Aspectos Conceptuales y

Legales del Sistema de

Contabilidad

Contabilidad Integrada
Es integral cuando est compuesto por otros

sistemas, que se relacionan entre si y sea

capaz de entregar un producto informtico de
tipo patrimonial, financiero, econmico,
administrativo y presupuestario que alimente
a los diferentes niveles jerrquicos y
constituya una herramienta til en la toma de
decisiones.

OBJETIVOS GENERALES.
Se desprende de la definicin anterior que el

objetivo fundamental del Sistema debe ser producir

informacin de la gestin presupuestaria, financiera
y patrimonial que sirva para apoyar la toma de
decisiones de las autoridades responsables de la
gestin pblica y las acciones de control y auditoria
gubernamental: y para dar a conocer al Congreso,
a otras autoridades del Estado y a terceros
interesados, el resultado alcanzado en la obtencin
y empleo de recursos pblicos en funcin de los
objetivos y metas predeterminadas.

OBJETIVOS ESPECFICOS
a) Producir informacin de la gestin presupuestaria, financiera y patrimonial, que sea til para la toma de

decisiones de las autoridades responsables de la gestin pblica en sus distintos niveles y las acciones de
control y auditoria gubernamental y para dar a conocer al Congreso, a otras autoridades del estado y a
terceros interesados, el resultado alcanzado en la obtencin y empleo de recursos pblicos en funcin de
los objetivos y metas previamente establecidos.
b) Asegurar que la informacin sea oportuna y confiable.
c) Integrar los sistemas presupuestarios, de tesoreras, de crdito pblico y otros que conforman la

Administracin Financiera.
d) Descentralizar las funciones de contabilidad en cada unidad financiera institucional
e) Establecer un marco doctrinario y normativo sustentado en la aplicacin de los principios de

contabilidad de general aceptacin.

f) Facilitar el control de las operaciones y la simplificacin de los procedimientos contable-

administrativos.
g) Facilitar la preparacin de estadsticas de las Finanzas Pblicas, de las Cuenta Nacionales, y dems

informaciones inherentes.
h) Cumplir con los requisitos constitucionales de rendicin de cuentas.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS
Para el logro de los objetivos anteriores, se requiere que el sistema posea determinadas caractersticas principales,

destacndose las siguientes.

Integridad del Registro y aplicable a todos los Organismos y Entidades del Estado, el sistema registrara todas las

operaciones de los organismos y entidades pblicas, que tengan efectos econmicos financieros, ya sea que deriven de la
ejecucin presupuestaria o tenga efectos o tenga un origen extrapresupuestario.

LA INTEGRACION CONTABLE, es la que nos permite que a travs del registro contable de las transacciones y las

Operaciones financieras que realizan las instituciones del Sector Pblico y al cambio de unos recursos por otros, donde
dentro de la actividad de las finanzas pblicas se combinan cinco (5) elementos o reas en forma simultanea que son:
Movimientos de Fondos
Ingresos Presupuestarios
Egresos Presupuestarios
Bienes del Estado.
Crdito Pblico.
La informacin de la contabilidad sobre la gestin financiera, econmica y patrimonial deber ser:
a) El sistema es abierto porque es influido de influye en el contexto que lo circunda, con el que intercambia energa e

informacin,
b) Es total por que abarca todas las actividades que se desarrollan en las unidades y dependencias del gobierno al que se

aplica. Procesar toda la informacin de tipo presupuestario, financiero, patrimonial, econmica y administrativa.

 Integrado con otros Sistemas, otra caracterstica importante del Sistema es que funcionara en forma integrada.

Al aspecto, cabe recordad que un primer enfoque de la integracin de la contabilidad surgi como una necesidad de

terminar con la existencia de dos contabilidades desvinculadas entre si, la denominacin patrimonial y la presupuestaria,
lo cual significa duplicar el registro de las transacciones, generndose diferencia significativas en la informacin
producida e incremento de los costos de operacin de los datos.
Un segundo enfoque que surgi posteriormente, se refiere a la posibilidad de integrar los sistemas de informacin

computarizados, vinculando electrnicamente sus bases de datos conforme a las posibilidades que ofrecen actualmente
las herramientas computacionales modernas.
Ambos criterios estn orientados al logro de un mismo principio, que es la racionalidad en el procesamiento de los

datos, de tal manera que el registro de cada transaccin se efectu por una sola vez, sobre la base de los documentos
originales que las respaldan y simultneamente, se mida el efecto presupuestario, financiero, patrimonial y econmico
de la misma.
Ahora bien, dentro de la normativa establecida para el sistema se aplicara un procedimiento que integre el clasificador

presupuestario con el Plan de Cuentas, a travs de la vinculacin de las instancias de registro de ingreso y del gasto
presupuestario, con los conceptos contables afines. Dicho procedimiento se contempla con la formulacin de las
matrices necesarias para el desarrollo de programas que, permitan, a partir de la base de datos del sistema de ejecucin
presupuestaria, la formacin automtica de los asientos contables.

Estructurado en trminos de variaciones y Flujo de Datos, el sistema otorgara preponderancia al uso de la

informacin sobre el movimiento de dbitos y crditos de cada cuenta contable, como una fuente dinmica que
permita la acumulacin de las operaciones efectuadas durante cualquier periodo que se defina.

Control Contable de los Bienes: los bienes se clasifican en bienes nacionales de uso pblico y en bienes de uso
institucional. Los primeros pertenecen y estn a beneficio de la comunidad, como son por ejemplo, las carreteras,
plazas, puertos, etc. Los segundos, son aquellos de propiedad de las instituciones del Estado, las cuales los utilizan
para llevar a cabo las actividades que realizan.

En el sistema se ejerce un control contable, exclusivamente, sobre los bienes de uso, identificndoles como un
recurso (activo) institucional, mientras que respecto a los bienes nacionales de uso pblico, solamente se controla su
costo de produccin o fabricacin durante el periodo de ejecucin del proyecto correspondiente.

Plan de cuentas, constituye uno de los principales instrumentos normativos del sistema de contabilidad
gubernamental para el registro y control de las operaciones financieras y econmicas del Sector Publico.

Se contempla un plan de cuentas uniforme considerando niveles de desagregacin para ser definidos por los
propios organismos e instituciones, considerando sus necesidades de informacin y control Las clasificaciones y
definiciones del plan de cuentas se formulan a criterios tcnicos basados en la teora contable de general aceptacin y
destacando en el registro e informacin de las referidas operaciones, los procesos fundamentales de la
Administracin Financiera de Estado.

PROCESO
Contempla

los procesos de anlisis de

transacciones, ingresos de comprobantes, formulacin
de registros bsicos y produccin de estados e informes
contables.
Este registro comprende todas las operaciones que

tengan efecto econmico financiero, derivadas de la

ejecucin presupuestaria o extrapresupuestaria, cuya
caracterstica principal es la integracin de la ejecucin
presupuestaria a cuentas contables.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y
FUNCIONES
La unidad contable institucional se descentraliza conjuntamente y formando parte de una unidad

financiera cuando corresponda. Esta descentralizacin determina la formacin de dos tipos de

unidades contables: la unidad operativa y la unidad consolidadora.
La unidad Operativa o sub Unidad de Administracin y Finanzas (SUAF) tendr por

funciones recopilar, registrar e informar sobre las operaciones econmicas financieras de la unidad a
la cual pertenece. Representa el origen o fuente ms cercana a donde se producen las transacciones
destinadas a la obtencin y la aplicacin de los recursos en conformidad con los objetivos y metas y
funciones que deban realizarse.
Se organiza con la siguiente estructura bsica:
Responsable de SUAF, quien contara las siguientes dependencias:
Recursos Humanos
Presupuestos
Tesorera
Contabilidad y,
Adquisiciones, bienes y Servicios.

 La unidad consolidadora o unidades de administracin y finanzas (UAF) tendrn por

funciones registrar, consolidar e informar las operaciones que muestran la gestin

presupuestaria financiera, econmica y patrimonial de una o ms unidades operativas, dentro
de un marco de transparencia, racionalizacin y simplificacin administrativa. Constituye un
nivel de sntesis o de consolidacin de las operaciones de las unidades contables operativas
existentes.
Se organiza con la siguiente estructura bsica:
Responsable de SUAF, quien contara las siguientes dependencias:
Informtica
Recursos Humanos
Presupuestos
Tesorera
Contabilidad y,
Adquisiciones, bienes y Servicios.

COMPENTENCIAS INSTITUCIONALES

Establecer y mantener actualizado el sistema de contabilidad.

1. Efectuar un control previo de la documentacin
2. Mantener actualizado el registro de las operaciones Econmico Financieras.
3. Mantener actualizado el inventario, registrar y controlar los bienes y valores

que constituyen el patrimonio de la entidad, as como la documentacin que

acredite el dominio de los mismos conformes con la Ley y la reglamentacin
respectiva.
4. Ordenar y custodiar la documentacin de respaldo de las operaciones y

tenerla a disposicin de los rganos de control interno y externo

5. Preparar informes econmicos financieros consolidados e informar al

Ministerio de Hacienda.

RESPONZABILIDADES
Las unidades y sub-unidades de administracin y

finanzas debern registrar sus operaciones derivadas de los

ingresos provenientes del tesoro o de recaudacin de
ingresos propios, el registro y control de los egresos
derivados de la ejecucin presupuestaria, previos anlisis
de la consistencia y validacin documental de conformidad
con las normas establecidas y mantener actualizado el
inventario de los bienes que conforma su patrimonio,
archivo y custodia de los documentos respaldatorios.

SOPORTE DOCUMENTARIOS PARA

EL EXAMEN DE CUENTAS
La rendicin de cuentas estar constituida por los documentos originales que respaldan las

operaciones realizadas que servirn de base para el registro contable y de la ejecucin

presupuestaria.
Los documentos considerados para las rendiciones de cuentas son las siguientes:
Balances de sumas y saldos, el informe de ejecucin presupuestaria de periodo y el movimiento de

bienes.
Los comprobantes que justifiquen los ingresos devengados y percibidos en el periodo y los egresos

que justifiquen la obligacin y el pago, y

Los comprobantes contables que demuestren las operaciones registradas en la contabilidad y que no

corresponden a ingresos y egresos de fondos, tales como ajustes contables.

Las UAF (UNIDAD DE ADMINISTRACION Y FINANZAS) y SUAF (SISTEMA DE

UNIDAD DE ADMINISTRACION Y FINANZAS) debern preparar y archivar los soportes

documentarios respaldatorios del registro contable de las operaciones de ingresos y egresos, en
orden cronolgico, previo control de fondo y forma del mismo.

INVENTARIO DE BIENES DEL

ESTADO
Los bienes afectados al uso de los Organismos y

Entidades del Estado formaran parte del inventario

general de bienes del estado que debern mantenerse
en forma analtica y actualizada en cada institucin. La
direccin general de contabilidad pblica de la Sub
Secretaria de Estado de Administracin financiera del
Ministerio
de
Hacienda
corresponder
la
consolidacin de la informacin patrimonial de todas
las entidades.

CRISTERIOS METEROLOGICOS
BSICOS
La utilizacin de la teora general de sistemas es el sustento metodolgico que

enmarca y orienta los planteamientos conceptuales y operacionales que se presentan sobre

la reforma de la administracin financiera en general y de cada uno de los sistemas.
Adems la teora del sistema brinda de los tradicionales conceptos de insumo o

entrada, producto o salida, proceso y retroalimentacin, la teora del sistema brinda dos
aportes bsicos esenciales: la interrelacin de sistemas y los criterios de centralizacin
normativa y de descentralizacin operativa. Estos dos aportes de la teora llevados al
campo especfico de la administracin financiera, permiten fijar los siguientes criterios
bsicos de diseo:
a. Se concebir a esta como conjuntos de sistemas interrelacionados, y
b. En el funcionamiento de cada sistema componente existir una clara diferenciacin entre

las reas centralizadas y descentralizadas.

INTERRELACION CON LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION FINANCIERAS.

Est plenamente demostrada en la realidad la estrecha

relacin existente entre los sistemas que integran la

administracin financiera. El desarrollo y funcionamiento eficaz
y eficiente de cada sistema se halla directamente influido por
los sistemas vinculados. Constituyen una cadena cuyo nivel de
desarrollo est determinado por los avances alcanzados en el
sistema menos estructurados. Por lo tanto las caractersticas
con que se encare la reforma de uno de ellos condicionan
necesariamente a los restantes.
Esta afirmacin, a pesar de ser obvia a la luz del desarrollo de
las modernas concepciones de la teora de sistemas, no se
corresponde con las condiciones y modalidades con que se han
llevado a cabo tradicionalmente las reformas de los sistemas
que integran la administracin financiera y de recursos reales.

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I.
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Los conceptos de centralizacin y descentralizacin

no son contra puestos, sino ms bien

complementarias. En un sistema adecuadamente
estructurado es necesario lograr un adecuado
equilibrio entre las funciones que deben estar
centralizados y las que deben estar descentralizadas.

La centralizacin implica dar orientacin e

integrar, desde el punto de vista polticas, normas y
procedimientos, el funcionamiento de cada uno de los
sistemas. La descentralizacin se basa, a su vez, en
que la administracin de los mismos, para que sea
eficiente y eficaz, debe ejecutarse en cada una de las
instituciones pblicas.

 En trminos concretos, la centralizacin normativa en el mbito de cada uno de los

sistemas de la Administracin Financiera debe significar:

Definicin de polticas generales que marquen el funcionamiento de cada uno de ellos.
Elaboracin y aplicacin de normas, metodologa y procedimientos generales y comunes
que regulen la operacin de cada sistema, sin perjuicios de las adaptaciones que deben
realizarse, de acuerdo a las caractersticas particulares y especificaciones de los distintos
tipos de organismos pblicos.

Las normas, metodolgicas y procedimientos a disearse para cada sistema

deben consideran, a su vez, las caractersticas y contenidos de las diseadas para los
otros sistemas.

La descentralizacin operativa implica la calidad de administracin de cada

sistema por las propias instituciones pblicas. La descentralizacin de los sistemas de
administracin financieras pueden asumir distintas formas y niveles. El mayor o menor
grado de descentralizacin estar vinculado tanto al marco poltico, jurdico y
administrativo del pas y a las mayores o menores capacidades administrativas de gestin
de los diversos organismos pblicos como a las caractersticas especficas de cada uno de
los sistemas. As, es diferente el grado de descentralizacin en un Ministerio que en un
organismo descentralizado, una universidad, un empresa pblica o un municipio.

En este ltimo caso, el nivel de descentralizacin es superior ya que se trata de

niveles con mayor autonoma de gobierno.