UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”

DEPARTAMENTO DE Cs. ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO ESTADO TRUJILLO

PROF. YOHANA C. MENDOZA

UNIDAD CURRICULAR: CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

UNIDAD DE APRENDIZAJE Nº 1 CICLO CONTABLE

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:
OBJETIVO GENERAL:
 Lograr que el estudiante reconozca las particularidades del ciclo contable
bajo un modelo de procesamiento manual y automatizado, que le permita
desarrollar competencias para el ejercicio profesional, mediante el
análisis exhaustivo de las etapas del ciclo contable.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Definir el ciclo contable, a través del análisis de sus etapas.
 Identificar la incidencia del sistema de procesamiento manual y
computarizado en el ciclo contable, mediante la descripción detallada de
los pasos requeridos para su desarrollo.
 Definir proceso de ajuste y cierre del ejercicio, en el marco del estudio del
objetivo del ciclo contable.

CONTENIDO:
Ciclo contable. Definición. Sistema de procesamiento manual y
computarizado. Proceso de ajuste y cierre del ejercicio.

Introducción:
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones
gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica
ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad
económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes
corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los
cuales requieren que sean aplicados por profesionales altamente capacitados.
El objetivo de la contabilidad es proporcionar información financiera de calidad
sobre una entidad económica, con el fin de apoyar el proceso de toma de decisiones a
los distintos usuarios de la información: inversores, empleados, prestamistas,
proveedores, clientes, administraciones públicas y sus organismos, público en general.
Para ello, la contabilidad desarrolla su ciclo contable, el cual se enmarca en un
sistema manual o automatizado y concluye en el proceso de ajuste y cierre del
ejercicio que conlleva a la emisión de estados financieros.

Ciclo contable. Definición:

El ciclo contable puede definirse como el proceso mediante el cual las
empresas producen sus estados financieros para un período específico, éste se divide
en el trabajo realizado durante el período (registro de las operaciones en el libro diario
y pases al mayor) y el trabajo realizado al final del mismo para preparar los estados
financieros (proceso de ajuste y cierre de las cuentas).

Pasos del ciclo contable:

En ambas etapas, el ciclo contable contempla tres pasos básicos relacionados
con las actividades financieras de la entidad:

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 1) Recopilación de documentos en los cuales se basan las operaciones de la
organización, es decir, facturas, copias de cheques, notas de crédito y débito, entre
otros, que sustentan los datos contables.
2) Organización y procesamiento, que implica el análisis de las operaciones
registradas. La organización de la información contempla su clasificación en grupos o
categorías de acuerdo a las cuentas que afecta y el procesamiento se refiere al
registro sistemático de todas las actividades económicas financieras de la entidad en
términos monetarios, dichos registros deben realizarse en los libros contables,
tomando en consideración que una transacción se refiere a una acción terminada mas
que a una posible acción a futuro susceptible de medirse objetivamente.
3) Generación de resultados, a través de la emisión de estados financieros,
que incluyen la información que debe ser comunicada para la posterior toma de
decisiones, considerando que el objetivo de los estados financieros es suministrar
información a cerca de la situación financiera, rendimiento y cambios en la posición
financiera, que sea útil a un amplia gama de usuarios al tomar decisiones económicas.
Es necesario destacar, que el ciclo contable además de crear la información
contable, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para apoyar la toma de
decisiones.

Sistema de procesamiento manual y computarizado:

El ciclo contable puede desarrollarse bajo un sistema de procesamiento manual
o un sistema computarizado. En un sistema manual, el ciclo contable es llevado a
cabo a través del registro manual de todas las operaciones y hechos contables que se
suceden en la organización de manera sistemática y cronológica; mientras que en un
sistema computarizado éste se desarrolla mediante el uso de computadoras y
programas de aplicación contable.
Un sistema de procesamiento de información contable manual o computarizado
bien diseñado, permite el control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable
costo-beneficio. Independientemente del sistema adoptado, el ciclo contable
comprende los tres pasos básicos: recopilación de documentos, organización y
procesamiento de datos contables, emisión de estados financieros. No obstante, cada
una de sus etapas: registro de las operaciones, proceso de ajuste y cierre del ejercicio,
presenta características particulares.

Ciclo contable en un sistema de procesamiento manual:

En un sistema manual el ciclo contable comienza con los saldos de las cuentas
en el mayor al inicio del período, se analizan las transacciones para determinar las
cuentas involucradas en las operaciones, se registran en forma manual las
operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico, se pasan
manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor, se determinan los
saldos no ajustados de cada cuenta al final del período.
Luego para la emisión de los estados financieros, se realizan los asientos de
ajuste de forma manual en el libro diario y los pases al mayor; se prepara una hoja de
trabajo que incluye el balance de comprobación, ajustes, balance de comprobación
ajustado, asientos de cierre, estado de resultados y balance general, se registran de
forma manual en el libro diario y pases al mayor los asientos de cierre del ejercicio,
finalmente, se prepara el balance de comprobación posterior la cierre. Este balance de
comprobación presenta los saldos de las cuentas al inicio del siguiente período.

Ciclo contable en un sistema de procesamiento computarizado:

En un sistema computarizado el ciclo contable comienza con las saldos de las
cuentas del libro mayor al inicio del período, se analizan las transacciones para
determinar las cuentas involucradas en las operaciones, se registran las operaciones
en la base de datos del programa de aplicación contable, debitando las cuentas

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deudoras y acreditando las cuentas acreedoras, asignándoles el código de cuentas
correspondiente, incorporado previamente en el software. El programa realiza
automáticamente los pases de libro diario al libro mayor, se determina
automáticamente los saldos de las cuentas, el balance de comprobación, si es
necesario, puede accesarse como un informe por pantalla o impresora.
Para la preparación de los estados financieros, se realizan los asientos de
ajustes y los pases al mayor son automáticos, se genera el balance de comprobación
ajustado, luego se ordena al programa realizar el procedimiento de cierre,
originándose los asientos de cierre automáticamente, al igual que el estado de
resultados y balance general. El software contable prepara el balance de
comprobación posterior al cierre, los saldos de apertura del siguiente período son
creados automáticamente como resultado del proceso de cierre.

Proceso de ajuste y cierre del ejercicio:

En relación al proceso de ajuste de las cuentas, éste se realiza para mostrar la
verdadera situación de una empresa en un momento determinado, los asientos de
ajuste registran todas las transacciones e incidencias ocurridas, relacionan todos los
ingresos y egresos correspondientes al ejercicio económico y llevan los saldos de las
cuentas a su justo y exacto valor. Los ingresos son asignados al período en el cual son
devengados y los gastos al periodo en el cual se incurrieron, se actualizan también las
cuentas de activos y pasivos, permitiendo medir apropiadamente los ingresos y gastos
del período y relacionar las cuentas de activos y pasivos con el saldo correcto para los
estados financieros.
Por su parte, el proceso de cierre se refiere al paso de fin de período que
prepara las cuentas para registrar las operaciones del siguiente período. El cierre de
las cuentas consiste en registrar en el libro diario y pasar al mayor los asientos de
ganancias y pérdidas, estableciendo en cero (0) los saldos de las cuentas de ingresos
y gastos para determinar el resultado del período.

Conclusión:
El ciclo contable permite a quienes toman decisiones conocer la situación
económica financiera de la empresa en un momento determinado, mediante la
recepción y procesamiento de datos que conllevan la emisión de estados financieros,
bien sea bajo un sistema de procesamiento de datos manual o computarizado, el cual
inciden de manera significativa en el desarrollo del ciclo contable en cuanto a la
capacidad de procesar mayor volumen de datos en menor tiempo.

Bibliografía:

Duque, A. (1999). Notas sobre sistemas contables. Material preparado para

clases (guiones de estudio). Escuela de Administración y Contaduría
Pública. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Universidad de
los Andes. Mérida Venezuela.

Horngren, Sundem, Elliott (1997) Introducción a la Contabilidad Financiera.

Prentice- Hall Hispanoamericana, S. A. México.

IASC (1989) Marco conceptual para la preparación y presentación de los

estados financieros.

Josar, C. (2008) La contabilidad y el sistema contable. Disponible en

http://www.gestiopolis.com/ (fecha de consulta: 09/03/2010)