ENSAYO

NORMA DE PROCESO CONTABLE Y SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

ASIGNATURA:
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

PRESENTADO POR:
JULIO CESAR PULIDO G.

DOCENTE:

FRANCISCO ANTONIO MONTOYA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI, 15 DE SEPTIEMBRE DE 2022
 INTRODUCCION

La contabilidad esta compuesta por un sistema de información que sirve como base

fundamental para manejar los hechos económicos, controlando los recursos; la Contaduría

General de la Nación hace referencia y define: “ la contabilidad es el conjunto de política y

principios, normas y procedimientos, técnicos de contabilidad estructurada, con el

referente teórico y metodología de la regulación contable publica en donde toda la

entidad deberán llevar el proceso contable por medio de la información financiera y no

financiera”.

Los procesos contables poseen la misión de captar, procesar y transmitir la información

adecuada al proceso de toma de decisiones de los múltiples usuarios de la misma. Bajo este

ensayo se pretende dar un enfoque desde la CGN en su criterio, que las entidades deberán

llevar proceso contable que serán la entradas, el proceso y salidas, bajo un enfoque sistémico,

para luego partir la planeación, verificar y retroalimentación conducentes a la mejor continua,

en todo proceso contable las entradas son los datos que provienen de los hechos económicos,

su origen son algunos elementos de los estados financieros y proveen al sistema de

información, ya sea cuantitativa y cualitativa.

Finalmente, las salidas es el resultado obtenido del proceso de transformación de datos, la

información financiera que provee el SNCP para la toma de decisiones, la rendición de cuentas

y el control interno y externo de la administración publica corresponde a los estados y reportes

financieros que deben elaborar y presentar las entidades que confirman el sector público
 La contaduría General de la Nación hace referencia en la Ley 298 de 1996, define: “el

conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad

estructurados; con el referente teórico y metodología de la regulación contable publica, en

donde toda entidad deberá llevar el proceso contable por medio de la información financiera y

no financiera”, el cual para llevar el proceso se inicia con tres elementos: Las entradas, el

proceso y las salidas

El proceso contable su ejecución es a partir de la planeación bajo un enfoque sistémico, con

el propósito de verificación y mejora continua; teniendo la información financiera y su

evaluación de la situación financiera y desempeño nos sirve a que la entidad realice la

rendición de cuentas, los hechos económicos dan origen a generar estados financieros, ya sea

cuantitativamente y cualitativamente, y debe estar documentada.

Los Estados Financieros debe estar documentado todas las operaciones que se registran en

el transcurso del periodo contable, la documentación de el Estado Financiero en su constancia

por administrador o profesional permite respaldar la gestión administrativa y el cumplimiento de

las disposiciones legales que la regulan y con ello fortaleciendo la transparencia y la confianza

pública.

La información financiera en su característica cualitativas, debe ser susceptibles de

comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas; los datos

derivados en el momento de ser incorporado sin ajuste al proceso contable en las bases de

medición aplicable se requieren del ajuste contable, la sustentación de los datos en todo

proceso contable es importante para el ejercicio de control y supervisión.

Argumentando el contexto con mis propias palabras: el Sistema Documental Contable en su

procedimiento se recolecta toda la información contable, el cual se incluye los soportes, los

comprobantes y los libros y los informes. El estado financiero se puede tener preparado o
difundido en física, en donde se debe garantizar en forma ordenada la inalterabilidad , la

integridad, seguridad y conservación de la información; capaces de satisfacer a quien requiera

la documentación contable, también se puede llevar el sistema documental contable en

software, hojas de calculo electrónica, y con el avance de la tecnología se puede almacenar la

documentación contable en las nubes, cada entidad es libre de documentar la contabilidad en

programas aplicativos que mas le apetece; importante seria que todas las entidades de

gobierno o privadas manejaran una misma aplicación, para así mismo la información se pudiera

consultar sin ningún inconveniente.

En este capitulo establece el denominado proceso contable necesario tanto la utilización de

las Normas de Información Financiera (NIF) que son aplicables de acuerdo en el marco

normativo que corresponda en las etapas del proceso contable conforme a los criterios de

reconocimiento, medición y revelación, establecido en las Normas Contables Internacional se

menciona etapas y subetapas, estos son:

El RECONOCIMIENTO INICIAL: consiste en incorporar en la contabilidad una transacción

en cualquiera de los elementos de los estados financieros (ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO),

el cual genere flujo de entrada o salida de recursos que incorporen beneficios económicos o

potencial de servicios; estos hechos de reconocimiento implican identificación, medición y

registro. o en el Estado de resultados que son los ingresos y los gastos.

Las subetapas de reconocimiento es la identificación el cual los sucesos que han ocurrido

que son de carácter económico, conllevando un aumento en los beneficios, en los sacrificios

económicos; esta etapa la entidad deberá asumir respectivamente. La clasificación en el

hecho económico, se determina el elemento de los estados financieros y las partidas

específicas.
 La Medición inicial, se refiere cuando se asigna un valor monetario a las partidas

específicas de los elementos de los estados financieros. El registro es generar los

comprobantes de contabilidad y esta efectuado los asientos en los libros respectivos, el

registro permite el seguimiento cronológico de los hechos económicos como la clasificación

en cuentas contables, herramientas de acumulación, la aplicación del importe de

medición y la centralización de información descriptiva de la operación,

Medición posterior es la etapa en la que se actualiza la medición de los elementos de los

estados financieros; incluye la evaluación y registro de los ajustes al valor de la partida

específica del elemento correspondiente; en el momento que se incorporen los hechos

económicos al actualizar los valores monetarios, Las subetapas de medición posterior son: la

evaluación determina el nuevo valor de la partida especifica de los elementos de los estados

financieros. El registro de ajustes contable genera los componentes de contabilidad y se

efectúan los asientos de los ajustes en los libros el Catálogo General de Cuentas.

Registro de ajustes contables se generan los comprobantes de contabilidad y se efectúan

los asientos de los ajustes en los libros respectivos utilizando el Catálogo General de Cuentas

aplicable a la entidad. REVELACION: tiene que ver con escribir y redactar notas adicionales

en los estados con el fin de aclarar al usuario ciertas cifras del Balance General del estado de

resultados. Las subetapas de revelación son:

Presentación de estados financieros Constituye una representación de la situación

financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. Presentación de

notas a los estados financieros, se integra la información tanto cuantitativa y cualitativa,

explica en los hechos económicos en los estados financieros, con el fin de proporcionar

información relevante para un mejor entendimiento e interpretación de la posición financiera y

el desempeño de la entidad.
 La forma de organización y ejecución del proceso contable las entidades pueden optar de la

forma de organización y ejecución del proceso contable, con el propósito de generar sus

estados financieros, en su contabilidad centralizada y en su contabilidad separada en unidades

contables; estas dos formas deben estar independiente de que se encuentren desconcentradas

administrativa, funcional o geográficamente en regionales, seccionales, centros de costos,

unidades operativas, unidades ejecutoras u otras similares.

La contabilidad centralizada es donde los hechos económicos quedan registrados en la

central, toda contabilidad centralizada deberá establecer los responsables y definir las políticas

contables a partir del marco normativo, en los estados financiero establecer los procedimientos

internos y flujos de información para garantizar el cumplimiento de las políticas, llevar los libros

principales y auxiliares justo con sus respectivos soportes y comprobantes de contabilidad.

La contabilidad separada en unidades contables se lleva a cabo por una o varias unidades

contable y dependientes en donde se procesa su propia información contable en forma

separada, en situaciones especiales las entidades territoriales podrán llevar de forma

centralizada la contabilidad de los concejos y personería municipales, asambleas

departamentales y contralorías territoriales; sus estados financieros son independientes, la

entidad territorial la integrara en sus estados financieros.

Los sistemas documentales contable debe establecer criterios para garantizar la

inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera,

regular los documentos contables; en cada entidad habrá un sistema documental contable y

será responsable; los documentos contables pueden encontrarse impreso o en archivo

electrónico que contiene información recibida, generada, enviada y almacenada por medios

electrónicos, ópticos o similares.

 Los elementos de un sistema documental contable son: soporte de contabilidad son

documentos que contienen información sobre los hechos económicos; las operaciones

realizadas en documentos de manera que la información registrada sea susceptible y

comprobación exhaustiva o aleatoria, los documentos que no se encuentren debidamente

soportados no podrán registrarse contablemente.

Comprobante de contabilidad, otro elemento el cual se registran los hechos económicos y

sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro, pueden ser comprobante de ingreso,

egreso y general, el l comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el

recaudo de efectivo o equivalentes al efectivo. El comprobante de egreso constituye la síntesis

de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o equivalentes al efectivo. Por su

parte, el comprobante general resume las operaciones relacionadas con estimaciones,

reclasificaciones y ajustes.

Los libros de contabilidad son documentos que deben estar sistematizado cronológicamente

los hechos económicos que afectan las partidas de los estados financieros, deben estar

respaldado en comprobantes de contabilidad; estos libros de contabilidad se clasifican en libros

principales y auxiliares, los libros principales sintetizan información sobre los recursos,

obligaciones, ingresos, costos y gastos de una entidad y resumen las operaciones llevadas a

cabo durante un periodo contable determinado, los libros auxiliares detallan cronológicamente

los hechos económicos registrados en los comprobantes de contabilidad

En la Conservación de la información contable se establecen los requisitos y

procedimientos para la conservación de la información en los libros de contabilidad, sus

documentos de soporte e informes producidos con base en ellos. Los libros de contabilidad se

deben realizar periódicamente copias de respaldo de las bases de datos con el fin de

protegerlas en caso de destrucción de los equipos o daño en la información contable o por

cualquier otra clase de contingencia. En caso de pérdida de la información la entidad deberá

proceder a su reconstrucción con base en los soportes de contabilidad, las copias de respaldo

y demás información en poder de terceros.

Cuando la entidad evidencie la perdida, extravió y destrucción de los libros contables en sus

documentos de soporte, de inmediato deberá hacer la denuncia y poner en conocimiento de la

autoridad, la destrucción de libros y documentos de soporte una vez vencido el termino las

entidades podrán destruir estos elementos, siempre que se haya asegurado su reproducción y

consulta por cualquier medio técnico, electrónico, información, óptico, entre otros.