CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

1.1 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD: Es la técnica que se utiliza

para producir sistemática y estructuralmente información financiera
expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza
una entidad económica y de ciertos eventos económicos tanto
identificables como cuantificables que la afectan.

1.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD :

• Proporcionar el máximo de información indispensable para una
acertada toma de decisiones en áreas tales como: estructura
financiera, resultados, costos, rendimientos, entre otros.
• Aplicar las prescripciones legales correspondientes.
• Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus
divisiones, sucursales o agencias, para un ejercicio contable o para
una parte del mismo, situaciones financieras, balances, cuentas
de gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y
cuyos elementos sean comparables con el tiempo.
• Obtener información que muestre la situación económica de la
empresa frente a terceros.
• Registrar imparcialmente las transacciones.
• Permitir la interpretación de los hechos registrados.
1.3 CONCEPTO DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Es una rama de la contabilidad general que satisface los requerimientos para el
registro, control, presentación y evaluación de todas las operaciones financieras,
presupuestarias y patrimoniales desarrolla por las instituciones del sector
público.
1.3.1. FUNDAMENTO LEGAL DEL SISTEMA
Se implantó un sistema uniforme e integrado de contabilidad gubernamental en
las dependencias del Estado y sus entidades descentralizada o autónomas según
el Acuerdo Gubernativo de fecha 7 de noviembre de 1980.

1.4. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Es la parte de la contabilidad general que se orienta a servir internamente en la
empresa proporcionado información referente a aspectos particulares que toma
de los registros contables.

1.4.1 EJEMPLOS DE LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL EN SU FUNCIÓN DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
• El control financiero es una de las principales funciones para la planeación de
las actividades;
• Mide el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros
de las instituciones;
• Aporta métodos de control y evaluación para la correcta administración de las
finanzas públicas;
• Los procedimientos contables son claras y precisos para informar en cualquier
momento acerca de la ejecución presupuestaria;
• Registra el endeudamiento público en forma analíticas, informando acerca del
monto del principal, intereses y servicios de la deuda;
• Expresa la situación patrimonial de las instituciones estatales, individual y
conjuntamente.

1.5 Contabilidad Financiera:

Esta orienta a brindar información referente al estado financiero y económico de
la empresa para uso de sus acreedores, inversiones, entre otros.

1.5.1 EJEMPLOS DE LA IMPORTANCIA DEL SISTEMA INTEGRADO Y

UNIFORME DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN SU FUNCIÓN
DE CONTABILIDAD FINANCIERA.
• Proporciona información razonablemente correcta sobre la propiedad,
derechos, obligaciones y transacciones de las dependencias del Estado, en su
conjunto;
• Indica el nivel del endeudamiento del sector público, tanto interna como
externamente;
• El catálogo de cuentas permite obtener los resultados que sirven como
instrumento de medición para evaluar las operaciones;
• Expresa la aplicación de los recursos financieros y económicos, estableciendo
un orden de prioridades conforme a las necesidades de las dependencia;
• Expone la situación financiera del estado y su impacto económico en relación
con el producto interno bruto.

1.5.2 VENTAJAS SOBRE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD:

• El sistema integrado y uniforme de contabilidad es el instrumento de
registro, control, medición, evaluación y presentación de los resultados
obtenidos durante el ejercicio fiscal;

• El sistema permite el establecimiento de las responsabilidades a los

ejecutivos de las dependencias, facilitando además, la fiscalización y la
evaluación de la función administrativa en cuanto a los avances y al uso
adecuado de los recursos dispuestos presupuestariamente, así como la
medición y el control del ingresos presupuestado;

• El sistema de cuentas está diseñado para operarlo mediante procedimientos

manuales, mecánicos y/o electrónicos, conforme a las necesidades de cada
institución.
 1.6 EL PRESUPUESTO
1.6.1 CONCEPTOS DE PRESUPUESTO

• Suposición o supuesto motivo o pretexto con que se ejecuta una cosa.

• Supuesto previamente.
• Motivo, causa de una cosa.
• Suposición. Ingresos y gastos para un periodo de tiempo determinado de
una corporación, de un organismo público, de un Estado.
• Calculo anticipado del coste de una obra.

• El Diccionario de la Real Academia Española, define al presupuesto como

computo anticipado de costos, obras, gastos y rentas.
1.6.2 DEFINICIONES
• El presupuesto es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica,
en presuponer una serie de factores y situaciones con mayor y menor
detalle, como base para la realización de operaciones futuras y para el
control de las mismas.

• El presupuesto es un plan previamente establecido por medio del cual la

administración de una empresa puede planear, coordinar y controlar las
operaciones de la misma, de acuerdo con sus objetivos y medir la eficiencia
en la ejecución mediante la comparación de lo real con lo presupuestado.

De lo anteriormente expuesto se destaca que:

• El presupuesto es un plan de operación;
• Se formula en forma anticipada;
• Muestra los logros esperados por la administración
• Sirve como medida estándar para comparar acontecimientos reales; y
• Permite investigar y corregir las causas de las deviaciones.
1.6.3 PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO
• PREVISIÓN: En función de los objetivos deben preverse todas las
implicaciones de los planes y cuantificarse

• PATROCINIO: La gerencia debe tomar autoridad sobre su adopción y

guiarse en el .

• PARTICIPACIÓN: Deben involucrarse los jefes y el personal responsable.

• RESPONSABILIDAD: Deben definirse a las personas responsables de su

ejecución.

• COORDINACIÓN: Debe establecerse la función para cada departamento la

cual debe estar en coordinación con los objetivos de la empresa.

• PERÍODO: La vigencia del presupuesto debe quedar establecida por un

tiempo determinado.
CORRELACIÓN : La unidad de medida que se utilice en el presupuesto debe
ser la misma que se refleja en contabilidad.

REALISMO: Las cifras deben representar metas razonablemente obtenibles,

ni tan altas ni tan bajas.

APROBACIÓN: Corresponde a la alta gerencia quien debe comunicarlo al

resto del personal.

COSTEABILIDAD: Las ventajas de hacer un presupuesto deben ser

superiores al costo de instalación y funcionamiento del sistema.

FLEXIBILIDAD: El presupuesto debe poder evaluarse a varios niveles de

producción o ventas.
1.6.4 CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO:

EN CUANTO AL PERÍODO
O PLAZO

CORTO
MEDIANO
LARGO

POR SU IMPORTANCIA
PRINCIPALES Estados financieros, costos
de producción, flujo de
efectivo.
SECUNDARIOS Los presupuestos de
análisis de ventas por línea,
zona, distrito
 POR SU ORIGEN Y EFECTOS
POR SU ORIGEN Se refiere al Estado de
Resultados
POR SU EFECTO Son los de Flujo de Efectivo

POR SU FLEXIBILIDAD POR SU UNIDAD

FIJOS MONETARIAS
FLEXIBLES NUMÉRICAS
GRÁFICAS
POR SU ENTIDAD

PÚBLICA
PRIVADA
1.6.5 VIGENCIA DEL PRESUPUESTO:

Es importante precisar el periodo de duración del presupuesto

regularmente los presupuestos abarcan un ejercicio social (doce meses) por
la imposibilidad de prever más adelante de estos lapsos, reaccionándolos
en estimaciones mensuales trimestrales o semestrales.

1.7 CONTROL PRESUPUESTAL :

Es una de las mejores funciones que tiene la administración para vigilar la

marcha de la empresa.

Por técnica presupuestal se entiende: Un conjunto de procedimientos

y recursos que usados con pericia y habilidad, sirve a la ciencia de la
administración para coordinar y planear, por medio de presupuestos, todas
las funciones y operaciones de una empresa, con el fin de que obtenga el
máximo rendimiento, con el mínimo esfuerzo.
 1.7.1 ETAPAS DE CONTROL PRESUPUESTAL:

PLANEACIÓN: Comité o personas encargadas, recopilación de

datos, estudios, integración

FORMULACIÓN: Elaboración de presupuestos parciales que

permitan el análisis del presupuesto general.

APROBACIÓN: Esta a cargo del director o comité responsable

quien lo revisa, sanciona y convierte en documento
oficial.
EJECUCIÓN: Lo lleva a cabo todo el personal desde los
funcionarios hasta los obreros por lo que es
necesario elaborar manuales o normas que deben
de observarse para su desarrollo.
CONTROL: Son las acciones encaminadas a la observancia y
vigilancia de la ejecución del presupuesto.
1.7.2 PROCESO DEL CONTROL PRESUPUESTAL:

• Una vez que se ha establecido el periodo presupuestario, se

selecciona al personal que deberá trabajar en la elaboración del
proyecto y el estudio para su conexión con el sistema contable.

• Se puede comenzar en un boletín, carta u oficio dirigido a todos los

componentes de la organización en el que se comuniquen las
perspectivas y objetivos de la empresa.

1.7.2.1 ANÁLISIS DE LO PRESUPUESTADO Y LO

REALIZADO:
Se sabe que la finalidad de un presupuesto es determinar el plan
anual de actividades que se ha detallado anteriormente, analizar lo
referente a la ejecución el control se ha hecho referencia al grado de
realización de lo que se ha presupuestado. La confrontación entre
previsiones y realizaciones se centra en los principios que deben
observarse para establecer un informe de resultados.
1.7.3 CLASIFICACIÓN, CARACTERÍSTICAS Y FORMAS DE
PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES:

INFORMES Incluyen informes a las dependencias gubernamentales,

EXTERNOS: a las empresas bancarias y financieras, a los
acreedores, compañías aseguradoras y protectoras de
crédito así como otros grupos externos. En dichos
informes se presenta la actividad general de la
empresa.
INFORMES Son de uso exclusivo de la empresa, tienen carácter de
INTERNOS: confidencial. Estos informes están en función directa a
las necesidades internas de la dirección de la
institución, suelen clasificarse en informes estadísticos,
especiales y de resultados.
INFORMES DE Dichos informes suelen prepararse mensualmente y
RESULTADOS Y DE siguen un formato bastante uniforme o estandarizado
COMPORTAMIENTO de periodo a periodo (pero no estandarizado entre
: compañías e industrias), se diseñan para facilitar el
control interno por parte de la dirección general. Dan
información sobre resultados reales comparados con los
fines o con planes presupuestarios.
1.7.3.1 ORGANIZACIÓN DE UNA INSTITUCIÓN:

PRIMER NIVEL (GERENTES): Establecen objetivos, definen

políticas internas y externas, toma decisiones.

SEGUNDO NIVEL (DIRECTORES) : Son los encargados de

realizar las actividades propias de su área, bajo la dirección general
y brindar a este la información correspondiente.

TERCER NIVEL ( JEFATURAS DE DEPARTAMENTOS) :

Coordinan las actividades de su departamento bajo las direcciones
antes señaladas.

CUARTO NIVEL (SECCIONES) : La constituyen los jefes de

sección que tiene a su cargo solo una función.
Un informe de resultados es la confrontación entre lo planeado y lo
ejecutado, su uso es para observar el comportamiento de un proyecto,
programa o fin establecido y para analizar si se está llevando
correctamente conforme al plan del presupuesto. Es un instrumento
para verificar la eficiencia o ineficiencia de la actividad de la empresa en
un tiempo dado y tomar las medidas acordes a su necesidad.

Ejemplo de un modelo de resultado:

CONCEPTO DE GRADO DE
PROGRAMADO REALIZADO DIFERENCIA
LA ACTIVIDAD REALIZACIÓN

XXXX 25 15 10 60%