RRPP y organización de eventos de marketing

2º C.F.G.S. Marketing y Publicidad

Curso 2021-22

UT6. SERVICIOS DE UN EVENTO

UT6.1. EL ESPACIO

Tanto para la planificación presupuestaria como para otras consideraciones, se debe tomar la
decisión, al principio del proceso, de dónde celebrar el evento. Es posible que esta decisión la
tome unilateralmente la dirección o el propietario del evento.

A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, por sus características, éste
debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto
internacional. Si los invitados vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán con
jetlag y la última cosa que les apetecerá hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o
tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es decir, a
no más de dos horas en cualquier modo de transporte.

Ni qué decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de
evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los
gustos del público objetivo antes de decidir dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de
celebración se debe elegir.

Los espacios pueden ser:

- Cerrados: lugares cerrados y cuyo acceso está restringido.
- Acotados: espacios cuyo perímetro esté cerrado mediante el empleo de vallas
homologadas o cualquier otro elemento que impida la libre circulación de personas,
incluido el mobiliario, elementos de hostelería u otros portátiles, con restricción de
acceso pero que se encuentran en un espacio abierto.
En estos espacios los puntos de acceso serán limitados, permitiendo el control riguroso
de la entrada de público. El organizador, por razones de seguridad, habilitará y
señalizará visiblemente los puntos que marque el Plan de seguridad para facilitar la
evacuación.
- Abiertos: son espacios abiertos, aquellos lugares de dominio público o de propiedad
privada, donde ocasionalmente se celebren espectáculos públicos o actividades
recreativas, sin disponer de instalaciones permanentes para hacerlo. Además, están
abiertos al libre tránsito de personas y pueden estar o no techados. Los espacios con los

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que se puede contar para organizar un evento pueden ser dentro de la hostelería y
restauración, los siguientes:
 Bares, restaurantes, salas y salones de reuniones y banquetes, discotecas.
 Hoteles con campos de golf, hoteles para reuniones, hoteles con spa,
balnearios, baños árabes, casas rurales.
 Bodegas y viñedos, espacios al aire libre.
 Empresas de catering que permiten alquilar mesas y sillas y proveer de
repostería, regalos gastronómicos, cursos de cocina…

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UT6.2. MEDIOS AUDIOVISUALES

Los servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y telecomunicaciones

constituyen hoy en día uno de los aspectos fundamentales para el feliz desarrollo de los eventos
y son indispensables para la adecuada exposición del programa de este.

El organizador de eventos requiere de la utilización de tecnologías cada vez más sofisticadas que
le imponen una continua actualización, para utilizarlas de la forma más correcta y eficaz posible,
aunque haya personal especializado durante el evento que las gestione.

Además de la iluminación, que en sí misma es un arte, los medios audiovisuales más utilizados
en los eventos son: Pantallas de proyección, equipos de sonido, votación interactiva,
proyectores de vídeos/datos, equipos de cámara y microfonía o vídeo en streaming.

Todos los medios audiovisuales utilizados tienen que adaptarse a las exigencias y previsiones de
cada acto. Número de intervinientes, presentaciones, posiciones, moderadores, e
intervenciones de invitados o de los propios asistentes se deben prever y contemplar para
dimensionar todo adecuadamente, así como los correspondientes descansos y los servicios que
ofrecer durante estos.

Es muy importante contar con una central receptora de proyección donde los ponentes, que
previamente deben haber sido informados, entreguen con anticipación los elementos que
quieran proyectar durante su intervención, para que puedan probar.

En caso del uso de cámaras montadas sobre drones, que se están introduciendo con fuerza en
eventos, será también aquí donde se reciba la señal para su visionado o posterior grabación.

Para atender los posibles retrasos de ponentes o su ausencia imprevista, se cuenta hoy en día
con la opción de conferencias a distancia o tele conferencias, que consiste en proyectar una
señal de vídeo y audio de un ponente, ubicado por ejemplo en otro país, hasta la sala sede del
evento, donde se recibe su imagen y palabra. Desde la misma sala se le pueden enviar preguntas
al ponente, quien puede estar viendo la sala, que conteste a tiempo real.

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¿Quién puede encargarse de las telecomunicaciones, reproducción y proyección de imagen y

sonido? Se pueden contratar servicios de agencias de publicidad y relaciones públicas, gabinetes
de prensa, empresas de alquiler de mobiliario, empresas de diseño gráfico, guionistas…

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UT6.3. SERVICIOS DE TRADUCCIÓN

Los profesionales que realizan estos servicios son especialistas que traducen e interpretan las
conferencias o eventos que así lo requieren por trabajar con ponentes que intervienen en
diferentes idiomas al de la sede o que cuentan con necesidades especiales.

Se necesita elegir a los profesionales que sean especialistas en los temas del evento y estén
familiarizados con ellos, puesto que es algo imprescindible para garantizar una buena calidad en
la comunicación de los conocimientos científicos. Para que su trabajo sea más eficiente,
conviene conseguir los manuscritos de las ponencias con cierto tiempo de antelación para que
puedan habituarse a las expresiones de cada ponente.

Suelen acabar haciendo más horas de las previstas, puesto que los ponentes tienden a
extenderse en sus intervenciones.

Durante el evento procuraremos que el traductor o traductores lleven distintivos especiales y,

teniendo en cuenta que deben realizar un esfuerzo importante en poco tiempo y que su lugar
de trabajo suele ser estrecho y estar poco ventilado, que no les falten bebidas refrescantes.

Conviene mencionar que ya existen novedosos programas de traducción, que trabajan con altos
niveles de prestaciones, que mejoran cada día para proporcionar una interpretación sencilla,
barata, fiable y en tiempo real, y que permitirán a los organizadores del evento o los asistentes
contar con un uso definitivo el día de mañana.

Por tanto, ¿quién puede encargarse de la traducción? Un servicio de traducción en todos los
idiomas, intérpretes y traductores, traducción escrita, interpretación simultánea en cabina e
intérpretes de signos.

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UT6.4. ACCESOS Y SEGURIDAD

Los métodos y tecnologías de control de accesos se han ido perfeccionando con el paso del
tiempo y, en la actualidad, permiten los más sofisticados sistemas que podamos imaginar y que
facilitan la accesibilidad, el recuento de los asistentes en cada acto del evento y la seguridad de
este.

Los tres factores mencionados -accesibilidad, recuento y seguridad- permiten los posteriores
ajustes administrativos, puesto que el recuento realizado en los salones deberá cuadrar con las
cifras de asistentes y comensales que nos vayan a cobrar en la factura.
Algo también importante para acciones tales como la confección de certificados de asistencia,
diplomas acreditativos o cualquier control posterior que, por medidas de seguridad o para la
confección de modelos o patrones, vayamos a guardar para la organización de futuros eventos
similares.

¿Qué procedimientos de acceso pueden existir?

- Mostrador de recepción a la llegada. Entrega de acreditación con el nombre, con
registro previo del asistente por Internet o con sistemas de identificación con radio
frecuencia.
- Envío por e-mail al asistente para que se imprima la tarjeta identificadora con su
correspondiente código de barras.
- Envío al móvil del asistente de su propio código QR.
- Tótems. Mobiliario de apoyo con pantallas táctiles que ayudan a los asistentes a
encontrar la información deseada del evento.

En cualquier caso, los organizadores deberán estar preparados con etiquetas identificativas en
blanco y los medios necesarios para imprimir aquellas que se tengan que realizar para atender
a los imprevistos de última hora.
Normalmente estas acreditaciones cuentan con un enganche, cinta para colgar en el cuello y
tarjeta. La tendencia es que sean ecológicos.

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UT6.5. MONTAJE

Resulta cada día más frecuente que se dispongan exposiciones paralelas a los diferentes
eventos.
Tanto si asumimos con personal propio estas tareas como si tenemos que trabajar con el
personal que haya en la sede del evento, o si contratamos servicios de montaje de stands y
exposiciones por cuenta de nuestra agencia, el organizador debe saber que el montaje de stands
y espacios comerciales es complejo, y su planificación, coordinación y previsión deberán ir
estrechamente de la mano si se quiere alcanzar el éxito.
Aunque se contraten especialistas en montajes de stands y de exposiciones, el responsable
último ante el cliente es el organizador del evento.

Los montadores de stands suelen ocuparse de realizar los planos y maquetas de diseño para que
se construyan exprofeso para el evento.
Alquilan mobiliario, vitrinas, mostradores y en general, los materiales que se precisen. Se ocupan
asimismo del desmontaje y recogida de estos. En algunas ocasiones también pueden encargarse
de montar carpas para crear espacios adicionales si se requiere.

Los montadores de exposiciones se contratan para la realización del plano inicial donde se
mostrará la exposición, paneles, maquetas, iluminación…
Se deberá tener en cuenta los pasillos, zonas de emergencia, seguridad, ambulancias…

Cuestiones generales sobre montajes de stands y exposiciones:

- Cuáles son os objetivos. Funciones en el espacio previsto.
- El stand debe transmitir la imagen de marca o el mensaje pretendido.
- Antes de diseñar, tener muy claras las medidas de los diferentes elementos.
- Preparar listas previas de elementos a tener en cuenta.
- Finalizado el montaje, comprobar que todo funciona correctamente y que está
preparado para su función.

Cuando se vayan a contratar estos servicios, tendremos en cuenta lo siguiente:

- Ámbito geográfico que abarca sus servicios. Localización de sus oficinas.
- Especialización de su oferta y experiencia anterior. Eventos atendidos.
- Idiomas en los que atienden.

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- Premios conseguidos.
- Historial de la empresa.
- Presupuesto detallado.
- Valoración de la oferta global y específica.

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UT6.6. ANIMACIÓN

Los servicios de animación cultural y producción de espectáculos son un encargo del comité
organizador, o del cliente que así lo solicite.
Se utilizan en el caso de eventos con presupuesto que los puedan soportar, para presentaciones
de productos, exposición de empresas hacia sus clientes y para fortalecer el sentimiento interno
de pertenencia en empresas.

Se suelen llevar a cabo integrados en otras partes del programa social, como la inauguración
oficial, la cena de gala o como parte de la animación general de la zona de exposición comercial
en el caso de que el evento la incluya.

La variedad de servicios de animación cultural y producción de espectáculos es prácticamente

infinita. La mezcla de especialistas y actores, escenografías, construcción de atrezos y
arquitectura efímera tratada con originalidad e imaginación puede abarcar cualquier petición
por sofisticada y exigente que sea.

Algunas agencias a las que podemos recurrir como proveedores se han especializado en
segmentos de clientela activa y atienden en exclusiva a actividades de formación con técnicas
de team building, tanto en interiores como en exteriores, visitas teatralizadas y talleres de todo
tipo (street marketing, yincanas…), viajes de incentivos, bailes y fiestas temáticas. En todas las
actividades existe un grado previsto y estudiado de participación e implicación dirigidas a
quienes asisten al evento. Su tendencia es ir en aumento cada día.

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UT6.7. TRANSPORTE

La planificación de los servicios de transporte para un evento es otra de las actividades que juega
un papel importante en el éxito de éste. En el desarrollo de un evento, la demanda de transporte
se concentra en el tiempo y en el espacio, puesto que los asistentes comparten una localización
común y generan las demandas en horarios similares, por lo que la ciudad debe estar preparada
para ofrecer servicios de transporte a gran escala en periodos de tiempo muy cortos, para
gestionar flujos masivos de circulación y personas.

Las normativas de transporte son complejas, por lo que el agente de viajes u organizador de
eventos debe estar familiarizado con las últimas actualizaciones para transmitírsela al cliente
cuando sea necesario.

Asimismo, la documentación de un asistente a nuestro evento debe estar en regla, actualizada

y completa. El organizador deberá comunicarle a los invitados qué documentación necesitará
para evitar imprevistos indeseados.

Los transportes que pueden utilizar son: aéreo, autocar, ferrocarril, barco o transportes
autóctonos de la zona en la que se celebre el evento como tuc- tucs.

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UT6.8. MATERIAL GRÁFICO

Los servicios de imprenta son necesarios tanto al principio como al final del evento e incluyen
membretes o logos en papel de cartas, sobres, tarjetas, formularios, programas oficiales,
credenciales, listados de participantes y demás impresos que se puedan requerir varios meses
antes de su celebración. También incluyen libros de las ponencias, agradecimientos, diplomas
de asistencia, si así estuviera previsto en el evento.

La serigrafía por su parte tiene que ver con los eventos sobre todo cuando hablamos de regalos
o merchandising, como carteras o materiales que se entregarán a ponentes o participantes y
que se personalizan con el nombre o logo del evento. Pueden ser bolígrafos, encendedores,
abrecartas y otros pequeños objetos de oficina, pero la gama se amplía y pasa por prendas de
ropa, paraguas, USBs…

No hay que olvidar el material online, también necesario para el desarrollo del evento. Los
proveedores de estos servicios del sector audiovisual trabajan habitualmente en eventos como
ceremonias, conciertos… para los que preparan sus proyectos en diferentes formatos: pantallas,
hologramas, música...

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UT6.9. AZAFATAS DE CONGRESOS

Las azafatas, pueden ser de sexo masculino o femenino. Tienen contacto directo con el público
y su actuación puede ofrecer una imagen adecuada u otra muy distinta del evento.

Su misión se ciñe a informar y resolver las posibles dudas que el asistente pueda tener y a
atender a aquellas tareas que le pueda solicitar el organizador del evento. A nivel operativo,
deben dominar idiomas, tener conocimientos del lugar donde se celebra el evento…

Lo habitual es realizar un briefing con las azafatas antes de la jornada o acto para recordar lo
que se espera de ellas y que puedan realizar alguna pregunta.

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UT6.10. SEGUROS
Existen varios tipos de seguros aunque el fundamental y necesario es el de responsabilidad civil,
tanto para los organizadores de eventos como para los promotores de los mismos. Es obligatorio
tenerlo y supone un requisito básico para cualquier organizador de eventos.

Otras modalidades de seguros:

- Cancelación de congreso: Aunque el índice de siniestralidad no es muy elevado, es un
seguro importante especialmente en los eventos de gran envergadura debido a sus
elevados costes. Las principales causas de cancelación suelen ser la climatología o la
imposibilidad de usar la sede por factores judiciales, motines, incendios…
- Seguros para participantes en congresos y eventos: La siniestralidad es mayor que en el
caso anterior, a pesar de ello la prima tiene un coste bajo. Estos seguros incluyen
coberturas como: imposibilidad de desplazarse, responsabilidad civil del participante,
pérdida de equipajes, asistencia médica en el evento o repatriación.
- Seguros de suspensión de eventos por inasistencia del personaje principal: cuando es el
protagonista de las campañas publicitarias puestas en marcha por la organización o el
receptor de algún premio de renombre.
- Seguro de accidente e invalidez en eventos deportivos: cubren cualquier eventualidad
en grandes celebraciones deportivas donde la asistencia es masiva.

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UT6.11. PRESUPUESTO
En estos tiempos de presupuestos ajustados la racionalización de costes ha llegado a
desempeñar un papel importante en la actividad comercial cotidiana.
El presupuesto no es sólo una hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de
planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el
beneficio previsto.
Hay que tener en cuenta quién organiza el evento y con qué objetivos:
- En el caso de que una empresa organice un evento cuyo objetivo sea obtener beneficios,
los gastos se compensarán con los ingresos obtenidos mediante la venta de entradas,
cuotas de inscripción, patrocinadores…
- En el caso de que la empresa pretenda aumentar las ventas de sus productos, lanzar
productos nuevos o mejorar su imagen ante la opinión pública, los gastos solo los
compensará si logra que los objetivos mencionados se alcancen.

¿Cómo ahorrar en la realización de un evento?:

- Para contratar hoteles y restaurantes:
 Planificar el evento con mucha antelación para conseguir tarifas más
económicas o descuentos por venta anticipada. También nos ayudará tener
flexibilidad en las fechas. La popularidad en el lugar y la competencia local
también influyen en el precio.
 Estudiar varias ofertas antes de decantarse por una de ellas. Por lo general, los
hoteles españoles tienen buenos precios y hacen honor al número de estrellas
que les han otorgados, así pues se debe estudiar la posibilidad de escoger un
hotel de menos estrellas en vez de uno de cinco.
- Para contratar el medio de transporte:
 Utilizar una compañía de bajo coste, comprar los billetes en Internet o fletar un
medio de transporte completo.
 No son necesarios los viajes de inspección excepto para los grandes eventos.
- De forma general se debe tener en cuenta:
 Utilizar un mínimo de proveedores
 Aprovecharse de los descuentos de grupo
 Hay descuentos por venta anticipada

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