P G.

RECURSOS
GRC-PR-01
VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO GESTION COMPRAS
01-03-2018

1. OBJETIVO

Garantizar la adquisición de los materiales y servicios requeridos por “AQUÍ SU EMPRESA”., las
diferentes áreas de la Organización, de manera oportuna, cumpliendo con los requisitos de calidad,
Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, costo, tiempo de entrega y garantía. Adicionalmente realizar
seguimiento para verificar su nivel de competencias a través del tiempo y el monitoreo de su trabajo.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento aplica para la adquisición y el control de la compra de bienes, tanto
nacionales como importados y la contratación de servicios que afecten directamente la operación y la
satisfacción del cliente.

3. DEFINICIÓN

 CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con sus requisitos.
 CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto.
 ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.
 GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
 MR (MATERIALS REQUISITION): Documento en el que el almacenista registra material y/o
activo fijo necesarios para la operación, con las respectivas especificaciones técnicas.
 ORDEN DE COMPRA: Documento mediante el cual se oficializa la solicitud de materiales o
insumos a un proveedor.
 PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales
transforman elementos de entradas en resultados.
 PROVEEDOR: Organización o persona que proporcionan un producto.
 REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
 STOCK: Cantidades de una referencia disponible en la bodega.
 COMPRA: Es el proceso por medio del cual una entidad solicita a un proveedor el suministro de
un bien o la prestación de un servicio, a determinado precio y condiciones, utilizando para ello
algún medio de pago.
 CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
 COTIZACIÓN: Propuesta económica de 2 o 3 proveedores para tomar la decisión de una
compra teniendo en cuenta aspectos como calidad, precio, garantía, etc.
 DEFECTO: Incumplimiento de un requisito previsto asociado a uso previsto o especificado.
 FACTURA: Documento que soporta la compra de productos discriminando las cantidades, el
precio y condiciones de pago.
 NOTA DE ENTREGA: Es un formato sobre el cual se anotan los productos comprados y
enviados a cada uno de los solicitantes.
 PRODUCTO: Resultado de un proceso.
 PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto o servicio, no relacionado
directamente con la razón económica de la empresa.
 REMISIÓN: Documento con el cual el proveedor envía los productos.
 SOLICITUD DE PEDIDO: Documento mediante se realiza la solicitud de un bien y/o servicio.
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 SERVICIO: Resultado generado por actividades en la interfaz entre el proveedor y el cliente, y

por actividades internas del proveedor, con el fin de responder a las necesidades del cliente.
 SUMINISTRO: Todo producto o servicio relacionado con la actividad de la empresa.
 VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
 KARDEX: Documento de control en el que se consigna las entradas, salidas y los saldos de
materiales, consumibles, dotación.
 REMISIÓN: Documento de control para el envío de materiales, consumibles, dotaciones, entre
otros.
 ALQUILERES: Se entiende por la toma en arrendamiento de muebles o inmuebles por los
cuales se paga un canon en un periodo específico.
 TRANSPORTES: Se entiende por la movilización de herramientas, equipos o materiales en
general.

4. RESPONSABILIDADES
Gerente/Rep. Legal:

 Suministra recursos para la compra de productos y servicios,

 Aprobación de compras que generen impacto económico en la organización.

Jefe de Compras:

 Aprueba la selección de todos los proveedores de la organización.

 Evalúa y reevalúa los proveedores,
 Estructura la base de datos de proveedores habilitados,
 Verificar los productos que ingresan a la Empresa,
 Verificar el almacenamiento y bodegaje de los productos,
 Suministrar la información de las especificaciones de los repuestos para la reparación de los
vehículos y otros productos para el desarrollo del proceso,
 Analiza precios según proveedores seleccionados.

Almacenista:

 Recibe el suministro en el almacén.

 Lleva el control del Kardex del almacén

5. PROCEDIMIENTO
5.1. SOLICITUD Y APROBACIÓN

Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GRC-PR-01

Fecha de modificación:
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Cuando surge la necesidad de una compra por solicitud del cliente, productos o servicios para el
desarrollo de un proyecto y/o necesidades XXXXXXXXXX el departamento interesado realiza la solicitud
al área de compras a través de la SOLICITUD DE PEDIDO GRC-F-02, en él se relaciona la descripción
del producto y/o servicio a adquirir, las cantidades del mismo, los requisitos de calificación del personal
y otros documentos de índole legal necesarios para la prestación y conformidad del producto solicitado.

Estos documentos deben ser firmados por el solicitante y contar con el Visto Bueno del Director de Obra
/ Ingeniero residente / Administrador, según el caso.

En caso de que la necesidad de compra sea en proyecto, la solicitud se debe remitir a la sede principal,
Copia, al Administrador, para su aprobación, con copia al Jefe de Compras y Almacenes.
El Jefe de Compras de obra debe confirmar el recibo de las solicitudes de pedido con el Jefe de
Compras y Almacenes y efectuar las aclaraciones que eventualmente se requieran.

Nota: El trámite para la compra y puesta en sitio de los productos solicitados no podrá tomar un tiempo
superior a Ocho (8) días calendario, con relación a la fecha de recibo de la solicitud.
Si la solicitud de pedido no es aprobada por el Gerente/Rep. Legal, se registra en el formato Solicitud de
Pedido GRC-F-02, el porqué de la negación y se informa al solicitante la decisión de la Gerencia.
Una vez aprobada la solicitud de Pedido se verifica la existencia del material y/o suministro en bodega a
través del KARDEX DE ALMACEN GRC-F-05, en el cual se registra
Teniendo en cuenta el Listado de Proveedores y Contratistas GRC-F-01 aprobados, el Jefe de
Compras envía el requerimiento de materiales a los Proveedores o Contratistas para su cotización
(Según aplique), a través de correo electrónico.

5.2. SOLICITAR COTIZACIONES

Partiendo de la necesidad identificada, se inicia el procedimiento de adquisición del producto o servicio
para cubrir dicha necesidad. Se solicitan cotizaciones a los proveedores que nos puedan suministrar los
elementos solicitados, se deja registro de esta solicitud en el formato GRC-F-08 SOLICITUD DE
COTIZACION.

Se adquieren cotizaciones vía telefónica, e-mail, y/o escrita de diversos proveedores para su análisis y
posterior toma de decisión. Para la selección se debe contar con mínimo dos opciones de proveedores;
en los casos en que el proveedor sea referenciado por el cliente por el tipo de producto o servicio que
proveen y/o por instrucción de la gerencia, se llevara un análisis de las cotizaciones, a través del
diligenciamiento del formato CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES GRC-F-09.

El Jefe de compras verifica que el proveedor del producto y/o servicio a adquirir se encuentre registrado
en el formato LISTADO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS GRC-F-01, si se encuentra en el
Listado se procede con el paso No. 5.3 de este procedimiento de lo contrario se aplica los parámetros
establecidos en el procedimiento GRC-PR-02 selección, evaluación y re evaluación de proveedores y
contratistas.

5.3. APROBACIÓN DE COMPRA

La compra es aprobada por la gerencia general y/o por el Jefe de Compras según corresponda.
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Una vez aprobada la compra y se tenga definido el proveedor o Contratista el Jefe de Compras procede
a elaborar la ORDEN DE COMPRA Y DE SERVICIOS GRC-F-03, con número consecutivo, la cual es
enviada al proveedor por correo electrónico o en físico directamente, cuando sea un proveedor local.

Es responsabilidad del Jefe de Compras o de su delegado hacer el seguimiento a la entrega de los

materiales por parte del proveedor.

El seguimiento al desempeño de los Proveedores se realiza de acuerdo al procedimiento GRC-PR-02,

el cual establece los criterios para el registro, Formato selección y evaluación de proveedores y
contratistas GRC-F-07.

*Nota: Para la compra de combustible y las de caja menor, se dejará su respectivo soporte (factura y/o
recibo) al área de contabilidad, y no será necesario el cumplimiento del presente procedimiento.

5.4. RECIBO DE MATERIALES

Una vez se haga efectiva la orden de compra con el producto o servicio solicitado, el Líder del Proceso
evalúa que el producto y/o servicio cumpla con las especificaciones solicitadas, apoyándose en fichas
técnicas, en las referencias del producto o en la orden de compra y la factura; esto con el fin de evaluar
la conformidad del producto, la recepción del producto o servicio.

La recepción de elementos la debe hacer la persona encargada de compras o su delegado y debe

registrarlo en el formato GRC-F-04 ENTRADA DE ALMACEN, y su salida y despacho a obras se
registra el control en el Formato KARDEX DE ALMACEN GRC-F-05.

En caso de que el producto no cumpla con los requisitos inicialmente pactados, se genera una no
conformidad por el incumplimiento de especificaciones, lo que se informa al Jefe de Compras para que
se registre en la reevaluación de proveedores, y si es el caso se registre una acción correctiva que
permita generar plan de acción para mejorar la selección del proveedor.

De la verificación realizada a los materiales solicitados, queda como registro la firma de la persona
quien revisa en la orden de compra o servicio.

5.5. DESPACHO O TRASLADO

Los despachos se realizan según lo establecido en el formato GRC-F-02 Solicitud de Pedido,
verificando el stock en la bodega, se hace un alistamiento del material revisando las cantidades,
después se procede a diligenciar el formato REMISIÓN GRC-F-06, donde se ingresan los datos de
materiales enviados y el destino de los mismos.

Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GRC-PR-01

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En caso de que la compra sea por parte de algún proyecto, se hace solicitud de los suministros de
manera formal y/o informal (Escrita – verbal), y el envío de los mismos es a través de la REMISIÓN
GRC-F-06.

6. Documentos de referencia
1. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la calidad, Requisitos
2. ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental
3. ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

7. Formatos

 GRC-F-01 Listado de proveedores y contratistas

 GRC-F-02 Solicitud de Pedido
 GRC-F-03 Orden de Compra y Servicios
 GRC-F-04 Entrada de Almacén
 GRC-F-05 Kárdex de Almacén
 GRC-F-06 Remisión
 GRC-F-07 Formato selección y evaluación de proveedores y contratistas
 GRC-F-08 Solicitud de cotizaciones
 GRC-F-09 Cuadro comparativo de cotizaciones.