PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS-PINAR

ALCALDÍA MUNICIPAL DE
GIRARDOTA

2019
 INTRODUCCIÓN

La Alcaldía Municipal de Girardota, como entidad pública de orden municipal debe

acogerse a lo establecido en la normatividad archivística colombiana que busca
garantizar entre otras cosas, el acceso oportuno a la información pública por parte
de los ciudadanos y de los funcionarios de la misma entidad.

Esta normatividad contempla la elaboración e implementación de instrumentos

archivísticos en materia de gestión documental y administración de archivos,
priorizando aquellas necesidades que deberán atenderse oportunamente, para
minimizar el riesgo de pérdida de información y optimizar los recursos necesarios
para organizar, preservar documentos y que garanticen el acceso a la información.

La construcción del PINAR, se realizó a partir de las necesidades, riesgos y

oportunidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos, su elaboración
se basó en los lineamientos y metodología recomendada por el Archivo General
de la Nación, como ente regulador de la función archivística en el país, el cual
contempla el diseño y la planeación de los objetivos, metas y programas
encaminados a la gestión documental, comprende además la visión estratégica
teniendo en cuenta aspectos críticos, ejes articuladores y los mecanismos de
auditoría y control.
 PRESENTACION

El Municipio de Girardota, en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen

la gestión documental en Colombia (Ley 594 de 2000 y su reglamentación) y a lo
dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en
su Artículo 15 y a las leyes y disposiciones que regulen su labor, viene
adelantando acciones encaminadas a propender por su aplicación y cumplimiento
en todas sus unidades administrativas.

El Decreto 2609 de 2012, establece en su Artículo 8 “Instrumentos archivísticos” el

Plan Institucional de Archivos-PINAR, el cual es un instrumento que permitirá
planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función
archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades y oportunidades en
materia de Gestión Documental.

CONTEXTO ESTRATÉGICO

Misión: El Municipio de Girardota es una entidad territorial cuya misión es

procurar el bienestar y calidad de vida de sus habitantes mediante la prestación
eficiente de los servicios, obras y acciones que demanden sus habitantes;
ordenado el territorio y promoviendo el crecimiento y el desarrollo económico
sostenible.
Visión: El Municipio de Girardota será modelo de progreso y avance en el
bienestar de su población, sin distingos de raza, credo, partido político al que se
pertenezca y condición personal de cualquier índole.

Esto se logra con el trabajo mancomunado de la Administración Municipal, las

Juntas de Acción Comunal, las organizaciones civiles, los partidos y movimientos
políticos, el sector privado, la academia, grupos religiosos y toda la comunidad en
general. Con un Concejo Municipal independiente y activo que ejerce plenamente
el control político que fortalece la democracia en el municipio.

Valores: Son el comportamiento basado en los principios. Son conductas

consideradas como deseables para adaptarse a un escenario determinado.

Humildad: Aplicando la virtud que consiste en conocer mis propias limitaciones y

debilidades y actuaré de acuerdo a tal conocimiento. No como un concepto, sino
como una conducta, mi modo de ser, mi modo de vida.

Trabajo: Pondré toda mi energía al servicio de la población del Municipio de

Girardota para mejorar su calidad de vida.

Transparencia: Acepto demostrar en todo tiempo y con claridad suficiente, que

mis acciones como servidor público se realizan con estricto y permanente apego a
las normas y principios jurídicos y sociales.
Lealtad: Todos mis actos se guían por el respeto a la Constitución y las leyes que
de ella emanan; y por la más firme creencia en la dignidad de la persona humana.

Responsabilidad social: En cumplimiento del mandato Constitucional, y por su

carácter de entidad pública, el eje principal de nuestras acciones es la
responsabilidad social frente a los sectores vulnerables de la sociedad.

Justicia social: Valor que inspirará nuestro ejercicio de la Administración Pública

como fin último en el que desemboca el Estado Social y Democrático de Derecho.

Funciones:

Servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad

de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la
participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica,
política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional,
mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de
un orden justo.

ORGANIGRAMA
MAPA DE PROCESOS
POLÍTICA DE CALIDAD

La Administración Municipal de Girardota tiene como política de calidad garantizar

la prestación efectiva de los servicios públicos a través del mejoramiento continuo
de los procesos y la participación activa de los ciudadanos, con base en la
distribución equitativa del ingreso entre las comunidades en el marco de la
Constitución Política de Colombia y la ley; optimizando el talento humano y
fortaleciendo el desarrollo socio-económico, con el propósito de mejorar la calidad
de vida de la población.

OBJETIVOS DE CALIDAD
● Fortalecer una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo de los
procesos de la Administración Municipal.
● Disponer de personal competente y comprometido para la mejora y sostenibilidad
del Sistema de Gestión de la Calidad.
● Promover espacios que permitan la participación ciudadana, en los procesos que
desarrolla la Administración Municipal de Girardota.
● Gestionar la consecución de recursos financieros necesarios para mejorar la
prestación de los servicios públicos.
● Distribuir efectiva y equitativamente los recursos financieros entre las
necesidades de la comunidad.
● Identificar y mejorar las necesidades de la comunidad del Municipio de Girardota.

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS

Mediante la elaboración del Diagnóstico Integral se logra conocer de manera más

detallada el estado de los archivos y de la gestión documental de la Alcaldía de
Girardota, se logro identificar algunos aspectos críticos, los cuales ponen en riesgo
la función archivística, desde la planeación hasta la disposición final de los
documentos.

ASPECTOS CRITICOS RIESGO


Las Tablas de Retención
documental de la Institución se - Imposibilidad de garantizar la transparencia
encuentran desactualizadas
- Acumulación de documentos fisicos y electronicos
- Dificultad en el acceso a la información
- Precariedad en el control de los Archivos de las
dependencias de la Alcaldía, generando problemas
de ineficiencia administrativa, perdida documental,
procesos de eliminación desautorizada de
documentos y dificultad para garantizar los derechos
de la comunidad.
administrativa de la institución
- Aumento de costos de operación para administrar
la información de la entidad
- Poca interacción entre sistemas informaticos y el
archivo central generando inoperación controlada de
procesos y documentos electronicos de la institución
- Altas posibilidades de sanciones en auditorias, por
entes de control de la administración pública.

- Perdida del patrimonio documental del municipio

No hay un instrumento
- Ineficiencia Administrativa
convalidado que permita
- Eliminaciones sistematicas por polos de interes
gestionar Archivísticamente la
- Deterioro de la Información más antigua por falta
información que ha sido
de identificación de sus valores institucionales y
acumulada desde los inicios de
sociales
la Alcaldía de Girardota
- Dificultades para el acceso a la información pública
(Ausencia de la Tabla de
generando riesgos legales o fiscales para la
Valoración Documental)
institución
Dificultad para acceder a la información de manera
La institución no cuenta con
rapida y oportuna para usuarios internos como
reglamentos ni programas para
externos
la correcta Gestión Documental
Perdida de información ya que no hay procesos de
de la información
ordenación de los documentos
 Sanciones por Incumplimientode la Ley 594 en su
Titulo XI sobre Conservación de los Documentos y
No cuentan con un Sistema
las demás normas expedidas por el archivo general
Integrado que garantice la
de la nación.
conservación de los
Perdida y deterioro de la información
documentos (SIC)
No contar con la protección adecuada de los
documentos
Cuadro Aspectos Críticos

EJES ARTICULADORES

Para dar una correcta priorización de los aspectos críticos, el AGN estableció los
siguientes ejes articuladores como mecanismo de evaluación para una adecuada
gestión de los Documentos.

- Administración de archivos (AA): Incluye temas de infraestructura, personal,

presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos

- Acceso a la información (AI): Incluye transparencia, atención a usuarios,

participación y acceso.

- Preservación de la información (PI): Incluye conservación y almacenamiento.

- Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información (AT): Incluye

infraestructura tecnológica y seguridad informática.

- Fortalecimiento y articulación (FA): Involucra aspectos como la armonización

de la gestión documental con otros modelos de gestión.
 EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRITICO AA AI PI AT FA TOTAL Ʃ

La institución no cuenta con

reglamentos ni programas
para la correcta Gestión 9 8 5 7 8 37
Documental de la información
(PGD)
No cuentan con un Sistema
Integrado de Conservación 6 7 6 8 7 34
(SIC)
Las Tablas de Retención
documental de la Institución
se encuentran 8 6 4 5 10 33
desactualizadas
(TRD)
No hay un instrumento
convalidado que permita
gestionar Archivísticamente la
información que ha sido
acumulada desde los inicios 7 5 4 5 6 27
de la Alcaldía de Girardota
(Ausencia de la Tabla de
Valoración Documental)
(TVD)
TOTAL Ʃ 30 26 19 25 31
Cuadro Ejes Articuladores

VISIÓN ESTRATEGICA
Para el año 2019 el área de Gestión Documental implementará en el plan
estratégico la aplicación de herramientas archivísticas las cuales beneficiarán a la
entidad en sus aspectos administrativos, de fortalecimiento y acceso a la
información con el buen uso de las tecnologías y apoyados en la normatividad
archivística vigente.

OBJETIVOS

Se determinaron los siguientes objetivos que apuntan al planteamiento de

diferentes proyectos que permitan la realización del Pinar.

ASPECTOS CRITICOS / EJES PLANES Y PROYECTOS

OBJETIVOS
ARTICULADORES ASOCIADOS
Elaborar el Programa de
La institución no cuenta con Gestión Documental (PGD)
reglamentos ni programas con las directricez necesarias
Proyecto creación del
para la correcta Gestión para favorecer la
PGD
Documental de la administración de los archivos
información y gestión documental de la
entidad.
Implementar el plan de
No cuentan con un Sistema conservación documental a
Integrado de Conservación largo plazo con el fin de Proyecto creación del
(SIC)/Aspectos garantizar en la información su Sistema Integrado de
Tecnologicos y de autenticidad, integridad, Conservación SIC
Seguridad inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y disponibilidad.
Las Tablas de Retención Actualizar las Tablas de
Proyecto
documental de la Institución Retención Documental de la
actualizacion de
se encuentran Alcaldía de Girardota para
Tablas de Retencion
desactualizadas / garantizar el acceso a la
Documental
Fortalecimiento y información y fortalecer la
articulacion y Administracion articulacion entre las unidades
de archivos administrativas, la
administración nacional y el
Archivo Nacional de la Nacion

No hay un instrumento
convalidado que permita
gestionar Archivísticamente
la información que ha sido
acumulada desde los inicios
de la Alcaldía de Girardota
(Ausencia de la Tabla de
Valoración Documental) /
Administracion de archivos,
acceso a la información
Cuadro de Objetivos
Crear las Tablas de Valoración
Documental del Municipio de
Proyecto creación de
Girardota para identificar,
Tablas de Valoración
gestionar, racionalizar y
Documental
acceder oportunamente a la
información del municipio

IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS

Nombre: Creación del Programa de Gestión Documental (PGD)

Objetivo: Elaborar el Programa de Gestión Documental (PGD) con las directricez

necesarias para favorecer la administración de los archivos y gestión documental de la
entidad.
Alcance: Establecer las directricez para la implementación de los 8 programas que
componen el Programa de Gestión Documental aplicado desde la recepción de la
informacion (física y electrónica) hasta su disposición final estableciendo formatos que
faciliten la aplicación de cada programa.

Responsable del Plan: Oficina de Archivo/Secretaria de Servicios Administrativos

Observacion
ACTIVIDAD Responsable Fecha inicial Fecha final Entregable
es
Formulación de
Política de
la política de Profesional en
15/7/2018 30/7/2018 Gestión
Gestión archivística
Documental
Documental
Identificar los 8 Profesional en
Los 8
programas que archivística
31/7/2018 15/8/2018 programas
componen el Auxiliar técnico o
del PGD
PGD tecnologo
Establecer los
procedimientos Manual de
para la Profesional en procedimient
elaboración de archivística os para el
16/8/18 16/11/2018
los 8 programas Auxiliar técnico o desarrollo de
específicos que tecnologo los 8 pasos
componen el del PGD
PGD
Elaborar un Profesional en
cronograma para archivística Cronograma
19/11/2018 30/11/2018
la aplicación del Auxiliar técnico o de aplicación
PGD tecnologo
 Capacitación a
los empleados de Cronograma
planta de
1/12/2018 15/12/2018
encargados de capacitación
implementar el Profesional en a empleados
PGD archivística
Oficina de
Archivo
Secretaria de
Aprobación y
Servicios 15/12/2018 10/1/2019
públicación
Administrativos
Comité interno
de archivo

INDICADORES
SENTIDO
INDICE (Formula para
VARIABLE (Ascendente/descende META
obtener el indicador)
nte)
Total de programas
Programas implementados/
A 100%
implementados programas por
implementar
Total del personal
Capacitación del capacitado/ personal por A 100%
personal capacitar

RECURSOS
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
 1 Coordinador profesional en
Archivistíca
Humano
3 Auxiliares técnicos o
tecnólogos
Técnológico 4 Computadores
4 Escritorios, 4 Sillas
Infraestructura Ergonómicas, Acceso a Internet
y conexión eléctricas
Materiales de uso diario como
Recursos extra guantes, tapabocas, batas, etc.
Cuadros Identificación de Proyecto 1

Nombre: Proyecto Creación del Sistema Integrado de Conservación SIC

Objetivo: Implementar el plan de conservación documental a largo plazo con el fin de

garantizar en la información su autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y disponibilidad.

Alcance: El plan de conservación documental está orientado a todos los servidores de la

entidad como los responsables de velar por el buen manejo de la información producida,
recibida y tramitada en razón de sus funciones.
Responsable del Plan: Oficina de Archivo/Secretaria de Servicios Administrativos .

Observacione
ACTIVIDAD Responsable Fecha inicial Fecha final Entregable
s
Planear
mecanismos de
Instructivo
control para las
para el
condiciones Personal Oficina
15/01/2019 30/02/2019 control de las
ambientales en de Archivo
condiciones
las que se
ambientales
encuentra la
documentación.
Usar
adecuadamente Instructivo
de las unidades para el
de conservación manejo
Personal Oficina
de la 01/03/2019 30/03/2019 adecuado de
de Archivo
información para las unidades
no alterar el de
ciclo vital del conservación
documento.
Mantener los Instructivo
espacios para el
destinados a la correcto aseo
custodia de de los
Personal Oficina
documentos espacios de
de
debidamente 01/04/2019 30/04/2019 almacenamie
Archivo/Personal
aseados, libres nto y los
de Aseo
de cualquier elementos de
agente biológico protección
que represente que se deben
peligro para los utilizar
documentos y
personal que lo
interviene

INDICADORES
SENTIDO
INDICE (Formula para
VARIABLE (Ascendente/descende META
obtener el indicador)
nte)
Mecanismos
mecanismos elaborados Implementados/Mecanis
A 100%
e implementados mos Programados para
Implementar
Personal
Capacitado/Personal a A 100%
Capacitar el Personal Capacitar
Limpieza del Deposito de
Archivo Realizadas
25% (8 Limpiezas
Mensualmente/Limpieza A
Mensuales)
s Programadas
Limpieza de Depósitos Mensualmente
 RECURSOS
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
La Persona de Servicios Generales brindada por la
1 Coordinador
entidad se le dará capacitación sobre como debe
profesional en
realizar la limpieza para garantizar la integridad de los
Archivistíca
documentos y la información y sobre todo los
Humano 3 Auxiliares técnicos
elementos de protección personal que deben utilizar,
o tecnólogos
con el fin de no poner en riesgo su integridad física al
1 Persona de
entrar en contacto con los documentos que reposan
Servicios Generales
en los depositos de archivo.
Técnológico 4 Computadores
4 Escritorios, 4 Sillas
Ergonómicas, Acceso
Infraestructura a Internet y
conexiónes
eléctricicas
Cuadros Identificación de Proyecto 2

Nombre: Proyecto Actualización de Tablas de Retención Documental TRD

Objetivo: Actualizar las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía de Girardota para

garantizar el acceso a la información y fortalecer la articulacion entre las unidades
administrativas, la administración nacional y el Archivo Nacional de la Nación

Alcance: El presente proyecto comienza con la necesidad identificada en el PINAR de la

Alcaldía de Girardota; Se desarrolla por medio de una investigación del contexto de la
institución, las entrevistas a los productores documentales y el diseño presentado al
Comité Departamental de Archivos de la propuesta de la TRD hasta su aprovación y
convalidación.

Responsable del Plan: Oficina de Archivo/Secretaria de Servicios Administrativos.

 Observacion
ACTIVIDAD Responsable Fecha inicial Fecha final Entregable
es
Profesional en
Archivística Investigación
(Funcionario de contexto
Oficina de institucional
Archivo de la (histórico,
Compilación de
Secretaría de político,
la información 03/05/2019 05/07/2019
Servicios económico,
institucional
Administrativos) socio-
y 5 Auxiliares cultural,
Tecnólogos en comunicacion
Gestión al)
Documental
Profesional en
Archivística
(Funcionario
Entrevistas a los Oficina de
Matríz de
productores de Archivo de la
analisis
documentos de Secretaría de
06/07/2019 06/08/2019 unidades
la Alcaldía de Servicios
documentale
Girardota y sus Administrativos)
s
dependencias y 5 Auxiliares
Tecnólogos en
Gestión
Documental
Elaboración y Profesional en Cuadro de
presentación de Archivística Clasificación
07/08/2019 30/11/2019
Tablas de (Funcionario Documental
Retención Oficina de Tabla de
 Documental Archivo de la Retención
Secretaría de Documental
Servicios
Administrativos)
y 5 Auxiliares
Tecnólogos en
Gestión
Documental

INDICADORES
SENTIDO
INDICE (Formula para
VARIABLE (Ascendente/descende META
obtener el indicador)
nte)
Entrevistas
Entrevistas Realizadas y
realizadas/Total de A 100%
tabuladas
entrevistas Planeadas
Número de Tablas de
Retención Documental
Series documentales (en
elaboradas por
sus diferentes niveles)
dependencia/Total de A 100%
identificadas y valoradas
Tablas de Retención
en TRD
Documental de la
Alcaldía de Girardota

RECURSOS
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
 1 Coordinador
profesional en
Archivistíca
El historiador solo tendrá contrato por lo que dure la
Humano 1 Historiador
investigación de contexto
5 Auxiliares
Tecnólogos en
Gestión Documental
5 Computadores
1 Impresora laser
1 escaner con
bandeja de
Técnológico
alimentación
multiple
1 disco duro
extraible
6 Escritorios, 6 Sillas
Ergonómicas, Acceso
Infraestructura a Internet y
conexiónes
eléctricas
Suministros de
Recursos extra papelería
Cuadros Identificación de Proyecto 3

MAPA DE RUTA

Para poder llevar a cabo los planes de acuerdo a los objetivos planteados, se
definio hacerlos en el corto plazo (2018-2019), los que se priorizaron para su
posterior implementación fueron: Creación del Programa de Gestión Documental,
Proyecto Creación del Sistema Integrado de Conservación, Proyecto Actualización
Tablas de Retención Documental.

Mediano plazo (1 a 4 años)

Plan o proyecto / Tiempo

2018 2019 2020 2021

Creación del Programa de Gestión
Documental (PGD)
Proyecto creación del Sistema Integrado
de Conservación SIC
Proyecto Actualización de Tablas de
Retención Documental
Cuadro de Mapa de Ruta

HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

El control y seguimento de los proyectos estara a cargo de la Secretaria de

Servicios Administrativos, se debe integrar tambien a este proceso el Comité de
Archivo quienes serán los encargados de revisar y aprobar los proyectos.

PLANES Y Medicion trimestral

INDICADORE OBSERVACIO
PROYECTOS META GRAFICO
S 1 2 3 4 5 6 NES
ASOCIADOS

Total de
programas
100
Proyecto implementa 100%
%
creación del dos/
PGD programas
 por
implementa
r

Total del
personal
capacitado/ 10
100%
personal 0%
por
capacitar
Mecanismo
s
Implementa
dos/Mecani
100
smos 100%
%
Programado
s para
Implementa
r
Proyecto Personal
creación del Capacitado/ 10
Sistema 100%
Personal a 0%
Integrado de
Capacitar
Conservación
SIC
Limpieza
del
Depósito de
Archivo
Realizadas 10
25%
Mensualme 0%
nte/Limpiez
as
Programada
s
 Mensualme
nte

Entrevistas
realizadas/T
otal de
100% 50% 50%
entrevistas
pronosticad
as
Número de
Tablas de
Retención
Documental
elaboradas
por
dependenci 50 50
100%
a/Total de % %
Tablas de
Proyecto Retención
Actualización Documental
de Tablas de de la
Retención Alcaldía de
Documental Girardota
Cuadro de Herramientas de Seguimiento