Centro De La Tecnología y La Productividad Empresarial

SENA

Regional Cundinamarca

Tecnólogo Virtual

Distribución Física Internacional

Ficha De Caracterización 2281634

Actividad de proyecto 9

EVIDENCIA: 1

Elaborar un plan de contingencia para el proceso de distribución

Realizado Por Aprendiz Sena

CRISTIAN ANIBAL MENDOZA NAVARRO

Instructora de Formación

MAURA JANETH RIVERA

 TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción

2. Objetivos

3. Identifiquen en el proceso de distribución de la empresa los riesgos externos,

internos y sus características (a qué, a quién, cómo los puede afectar y cuál es el

nivel del riesgo).

4. Establezcan los escenarios de riesgo, para ello utilicen la técnica estructurada “What

if?” (¿Y sí...?).

5. Elaboren un mapa de riesgos.

6. Realicen la evaluación de los riesgos encontrados, la operación y el proceso.

7. Establezcan las estrategias y tácticas a utilizar según los estándares nacionales e

internacionales.

8. Realicen el plan de recuperación, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

9. Elaboren el plan de comunicación

10. Conclusiones

11. Bibliografía
 1. Introducción

En el presente, se busca entender a profundidad el valor de un plan de contingencia

dentro de la organización, puesto que con este se busca delimitar funciones claves y

responsables frente a algún riesgo potencial por la actividad económica de la organización

o riesgo no tan obvio pero que si por su probabilidad puede poner en riesgo la operación.

Durante el desarrollo de la actividad se busca poder estructurar planes de contingencia,

donde se podrá observar no solo los diferentes riesgos, si no como pueden variar sus

probabilidades de afectar logísticas de acuerdo al sector económico al que pertenezca.

 2. Objetivos

Objetivo general

Definir e interpretar el plan de contingencia para la empresa, la cual debe garantizar el

proceso de la operación logística, teniendo en cuenta los factores externo e internos.

Objetivos específicos

Planear una estrategia de la situación, teniendo en cuenta los estándares, la evaluación de

los riesgos de operación y el proceso.

 3. Identifiquen en el proceso de distribución de la empresa los riesgos externos,

internos y sus características (a qué, a quién, cómo los puede afectar y cuál es el

nivel del riesgo).

Las organizaciones a menudo están expuestas a una serie de situaciones que pueden

presentar una afectación o falla a sus procesos; ya sea por su entorno laboral o al interior de

la organización, este tipo de fallas se considera unos de los riesgos a que está expuesta la

empresa, los cuales pueden afectar negativa o positivamente la organización.

Para la empresa Sesar S.A, que es una organización inmersa en la economía circular,

dedicada a la comercialización de productos de segundo uso a base de PET, residuos RAEE

y residuos de papel y cartón, esta incertidumbre no es ajena; la variedad de posibles sucesos

que puedan afectar el proceso de distribución de productos representa una seria amenaza a

la productividad de su empresa. Acuerdo a lo anterior, la organización debe hacer uso de la

gestión del riesgo para valorar, identificar y cuantificar los potenciales problemas para así

reducir el impacto de la misma en la organización.

RIESGOS EXTERNOS EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

RIESGO QUE O A QUIEN COMO LOS NIVEL DE

PUEDE RIESGO
AFECTAR
A los medios de En los tiempos de Bajo
Condiciones
transporte de la desplazamiento
Climatológicas
empresa. para la
Adversas
distribución
A las instalaciones Deterioro o Medio
de la empresa, destrucción de
Desastres Naturales
puertos, instalaciones
aeropuertos.
Infraestructura A los medios de Dejando fuera de Medio
 transporte de la servicios los
Deficiente
empresa. vehículos
A los medios de En las horas o Bajo
Reglamentación
transporte de la áreas para poder
Normas de Transito
empresa. transitar.
Área administrativa Trámites Bajo
Procesos Aduaneros
engorrosos
A la organización Con bloqueos, Medio
Inestabilidad Social saqueos, daño a
las instalaciones.
A la organización Competencia Alto
desleal en
Aumento de la
precios, en el
Competencia
prestigio de la
organización.
Cierres de puertos y A la organización y Represamiento de Medio
aeropuertos cliente producto
A la organización y Afectación la Medio
Terrorismo
cliente vida o bienes
Inestabilidad política A la organización y Cambios en la Bajo
cliente legislación y
orden social.
Bancarrota cliente A la organización Afectación en Bajo
pedidos

RIESGOS INTERNOS EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

RIESGO QUE O A COMO LOS NIVEL DE

QUIEN PUEDE RIESGO
AFECTAR
Retrasos en la
Poca confiabilidad en el Área de
fabricación Baja
proveedor producción
producto
Afectando en las
Falla en equipos A la organización actividades d ellos Medio
procesos
Al fallar el
proceso de
Falta de competencia
Áreas de procesos selección, contar Bajo
del personal
con personal no
competente
Productos de mala
Deficiencia en la Procesos de
calidad o Bajo
asignación de recurso compra
insuficiente
Mal clima laboral A la organización Disminución de Medio
 productividad
Mal clima laboral-
Incumplimiento a las
A la organización disminución de Bajo
normas internas
producción.
Incertidumbre en la Proceso de ventas Disminución en
Bajo
demanda las ventas
Mal clima laboral-
Huelgas A la organización disminución de Bajo
producción.
Procesos Retrasos en la
Falta de maquinaria Bajo
fabricación producción
Falla de herramientas Área Retrasos en la
Bajo
ofimáticas administrativa gestión
Accidentes de laborales Colaboradores Afectación en el
clima laboral,
salud Medio
colaboradores,
producción.
Daños instalaciones A la organización Ambiente laboral,
seguridad del
Bajo
personal retrasos
en la producción

4. ¿Establezcan los escenarios de riesgo, para ello utilicen la técnica estructurada

“What if?” (¿y sí...?).

Para poder identificar los peligros que pueden impactar a la organización usaremos la

herramienta What if, la cual nos permitirá una serie de preguntas en la cuales podremos

analizar los riesgos y controles para los procesos en las distintas áreas.

IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

WHAT IF? - ¿Y SÍ? CONSECUENCIA CAUSA CONTROLES
¿Y si el stock no es Incumplimiento en la Falta de control de Implementación de software
suficiente? entrega al cliente inventarios que monitoree el stock.
¿Y si no son suficientes Demora en la Falta de Elaborar un plan de
las maquinas? producción planeamiento producción.
¿Y si falla una maquina? Falta de Elaborar un plan de
Para en los procesos mantenimiento- mantenimiento periódico-
mala operación capacitar al personal.
¿Y si faltan operarios de Retrasos en la Falla en la gestión
Elaborar profesiograma.
máquinas? producción del talento humano
¿Y si los vehículos de Falta de Revistas periódicas a los
Retrasos en la
distribución fallan? mantenimiento- vehículos - mantenimiento
distribución
mala operación preventivo.
¿Y si se roban productos Incumplimiento en la Implementación de
Falta de control a
en la distribución? entrega al cliente – dispositivos de seguimiento
los productos.
perdida de capital satelital.
¿Y si hay restricción de Restricción a la Realizar seguimiento a
horarios en las vías? Retrasos en la circulación de páginas de transito- plan de
distribución vehículo por zona contingencia.
u horario
¿Y si hay bloqueo en la Realizar seguimiento a
Retrasos en la Inestabilidad social
vía? páginas de transito- plan de
distribución o mantenimiento.
contingencia.
¿Y si hay poca demanda? Aumento stock – Depender de un Aumentar el número de
pérdida de ingresos. solo cliente clientes.
¿Y si el cliente se declara Disminución de Depender de un Aumentar el número de
en bancarrota? demanda solo cliente clientes.
¿Y si hay huelga de Retrasos en la Garantizar el bienestar del
Mal clima laboral
trabajadores? producción talento humano.
¿Y si el puerto principal Realizar un plan de
Retrasos en la Falta de
está bloqueado? distribución con planes
distribución planeamiento
alternos.

5. Elaboren un mapa de riesgos.

INSIGNIFICANT MENOR MODERAD ELEVADO EXTREMO

E O
MUY
PROBABLE 5% 9% 18% 36% 72%

PROBABLE
4% 7% 16% 28% 56%

POSIBLE
3% 5% 14% 20% 40%
PROBABILIDAD

POCO
PROBABLE 2% 3% 6% 12% 24%

MUY
IMPROBABL 1% 1% 2% 4% 8%
E

IMPACTO

RIESGO PORCENTAJE
Condiciones Climatológicas Adversas 7%
Desastres Naturales 28%
Infraestructura Deficiente 5%
Reglamentación Normas de Transito 1%
Procesos Aduaneros 5%
Inestabilidad Social 6%
Aumento de la Competencia 18%
Cierres de puertos y aeropuertos 40%
Terrorismo 1%
Inestabilidad política 12%
Bancarrota cliente 14%
Poca confiabilidad en el proveedor 5%
Falla en equipos 56%
Falta de competencia del personal 24%
Deficiencia en la asignación de 24%
recurso
Mal clima laboral 20%
Incumplimiento a las normas internas 14%
Incertidumbre en la demanda 40%
Huelgas 24%
Falta de maquinaria 24%
Falla de herramientas ofimáticas 24%
Accidentes de laborales 56%
Daños instalaciones 14%

6. Realicen la evaluación de los riesgos encontrados, la operación y el proceso.

No de Desviación Causas Consecuencias Protecciones Plan de

Partida acción

 Consecuencias de operación prestablecidos en término de presión, temperatura,

concentración

*No flujo * Fuga o ruptura de algún punto *Perdida de producción

* Mantenimiento periódico *Considerar el instalar un sistema de alarma

 Clasificación eléctrica para equipos

 *Mantenimiento *Bloqueo, taponamiento en las vías

*Perdida de los materiales *Inspección periódica

*Asegurarse que el mantenimiento y la inspección sea adecuada

 Información de seguridad, higiene y ambiental de materias, productos

intermedios y finales

*Información *Agotamiento del material reciclable

*No poder mantener un inventario suficiente *Procedimiento y planes

7. Establezcan las estrategias y tácticas a utilizar según los estándares nacionales e

internacionales:

Estrategias propias de la organización

 El deseó de exportar trae consigo dificultades geográficas, no solo por el cruce

de fronteras, si no de nivel estacional, es por ende que la organización debe

apuntar a tener operaciones flexibles y con la adaptabilidad necesaria para

cumplir los requerimientos del cliente.

 Provenir las ocurrencias que puede traer consigo el incluir nuevos procesos a la

cadena como el de exportar

 Evaluar los factores positivos y negativos el incursionar en el mercado

internacional y si la organización tiene la capacidad financiera de inversión para

este
  Encontrar lo positivo dentro de lo negativo, dando adaptabilidad de acuerdo con

el contexto

 Darle la importancia requerida a los cuellos de botella que se puedan presentar en

la cadena

 Evaluar la organización siempre como un todo general

Estrategias propias de proceso

 Hacer alianzas estratégicas con otras empresas para poder cumplir con la

demanda exigida por los países objetos de exportación

 Realizar un estudio de mercado para verificar que el mercado es factible exportar

el producto

 Revisar la normatividad vigente de los países objetos de exportación para alinear

lo requerido y poder optar a la exportación del reciclaje

 Acondicionar los vehiculas de transporte que cumplan los estándares de calidad

exigidos por el país a exportar

 Verificar la documentación requerida para la exportación

8. Realicen el plan de recuperación, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

En ocasiones una organización solo está interesada en diseñar un conjunto de estrategias

de recuperación de desastres para tener una visión de sus requerimientos tecnológicos,

económicos y de procesos antes de abordar el desarrollo del plan de continuidad del

negocio.
 En la elección de estrategias de recuperación se ven involucrados los representantes de

TI junto con la gerencia, entre estos deciden y seleccionan las opciones más viables para

poner en marcha el negocio en cado de una emergencia.

 Los requerimientos de continuidad de la compañía

 El costo beneficio de las estrategias de continuidad

 La selección de los sitios potenciales para uso alterno y de los sitios externos de

almacenamiento de información

 Viabilidad de recuperación en el peor de los casos

 Requerimientos de áreas de trabajo

 Requerimientos de recursos humanos

 Situación geográfica y transporte

Hot sites: están adecuados con toda la infraestructura física y lógica necesaria para

iniciar la recuperación a la mayor brevedad posible.

Warmsite: en este tipo de sitio no se incluye infraestructura de gran capacidad, solo las

necesidades más básicas para el negocio retome sus operaciones críticas.

Coldsite: Solo cuentan los equipos de comunicación, servicio eléctrico, aire

acondicionado entre otros.

 Sitio Móvil: es un entorno y estructura preparada para ser transportado al lugar del
desastre, de esta forma el equipo puede ser instalado cerca de la ubicación original.
Se cuentan con los recursos necesarios para que los procesos más críticos operen a la
mayor brevedad posible.
RIESGO
Condiciones Climatológicas
Adversas
Desastres Naturales
Infraestructura Deficiente
Procesos Aduaneros
ACCIONES A
DESARROLLAR
Los fenómenos
meteorológicos se pueden
prever, en su mayoría, con la
suficiente antelación, por lo
que también podrán
anticiparse medidas destinadas
a paliar los efectos que la
exposición a esas condiciones
pueden tener sobre los
trabajadores
el primer paso fundamental es
el desarrollo de programas de
investigación que contribuyan
a construir y desarrollar una
base suficientemente amplia
de datos científicos y técnicos
que permitan conocer la
distribución espacial y
temporal de cada uno de los
fenómenos. El análisis de
datos históricos es para esto
indispensable.
Localización
Estudio y ubicación de las
infraestructuras existentes.
Recogen todas las gestiones y
los papeleos que se deben
llevar a cabo si queremos
cumplir con los requisitos
necesarios para importar o
exportar mercancías de un país
TENDENCIAS
ESPERADAS
Implementar una gestión de
riesgos
Gerenciar los riesgos
optimizando los recursos,
lograr una administración
efectiva y eficiente.
 realizar una evaluación más
objetiva del fenómeno y de los
daños, para definir mejor las
acciones de retorno,
reconstrucción, reubicación y
zonificación, propiciando así
una recuperación y vuelta a la
normalidad lo más eficiente y
rápida posible
Descripción detallada del
proyecto que se va a asegurar,
datos que se obtendrán del
proyecto (estudio geotécnico,
memoria, planos, etc.). Para
tener idea de las características
de las obras, métodos
constructivos, etc.
Dar el cumplimiento de todos
los trámites exigidos para
permitir que las mercancías
sean introducidas al territorio
nacional, siguiendo los pasos
de la modalidades de

Aumento de la
Competencia
Cierres de puertos y
aeropuertos
Terrorismo
Bancarrota cliente
Poca confiabilidad en el
proveedor
Falta de competencia del
personal
Deficiencia en la asignación
de recurso
Mal clima laboral
Incumplimiento a las
normas internas
Falta de maquinaria
Falla de herramientas
ofimáticas
Accidentes de laborales
Daños instalaciones
a otro regulándose con la
normativa que se aplique en la
aduana de cada país.
Conocer el terreno
Determinar el objetivo
Marcar la cuota de mercado
un plan estratégico de
promoción del servicio de
transporte público de carga
por carretera
Prevención de actividades
Reducir Gastos, Priorizar
deudas
Mirar fallas de entrega
Evitar procesos erróneos de
producción
Evitar exceso de sobrantes y
faltantes
Ambiente de apoyo,
flexibilidad en el lugar de
trabajo, Dar autonomía a los
colaboradores.
Legalidades
Evitar retraso de la producción
Buscar un software que
permita facilitar el trabajo y
sea muy completo
Capacita para las emergencias.
Elabora el Reglamento de
Higiene y Seguridad
Industrial.
Implementa medidas de
control.
Ten una matriz legal clara,
actualizada y organizada
Prevenir y corregir averías o
fallas en las instalaciones
Cuantificar y evaluar el estado
de los daños
importación
Estrategias para atraer clientes
de la competencia
Eficiencia económica del
sector.
Crear otra fuente de ingresos
Negociación y compromiso
con proveedores
Políticas de capacitación
Mejorar sistemas de
requerimiento
Crear programas de
aprendizaje y desarrollo
Compromiso
Mejoras tecnológicas
Mantener todo tipo de
programas ofimáticos que sea
sencillo de manejar pero al
igual sea muy seguro.
Políticas de seguridad
Inicio con el mantenimiento
de cada instalación preventivo
Aumentar la vida útil de los
mismos
Sistematización de
mantenimiento
 9. Elaboren el plan de comunicación

Protocolos de comunicación Responsables Tareas de comunicación

Protocolo Interno:
Medir: Realizar de forma
 Junta General de periódica auditorias de
accionistas Para que haya comunicación interna y
 Reuniones entre comunicación, primero estudios de clima laboral.
departamentos debe haber información lo
 Consejo de cual se considera el primer
estadio de la comunicación. Planificar: Diseñar el plan
administración
Partiendo de la información estratégico de
 Video conferencia comunicación interna en
de trabajo más general podemos
definir la comunicación coordinación con la
como un proceso que se da dirección general y el área
entre dos o más personas. de la distribución
Protocolo Externo : (La comunicación es
responsabilidad de cada uno Comunicar: Fomentar una
 Banquetes, de los eslabones de una cultura interna digital y
desayunos y cenas compañía) cooperativa a través del uso
de trabajo fuera de de nuevas tecnologías
la empresa
 Fiestas
 Inauguraciones, Asesorar: Apoyar y asesorar
homenajes y al comité de dirección y a
despedidas todos los colaboradores en
 Notas de prensa o general
comunicaciones
 Publicidad
 Web corporativa Evaluar: Diseñar,
 Redes sociales implementar y realizar un
seguimiento de los canales
oficiales de la empresa
 10. Conclusiones

• Las empresas disponen de elementos necesarios para afrontar emergencias

producidas por el proceso productivo ya que cuenta con el personal capacitado que puede

tomar decisiones precisas para resolver de la mejor manera una situación de riesgo de

potencial

• El presente trabajo muestra una visión de la situación real de las empresas en cuanto

a los riesgos presentes en estas, para poder contrarrestarlos y mantener un constante

monitoreo de esto para poder eliminarlo o minimizarlos al máximo

 11. Bibliografía

Material complementario “La planeación y el plan de contingencia

“La cadena de suministro inteligente del futuro”