1.1. Descripción de la Empresa...............................................................................

4
1.2. Herramientas de Diagnóstico para Encontrar Problemas................................. 5
1.3. Diagnóstico y Planteamiento del Problema .................................................... 12
Bibliografía ............................................................................................................ 14
En este módulo se presentará la información necesaria para la realización de la
materia práctica profesional. Las prácticas profesionales se llevan a cabo en
entidades públicas o privadas. Serán prácticas guiadas donde el estudiante integrará
sus habilidades para el diagnóstico y planteamiento de un problema, con el
acompañamiento de un tutor que guiará al alumno en las actuaciones, técnicas y
estrategias de las intervenciones en el ámbito laboral.

1.1. Descripción de la empresa.

1.2. Herramientas de diagnóstico para encontrar problemas.
1.3. Diagnóstico y planteamiento del problema.
E
l principal objetivo de un plan de trabajo es dividir un proceso complejo o de
gran envergadura con el fin de dividirlo en pequeñas tareas asignándole un
plazo de tiempo.

La idea es sencilla, si dividimos todas las tareas que tenemos que llevar a cabo y les
asignamos un período de tiempo podremos establecer de forma más organizada
cuánto vamos a tardar en conseguir alcanzar nuestro objetivo.

Las principales características de un plan de trabajo podríamos decir que son:

▪ QUÉ tareas hay que repartir: ACCIONES.

▪ CUÁNDO hay que entregar las tareas: TIEMPO.

▪ CÓMO vamos a conseguir los objetivos: ESTRATEGIA.

▪ DÓNDE se van a realizar las acciones: CANALES.

▪ QUÍEN lo va a hacer: RESPONSABILIDADES.

▪ CUÁNTOS recursos van a ser necesarios: HUMANOS, TÉCNOLÓGICOS.

▪ QUÉ se espera conseguir (objetivos).

▪ CÓMO sabremos si hemos cumplido los objetivos: KPI.

Esta es, principalmente, la estructura de un plan de trabajo y, en general, suelen

tener un horizonte temporal de un año.

Antecedentes: incluir reseña histórica de la empresa en este apartado.

Estructura de organización: incluye misión, visión, objetivos, valores de la empresa.

Cualquier otra información organizacional que deseen incluir.

Actividad Económica: breve descripción de la principal actividad económica de la

empresa.

Departamento o área asignada: describir el departamento donde se practicó, su

propósito, funciones, objetivos. Si tiene organigrama debe incluirse.
E
l análisis de los problemas es una de las herramientas fundamentales en
planificación y proyectos, por eso es elemental referirse a las diferentes
técnicas que servirán para identificar las causas y los efectos de una
problemática. Se utiliza para activar la creatividad y habilidades para la
resolución de problemas (Orellana, 2012).

Entre estás:

10 pasos para solucionar cualquier problema:

Los consultores Brian Tracy (Autoridad en Estados Unidos, en lo relacionado con el

desarrollo del potencial humano y la efectividad personal) y Colin Rose (es uno de
los principales expertos del mundo en técnicas del aprendizaje acelerado), generaron
diez pasos para pensar sistemáticamente en la resolución de problemas. Estos son:

1. Cambiar el lenguaje negativo a positivo. En vez de usar la palabra "problema,"

utilice la palabra "situación," o llámela un desafío o una oportunidad.

2. Definir la situación o dificultad claramente. Escribir todos los detalles.

3. Preguntar, ¿Qué otra cosa es el problema? Buscar la causa principal y enfocarlo en

diferentes perspectivas.

4. Preguntar: ¿Cuáles son las limitaciones? ¿Qué condiciones debe cumplir la

solución? ¿Qué componentes debe tener la solución? ¿Qué aspecto debería tener la
solución ideal a este problema? Definir medidas.

5. Comparar varias soluciones posibles y escoger la mejor. Para esto responda la

pregunta ¿Cuál es lo mejor que se puede hacer en estas circunstancias?

6. Antes de poner en marcha una decisión, preguntar: ¿qué es lo peor que puede
suceder si esta solución no funciona? Antes de hacer gastos o esfuerzos tratando de
alcanzar las metas, se debe evaluar qué sucedería si la solución falla.

7. Establecer indicadores de la toma de decisiones, preguntando ¿cómo se sabrá si

hay progresos? ¿cómo se mide el éxito? Esto quiere decir que la solución se medirá
por los objetivos o logros alcanzados.

8. Aceptar la responsabilidad al poner en marcha una decisión.

9. Fijar un plazo para ejecutar las decisiones y evaluarlas.

10. Ejecutar la acción (Orellana, 2012).

Herramienta SCAMPER

SCAMPER es una lista de sugerencias que capacitan para pensar y ver de diferentes
maneras un problema y lograr soluciones innovadoras. La idea central se basa en
que todo lo nuevo es una modificación de algo que ya existe.

Para utilizar la técnica SCAMPER primero se debe identificar el problema o la idea

que se quiere desarrollar. Independientemente del tipo de organización, debe ir
enfocado al negocios, producto, servicio o proceso que se desea mejorar. Luego se
hacen preguntas usando la lista de SCAMPER (Orellana, 2012).

▪ S = Sustituir. Se debe pensar en sustituir una parte del problema, producto o

proceso con otra cosa. Con esto se puede llegar a nuevas ideas, cambiar las
cosas, lugares, procedimientos, personas e incluso las emociones. Se pregunta
¿qué puedo sustituir o cambiar?

▪ C = Combinar. La combinación de dos o más partes de un problema puede

crear un producto diferente o proceso y mejorar la sinergia entre ellos y crear
algo nuevo. Pregunta ¿qué pieza o idea puedo combinar?

▪ A = Adaptar. Adecuar una idea existente para solucionar problemas. Pregunta

¿qué ideas o procesos se pueden acomodar?

▪ M = Magnificar o aumentar. Ampliar o exagerar una idea para percibir los

componentes más importantes. Se pregunta ¿qué se puede mejorar, extender,
incrementar o fortalecer?

▪ P = Poner otros usos. Capacidad de una idea actual para otros usos o
reutilizarla con el fin de resolver un problema. Se pregunta ¿en qué otra cosa
se puede aplicar una idea o proceso?

▪ E = Eliminar o minimizar. Qué es lo que podría suceder si en una idea se

reducen o eliminan los componentes. Se pregunta ¿qué componentes se
pueden eliminar, reducir o limitar?

▪ R = Reorganizar. Funcionamiento de un proceso o producto que siguió un

orden diferente al establecido inicialmente. Se pregunta ¿qué idea, secuencia,
modelos o aspectos se pueden aplazar, invertir, reordenar, reprogramar?

Se considerará el siguiente problema para la búsqueda de soluciones con SCAMPER.

¿Cómo aumentar las ventas de un negocio? Siguiendo SCAMPER, aquí hay algunas
preguntas que se pueden hacer:
 Figura 2. SCAMPER. Recuperada de (Mata, 2013).

S ¿Qué se puede sustituir en el proceso de venta?

C ¿Cómo se puede combinar la venta con otras actividades?

A ¿Qué se puede adaptar en el proceso de venta?

M ¿Qué es lo que se debe fortalecer en el proceso de venta?

P ¿Cómo puedo poner mi venta a otros usos?

E ¿Qué puedo eliminar o simplificar en el proceso de venta?

R ¿Cómo se puede cambiar, reordenar o invertir la forma en que vende?

Árbol de Problemas

Es una herramienta visual de análisis que se utiliza para identificar con precisión
una situación negativa o problema, el cual se intenta solucionar mediante la
intervención de un proyecto, especificando las causas y los efectos. Se deben tener
claros los dos últimos conceptos. Una causa es un motivo, razón, fundamento u
origen de una situación determinada y el efecto es la consecuencia o el resultado de
una causa. Por ejemplo: si alguien recibe un golpe y se le hace un hematoma, el golpe
es la causa de la lesión y el hematoma es la consecuencia o resultado.

Ejemplo práctico:
 Figura 3. Recuperada de: https://www.youtube.com/watch?v=MibuK2ogFkg

Una técnica adecuada para determinar las causas y efectos, una vez definido el
problema central, es la lluvia de ideas. Esta técnica consiste en hacer un listado de
todas las posibles causas y efectos del problema que surjan luego de haber realizado
un diagnóstico sobre la situación que se quiere resolver.

Figura 4. Recuperada de: http://patgu.eco.catedras.unc.edu.ar/unidad-3/herramientas/arbol-de-problemas/

En el dibujo Ud. puede observar que los efectos son las ramas, el problema central
es el tronco y las causas son las raíces.

Por lo tanto, cuando diseñamos un árbol de este tipo pensamos las actividades que
podrían suprimir las causas del problema; de este modo, se van eliminando los
efectos automáticamente a nivel de la representación gráfica. O sea, si se corta una
raíz del problema o se soluciona, implica que el efecto que producía esa raíz ya no se
dará.

Veamos un ejemplo para trabajarlo con las distintas herramientas: si el problema

fueran las quejas de los alumnos por demoras en la mesa de entradas para
inscribirse, analizando este procedimiento con las herramientas de la Unidad Nº 2,
encontramos que tiene problemas de tiempos. Cada vez son más las demoras desde
que ingresa un trámite hasta que sale completo, y además los costos operativos. A
partir del problema, debemos ir identificando sus causas o raíces del problema.
Entonces nos preguntamos por qué pueden existir las demoras.

Entonces, podemos decir que:

▪ El árbol de problemas separa las causas y efectos de un problema central.

▪ La relación entre causa y efecto se muestra gráficamente: abajo causas; arriba

efectos.

▪ Usualmente se trabajan sólo dos niveles de causas y efectos, para no

dispersarse en el tratamiento de demasiadas causas al mismo tiempo.

▪ Los dos niveles de efectos concluyen en un efecto final.

Diagrama Causa-Efecto

Comúnmente es llamado Diagrama de “Ishikawa”, porque fue creado por el profesor

Kaoru Ishikawa de la Universidad de Tokio, experto en dirección de empresas
interesado en mejorar el control de la calidad. Fue aplicado en Japón por primera
vez en 1953 para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica cuando
discutían problemas de calidad. También es llamado “Diagrama Espina de Pescado”
porque su forma se parece al esqueleto de un pescado: está compuesto por una figura
(cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que se integran a
la línea principal (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas
inclinadas (espinas menores), y así sucesivamente según sea necesario.

Este diagrama ayuda a pensar sobre todas las causas de un problema, es efectivo
para motivar el análisis, la discusión de grupo, aumentar la comprensión de las
dificultades, visualizar razones, factores, identificar posibles soluciones, tomar
decisiones y organizar planes de acción.

Objetivo: analizar las relaciones de causas y efecto de las no conformidades, tanto

reales como potenciales, que se presenten en los sistemas. Para elaborar un
diagrama de causa-efecto se siguen estos pasos:
1. Se define el efecto en forma clara y concisa.

2. Se definen las principales categorías de causas posibles, las cuales generalmente

son: Datos y sistema de información, ambiente, equipo, materiales, medición,
métodos, personas.

3. Se comienza a elaborar el diagrama, definiendo el efecto en una caja ubicada al

lado derecho y colocando las categorías principales como “alimentadores” de la caja
del “efecto”.

4. Se desarrolla el diagrama dilucidando y escribiendo todas las causas del próximo

nivel y se continúa este procedimiento hasta los niveles de orden superior. Un
diagrama bien desarrollado no tendrá ramas de menos de los niveles ni muchas con
tres o más niveles.

5. Se selecciona y se identifica un pequeño número (de 3 a 5) de las causas del nivel

superior que posiblemente tengan la mayor incidencia sobre el efecto y que
requieran acción adicional, tal como recolección de datos, esfuerzo de control, etc.

Ejemplo de un Diagrama de Causa – Efecto

Figura 5. Diagrama causa – efecto. Recuperada de https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Ishikawa

 Ejemplo práctico:

Figura 6. Diagrama causa – efecto. Recuperada de https://www.emprendepyme.net/diagrama-de-

ishikawa.html

Análisis de causa aplicando los 5 por qué

La estrategia de los 5 por qué consiste en examinar cualquier problema y realizar la

pregunta: “¿Por qué?” La respuesta al primer “por qué” va a generar otro “por qué”,
la respuesta al segundo “por qué” te pedirá otro y así sucesivamente, de ahí el nombre
de la estrategia 5 por qué.

La técnica es sencilla, no tiene gran dificultad de aplicación, es una herramienta fácil

y muchas veces eficaz para descubrir la raíz de un problema. Ya que es simple, se
puede adaptar de forma rápida para que puedas resolver casi cualquier problema,
por lo que debemos hacerla nuestra y aplicarla siempre que sea necesario.

Ejemplo:
 Figura 7. Ejemplo de técnica de los 5 por qué. Recuperada de http://www.progressalean.com/5-porques-
analisis-de-la-causa-raiz-de-los-problemas/

L
as empresas, en la actualidad, se enfocan en mejorar la calidad de sus
servicios, para esto utilizan distintos procesos gerenciales, como, por ejemplo,
los Sistemas de Medición de la Gestión, ya que a través de ellos se monitorean
el logro de las metas y objetivos organizacionales y se actúa preventiva y
correctivamente. Para dar inicio a este proceso se debe realizar una evaluación
diagnóstica a través de mediciones de indicadores e identificación de desviaciones y
sus causas y el consiguiente reajuste preventivo y correctivo, a través de planes de
acciones concretos.

Hoy en día la mayoría de las empresas no cuenta con una clara estrategia de
desarrollo, los controles de gestión internos son escasos, o están construidos sobre
la base de la intuición y aplicados según las necesidades que se presenten, en
consecuencia, carecen de herramientas que le facilite determinar de manera global
que las actividades se estén llevando a cabo adecuadamente en todas las áreas que
conforman la organización. Para todas las empresas, sin importar a qué se dedican,
es de suma importancia medir eficientemente su gestión y para ello se requiere la
implementación de una metodología que le permita manejarlo a modo de impulsar
la visión de toda la organización por medio del establecimiento de estrategias, y
expresar dichas estrategias en objetivos específicos cuyo logro sea medible a través
de un conjunto coherente de indicadores de desempeño.

Descripción del Nombre del archivo

documento

Peña, T., Castellano, Y., Díaz, D., y Padrón, W.

(2016). Las Prácticas Profesionales como
Documentos en línea Potenciadoras del Perfil de Egreso: Caso: Escuela de
Bibliotecología y Archivología de La Universidad del
Zulia. Paradígma, 37(1), 211-230. Recuperado de
http://www.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_artt
ext&pid=S1011-
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Importancia.org. (2014, junio 28). Importancia de la

Práctica profesional. Recuperado de
https://www.importancia.org/practica-
profesional.php

Enplanta Medellín. (2015, Noviembre 4). Enplanta

presenta: Diagrama de Causa y Efecto en 120
segundos [archivo de video]. Recuperado de:
https://youtu.be/HO-hgBMR9ts
▪ Adaptar: cambiar una cosa, modificarla o ajustarla para que sea válida, sirva,
funcione, etc., en una situación nueva y con características distintas.

▪ Causa: cosa a la que se debe que ocurra otra cosa determinada.

▪ Combinar: unir personas o cosas diversas con un fin determinado.

▪ Diagnosticar: determinar o identificar una enfermedad mediante el examen de

los signos y los síntomas que presenta.

▪ Diagrama: representación gráfica de las variaciones de un fenómeno o de las

relaciones que tienen los elementos o las partes de un conjunto.

▪ Efecto: cosa producida por una causa.

▪ Problema: cuestión discutible que hay que resolver o a la que se busca una
explicación.

▪ Práctica: ejercicio o realización de una actividad de forma continuada y

conforme a sus reglas

▪ Profesional: de la profesión u oficio o relacionado con ellos.

▪ Resolver: encontrar una solución o respuesta para un problema, una dificultad

o una duda

▪ Plantear: pensar o exponer esquemáticamente la manera de solucionar un

problema o de llevar a cabo algo.

▪ Adalberto, C. (1999). Administarcion de Recursos Humanos. Colombia.

▪ Alonso, F. H. (1994). Indicadores de Gestión y Cuadro de Mando Integral.

Maracaibo, Venezuela: Servicio Bibliotecario de la empresa Pequiven Venezuela.

▪ David, K. R. (1997). El Cuadro de mando Integral. Mexico: Gestión 2000.

▪ De la Mata, G. (2013, Septimbre 26). Tú también puedes ser creativo!:

Herramienta de creatividad SCAMPER. Innovation For Social Change.
Recuperado de https://innovationforsocialchange.org/tu-tambien-puedes-ser-
creativo-herramienta-de-creatividad-scamper/
▪ Emprende Pyme. (2016). Diagrama de Ishikawa. Recuperado de:
https://www.emprendepyme.net/diagrama-de-ishikawa.html

▪ Lopez, S. (2017, Julio 9). Diagrama de causa – efecto (Ishikawa o Espina de

pescado). Recuperado de: http://patgu.eco.catedras.unc.edu.ar/unidad-
3/herramientas/diagrama-de-causa-efecto-ishikawa-o-espina-de-pescado/

▪ Orellana, L. (2012, Abril 6). Técnicas para identificar problemas y encontrar

soluciones [entrada de blog]. Recuperado de:
http://lizzi2012.blogspot.com/2012/04/tecnicas-para-identificar-problemas-
y.html

▪ Peña, T., Castellano, Y., Díaz, D., y Padrón, W. (2016). Las Prácticas Profesionales
como Potenciadoras del Perfil de Egreso: Caso: Escuela de Bibliotecología y
Archivología de La Universidad del Zulia. Paradígma, 37(1), 211-230.
Recuperado de:
http://www.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1011-
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