2019

Plan Institucional De
Archivos - Pinar

LINA MARIA LEGARDA MARTINEZ

Alcaldía Municipal de Nariño
Secretaria de Gobierno
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DEPARTAMENTO DE NARIÑO
MUNICIPIO DE NARIÑO SECRETARÍA DE
ALCALDÍA MUNICIPAL GOBIERNO
NIT 814003734-4

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 4
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO.................................................................................................. 5
2.1. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................... 7
2.2. PROPÓSITO ........................................................................................................................... 8
3. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PARA LA ALCALDÍA
MUNICIPAL DE NARIÑO ........................................................................................................ 8
3.1. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ....................................................................... 8
3.2. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ........................................................................ 12
3.3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR .................. 22
4. OBJETIVOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR .................................... 23
5. PLANES Y PROYECTOS ..................................................................................................... 23
6. MAPA DE RUTA ................................................................................................................... 25
7. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO .................................................................................... 28
8. GLOSARIO ........................................................................................................................... 29
9. BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................... 29

“UNIÓN, EMPRENDIMIENTO Y OPORTUNIDAD”

Alcaldía Municipal de Nariño – Carrera 4ta 4-09 Plaza Principal Telefax 7231578
Correo electrónico: alcaldia@narino-narino.gov.co - contactenos@narino-narino.gov.co
Código Postal: 522020
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LISTADO DE TABLAS

Pág.

Tabla 1 - Formulación de Aspectos Críticos. 10

Tabla 2 - Evaluación y priorización 16
Tabla 3 - Priorización de aspectos y ejes articuladores 24
Tabla 4 - Planes y Proyectos. 26
Tabla 5 - Mapa de Ruta 29
Tabla 6 - Mapa de Ruta vigencia 2019 30

LISTADO DE ANEXOS

Anexo 1: Calificación de Aspectos Críticos

“UNIÓN, EMPRENDIMIENTO Y OPORTUNIDAD”

Alcaldía Municipal de Nariño – Carrera 4ta 4-09 Plaza Principal Telefax 7231578
Correo electrónico: alcaldia@narino-narino.gov.co - contactenos@narino-narino.gov.co
Código Postal: 522020
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1. INTRODUCCIÓN

La planeación estratégica propende por el cumplimiento de uno o varios objetivos definidos, a partir de la
articulación y priorización de actividades, siendo una “herramienta de gestión que permite apoyar la toma de
decisiones de las organizaciones en torno al quehacer actual” (CEPAL, 2009) siendo este uno de los pilares
que toma forma en el siglo XXI apoyando así a las organizaciones en el cumplimiento de las metas, a partir de
la descripción de actividades que de acuerdo a la meta que deben alcanzar se formula su ejecución.

La Alcaldía Municipal de Nariño (N), es una entidad pública que no ha sido ajena a estos procesos
estratégicos, aplicándolos en varios escenarios desde la alta gerencia (Representante Legal), y transcendiendo
a las demás dependencias y procesos de la entidad, entendiéndose tanto tácticos como operativos, incluyendo
gestión documental.

De este modo y en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012, Ley 1712 de 2014 y el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015, se ha establecido el Plan Institucional de Archivos –
PINAR, como un instrumento archivístico que también se constituye como un instrumento de información y
gestión, el cual se debe elaborar de acuerdo a lo dispuesto en el “Manual de formulación del Plan Institucional
de Archivos” propuesto por el Archivo General de la Nación.

Es importante señalar, que el Plan Institucional de Archivos es un proceso dinámico por su rol estratégico para
la función archivística, dirigido a la alta gerencia y áreas relacionadas, el cual aporta beneficios a las entidades
tales como:

i) Contar con un marco de referencia para la planeación y el desarrollo de la función

archivística,
ii) Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función
archivística,
iii) Optimizar el uso de recursos previstos para la gestión y procesos archivísticos en el Plan
Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual,
iv) Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la productividad organizacional,
v) Articular y coordinar los planes, programas, proyectos y modelos relacionados con la
gestión documental, la función archivística y articulados con los planes generales y proyectos
de desarrollo de COLCIENCIAS.
vi) Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y proyectos formulados. (Archivo
General de la Nación, 2014).

Por lo anterior la Alcaldía Municipal de Nariño, mediante el programa de gestión documental elaborado en el
2017, estableció dentro de sus actividades para el proceso de gestión archivística, la generación de
instrumentos que permitan avanzar no solo en el cumplimiento normativo sino también el mejoramiento y
desempeño del proceso de gestión documental que existe en la entidad, para lo cual se siguió la siguiente
estructura:

 Producción Documental.
 Recepción de documentos.
 Distribución de Documentos.
 Tramite de Documentos.
 Organización de los Documentos.

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 Consulta de Documentos.
 Disposición Final de los Documentos.

Con el objeto de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012, la Alcaldía Municipal de Nariño(N) planea
desarrollar para el periodo 2019 el Plan Institucional de Archivos – PINAR, como iniciativa de seguir avanzando y
esperando que la siguiente administración amplié este periodo; dicho plan parte de las necesidades
evidenciadas en cada una de las reuniones de comités y las implicadas en la revisión documental de este
documento, que se materializan en la calificación de aspectos críticos, así como la identificación de las acciones
de los diferentes Planes de Mejoramiento a partir de las evaluaciones internas y/o auditorías externas.

A partir de lo anterior, se identifican los aspectos críticos relevantes de la gestión documental en la Alcaldía
Municipal de Nariño (N), posteriormente se priorizan dichas necesidades de acuerdo a los lineamientos
establecidos por el Archivo General de la Nación en relación a los criterios de calificación, para posteriormente
trazar los objetivos a desarrollar que den respuesta por medio de los planes y proyectos a lo que se requiere
lograr en el corto, mediano y largo plazo.

El documento describe el Plan Institucional de Archivos – PINAR para la Alcaldía Municipal de Nariño(N),
como el instrumento que permitirá la planeación, ejecución y articulación con los diferentes planes y proyectos
estratégicos previstos por la entidad en torno de la función archivística.

Finalmente se realiza la proyección de requerimiento para el desarrollo de actividades y se mide los avances y la
ejecución de las actividades con el fin de finiquitar necesidades del proceso de gestión documental, dicha
medición dependerá del seguimiento posterior que se haga a cada objetivo, acción, proyecto o plan.

2. CONTEXTO ESTRATÉGICO

El Plan Institucional de Archivos- PINAR se articula con el Plan de Desarrollo Territorial en la dimensión
Institucional y específicamente en el sector de Fortalecimiento Institucional, claro está de manera general en los
siguientes aspectos:

 Objetivo Estratégico:
o Mejorar los procesos de gestión y comunicación de la entidad.

 Programa Estratégico:
o Fortalecimiento Institucional.
 Estrategia 1: Divulgación por los diferentes medios de los programas, planes de
acción, políticas y rendición de cuentas de la entidad.
 Estrategia 5: Fortalecimiento a la oficina de control interno del municipio. En este
punto se toma como elemento transversal al eje de información y comunicación que
incluye los medios, mecanismos, sistemas y herramientas relacionadas con la
comunicación y disposición de la información.

 Meta Resultado/Producto:
o Resultado: Apoyo a la gestión de calidad de la administración.
 Producto: Fortalecimiento de los procesos de la alcaldía municipal.
o Resultado: Capacitación a servidores públicos:
 Producto: Capacitación de servidores públicos.

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Al respecto es necesario vincular a través de los instrumentos propuestos a nivel institucional y nacional
relacionados con el seguimiento y monitoreo de la ejecución del plan de desarrollo territorial, especialmente de
los planes indicativos reportados a través del portal del Departamento Nacional de Planeación que corresponde
al Sistema de Información para la Evaluación de la Eficacia – SIEE.

Por parte de la oficina de control interno se desarrolló el programa de auditoria interna que dentro del proceso de
gestión documental logro identificar oportunidades de mejoramiento que a la fecha se fortalecer mediante
acciones, que nos permiten visualizar tres (3) áreas de desarrollo:

PLANEACIÓN:
 Conformación y actuación del Comité Interno de Archivo.
 Programa de Gestión Documental:
o Elaboración
o Socialización y capacitación.
 Tablas de Retención Documental:
o Revisión.
o Modificación y actualización.
o Presentación ante el consejo Departamental de Archivo.
 Manual de Archivo:
o Revisión.
o Actualización (opcional).

ARCHIVO DE GESTIÓN:
 Implementar las Tablas de Retención Documental y apoyar en la reorganización de Archivos de
Gestión, física y magnéticamente en todas las Dependencias y Oficinas de la Alcaldía Municipal de
Nariño.
o Se ha llevado a cabo la organización del archivo de gestión.

ARCHIVO CENTRAL:
 Depuración de Documentos
 Ordenación Documental
 Disposición Final de Documentos
 Rotulación
 Inventario
 Sistematización del Inventario Documental (Base de datos)

El documento de Tablas de Retención Documental se ha presentado ante el Consejo Departamental de Archivo,

y se espera las recomendaciones y futura aprobación, sin embargo, reconociendo del dinamismo de la
administración pública se ha ido haciendo los ejercicios de depuración, actualización e implementación en las
diferentes dependencias de tal manera que se pueda desplegar según la producción documental las series y
subseries de este instrumento y así obtener un archivo más acorde a la realidad institucional, que al final de
cada vigencia corresponda en un Inventario Único de Documentos que esté a disposición de los diferentes
usuarios tanto internos como externos.

En relación al plan institucional de capacitación que corresponde a uno de los elementos del Desarrollo de
Talento Humano se tiene los siguientes resultados:

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 Capacitación al Comité Interno de Archivo en relación al programa de gestión documental – PGD, Plan
Institucional de Archivos – PINAR, Manejo de Tablas de Retención Documental – TRD.

Finalmente se identificó el desarrollo de actividades de la mano del plan de mejoramiento propuesto para el
proceso de gestión documental, así:

ACCIÓN/ACTIVIDAD PROPÓSITO / OBJETIVO

Organización archivos de Gestión, Consultas de Con estas actividades se ha podido cumplir con
documentos, Préstamo de documentos, Presentación de la finalidad de los archivos, con la búsqueda de
informes a órganos de control y entidades públicas: información contenida en los documentos, lo
cual ha permitido dar respuesta oportuna a las
solicitudes realizadas por los habitantes del
Municipio.
Reuniones con los integrantes del comité Municipal de Implementar a cabalidad la ley 544 de 2000, la
Archivo, Actuar como la secretaria técnica del órgano ley general de transparencia 1712 de 2014 que
anterior, lo cual obliga a levantar actas y entregar los reconoce el derecho al acceso a la información
informes que regulan el sistema Nacional de Archivo. pública nacional.
Desarrollar el plan de mejoramiento de archivo central
requerido por control interno.
Desarrollar las actividades estipuladas en el cronograma Desarrollar cada una de las acciones
de actividades, Presentación de informes a órganos de identificadas, formuladas y sugeridas en razón
control y entidades públicas. de la gestión documental.
Organización de Archivo Central. Se realizaron Implementar el proceso de gestión documental
actividades como: Clasificación de documentos, en relación a los procesos y requerimientos
Ordenación de folios en carpetas de Yute, Remplazo de técnicos necesarios para demostrar ante los
carpetas y AZ por nuevas carpetas de Yute. Oficio, entes de control los avances satisfactorios.
Ubicación de carpetas en cajas de archivo, Rotulación e
identificación de las carpetas y cajas de archivo
Organización Archivo de Contratación. Se desarrollan las Buscar modelos que se puedan replicar al
actividades como: Organización de contratos de acuerdo a interior de la entidad frente al tema centrar de
su modalidad (CD- Contratación Directa, CMC- gestión documental.
Contratación Mínima Cuantía, CD-C- Contratación Directa
de convenio, CA- Contratación de Arrendamiento, LP-
Licitación pública). Ingresar información de la contratación
a la base de datos del Archivo Municipal.

2.1. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Como parte de los requisitos para avanzar dentro del proceso de gestión documental y dentro del marco de las
políticas de desempeño institucional es primordial que exista una política de gestión documental que articula
las acciones hacia una verdadera iniciativa de disponibilidad y protección de la memoria organizacional. Es por
eso que para la Alcaldía Municipal de Nariño (N) fue necesario diseñar la siguiente política de gestión
documental:

La Alcaldía Municipal de Nariño (N), declara en la presente política su posición y compromiso con
respecto a la confiabilidad, autenticidad, integridad y usabilidad de sus registros de información

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(archivos físicos y electrónicos), a la definición, implementación, operación y mejora de un esquema

de Gestión Documental que se relacione con la operación de la norma NTC/ISO 30300 y NTC/ISO
30301 soportado en directrices alienados a las necesidades y plan de Desarrollo Territorial, a los
requerimientos regulatorios en materia de Gestión Documental, ley de transparencia y acceso a la
información pública, al apoyo, generación y publicación de sus políticas, procedimientos, e
instructivos, como parte de una estrategia orientada a la gestión de los registros: a) creación y
control, b) definición de roles y responsabilidades, c) establecimiento de procesos sistemáticos, d)
establecimiento de escalas de medición y evaluación y e) definición de instancias de revisión y mejora.

La Política de la Alcaldía Municipal de Nariño (N), busca cumplir con los propósitos de la política nacional
frente a los archivos del estado y el patrimonio documental en todos los medios habilitados a la fecha.

2.2. PROPÓSITO

Como fundamente estratégico y técnico se busca crear mediante este documento un instrumento que permita la
planeación archivística articulada a las acciones necesarias para el mejoramiento continuo del proceso
de gestión documental que se construye actualmente, el cual se considera transversal para toda la
Alcaldía Municipal de Nariño (N) con particularidad en los archivos instaurados: de gestión, central e
histórico que sirve de soporte para las diferentes gestiones realizadas al interior de la entidad como
ejercicio de sus funciones.

3. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE

NARIÑO (N)

3.1. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

Dentro el proceso de definición e identificación de aspectos críticos del proceso de Gestión Documental en la
Alcaldía Municipal de Nariño (N), fue necesario realizar la revisión y análisis sobre los antecedentes que
desde gestión documental se han documentado, tales como: los mapas de riesgos, los resultados de auditorías
internas, el Plan de Mejoramiento Archivístico, así como el diagnóstico de archivo “desarrollado por el personal
del área”, en el marco de la primera fase para la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD,
así como las revisiones documentales de aspectos como la tecnología disponible y capacidad institucional; del
mismo modo la revisión de la documentación normalizada para el archivo de la entidad de la cual existe
publicaciones en la la página web y aplicativos sencillos utilizados para el ejercicio de la gestión documental,
permitiendo de esta manera hacer un reconocimiento sobre esta temática de gestión documental.

A partir del análisis de la información descrita, se establecen los aspectos críticos y los riesgos asociados a
cada uno, en la siguiente tabla:
Tabla 1: Formulación de Aspectos Críticos.
No ASPECTOS CRÍTICOS DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
Articular el Programa de Gestión Documental Practicas inadecuadas en la aplicación de un instrumento
- PGD con el PINAR, el MECI, las TRD, los desactualizado o desarticulado. Existe la necesidad de
1 cuadros de clasificación y demás organizar la documentación de los archivos de gestión,
instrumentos archivísticos conforme a las central e histórico.
necesidades de la Alcaldía Municipal de No disponer de una guía acorde al proceso de gestión

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No ASPECTOS CRÍTICOS
Nariño.
Dar continuidad al proceso de actualización y
consolidación de inventarios documentales
2 del acervo documental de la Alcaldía
Municipal de Nariño. Vigencias intervenidas
2018, 2017, 2016.
Definir y actualizar los documentos
formalizados en el sistema de gestión actual
(Modelo de Operación por Procesos – MECI),
3
asociados a los procesos de la gestión
documental descritos en el Decreto 2609 de
2012.
Articular la Política de Cero Papel del nivel
nacional con los actos administrativos
institucionales relacionados y la estrategia de
Gestión de Documentos electrónicos con el
4
Programa de Gestión Documental – PGD y
los lineamientos técnicos archivísticos de la
Alcaldía Municipal de Nariño liderado por el
área de Gestión Documental.
Posesionar el proceso de Gestión
Documental en la Entidad, beneficiándose de
5 la prioridad de la alta dirección y vinculación
con los planes de acción y de auditoria
actual.
Identificar y elaborar los instrumentos
archivísticos que permitan avanzar en la
6 madurez del proceso de gestión documental,
tales como: Modelo de requisitos para la
gestión de documentos electrónicos, Tabla de
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GOBIERNO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
documental y la realidad Institucional, permitiendo así la
consolidación y articulación de los documentos
existentes.
Desarticulación de los objetivos del PGD frente a lo
establecido por la Entidad. Existen prioridades que pueden
alinearse para avanzar en la implementación del proceso
de gestión documental.
No disponer del control de la información de manera
normalizada.
Espacio infraestructura limitado.
Dificultad para la consulta y recuperación de la información
en el Archivo Central.
Personal no disponible dentro del área.
Practicas inadecuadas respecto a los lineamientos legales
las cuales se encuentran desactualizados o no existentes
sobre el quehacer de cada dependencia frente a los
procesos archivístico.
Vulnerabilidad para la pérdida de la información
institucional, debido a la normalización de procedimientos.
Información mal diligenciada por inexistencia de
instructivos de diligenciamiento de los formatos o formas.
Generación de documentos institucionales sin el
componente técnico archivístico para su adecuada
definición, presentación, difusión, almacenamiento y
disposición.
Incumplimiento en la normatividad frente a la definición de
documento normalizados (normas técnicas de producción
de documentos)
Dentro del plan de desarrollo no se identifica claramente
metas de fortalecimiento institucional relacionadas sobre la
gestión documental, básicas para avanzar dentro de los
compromisos del Plan de Gestión Documental – PGD.
El apoyo al área se ha visto desarticulado, siendo
necesario ocupar de otras áreas recursos para poder
avanzar de manera ágil en el compromiso institucional, de
la mano con el cumplimiento normativo.
Los requisitos normativos son más exigentes frente a la
gestión de documentos y deben de cumplirse a
cabalidad, siendo necesario cubrir este tipo de requisitos
de gestión documental en el ámbito electrónico (desde su
generación, recepción, almacenamiento y comunicación).
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No ASPECTOS CRÍTICOS
control de acceso, así como gestionar la
actualización del registro de activos de
información y finalizar la elaboración del
Índice de información clasificada y reservada
y lograr su aprobación e implementación en la
Alcaldía Municipal de Nariño.
Articular las áreas de Atención al Ciudadano
y Gestión Documental para el monitoreo y
seguimiento constante sobre las PQRS que
7 ingresan a la Alcaldía Municipal de Nariño en
armonía a los canales de comunicación
definidos (Unidad de Atención al Ciudadano –
Ventanilla Única de Correspondencia).
Gestionar con la Alta Dirección y su equipo
de gobierno el desarrollo de un sistema
integrado de conservación de tal forma que
permita la conservación y preservación de
8 cualquier tipo de documentos, que incluya la
utilización de firmas digitales en atención a
los lineamientos que se definan según la
normatividad vigente sobre la autorización y
uso de firmas en la Entidad.
Evaluar y definir la continuidad del Sistema
de Información de Gestión Documental,
teniendo en cuenta las necesidades y
requerimientos técnicos de la Alcaldía
9
Municipal de Nariño acordes a la
normatividad archivística vigente y la mejora
continua. (Se pone en consideración el
sistema de información ORFEO).
SECRETARÍA DE
GOBIERNO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
La fundamentación y construcción de metodologías se
debe de considerar un proceso permanente, sin embargo,
no se identifica claridad sobre la continuidad del personal
a cargo de este proceso, existe alta rotación y necesidad
de disposición de recursos financieros para poder
avanzar de manera efectiva.
Aumento de malas prácticas de manejo de la información
por inexistencia u obsolescencia de los instrumentos, así
como de los materiales básicos para cumplir con este tipo
de requisitos archivísticos.
Fallas en la seguridad de la información por no contar con
políticas establecidas para el acceso a la misma.
Desconocimiento de la relación sobre la oportunidad de las
respuestas y los costos administrativos implícitos en las
PQR´s mal gestionadas.
Bajo análisis de la estadística que permitiera el
aprovechamiento de la información de las PQRS para la
toma de decisiones.
Perdida de información relevante sobre la percepción de la
ciudadanía en cuanto a los servicios que presta la Entidad.
Aumento de tiempo en trámites y respuestas que podrían
ser automatizadas y monitoreadas.
Desactualización de la Entidad frente a la guía de
gobierno en línea y Ley Anti trámites.
Nula política institucional de manejo documental que
permita la integridad, autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad.
Perdida de información por la insuficiencia, no adquisición
u obsolescencia del sistema de información.
Generación de trámites adicionales tanto para la entidad
como para el ciudadano por inoperatividad, no adquisición
e insuficiencia del sistema de información.
Creación de tareas adicionales y aumento de tiempos y
costos para respuesta de cada uno de los requerimientos.
Desarticulación del sistema con los instrumentos
archivísticos ocasionando perdida de información.
Desaprovechamiento de los recursos asignados al no
tener interoperabilidad entre el sistema de gestión
documental y los demás aplicativos de la entidad
Desaprovechamiento de recursos por la posibilidad de
tareas redundantes debido a la inexistencia de flujos de
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No ASPECTOS CRÍTICOS
No se cuenta con la adecuada aplicación de
las Tablas de Retención Documental las
10 cuales deben ser convalidadas por el Archivo
General de la Nación o ente validador
regional.
Nula fijación de la estrategia de un archivo
de gestión centralizado, de la mano con la
conformación del acervo documental con los
11
distintos soportes (físicos, electrónicos,
virtuales o mezcla de estos) acorde a los
lineamientos y normatividad vigente.
12 No se ha elaborado y presentado para
SECRETARÍA DE
GOBIERNO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
trabajo definidos en el sistema de acuerdo a la estructura
orgánica funcional y capacidad institucional del personal
de planta o de contrato.
Manejo de soluciones tecnológicas básicas o sin madurez.
Perdida de información por malas prácticas o falta de
divulgación de las TRD para clasificación y disposición.
Generación y conservación de documentos innecesarios.
Hallazgos por parte de los entes de control.
Incumplimiento de la normatividad vigente
No se optimizan los recursos de la entidad en temas de
custodia y conservación.
Perdida de información por desactualización de las
Tablas de Retención Documental, dejando unidades
documentales sin identificar.
Incumplimiento de los principios de orden original y
procedencia.
Perdida de información por la no conformación de
expedientes según las tablas de retención documental.
Incumplimiento en la normatividad vigente.
Incumplimiento en la aplicación de instrumentos
archivísticos, como:
 Cuadro de Clasificación Documental – CCD.
 Inventario Documental.
 Modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos.
 Bancos terminológicos.
 Los mapas de procesos, flujos documentales y la
descripción de las funciones de las unidades
administrativas de la entidad.
 Tablas de Control de Acceso.
Solo se cuenta con:
 Tabla de Retención Documental – TRD.
 Programa de Gestión Documental – PGD.
 Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR.
(El Decreto 2609 de 2012)
Hallazgos administrativos de entes de control por
incumplimiento de la norma.
No se ha iniciado la consolidación de expedientes cuyo
contenido se encuentra en medios magnéticos; existen
escaneado (medio óptico) pero sin organización
documental, puede convertirse en información sin valor.
Expedientes no constituidos integralmente debido a que no
están sincronizadas las Tablas de Retención Documental
vigentes.
Aumento en costos por custodia de información que ya ha
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No ASPECTOS CRÍTICOS DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

aprobación e implementación las Tablas de
Valoración Documental, garantizando la
intervención del Fondo Documental
Acumulado vigente (determinar los periodos
del fondo).
No se cuenta con una estrategia de
desempeño institucional en armonía con el
modelo integral de planeación y gestión –
MIPG, que incluya el diseño, formulación y
13 aplicación un Sistema Integrado de
Conservación (desde la conservación
documental y preservación digital, bajo el
concepto de archivo total, acorde con la
política de gestión documental).
No se tiene articulado el diseño e
implementación del Programa de documentos
vitales o esenciales, que debe de estar
asociado al Programa de Gestión de
Documental – PGD y debe armonizarse con el
Programa de Prevención de Emergencias y
Atención de Desastres del Plan de
Conservación Documental en el marco del
Sistema Integrado de Conservación, el cual
14 cuente con la documentación necesaria, para
asegurar la continuidad del servicio y unidades
de negocio (dependencias), garantizando a su
vez la disponibilidad y acceso de los
documentos a largo plazo.
cumplido su tiempo de retención.
Desconocimiento del archivo custodiado sus valores y
disposición.
Generación de trámites adicionales para la recuperación
de los documentos.
Hallazgos de entes de control por inadecuado
almacenamiento documental.
Incumplimiento de la normatividad vigente
Desconocimiento de los factores de riesgo y pérdida de
información.
Bajo despliegue de la política de gestión documental
nacional a nivel territorial.
Inadecuado manejo de los documentos.
Perdida de información por conservación y preservación
ineducada.
Perdida de información por obsolescencia.
Uso inadecuado de unidas de conservación y mobiliario.
Inadecuada intervención de la documentación identificada
con afectación o deterioro biológico (es necesario
diagnosticar a profundidad este criterio).
Unidades documentales sin el debido cuidado especial
para su preservación.
Documentación que ha variado su medio o forma de
registro en diferentes unidades documentales (series y
subseries), no existe trazabilidad de la producción
documental.
Documentación que aún no se tiene registrada para su
tratamiento o no se ha fijado su tratamiento por su
valoración.

3.2. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

Para la priorización de los aspectos críticos, se tomó como base el Manual de Formulación del Plan Institucional
de Archivos del Archivo General de la Nación en donde se describen los criterios utilizados para la calificación.

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La finalidad del presente formato es otorgar una calificación frente a cada ítem de evaluación a partir de cada
eje articulador (anexo 1), esta calificación se basa en dar un punto al eje cuyo contenido interviniera de manera
directa sobre el aspecto crítico, la sumatoria total por cada aspecto, frente al eje, es la que determina el nivel de
impacto, dando como resultado la siguiente tabla:

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Tabla 2- Evaluación y priorización

EJES ARTICULADORES
ASPECTOS CRÍTICOS Aspectos
Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
3. Se cuenta con 3 3. Se cuenta con 3 3. Se cuenta con archivos 3 3. Se cuenta con 3 4. Se aplica el marco 4
procesos de seguimiento, esquemas de centrales e históricos. acuerdos de legal y normativo
Articular el Programa de Gestión evaluación y mejora para comunicación en la confidencialidad y concerniente a la función
Documental - PGD con el PINAR, el la gestión de entidad para difundir la políticas de protección de archivística.
MECI, las TRD, los cuadros de documentos. importancia de la gestión datos a nivel interno y
clasificación y demás instrumentos de documentos. con terceros. 16
archivísticos conforme a las
necesidades de la Alcaldía Municipal
de Nariño.

4. Se tiene establecida la 4 4. Se cuenta con
política de gestión esquemas de
Dar continuidad al proceso de documental. capacitación y formación
actualización y consolidación de internos para la gestión
inventarios documentales del acervo de documentos,
documental de la Alcaldía Municipal articulados con el plan
de Nariño. Vigencias intervenidas institucional de
2018, 2017, 2016. capacitación.
4 1. Se cuenta con 1 2. Se cuenta con 2 4. Se aplica el marco 4
procesos y herramientas herramientas, legal y normativo
normalizados para la tecnológicas acordes a concerniente a la función
preservación y las necesidades de la archivística.
conservación a largo entidad, las cuales 15
plazo de los documentos. permiten hacer buen uso
de los documentos.

7. Se documentan 7 1. Se cuenta con 1 4. La conservación y 4 1. Se cuenta con políticas 1 1. La gestión documental 1

procesos o actividades de políticas que garanticen preservación se basa en asociadas a las se encuentra
Definir y actualizar los documentos gestión de documentos. la disponibilidad y la normativa, requisitos herramientas implementada acorde
formalizados en el sistema de gestión accesibilidad de la legales, administrativos y tecnológicas que con el modelo integrado
actual (Modelo de Operación por información. técnicos que le aplican a respaldan la seguridad, de planeación y gestión. 14
Procesos – MECI), asociados a los la entidad. usabilidad, accesibilidad,
procesos de la gestión documental integridad y autenticidad
descritos en el Decreto 2609 de 2012. de la información
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EJES ARTICULADORES
ASPECTOS CRÍTICOS Aspectos
Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
1. Se considera el ciclo 1 3. Se cuenta con 3 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con políticas 1 4. Se aplica el marco 4
vital de los documentos esquemas de procesos y herramientas asociadas a las legal y normativo
integrando aspectos comunicación en la normalizados para la herramientas concerniente a la función
Articular la Política de Cero Papel del administrativos, legales, entidad para difundir la preservación y tecnológicas que archivística.
nivel nacional con los actos funcionales y técnicos. importancia de la gestión conservación a largo respaldan la seguridad,
administrativos institucionales de documentos. plazo de los documentos. usabilidad, accesibilidad,
relacionados y la estrategia de integridad y autenticidad
Gestión de Documentos electrónicos de la información
10
con el Programa de Gestión
Documental – PGD y los lineamientos
técnicos archivísticos de la Alcaldía
Municipal de Nariño liderado por el
área de Gestión Documental.

3. Se cuenta con 3 3. Se cuenta con 3 3. Se cuenta con archivos 3 3. Se cuenta con 3 2. Se tiene articulada la 2
procesos de seguimiento, esquemas de centrales e históricos. acuerdos de política de gestión
Posesionar el proceso de Gestión evaluación y mejora para comunicación en la confidencialidad y documental con los
Documental en la Entidad, la gestión de entidad para difundir la políticas de protección de sistemas y modelos de
beneficiándose de la prioridad de la documentos. importancia de la gestión datos a nivel interno y gestión de la entidad. 14
alta dirección y vinculación con los de documentos. con terceros.
planes de acción y de auditoria
actual.
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Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
1. Se considera el ciclo 1 3. Se cuenta con 3 3. Se cuenta con archivos 3 3. Se cuenta con 3 2. Se tiene articulada la 2
vital de los documentos esquemas de centrales e históricos. acuerdos de política de gestión
integrando aspectos comunicación en la confidencialidad y documental con los
administrativos, legales, entidad para difundir la políticas de protección de sistemas y modelos de
funcionales y técnicos. importancia de la gestión datos a nivel interno y gestión de la entidad.
Identificar y elaborar los instrumentos de documentos. con terceros.
archivísticos que permitan avanzar en
la madurez del proceso de gestión
documental, tales como: Modelo de
requisitos para la gestión de
documentos electrónicos, Tabla de
control de acceso, así como gestionar 12
la actualización del registro de activos
de información y finalizar la
elaboración del Índice de información
clasificada y reservada y lograr su
aprobación e implementación en la
Alcaldía Municipal de Nariño.
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Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
1. Se considera el ciclo 1 3. Se cuenta con 3 1. Se cuenta con 1 3. Se cuenta con 3 1. La gestión documental 1
vital de los documentos esquemas de procesos y herramientas acuerdos de se encuentra
integrando aspectos comunicación en la normalizados para la confidencialidad y implementada acorde
Articular las áreas de Atención al administrativos, legales, entidad para difundir la preservación y políticas de protección de con el modelo integrado
Ciudadano y Gestión Documental funcionales y técnicos. importancia de la gestión conservación a largo datos a nivel interno y de planeación y gestión.
para el monitoreo y seguimiento de documentos. plazo de los documentos. con terceros.
constante sobre las PQRS que
ingresan a la Alcaldía Municipal de 9
Nariño en armonía a los canales de
comunicación definidos (Unidad de
Atención al Ciudadano – Ventanilla
Única de Correspondencia).

1. Se considera el ciclo 1 1. Se cuenta con 1 3. Se cuenta con archivos 3 1. Se cuenta con políticas 1 2. Se tiene articulada la 2
vital de los documentos políticas que garanticen centrales e históricos. asociadas a las política de gestión
integrando aspectos la disponibilidad y herramientas documental con los
Gestionar con la Alta Dirección y su administrativos, legales, accesibilidad de la tecnológicas que sistemas y modelos de
equipo de gobierno el desarrollo de funcionales y técnicos. información. respaldan la seguridad, gestión de la entidad.
un sistema integrado de conservación usabilidad, accesibilidad,
de tal forma que permita la integridad y autenticidad
conservación y preservación de de la información
cualquier tipo de documentos, que
8
incluya la utilización de firmas
digitales en atención a los
lineamientos que se definan según la
normatividad vigente sobre la
autorización y uso de firmas en la
Entidad.
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Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
1. Se considera el ciclo 1 2. Se cuenta con 2 2. Se cuenta con un 2 2. Se cuenta con 2 1. La gestión documental 1
vital de los documentos personal idóneo y esquema de metadatos, herramientas, se encuentra
integrando aspectos suficiente para atender integrado a otros tecnológicas acordes a implementada acorde
Evaluar y definir la continuidad del administrativos, legales, las necesidades sistemas de gestión. las necesidades de la con el modelo integrado
Sistema de Información de Gestión funcionales y técnicos. documentales y de entidad, las cuales de planeación y gestión.
Documental, teniendo en cuenta las archivo de los permiten hacer buen uso
necesidades y requerimientos ciudadanos. de los documentos.
técnicos de la Alcaldía Municipal de 8
Nariño acordes a la normatividad
archivística vigente y la mejora
continua. (Se pone en consideración
el sistema de información ORFEO).

1. Se considera el ciclo 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con políticas 1 1. La gestión documental 1
vital de los documentos políticas que garanticen procesos y herramientas asociadas a las se encuentra
No se cuenta con la adecuada integrando aspectos la disponibilidad y normalizados para la herramientas implementada acorde
aplicación de las Tablas de Retención administrativos, legales, accesibilidad de la preservación y tecnológicas que con el modelo integrado
Documental las cuales deben ser funcionales y técnicos. información. conservación a largo respaldan la seguridad, de planeación y gestión. 5
convalidadas por el Archivo General plazo de los documentos. usabilidad, accesibilidad,
de la Nación o ente validador integridad y autenticidad
regional. de la información
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Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
1. Se considera el ciclo 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con políticas 1 2. Se tiene articulada la 2
vital de los documentos políticas que garanticen procesos y herramientas asociadas a las política de gestión
integrando aspectos la disponibilidad y normalizados para la herramientas documental con los
Nula fijación de la estrategia de un administrativos, legales, accesibilidad de la preservación y tecnológicas que sistemas y modelos de
archivo de gestión centralizado, de la funcionales y técnicos. información. conservación a largo respaldan la seguridad, gestión de la entidad.
mano con la conformación del acervo plazo de los documentos. usabilidad, accesibilidad,
documental con los distintos soportes integridad y autenticidad 6
(físicos, electrónicos, virtuales o de la información
mezcla de estos) acorde a los
lineamientos y normatividad vigente.

1. Se considera el ciclo 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con políticas 1 1. La gestión documental 1
vital de los documentos políticas que garanticen procesos y herramientas asociadas a las se encuentra
No se ha elaborado y presentado integrando aspectos la disponibilidad y normalizados para la herramientas implementada acorde
para aprobación e implementación las administrativos, legales, accesibilidad de la preservación y tecnológicas que con el modelo integrado
Tablas de Valoración Documental, funcionales y técnicos. información. conservación a largo respaldan la seguridad, de planeación y gestión.
garantizando la intervención del plazo de los documentos. usabilidad, accesibilidad, 5
Fondo Documental Acumulado integridad y autenticidad
vigente (determinar los periodos del de la información
fondo).
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ASPECTOS CRÍTICOS Aspectos
Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
1. Se considera el ciclo 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con políticas 1 1. La gestión documental 1
vital de los documentos políticas que garanticen procesos y herramientas asociadas a las se encuentra
integrando aspectos la disponibilidad y normalizados para la herramientas implementada acorde
administrativos, legales, accesibilidad de la preservación y tecnológicas que con el modelo integrado
No se cuenta con una estrategia de funcionales y técnicos. información. conservación a largo respaldan la seguridad, de planeación y gestión.
desempeño institucional en armonía plazo de los documentos. usabilidad, accesibilidad,
con el modelo integral de planeación integridad y autenticidad
y gestión – MIPG, que incluya el de la información
diseño, formulación y aplicación un
5
Sistema Integrado de Conservación
(desde la conservación documental y
preservación digital, bajo el concepto
de archivo total, acorde con la política
de gestión documental).
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EJES ARTICULADORES
ASPECTOS CRÍTICOS Aspectos
Administración de Acceso a la Preservación de la Fortalecimiento y
Vr Vr Vr tecnológicos y de Vr Vr TOTAL
Archivos Información Información articulación
seguridad
1. Se considera el ciclo 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con 1 1. Se cuenta con políticas 1 1. La gestión documental 1
vital de los documentos políticas que garanticen procesos y herramientas asociadas a las se encuentra
integrando aspectos la disponibilidad y normalizados para la herramientas implementada acorde
administrativos, legales, accesibilidad de la preservación y tecnológicas que con el modelo integrado
funcionales y técnicos. información. conservación a largo respaldan la seguridad, de planeación y gestión.
No se tiene articulado el diseño e plazo de los documentos. usabilidad, accesibilidad,
implementación del Programa de integridad y autenticidad
documentos vitales o esenciales, que de la información
debe de estar asociado al Programa
de Gestión de Documental – PGD y
debe armonizarse con el Programa
de Prevención de Emergencias y
Atención de Desastres del Plan de
Conservación Documental en el 5
marco del Sistema Integrado de
Conservación, el cual cuente con la
documentación necesaria, para
asegurar la continuidad del servicio y
unidades de negocio (dependencias),
garantizando a su vez la
disponibilidad y acceso de los
documentos a largo plazo.

TOTAL 27 28 26 24 27
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El resultado de calificación de cada criterio según los ejes articuladores se le aplico el método de semaforización
con el fin de identificar más fácilmente que aspecto es de mayor impacto y que eje es el que tiene mayor
preponderancia en el resultado de la calificación. Por tanto, el color rojo invita a tomar mayor prioridad sobre
cada aspecto y así mismo sobre cada eje articulador.

El balance es que el eje de mayor relevancia corresponde al ACCESO A LA INFORMACIÓN, dato que permite ir
identificando las estrategias a seguir sobre el diagnóstico del proceso de gestión documental.

3.3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

A partir de la definición y evaluación de los aspectos críticos, se estableció con el Grupo de apoyo logístico y
documental de la Entidad, que los aspectos cuyo resultado de la evaluación superaran los ocho (8) puntos y los
ejes articuladores mayores a veintiséis (26), serían los aspectos críticos a tratar del PINAR; los cuales se
relacionan a continuación:
Tabla 3 – Priorización de aspectos y ejes articuladores.
ASPECTOS CRÍTICOS TOTAL
Articular el Programa de Gestión Documental - PGD con el PINAR, el MECI, las TRD, los cuadros de
clasificación y demás instrumentos archivísticos conforme a las necesidades de la Alcaldía Municipal 16
de Nariño.
Dar continuidad al proceso de actualización y consolidación de inventarios documentales del acervo
15
documental de la Alcaldía Municipal de Nariño. Vigencias intervenidas 2018, 2017, 2016.
Definir y actualizar los documentos formalizados en el sistema de gestión actual (Modelo de
Operación por Procesos – MECI), asociados a los procesos de la gestión documental descritos en el 14
Decreto 2609 de 2012.
Posesionar el proceso de Gestión Documental en la Entidad, beneficiándose de la prioridad de la alta
14
dirección y vinculación con los planes de acción y de auditoria actual.
Identificar y elaborar los instrumentos archivísticos que permitan avanzar en la madurez del proceso
de gestión documental, tales como: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos,
Tabla de control de acceso, así como gestionar la actualización del registro de activos de información 12
y finalizar la elaboración del Índice de información clasificada y reservada y lograr su aprobación e
implementación en la Alcaldía Municipal de Nariño.
Articular la Política de Cero Papel del nivel nacional con los actos administrativos institucionales
relacionados y la estrategia de Gestión de Documentos electrónicos con el Programa de Gestión
10
Documental – PGD y los lineamientos técnicos archivísticos de la Alcaldía Municipal de Nariño
liderado por el área de Gestión Documental.
Articular las áreas de Atención al Ciudadano y Gestión Documental para el monitoreo y seguimiento
constante sobre las PQRS que ingresan a la Alcaldía Municipal de Nariño en armonía a los canales
9
de comunicación definidos (Unidad de Atención al Ciudadano – Ventanilla Única de
Correspondencia).

Los ejes articuladores seleccionados para este Plan Institucional de Archivo corresponden en su orden a:

1. ACCESO A LA INFORMACIÓN (28 puntos)

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2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS (27 puntos)

3. FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN (27 puntos)

Una vez determinado lo anterior, se ha desarrollado la visión estratégica y objetivos a promulgar como parte del
Plan Institucional de Archivos – PINAR.

La Alcaldía Municipal de Nariño con el fin de cumplir con la normatividad archivística vigente y mejorar
continuamente su proceso de gestión documental implementará las herramientas tecnológicas,
instrumentos, programas (corto, mediano y largo plazo) y planes que sean necesarios para garantizar
la memoria institucional, histórica y administrativa que permitan su perdurabilidad, modernización y
acceso en las diferentes fases del ciclo vital del documento.

4. OBJETIVOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

Los objetivos del plan han sido definidos y construidos a partir de los aspectos críticos priorizados, de acuerdo
antes analizados en el presente documento, los cuales tienen como fin encaminar soluciones frente a las
problemáticas de la función archivística, estos objetivos son:

1. Conformar los expedientes en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos en el archivo de
gestión centralizado, aplicando las Tablas de Retención Documental vigentes (aprobadas o
actualizadas).

2. Elaborar, actualizar e implementar periódicamente los instrumentos archivísticos y documentos técnicos

propendiendo porque estén articulados con la situación actual de la entidad; en especial el Programa de
Gestión Documental.

3. Fijar la/las políticas que permitan desarrollar los ejes articuladores, en especial el referido al ACCESO A
LA INFORMACIÓN que se relaciona con la ley de transparencia y acceso a la información.

4. Generar una metodológica para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –,

acorde a las necesidades documentales de la entidad, con el fin de evaluar la pertinencia del sistema de
gestión de documentos actual.

5. Definir estrategias y lineamientos acordes a la normatividad archivística vigente en referencia a la

automatización de la información y la aplicación de la política nacional de seguridad de la información y
gobierno electrónico.

5. PLANES Y PROYECTOS

Como parte de la definición de los objetivos trazados, se identificaron los planes y proyectos a desarrollar
acorde a las metas pactadas, esto se estiman a corto y mediano plazo, con el fin de poder tener un seguimiento
real, que permita la toma de decisiones de manera oportuna.

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A continuación, se describe por cada aspecto crítico el objetivo y proyecto o plan diseñado.

Tabla 4 – Planes y Proyectos

ASPECTOS CRÍTICOS
Identificar y elaborar los instrumentos
archivísticos que permitan avanzar en la
madurez del proceso de gestión
documental, tales como: Modelo de
requisitos para la gestión de documentos
electrónicos, Tabla de control de acceso, así
como gestionar la actualización del registro
de activos de información y finalizar la
elaboración del Índice de información
clasificada y reservada y lograr su
aprobación e implementación en la Alcaldía
Municipal de Nariño.
Articular el Programa de Gestión
Documental - PGD con el PINAR, el MECI,
las TRD, los cuadros de clasificación y
demás instrumentos archivísticos
conforme a las necesidades de la Alcaldía
Municipal de Nariño.
Identificar y elaborar los instrumentos
archivísticos que permitan avanzar en la
madurez del proceso de gestión
documental, tales como: Modelo de
requisitos para la gestión de documentos
electrónicos, Tabla de control de acceso,
así como gestionar la actualización del
registro de activos de información y
finalizar la elaboración del Índice de
información clasificada y reservada y
lograr su aprobación e implementación en
la Alcaldía Municipal de Nariño.
Dar continuidad al proceso de
actualización y consolidación
inventarios documentales del acervo
documental de la Alcaldía Municipal de
Nariño. Vigencias intervenidas 2018, 2017,
2016.
Articular las áreas de Atención al
Ciudadano y Gestión Documental para el
monitoreo y seguimiento constante sobre
las PQRS que ingresan a la Alcaldía
OBJETIVOS PROYECTO
Implementación de las
Conformar los expedientes en cada una
TRD del 2016 al 2019.
de las fases del ciclo vital de los
Archivo de gestión. (2019)
documentos en el archivo de gestión
centralizado, archivo central e histórico.
Archivo central e histórico
2001 al 2018. (2022)
Elaborar, actualizar e implementar
periódicamente los instrumentos
Actualización de los
archivísticos y documentos técnicos
Instrumentos Archivísticos,
propendiendo porque estén articulados
que ya se encuentren
con la situación actual de la entidad;
aprobados en la Entidad.
en especial el Programa de Gestión
Documental.
de Actualización de la base
Generar una metodológica para el
de datos del inventario de
Sistema de Gestión de Documentos
documentos para el
Electrónicos de Archivo – acorde a las
archivo central.
necesidades documentales de la
entidad, con el fin de evaluar la
Fortalecimiento de la
pertinencia del sistema de gestión de
ventanilla única de
documentos actual.
correspondencia y
atención al ciudadano.

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ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS PROYECTO

Municipal de Nariño en armonía a los Revisión de cargas
canales de comunicación definidos laborales para identificar la
(Unidad de Atención al Ciudadano – necesidad de personal en
Ventanilla Única de Correspondencia). archivo. Plan de choque.
Diseño e implementación
de un Sistema de Gestión
Electrónica de
Documentos de Archivo.
SGDEA
Definir y actualizar los documentos
formalizados en el sistema de gestión
Asesoría y orientación en
actual (Modelo de Operación por Procesos Definir estrategias y lineamientos
materia de gestión
– MECI), asociados a los procesos de la acordes a la normatividad archivística
documental.
gestión documental descritos en el Decreto vigente en referencia a la
2609 de 2012. automatización de la información y la
Posesionar el proceso de Gestión aplicación de la política nacional de Implementación de
Documental en la Entidad, beneficiándose seguridad de la información y gobierno estrategias de
de la prioridad de la alta dirección y electrónico. acercamiento a la
vinculación con los planes de acción y de ciudadanía (lenguaje
auditoria actual. claro).
Articular la Política de Cero Papel del nivel
nacional con los actos administrativos
Fijar la/las políticas que permitan
institucionales relacionados y la estrategia
desarrollar los ejes articuladores, en
de Gestión de Documentos electrónicos Desarrollo de competencias
especial el referido al ACCESO A LA
con el Programa de Gestión Documental – laborales en gestión
INFORMACIÓN que se relaciona con
PGD y los lineamientos técnicos documental.
la ley de transparencia y acceso a la
archivísticos de la Alcaldía Municipal de
información.
Nariño liderado por el área de Gestión
Documental.

6. MAPA DE RUTA

De acuerdo al diseño de cada plan o proyecto, se identificó el tiempo de ejecución de acuerdo a las actividades
y alcance, el cual puede responder a una meta a corto, mediano o largo plazo. A continuación, se relaciona el
mapa de ruta para la vigencia 2019 – 2020, dada la actualización realizada al presente documento, en virtud
del cumplimiento del Decreto 612 del 2018 “Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes
institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”, siendo este una
herramienta para “identificar y comprender el orden en el que se van a desarrollar los planes y proyectos en la
entidad”:

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Tabla 5 – Mapa de Ruta

PROYECTO PRESUPUESTO ASIGNADO
Implementación de las TRD del 2016 al 2019. Archivo de Con cargo a las tareas desarrolladas por la
gestión. (2019) Funcionaria del grupo de Gestión
Documental y al presupuesto del contrato
Archivo central e histórico 2001 al 2019. (2022) del líder de gestión documental.
Actualización de los Instrumentos Archivísticos, que ya se
encuentren aprobados en la Entidad.
Actualización de la base de datos del inventario de
documentos para el archivo central.
Fortalecimiento de la correspondencia y atención al Presupuesto ley 21 apoyo ESAP.
ciudadano.
Revisión de cargas laborales para identificar la necesidad de Presupuesto ley 21 apoyo ESAP. (Buscar
personal en archivo. Plan de choque. la financiación)
Con cargo a las tareas desarrolladas por la
Funcionaria del grupo de Gestión
Asesoría y orientación en materia de gestión documental.
Documental y al presupuesto del contrato
del líder de gestión documental.
Implementación de estrategias de acercamiento a la Recursos de fortalecimiento institucional,
ciudadanía (lenguaje claro). trabajo conjunto con asesores.
Desarrollo de competencias laborales en gestión documental. Presupuesto ley 21 apoyo ESAP.

Para el mapa de ruta de la vigencia 2019 al 2020, se desagregan las actividades con un presupuesto estimado,
el cual está sujeto a:

i) Asignación de presupuesto en cada vigencia para los temas de gestión documental.

ii) Al estudio de mercado y alcance de las actividades a desarrollar en cada una de las vigencias.
iii) Austeridad en el gasto mediante estrategias de trabajo en equipo y basadas en recursos de inversión.
iv) Insumos previos requeridos, que, para el momento de la actualización del presente documento, se
encuentran en proceso de elaboración.

De acuerdo a lo anterior y en el ejercicio de actualización anual del presente documento, se desglosará cada
una de las actividades con el presupuesto aprobado en cada una de las vigencias.

Tabla 6 – Mapa de Ruta vigencia 2019– 2020

PROYECTO 2019 2020 OBSERVACIONES
Implementación de las TRD del 2016 al Según estudio Según estudio Este presupuesto se calcula
2019. Archivo de gestión. (2019) previo de contrato previo de contrato según los costos anuales de
líder de gestión líder de gestión contratación del personal que ha
Archivo central e histórico 2001 al 2019. documental. documental. liderado el proceso de gestión
(2022) documental. Se puede estimar

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Actualización de los Instrumentos un apoyo operativo adicional.

Archivísticos, que ya se encuentren
aprobados en la Entidad.
Actualización de la base de datos del
inventario de documentos para el archivo
central.
Fortalecimiento de la ventanilla única de 0
correspondencia y atención al ciudadano
Revisión de cargas laborales para 0
identificar la necesidad de personal en
archivo. Plan de choque.
Diseño e implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos de
Archivo.
Asesoría y orientación en materia de previo de contrato previo de contrato puede incluir en el contrato del
gestión documental.
Implementación de estrategias de
acercamiento a la ciudadanía (lenguaje
claro).
Desarrollo de competencias laborales en
gestión documental.
TOTAL DE PRESUPUESTO ASIGNADO
PARA LA VIGENCIA
0 Con los aportes realizados a
parafiscales según ley 21 se
0 puede solicitar apoyo a la ESAP
para capacitaciones.
0 0 Este sistema se debe de
trabajar con el Archivo General
de la Nación para lograr la
consecución del aplicativo
gratuito, los costos fijados
corresponden a la
implementación e instalación del
sistema.
Según estudio Según estudio La asesoría y orientación se
líder de gestión líder de gestión líder de gestión documental.
documental. documental.
0 0 Con los recursos de
contratación de personal asesor
se puede definir reuniones en
donde se fijen las estrategias
integrales de acercamiento a la
ciudadanía.
0 0 Con los aportes realizados a
parafiscales según ley 21 se
puede solicitar apoyo a la ESAP
para capacitaciones.
0 0

Los valores descritos en la tabla No. 6 corresponden a valores estimados. Los cuales se deben de ajustar
según los criterios de sujeción del presupuesto descritas anteriormente.

7. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

Con el fin de realizar un seguimiento objetivo, que permita realizar el control sobre las actividades a ejecutar, su

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porcentaje de avance y entregables, se articula el PINAR con las estrategias y metodologías impartidas por la
Entidad, a fin de brindar un soporte real para el seguimiento y evaluación.

De esta manera se cuenta con el Plan de mejoramiento para esta vigencia, mediante el cual anualmente se
definen y mide el porcentaje de avance de las actividades a ejecutar para garantizar el cumplimiento del
presente plan, con el fin de reportar de manera normalizada, los avances en la actividad, proyectos y/o planes
estipulados8, de acuerdo a cada vigencia utilizando la herramienta tecnológica prevista (puede ser ofimática –
Excel).
Es importante señalar, que para la ejecución de los proyectos y de acuerdo a las actividades estipuladas, se ha
involucrado a una o varias áreas de acuerdo a la temática de la acción a desarrollar, por lo cual el seguimiento
deberá realizarse de acuerdo a los avances que se presenten, teniendo en cuenta los recursos asociados para
su realización.
El seguimiento será liderado por la Secretaria de Gobierno de la mano del líder del proceso de gestión
documental y reportado de la misma manera a la Secretaria de Planeación y al Comité de Gestión y
Desempeño Institucional.

8 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos. PDF.

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8. GLOSARIO

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y

control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.

Aspecto crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como
resultado de la evaluación de la situación actual.

Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado
desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Eje articulador: Se basa en los principios de la función archivística dados el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000.
Éste es un campo fijo y se estructura de la siguiente manera:

a. Administración de archivos: Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la

política, los procesos y los procedimientos y el personal.
b. Acceso a la información: Comprende aspectos como la transparencia, la participación y el servicio al
ciudadano, y la organización documental.
c. Preservación de la información: Incluye aspectos como la conservación y el almacena- miento de
información.
d. Aspectos tecnológicos y de seguridad: Abarca aspectos como la seguridad de la información y la
infraestructura tecnológica.
e. Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la armonización de la gestión documental con otros
modelos de gestión.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde
la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad
en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar
en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del
proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia

9. BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual: Formulación Plan Institucional de Archivos – PINAR, 2014.
[PDF].
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 (31, octubre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No.

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07 del 29 de junio de 1994. Bogotá D.C., 2006. p.1. Artículo 1.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la ley
general de archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2000. p. 1. Artículo 3.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, et al. Metodología para la implementación del

modelo integrado de planeación y gestión. [en línea] Bogotá, 2012. Disponible desde
http://modelointegrado.dafp.gov.co/. p. 67.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Cartillas de Administración

Pública. Guía de Administración del Riesgo. [en línea] Bogotá, 2009. Disponible desde
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios. retrive_publicaciones?no=558. p. 24.

Mapa de riesgo a 2019.

Plan de Mejoramiento Archivístico. 2017.

Informe diagnóstico: Evaluación de Aspectos de Conservación y Preservación, para el Diseño del Sistema
Integrado de Conservación.

Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos y Cero Papel. 2017.

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ANEXO 1

EJES ARTICULADORES
Administración de Acceso a la Preservación de la Aspectos tecnológicos y de Fortalecimiento y
V V V V V
Archivos Información Información seguridad articulación
Seleccione un
Seleccione un criterio Seleccione un criterio Seleccione un criterio Seleccione un criterio
criterio
1. Se considera el ciclo vital 1 1. Se cuenta con políticas que 1 1. Se cuenta con procesos y 1 1. Se cuenta con políticas asociadas a las 1 1. La gestión documental se encuentra 1
de los documentos garanticen la disponibilidad y herramientas normalizados para la herramientas tecnológicas que respaldan la implementada acorde con el modelo
integrando aspectos accesibilidad de la información. preservación y conservación a largo seguridad, usabilidad, accesibilidad, integrado de planeación y gestión.
administrativos, legales, plazo de los documentos. integridad y autenticidad de la información
funcionales y técnicos.

2. Se cuenta con todos los 2 2. Se cuenta con personal idóneo y 2 2. Se cuenta con un esquema de 2 2. Se cuenta con herramientas, 2 2. Se tiene articulada la política de 2
instrumentos archivísticos suficiente para atender las metadatos, integrado a otros sistemas tecnológicas acordes a las necesidades de gestión documental con los sistemas y
socializados e necesidades documentales y de de gestión. la entidad, las cuales permiten hacer buen modelos de gestión de la entidad.
implementados. archivo de los ciudadanos. uso de los documentos.

3. Se cuenta con procesos de 3 3. Se cuenta con esquemas de 3 3. Se cuenta con archivos centrales e 3 3. Se cuenta con acuerdos de 3 3. Se cuenta con alianzas estratégicas 3
seguimiento, evaluación y comunicación en la entidad para históricos. confidencialidad y políticas de protección que permitan mejorar e innovar la
mejora para la gestión de difundir la importancia de la gestión de datos a nivel interno y con terceros. función archivística de la entidad.
documentos. de documentos.

4. Se tiene establecida la 4 4. Se cuenta con esquemas de 4 4. La conservación y preservación se 4 4. Se cuenta con políticas que permitan 4 4. Se aplica el marco legal y normativo 4
política de gestión capacitación y formación internos basa en la normativa, requisitos adoptar tecnologías que contemplen concerniente a la función archivística.
documental. para la gestión de documentos, legales, administrativos y técnicos que servicios y contenidos orientados a gestión
articulados con el plan institucional le aplican a la entidad. de los documentos .
de capacitación.

Administración de
Archivos
5. Los instrumentos
archivísticos involucran la
documentación electrónica
6. Se cuenta con procesos y
flujos documentales
normalizados y medibles.
7. Se documentan procesos o
actividades de gestión de
documentos.
8. Se cuenta con la
infraestructura adecuada para
resolver las necesidades
documentales y de archivo.
9. El personal de la entidad
conoce la importancia de los
documentos e interioriza las
políticas y directrices
concernientes a la gestión de
los documentos.
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ALCALDÍA MUNICIPAL
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EJES ARTICULADORES
Acceso a la Preservación de la
V V
Información Información
5 5. Se cuenta con instrumentos 5 5. Se cuenta con un Sistema
archivísticos de descripción y Integrado de Conservación - SIC.
clasificación para sus archivos.
6 6. El personal hace buen uso de 6 6. Se cuenta con una infraestructura
las herramientas tecnológicas adecuada para el almacenamiento,
destinadas a la administración de conservación y preservación de la
la información de la entidad. documentación física y electrónica.
7 7. Se ha establecido la 7 7. Se cuenta con procesos
caracterización de usuarios de documentados de valoración y
acuerdo a sus necesidades de disposición final.
información.
8 8. Se cuenta con iniciativas para 8 8. Se tienen implementados
fomentar el uso de nuevas estándares que garanticen la
tecnologías para optimizar el uso preservación y conservación de los
del papel. documentos.
9 9. Se tiene implementada la 9 9. Se cuenta con esquemas de
estrategia de Gobierno en Línea. migración y conversión normalizados.
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GOBIERNO
Aspectos tecnológicos y de
V V
seguridad
5 5. Las aplicaciones son capaces de
generar y gestionar documentos de valor
archivístico cumpliendo con los procesos
establecidos.
6 6. Se encuentra estandarizada la
administración y gestión de la información,
y los datos en herramientas tecnológicas
articuladas con el Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información y los
procesos archivísticos.
7 7. Se cuenta con mecanismos técnicos que
permiten mejorar la adquisición, uso y
mantenimiento de las herramientas
tecnológicas.
8 8. Se cuenta con tecnología asociada al
servicio al ciudadano, que le permita la
participación e interacción.
9 9. Se cuenta con modelos para la
identificación, evaluación y análisis de
riesgos.
Fortalecimiento y
V
articulación
5 5. Se cuenta con un Sistema de Gestión 5
Documental basado en estándares
nacionales e internacionales
6 6. Se tienen implementadas acciones 6
para la gestión del cambio.
7 7. Se cuenta con procesos de mejora 7
continua.
8 8. Se cuenta con instancias asesoras 8
que formulen lineamientos para la
aplicación de la función archivística de la
entidad.
9 9. Se tienen identificados los roles y 9
responsabilidades del personal y las
áreas frente a los documentos.
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EJES ARTICULADORES
Administración de Acceso a la Preservación de la Aspectos tecnológicos y de Fortalecimiento y
V V V V V
Archivos Información Información seguridad articulación
10. Se cuenta con el 10 10. Se cuenta con canales (locales 10 10. Se cuenta con modelos o 10 10. Se cuenta con directrices de seguridad 10 10. La alta dirección está comprometida 10
presupuesto adecuado para y en línea) de servicio, atención y esquemas de continuidad del negocio. de información con relación al recurso con el desarrollo de la función
atender las necesidades orientación al ciudadano. humano, al entorno físico y electrónico, el archivística de la entidad.
documentales y de archivo. acceso y los sistemas de información.