135 Plan Institucional de Archivos Pinar Timbio

REPUBLICA DE COLOMBIA CODIGO: P.A.O.A.C.
130-2
DEPARTAMENTO DEL CAUCA
MUNICIPIO DE TIMBÍO
Nit. 891500742-5 ADOPCION:
Decreto: N° 116/OCT/16/2014
OFICINA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Página: Página 1 de 2
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR
ALCALDIA MUNICIPAL DE TIMBIO

CAUCA
COMITÉ DE GESTION
2018
Calle 15 Carrera 17 Esquina CodigoPostal: 193520 - Teléfono 8278810

Correo electrónico alcaldia@timbio-cauca.gov.co - Pagina web www.timbio-cauca.gov.co
REPUBLICA DE COLOMBIA CODIGO: P.A.O.A.C.130-2
TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN ........................................................................................................................................ 3
2. OBJETIVOS ................................................................................................................................................. 4
2.1. Objetivo General. ................................................................................................................................. 4
2.2 Objetivos Específicos: .......................................................................................................................... 4
3. ALCANCE..................................................................................................................................................... 5
4. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD ..................................................................................... 5
4.1. MISIÓN .................................................................................................................................................. 5
4.2. VISIÓN................................................................................................................................................... 5
4.3. POLITICA DE CALIDAD ..................................................................................................................... 6
4.4. OBJETIVOS DE CALIDAD ................................................................................................................. 6
5. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
TIMBIO CAUCA. .............................................................................................................................................. 6
5.1.1. Aspectos Críticos y Riesgos de la Gestión Documental......................................................... 7
5.1.2. Priorización de Aspectos Críticos. ............................................................................................. 8
5.1.3. Priorización de los aspectos críticos de la gestión documental Institucional. ................. 9
5.1.4. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivo – PINAR ............................................. 11
6. CRONOGRAMA ........................................................................................................................................ 14

1. PRESENTACIÓN
El Plan Institucional de Archivo – PINAR de la Alcaldía Municipal de Timbío

Cauca, se elaboró conforme al Manual de Formulación del Archivo General de la
Nación, y el seguimiento se encuentra a cargo del Comité de Gestión.
El PINAR es un instrumento de planificación, revisión y mejora para lograr la

eficiencia y eficacia en la Gestión Documental a corto, mediano y largo plazo, el
cual está alineado con el Plan de Desarrollo Municipal “UNETE AL PROGRESO”
2016 - 2019” y da cumplimiento a la Ley General de Archivo, Ley 594 de 2000 y el
Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.5.8. Literal d.
El cual busca orientar sus acciones a la satisfacción de las partes interesadas y la

mejora continua de sus procesos, para ello dentro del Mapa de Operación por
Procesos – MOP, se encuentra el proceso de apoyo Gestión Documental, con el
objetivo de facilitar y brindar una respuesta oportuna a cualquier solicitud o
requerimiento de las partes interesadas y preservar los documentos de archivos
que son de gran importancia para la entidad y sus usuarios.
Teniendo en cuenta, en la elaboración del PINAR, se han identificado necesidades

y puntos críticos a mejorar, para ello se han definido objetivos, metas y proyectos,
que garanticen la adecuada gestión y conservación de los documentos
institucionales.
En este orden de ideas con la adopción de herramientas archivísticas se busca

optimizar los procesos de gestión documental, planear, hacer seguimiento y
articular con los planes estratégicos de la función archivística de acuerdo con las
necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de mejora en el manejo
documental, con el objetivo que las funciones a ejecutar sean eficientes, eficaces y
encaminadas hacia el mejoramiento continuo.

2. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General.
Elaborar, socializar e implementar un programa de conservación y preservación de

documentos físicos y electrónicos de la Alcaldía Municipal de Timbío, a fin de que
contribuya a la preservación de la memoria institucional.
2.2 Objetivos Específicos:
Con el propósito de minimizar los riesgos de los aspectos críticos y los ejes
articuladores identificados, la Alcaldía Municipal de Timbío, ha planteado los
siguientes objetivos:
a. Elaborar tablas de valoración documental para la entidad, con el objetivo de

optimizar el almacenamiento dispuesto para los documentos de la Entidad y
proteger aquellos que requieren de conservación total en el Archivo
Histórico.
b. Implementar los Programas Específicos que plantea la Guía del Archivo de

General de la Nación para el PGD, de manera que su aplicabilidad aporte a
los problemas de gestión documental de la Alcaldía Municipal de Timbío
Cauca.
c. Diseñar un procedimiento para la ordenación y descripción de los fondos de

archivo, con el fin de disminuir el volumen y acumulación de los mismos en
los archivos de gestión.
d. Preparar el Plan de Capacitación en Gestión Documental formulado dentro

del PGD y del Sistema Integrado de Conservación SIC.
e. Mejorar el compromiso y responsabilidad de los funcionarios a través de
desarrollo y cultura y toma de conciencia en la importancia del manejo
documental.

f. Mejorar la infraestructura del archivo central, por medio de la adquisición de

nuevos sistemas de almacenamiento que garantice la preservación a largo
plazo de la documentación y las respectivas adecuaciones locativas.
3. ALCANCE
El plan Institucional de Archivo “PINAR”, inicia con la consignación de las acciones

y actividades relacionadas con la debida administración de los archivos y termina
con la respectiva formulación de los planes, programas y proyectos a desarrollar a
corto, mediano y largo plazo.
Este plan estará a cargo del Comité de Gestión, Líder del proceso de Gestión
Documental, pero se trabajará de manera transversal cada una de las
dependencias que hacen parte de la Administración Municipal.
4. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD
4.1. MISIÓN
“El Municipio de Timbío procura el mejoramiento de la calidad de vida de su

población, garantizando la prestación de los servicios a la comunidad, enfocando
políticas hacia el fortalecimiento económico, ambiental, cultural y social, mediante
planes, programas y proyectos, fomentando valores éticos y espirituales, dando
cumplimiento a las funciones establecidas en la Constitución Política de
Colombia”.
4.2. VISIÓN

En el 2030 Timbío será un municipio reconocido por ser un territorio de paz con
gran riqueza, social, cultural, económica, ambiental, en el cual la participación sea
el principio fundamental de la gobernabilidad, el fortalecimiento de la
productividad, del emprendimiento, la innovación, y la preservación del medio
ambiente sean elementos del desarrollo que garanticen sostenibilidad económica
y el mejoramiento de vida, las condiciones dignas de las familias, los niños, niñas,
adolescentes, jóvenes, mujeres, hombres, personas mayores y toda la población,
la disminución de brechas y erradicación de la pobreza sean la evidencia de
organización, unión, y esfuerzos conjuntos para el desarrollo territorial.
4.3. POLITICA DE CALIDAD
La Alcaldía Municipal de Timbío Cauca, a través del fortalecimiento Institucional y

el mejoramiento continuo de los procesos de gestión pública, propende por el
adecuado ejercicio de los derechos humanos, la equidad y la justicia en el ámbito
social, económico y cultural en búsqueda de la satisfacción de las necesidades de
los ciudadanos de manera oportuna y efectiva.
4.4. OBJETIVOS DE CALIDAD
 Crear estrategas que propendan por el adecuado ejercicio de los derechos

humanos.
 Defender la equidad y la justicia en ámbitos social, económica y cultural.
 Atender de manera oportuna y eficaz las solicitudes de la ciudadanía.
 Propender por el fortalecimiento institucional y la mejora continua de los
procesos Administrativos.
5. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ALCALDIA

MUNICIPAL DE TIMBIO CAUCA.

Para la creación e implementación del Plan Institucional de Archivos, se aplicó la

metodología establecida por el Archivo General de la Nación, con los resultados
descritos a continuación.
a. Identificación de aspectos críticos de la labor Archivística
Como resultado de la gestión documental y aplicando las sugerencias de

los aspectos a tener en cuenta por parte del Archivo General de la Nación,
logrando identificar los aspectos críticos y sus riesgos, tal como se muestra
en la siguiente tabla.
5.1.1. Aspectos Críticos y Riesgos de la Gestión Documental.
ASPECTO CRITICO RIESGO

La Administración Municipal no cuenta Incumplimiento de la Ley General de
con un Programa de Gestión Archivo.
Documental para el desarrollo
sistemático de los procesos
archivísticos encaminados a la gestión
de la documentación de una entidad.
No se han elaborado ni aplicado las Desorganización de la información
Tablas de Valoración Documental y no identificación de documentos
(TVD) que perdieron su valor primario.
No se tiene el adecuado control sobre Perdida de información

la gestión documental física y/o
electrónica
No se aplica un plan de transferencias Acumulación de documentos

documentales
No se ha implementado el Programa Diferentes tipos de gestión de los
de documentos.
Gestión Documental según criterios propios de
funcionarios
De acuerdo al Diagnóstico de la Desorganización Documental.
Gestión Documental en las Pérdida de información.
dependencias de la Administración, los Duplicidad de información

archivos de gestión no cumplen con Incumplimiento de la Normatividad

los lineamientos del Manual de
Gestión Documental
Existencia de documentos producidos Dificultad para la consolidación y

y almacenados en medio electrónicos recuperación de información
sin control ni políticas de
administración.
La Administración Municipal no tiene Perdida de información por la
articulada la Gestión Documental desarticulación de la gestión
Física con la Electrónica. documental con los sistemas. de
información de la entidad
Dificultad para la recuperación de la
información.
Demora en la atención de
consultas.
Duplicidad de información
La Administración Municipal no ha Incumplimiento de la Normatividad
implementado actividades en la Vigente.
formulación de la Política de Cero Acciones legales
Papel .
La Administración Municipal no cuenta Incumplimiento de la Normatividad

con una instalación donde pueda Vigente.
funcionar el Archivo Central
óptimamente y cumpliendo con los Acciones legales
lineamientos del Archivo General de la
Nación
5.1.2. Priorización de Aspectos Críticos.
Identificados los puntos críticos, se establece una relación directa entre cada
aspecto y el eje articulador, dando como resultado el grado de prioridad que sirven
de base para la formulación de la visión estratégica y objetivos del PINAR.

Para entender la metodología de la priorización de los aspectos críticos se aclaran

los siguientes conceptos.
a. Eje Aspecto Crítico: Es el resultado del análisis del MIPG, IGA, FURAG,
de los planes de mejoramiento, mapa de riesgos y diagnóstico e
intervenciones a las dependencias.
b. Eje Articulador: Se basa en los principios de la función archivística

contemplados en el Articulo 4 de la Ley 549 de 2000, para la
implementación se analizaron los siguientes ejes.
 Administración de Archivos: Involucra aspectos de la infraestructura, el

presupuesto, la normatividad, la política, los procedimientos y el personal.
 Acceso a la Información: Comprende aspectos como la transparencia, la

participación, el servicio al ciudadano, y la organización documental.
 Preservación de la Información: Incluye aspectos como la conservación y el

almacenamiento de la información.
 Aspectos tecnológicos y de seguridad: Abarca aspectos como la seguridad

de la información y la infraestructura tecnológica.
 Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la armonización de

la gestión documental con otros modelos de gestión.
5.1.3. Priorización de los aspectos críticos de la gestión documental

Institucional.
Teniendo en cuenta los aspectos críticos que en materia archivística

presenta la Administración Municipal de Timbío Cauca y que fueron
evaluados en cada eje articulador definido en el Manual de formulación del
Plan Institucional de archivos del Archivo General de la Nación, obteniendo
el siguiente resultado.
Aspecto critico Admo Acces Preservaci aspect Fortaleci total

n de o de la ón de la os miento y Priorid
archiv inform informació articulaci ad
os ación n ón
La Administración Municipal no cuenta 5 4 5 4 5 23 5
con un Programa de Gestión
Documental para el desarrollo
sistemático de los procesos
archivísticos encaminados a la gestión
de la documentación de una entidad.
No se han elaborado ni aplicado las 5 4 5 5 5 24 5
Tablas de Valoración Documental (TVD
No se tiene el adecuado control sobre 5 5 5 5 5 25 4
la gestión documental física y/o
electrónica
5 4 5 5 5 24 5
No se aplica un plan de transferencias
Documentales
No se ha implementado el Programa de 5 4 5 5 5 24 5
Gestión Documental
De acuerdo al Diagnóstico de la 5 4 5 5 5 24 4
Gestión Documental en las
dependencias de la Administración, los
archivos de gestión no cumplen con los
lineamientos del Manual de Gestión
Documental
Existencia de documentos producidos y 5 4 5 4 5 23 4

almacenados en medio electrónicos sin
control ni políticas de administración.
La Administración Municipal no ha 5 5 5 5 5 25 5
implementado actividades en la
formulación de la Política de Cero
Papel
La Administración Municipal no cuenta 5 5 5 5 5 25 5

con una instalación donde pueda
funcionar el Archivo Central
óptimamente y cumpliendo con los
lineamientos del Archivo General de la
Nación
TOTAL 45 40 45 43 45

5.1.4. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivo – PINAR
La Alcaldía Municipal de Timbío Cauca, garantizará la conservación y

preservación de la información física y electrónica, así como su adecuada
administración y control, de acuerdo con la normatividad vigente y buscando
articularse con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, formulando y
adoptando procedimientos, programas, guías e instructivos con el objetivo de
promover la eficiencia y productividad.
5.1.4.1. Objetivos Estratégicos del Plan Institucional del Archivo - PINAR
Identificados y valorados los aspectos críticos con los ejes articuladores, se han
planteados los siguientes objetivos: Identificados y valorados los aspectos críticos
con los ejes articuladores.
a. Elaborar e implementar un Programa de gestión Documental.

b. Elaborar y aplicar las tablas de Retención Documental
c. Diseñar un plan de transferencias documentales
d. Implementar el programa de gestión documental.
e. Utilizar el aplicativo de gestión documental
f. Elaborar e Implementar el Programa de Gestión de Documentos
Electrónicos para articular y facilitar la Gestión Documental
g. Elaborar e Implementar el Instructivo de Disposición de Documentos
h. Elaborar e Implementar la Política de Gestión Documental
i. Adecuar y dotar de las instalaciones locativas para el óptimo
funcionamiento del archivo central
5.1.4.2. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS DEL PLAN INSTITUCIONAL

DE ARCHIVO.
ITEM ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS OBJETIVO META
1 La Administración Municipal no Incumplimiento de Elaborar e 1 Programa

cuenta con un Programa de la Ley General de implementar el implementado de Gestión
Gestión Documental para el Archivo. Programa de Documental
desarrollo sistemático de los Gestión
procesos archivísticos Documental.
encaminados a la gestión de la
documentación de una entidad

2 No se han elaborado ni aplicado Desorganización de Elaborar e 1 Documento consolidado

las Tablas de Valoración la información y no implementar las sobre tablas de retención
Documental (TVD) identificación de tablas de documental debidamente
documentos que retención aprobado.
perdieron su valor Documental
primario
3 No se tiene el adecuado control Perdida de Establecer un Control adecuado sobre
sobre la gestión documental física información adecuado gestión documental física
y/o electrónica control a los y/o electrónica.
documentos
tanto físicos
como
electrónicos.
4 No se aplica un plan de Acumulación de Diseñar un plan Plan de transferencias
transferencias documentos para la documentales
documentales transferencias
documentales
5 No se ha implementado el Diferentes tipos de Implementar la 1 Política sobre el
Programa de Gestión gestión de los política del programa de Gestión
Documental. documentos. programa de Documental.
según criterios Gestión
propios de Documental.
funcionarios
6 De acuerdo al Diagnóstico de la Desorganización Organizar los Organizar los Fondos
Gestión Documental en las Documental. Fondos Acumulados por cada
dependencias de la Pérdida de Acumulados de vigencia.
Administración, los archivos de información los Archivos de
gestión no cumplen con los Duplicidad de Gestión de las
lineamientos del Manual de información Dependencias
Gestión Documental Incumplimiento de
la Normatividad
Vigente.
Acciones legales
7 Existencia de documentos Perdida de

producidos y almacenados en información por
medio electrónicos sin control ni la desarticulación
políticas de administración. de la gestión
documental con
los sistemas. De
información de la
entidad.
Dificultad para la
recuperación de
la información.

Demora en la
atención de
consultas.
Duplicidad de
información
8 La Administración Municipal no Perdida de Elaborar e Un (1) Programa de
tiene articulada la Gestión información por Implementar el Gestión de Documentos
Documental Física con la la desarticulación Programa de Electrónicos para articular
Electrónica de la gestión Gestión de y facilitar la Gestión
documental con Documentos Documental.
los sistemas. De Electrónicos
información de la para articular y
entidad. facilitar la
Gestión
Dificultad para la Documental
recuperación de
la información.
Demora en la
atención de
consultas.
Duplicidad de
información
9 La Administración Municipal no ha Incumplimiento Implementar Actividades de
implementado actividades en la de la actividades en Implementación en el
formulación de la Política de Cero Normatividad el Programa de Programa de Cero Papel
Papel Vigente. Cero Papel.
Acciones legales
10 La Administración Municipal no Incumplimiento Realizar Diseño del Archivo
cuenta con una instalación donde de la Gestiones para Central del Municipio de
pueda funcionar el Archivo Central Normatividad las mejorar las Timbío
óptimamente y cumpliendo con Vigente. Instalaciones
los lineamientos del Archivo Acciones legales del Archivo
General de la Nación Central

6. CRONOGRAMA
ITEM ACTIVIDADES RESPONDABL AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
E
1 Elaborar conforme Comité de x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
los lineamientos del Gestión.
Sistema de Gestión
de Calidad, las
Tablas de Retención
documental
2 Elaborar e Comité de
implementar el Gestión
x x x x x x x x xx x x x
Programa de
Gestión
Documental.
3 el Manual de Comité de x x x x x x x x x x
Gestión Gestión
Documental.
4 Procesos Comité de x x x x x
permanentes de Gestión
capacitación a los
funcionarios en
Gestión documental.
5 Organizar los Comité de x x x x X

Fondos Acumulados Gestión
de los Archivos de
Gestión de las
Dependencias
6 Implementar Comité de x x x x
actividades en el Gestión
Programa de
Gestión
documental.
7 Elaborar e Comité de x x x x x
Implementar el Gestión
Programa de
Gestión de
Documentos
Electrónicos para
articular y facilitar la
Gestión
Documental.
8 Elaborar e Comité de x x x x X
Implementar la Gestión
Política de Gestión
Documental.
9 Organizar y dotar Comité de x x x x X

de un local para el Gestión
archivo central.


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El cual busca orientar sus acciones a la satisfacción de las partes interesadas y la

Teniendo en cuenta, en la elaboración del PINAR, se han identificado necesidades

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2.1. Objetivo General.

Elaborar, socializar e implementar un programa de conservación y preservación de

2.2 Objetivos Específicos:

a. Elaborar tablas de valoración documental para la entidad, con el objetivo de

b. Implementar los Programas Específicos que plantea la Guía del Archivo de

c. Diseñar un procedimiento para la ordenación y descripción de los fondos de

d. Preparar el Plan de Capacitación en Gestión Documental formulado dentro

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f. Mejorar la infraestructura del archivo central, por medio de la adquisición de

El plan Institucional de Archivo “PINAR”, inicia con la consignación de las acciones

4. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD

“El Municipio de Timbío procura el mejoramiento de la calidad de vida de su

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4.3. POLITICA DE CALIDAD

La Alcaldía Municipal de Timbío Cauca, a través del fortalecimiento Institucional y

4.4. OBJETIVOS DE CALIDAD

 Crear estrategas que propendan por el adecuado ejercicio de los derechos

5. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ALCALDIA

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Para la creación e implementación del Plan Institucional de Archivos, se aplicó la

a. Identificación de aspectos críticos de la labor Archivística

Como resultado de la gestión documental y aplicando las sugerencias de

5.1.1. Aspectos Críticos y Riesgos de la Gestión Documental.

ASPECTO CRITICO RIESGO

No se tiene el adecuado control sobre Perdida de información

No se aplica un plan de transferencias Acumulación de documentos

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archivos de gestión no cumplen con Incumplimiento de la Normatividad

Existencia de documentos producidos Dificultad para la consolidación y

La Administración Municipal no cuenta Incumplimiento de la Normatividad

5.1.2. Priorización de Aspectos Críticos.

Calle 15 Carrera 17 Esquina CodigoPostal: 193520 - Teléfono 8278810

Para entender la metodología de la priorización de los aspectos críticos se aclaran

b. Eje Articulador: Se basa en los principios de la función archivística

 Administración de Archivos: Involucra aspectos de la infraestructura, el

 Acceso a la Información: Comprende aspectos como la transparencia, la

 Preservación de la Información: Incluye aspectos como la conservación y el

 Aspectos tecnológicos y de seguridad: Abarca aspectos como la seguridad

 Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la armonización de

5.1.3. Priorización de los aspectos críticos de la gestión documental

Teniendo en cuenta los aspectos críticos que en materia archivística

Aspecto critico Admo Acces Preservaci aspect Fortaleci total

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Existencia de documentos producidos y 5 4 5 4 5 23 4

La Administración Municipal no cuenta 5 5 5 5 5 25 5

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5.1.4. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivo – PINAR

La Alcaldía Municipal de Timbío Cauca, garantizará la conservación y

5.1.4.1. Objetivos Estratégicos del Plan Institucional del Archivo - PINAR

a. Elaborar e implementar un Programa de gestión Documental.

5.1.4.2. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS DEL PLAN INSTITUCIONAL

1 La Administración Municipal no Incumplimiento de Elaborar e 1 Programa