
8. Para eliminar una columna según la que ordenar, seleccione la entrada y a continuación,
haga clic en Eliminar Nivel.
Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.
9. Para cambiar el orden de las columnas, seleccione una entrada y haga clic en
la flecha Arriba o Abajo situada junto al botón Opciones.
Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más
abajo. Ordenar por color de celda, color de fuente o icono
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una
columna de tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos
colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato
condicional.
1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en
Ordenar.
3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna,
seleccione la columna que quiere ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación,
dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un
icono de celda.
6. Después, seleccione el modo en que quiere ordenar. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
▪ Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la
parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.
▪ Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono en la parte inferior o a la derecha, seleccione En la
parte inferior al ordenar por columna, y A la derecha para ordenar por fila.
Nota: No hay un criterio predeterminado de color de celda, color de fuente o icono. Debe
definir el orden para cada operación de ordenación.
7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono de la ordenación, haga
clic en Agregar nivel y a continuación, repita los pasos tres a cinco.
Asegúrese de seleccionar la misma columna en el cuadro Luego por y haga la
misma selección en Orden.
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que
quiere incluir en la ordenación.
Ordenar por una lista personalizada
Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el
usuario. Por ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar,
como Alto, Mediano y Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen
Alto aparezcan primero, seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar
alfabéticamente, una ordenación “A a Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes
que
Mediano. Y si ordenara de “Z a A”, Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio.
Independientemente del orden, siempre desea “Mediano” en el medio. Al crear su
propia lista personalizada, puede evitar este problema.
1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:
a. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que quiera, de arriba abajo
como en este ejemplo.
b. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas A1:A3.
c. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Editar listas personalizadas. Luego, en el cuadro de
diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y en Aceptar dos veces.
Notas:
▪ Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u
hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda,
color de fuente o icono).
▪ La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter
puede no empezar por un número.
2. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en
Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, en Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por,
seleccione la columna que quiere ordenar según una lista personalizada.
5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Utilizando
la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.
7. Haga clic en Aceptar.
Ordenar distinguiendo mayúsculas de minúsculas
1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en
Ordenar.
2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas
de minúsculas.
4. Haga clic dos veces en Aceptar.
Ordenar de izquierda a derecha
Es más común ordenar de arriba a abajo, pero también puede ordenar de izquierda
a derecha.
Nota: Las tablas no admiten la ordenación de izquierda a derecha. Para ello, primero
debe convertir la tabla en un rango, seleccionando una celda de la tabla y, luego,
haciendo clic en Herramientas de tabla > Convertir en rango.
1. Seleccione cualquier celda del rango que quiera ordenar.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en
Ordenar.
3. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en
Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
5. En Fila, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que quiere ordenar. Por lo
general, será la fila 1 si quiere ordenar por la fila de encabezado.
Sugerencia: Si la fila de encabezado es texto pero quiere ordenar las columnas por
números, puede agregar una nueva fila sobre el rango de datos y agregar números
según el orden que quiera.
6. Para ordenar por valor, seleccione una de las opciones de la lista desplegable
Orden: a. Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
b. Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
c. Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más
antiguo. 7. Para ordenar por color de celda, color de fuente o icono de celda, haga lo
siguiente: a. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
b. En Orden, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda y, después, seleccione A la
izquierda o A la derecha.
Nota: Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel
ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de
detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
Ordenar por un valor parcial en una columna
Para ordenar por una parte de un valor de una columna, como un código de números de
pieza (789-WDG-34), apellidos (Carlota Melgar) o nombres (Melgar, Carlota), primero
necesita dividir la columna en dos o más columnas para que el valor por el que quiera
ordenar esté en su propia columna. Para hacerlo, puede usar funciones de texto para
separar las partes de las celdas, o bien usar el Asistente para convertir texto en
columnas. .
Ordenar un rango dentro de un rango mayor
Advertencia: Es posible ordenar un rango dentro de un rango, aunque no se
recomienda, ya que el resultado desasocia el rango ordenado de sus datos originales. Si
ordenara los datos siguientes como se muestra, los empleados seleccionados se
asociarían con departamentos diferentes.
Afortunadamente, Excel se lo notificará si detecta que va a intentar hacerlo:
Si no quería ordenar de este modo, presione la opción Ampliar la selección. En
caso contrario, seleccione Continuar con la selección actual.
Si el resultado no es el que quiere, haga clic en Deshacer .
Nota: No puede ordenar de esta forma en una tabla.
Más información sobre problemas generales de ordenación
Si obtiene resultados inesperados al ordenar los datos, haga lo siguiente:
Compruebe si los valores devueltos por una fórmula han cambiado Si los datos que
ha ordenado contienen una o varias fórmulas, los valores devueltos por ellas pueden
cambiar cuando se vuelve a calcular la hoja. En este caso, asegúrese de que vuelve a
aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.
Muestre filas y columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven al
ordenar columnas y las filas ocultas no se mueven al ordenar las filas. Antes de ordenar
los datos, es una buena idea para mostrar las columnas y filas ocultas.
Compruebe la configuración regional Los criterios de ordenación varían según la
configuración regional. Asegúrese de tener la configuración regional correcta en
Configuración regional o en Configuración regional y de idioma en Panel de
control en su equipo. Para obtener más información acerca de cómo cambiar la
configuración regional, consulte la ayuda de Windows.
Escriba los encabezados de columna en una sola fila Si necesita varias etiquetas
de línea, ajuste el texto dentro de la celda.
Active o desactive la fila de encabezados De normal, es mejor tener una fila de
encabezado al ordenar una columna para que le resulte más fácil entender el
significado de los datos. De forma predeterminada, el valor en el encabezado no está
incluido en la operación de ordenación. En ocasiones, puede que tenga que activar o
desactivar el
encabezado para que su valor se incluya o no en la operación de ordenación. Siga uno
de estos procedimientos:
▪ Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de
columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar, haga
clic en Orden personalizado y a continuación, seleccione Mis datos tienen
encabezados.
▪ Para incluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de
columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar,
haga clic en Orden personalizado y a continuación, desmarque Mis datos tienen
encabezados.
ORDENAR DATOS EN UN RANGO O TABLA
En el texto: (Ordenar datos en un rango o tabla, 2020)
Bibliografía:
Support.office.com. 2020. Ordenar Datos En Un Rango O Tabla. [online] Available at:
<https://support.office.com/es-es/article/Ordenar-datos-en-un-rango-o-tabla-62d0b95d
2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654> [Accessed 20 April 2020].
