Actividad Encargada:

Indicaciones para la Tarea 01:

1. Revisar la rúbrica de evaluación para la tarea 01

2. Utilizar el formato institucional

 De acuerdo con el caso desarrollado en la sesión 01 de Gestión de adquisiciones bajo los

lineamientos del PMI, analice la empresa donde trabaja actualmente y elabore el flujo de
contratación y proponga y justifique las mejoras que considera deberían implementarse.

Consideraciones:
 Analizar la situación actual de la empresa para determinar el diagnóstico, acción e impacto
de las implementaciones propuestas.
 El flujo debe elaborarse teniendo en cuenta la situación actual en el cual se desarrolla las
actividades, proponiendo las mejoras de acuerdo con el PMI.
 Utilice la simbología para el desarrollo de diagramas de flujo.

Respuesta y desarrollo:
La Empresa para la que trabajo es una constructora e inmobiliaria. Desarrollamos proyectos
integrales y ejecutamos las obras. Los encargos son de pequeña a mediana envergadura.
El personal administrativo está compuesto por el gerente, dos asistentes administrativas, un
arquitecto encargado de los proyectos que soy yo.
El personal de obra incluye a 12 trabajadores incluido al maestro de obra. Se cuenta además con
dos ingenieros civiles que son los residentes de las dos obras que se están ejecutando
actualmente.
Una es una obra de remodelación y ampliación de una casa para que funcione como salas de
lectura en el distrito de Pueblo Libre.
La otra obra está ubicada en Lurín donde se está construyendo un cerco perimétrico de 399.00ml y
una losa armada de 1160.00m2 para que en un futuro se edifique una planta de procesamiento de
alimentos sobre ella.
Se tercerizan trabajos como especialidades de sanitarias o eléctricas en proyectos, y en obra según
sea necesario, movimiento de tierras, pintura, etc.
Los trabajos de carpintería y ebanistería se ven con el personal de la empresa.

Las características del proceso de adquisiciones dentro de la empresa son:

- No existe un plan de gestión de adquisiciones.
- No existe un área encargada de las adquisiciones.
- Las adquisiciones se realizan según las necesidades de cada proyecto, como no hay un
plan son planificadas de distinta manera en cada ocasión.
- Las compras de materiales que se requieren a diario las hacemos el maestro, los
ingenieros o yo a través de las asistentes administrativas.
- Para obras ubicadas dentro de Lima se cuenta con un proveedor para agregados, fierro,
cemento, madera de encofrados y similares.
- De ser necesario compras o equipos se ven en ferreterías o centros ferreteros de la zona.
- Para la obra ubicada en Lurín no se tiene un proveedor definido. Se nota el problema de la
falta de planificación ya que a veces compra el mismo gerente materiales y los lleva hasta
Lurín.
- Cuando se debe tercerizar trabajos como movimientos de tierra (obra de Lurín) las ve
directamente el gerente hasta que cierra tratos y luego se hacen cargo alguna de las
asistentes en lo que respecta a los pagos. Los ingenieros y yo evaluamos los avances. No
siempre nos informan adecuadamente de los tratos con los proveedores lo que dificulta
hacer un seguimiento a los trabajos.
- La manera en que buscan proveedores es por recomendaciones. Normalmente sólo toman
en cuenta el costo y las características del servicio. Por ser recomendados la experiencia la
dan por hecho.
- Se guían mucho por juicio de expertos, confiando en la experiencia del maestro de obra y
uno de los ingenieros con mayor antigüedad en la empresa.
- En ambas obras han aparecido problemas por cambios de obra por petición de los clientes
lo que hace que se deba actualizar los contratos a las nuevas condiciones. No se ha
previsto una solución para este tipo de situaciones a pesar que trabajadores antiguos
comentan que pasa muy seguido.
- El control de las adquisiciones se realiza de manera empírica. No se planifica sino se
ejecuta directamente y se va improvisando en el proceso.
- Para obras y proyectos que se desarrollan cercanos a la sede de la empresa y que también
se haya tenido experiencias previas se pueden gestionar bien.
- Para obras como la de Lurín que no se cuenta con proveedores conocidos y que requieren
tercerizar trabajos especializados es complicado de dirigir la obra. La empresa se va
adaptando a las circunstancias.
 Diagnóstico, Acción e Impacto de Implementación Lineamientos PMI – Planificación Adquisiciones

Proceso Actual implementar

PROC
ESO

PLANIFICACION DE ADQUISICIONES
si no observación si no observación Acción Impacto - Implementación
Reducción de
imprevistos - Tiempo
para realizar
adquisiciones - limita
Generar el formato alcance de
Plan Dirección proyecto x x de Documento adquisiciones
Generar el formato Evita costos adicionales y
Documentación de Requisitos x Incompleto x de Documento evita problemas legales
Generar el formato Incrementar generación
Acuerdos para Trabajar en Equipo x x de Documento de nuevos proyectos
Generar el formato Evita sobrecostos o
Registro de Riesgos x x de Documento reproceso
ENTRADA

Detallar más, Revisar

junto a los
Requisitos de Recursos de la Actividad x Incompleto x encargados Reduce costos

No lo elaboran Marcar hitos y fechas

Cronograma del Proyecto x adecuadamente x con más detalles Reduce costos y tiempos
No lo elaboran Elaborar documento Evita sobrecostos o
Estimación de Costos de las Actividades x adecuadamente x más completo reproceso
Generar el formato
Línea Base del Desempeño de Costos x x de Documento Reducción costos
Generar el formato
Factores Ambientales de la Empresa x x de Documento Mejores negociaciones
Activos de los Procesos de la Organización x x Comunicarse Mejores negociaciones
Establecer Reducción costos mejores
HERRAMIEN

TECNICA

Análisis de Hacer o Comprar x x procedimiento negociaciones

TA Y

Juicio de Expertos x x
Tipo de Contrato x x
Establecer
procedimiento y Negociaciones oportunas -
Plan de Gestión de las Adquisiciones x x formatos reducción costos
Establecer
procedimiento y Negociaciones oportunas -
Enunciados de Trabajo Relativo a Adquisiciones x x formatos reducción costos
Establecer
procedimiento y
Decisiones de Hacer o Comprar x x formatos Mejores negociaciones
Negociaciones
SALIDA

oportunas - reducción
Establecer costos- reducción
procedimiento y problemas
Documentos de la Adquisición x x formatos contractuales
Establecer
procedimiento y Mejores negociaciones y
Criterios de Selección de Proveedores x x formatos adjudicaciones -
Reduce riesgos
Establecer negativos relacionados
procedimiento y con las negociaciones y
Criterios de Selección de Proveedores x x formatos ejecución actividades
 Diagnóstico, Acción e Impacto de Implementación Lineamientos PMI – Ejecutar Adquisiciones

Proceso Actual implementar

PROCESO

EFECTUAR LAS
ADQUISICIONES
si no observación si no observación Acción Impacto - Implementación
Negociaciones
oportunas - reducción
Plan Gestión de las Adquisiciones x Establecer formato costos
Recopilarlos Negociaciones
Documentos de la Adquisición forma más Establecer oportunas - reducción
x organizada procedimiento costos
Por
recomendación, no
existe un Negociaciones
procedimiento Establecer oportunas - reducción
ENTRADA

Criterios de Selección de Proveedores x formal x procedimiento costos

Propuestas de los Vendedores x x

Documentos del Proyecto x x

Establecer
Decisiones de Hacer o Comprar x x procedimiento Mejorar negociaciones
Negociaciones
Establecer oportunas - reducción
Enunciados del Trabajo relativo a Adquisiciones formato costos
Negociaciones
oportunas - reducción
Activos de los Procesos de la Organización Comunicarse costos

Conferencia de Oferentes x x
Establecer Reducción costosmejores
Técnicas de Evaluación de las Propuestas x x procedimiento negociaciones
HERRAMIENTA Y TECNICA

Establecer Reducción costosmejores

Estimaciones Independientes x x procedimiento negociaciones
Establecer Reducción costosmejores
Juicio de Expertos x x procedimiento negociaciones

Publicidad x x
Establecer Reducción costos, mejores
Técnicas Analíticas x x procedimiento negociaciones
Proceso por Revisar Reducción costos, mejores
Negociación de Adquisiciones x mejorar x procedimiento negociaciones

Vendedores Seleccionados x x

Acuerdos x x
Establecer Negociaciones oportunas -
Calendarios de Recursos x x formato reducción costos
Reduce riesgos negativos
relacionados con las
Establecer negociaciones y ejecución
SALIDA

Solicitudes de Cambio x x procedimiento actividades

Reduce riesgos negativos
relacionados con las
Establecer negociaciones y ejecución
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto x x procedimiento actividades
Reduce riesgos negativos
relacionados con las
Establecer negociaciones y ejecución
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto x x procedimiento actividades
 Diagnóstico, Acción e Impacto de Implementación Lineamientos PMI – Control de Adquisiciones

Proceso Actual implementar

PROCESO CONTROL DE LAS
ADQUISICIONES
si no observación si no observación Acción Impacto - Implementación
Reducción de
Generar el imprevistos - Tiempo
formato de para realizar
Plan Dirección Proyecto x x Documento adquisiones
Recopilar de forma Establecer
Documentos de la Adquisición
x más organizada x procedimiento
ENTRADA

Incrementar
Generar el formato generación de nuevos
Acuerdos x x de Documento proyectos
Modificar Mayor calidad,
Solicitudes de Cambio Aprobadas x procedimiento menores costos
Modificar
Informes de Desempeño del Trabajo x procedimiento
Modificar Menores problemas
Sistema de Control de Cambios del Contrato x procedimiento legales
Cumplimiento
HERRAMIENTA Y TECNICA

entregas
Incluirlo en el programadas, evita
Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones x x proceso sobrecostos
Cumplimiento
entregas
Incluirlo en el programadas, evita
Inspecciones y Auditorías x x proceso sobrecostos
Administración de Reclamaciones x x
Sistemas de Gestión de Registros x x
Generar
Información de Desempeño del Trabajo x x formato
Reduce riesgos negativos
relacionados con las
Establecer negociaciones y ejecución
Solicitudes de Cambio x x procedimiento actividades
Reduce riesgos negativos
relacionados con las
SALIDA

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Establecer negociaciones y ejecución

Proyecto x x procedimiento actividades
Reduce riesgos negativos
relacionados con las
Establecer negociaciones y ejecución
Actualizaciones al los documentos del Proyecto x x procedimiento actividades
Reduce riesgos negativos
relacionados con las
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Establecer negociaciones y ejecución
Organización x x procedimiento actividades
FLUJO DE CONTRATACIÓN
Debido a las características mencionadas se proponen las siguientes mejoras de acuerdo con el
PMI:
- Elaborar un plan de gestión de adquisiciones
- Para la selección de proveedores incluir otros criterios como Estabilidad financiera de la
empresa, experiencia específica relevante, aunque sean recomendados o Adecuación del
enfoque y el plan de trabajo propuestos para responder al SOW.
- Que el director del proyecto y otros miembros del equipo estén presentes en la
negociación para brindar ayuda técnica.
- Pedir cronogramas a los proveedores no sólo plazo total para medir avances, definiendo
hitos y fechas de entregas.
- No sólo trabajar con sanciones sino también incentivos.
- Planificar la forma en que se coordinarán las adquisiciones con otros aspectos del
proyecto, como el desarrollo del cronograma del proyecto y los procesos de control.
- Definir métricas de adquisiciones que se emplearán para gestionar contratos.
- Centralizar toda la información importante relacionada para que pueda ser revisada con
facilidad y rapidez por parte de los interesados.
- Elaborar informes de desempeño.
- En los contratos considerar cláusula de finalización y los mecanismos de resolución
alternativa de controversias, así como seguro y las garantías de cumplimiento.

CONCLUSIONES:
La empresa para la que trabajo ha aprendido de forma empírica la manera de planificar y organizar
trabajos. Cuentan con experiencia de varios años que se verían beneficiadas con la aplicación del
enfoque del PMI u otras metodologías de organización empresarial.
Las mejoras propuestas podrían hacer más eficiente los procesos, se debería comenzar por
desarrollar un plan de gestión de adquisiciones y definir roles dentro de cada proceso.
Sin embargo, si no se mejora la dirección de proyectos seguirá habiendo problemas no sólo en la
gestión de adquisiciones sino también recursos humanos, riesgos, comunicaciones y stakeholders.
Si no hay disposición por todos los miembros de la empresa por implementar mejoras no se podrá
lograr el objetivo de

FUENTES:
Lectura de la unidad 1: El Sistema Básico de Gestión según el enfoque PMI