EVIDENCIA 1: PLAN DE CONTINGENCIA.

IDENTIFICAR LOS RIESGOS

OPERACIONALES PRESENTES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN

FÍSICA INTERNACIONAL.

FICHA: 2404836

TECNOLOGIA EN DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL

INSTRUCTOR

CRISTIAN ADOLFO LEON PINO

APPRENDIZ:

LINA MARCELA RUEDA RODAS

CENTRO DE TELEINFORMÁTICA Y PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

SENA

SEPTIEMBRE 2022
 1. Consulten en internet temas relacionados con desastres naturales y cómo estos

afectan a las empresas exportadoras.

Estas tragedias vuelven vulnerables a las actividades socio productivas, provocan perdidas
a nivel regional, impactos en el medio ambiente, la economía y confianza del consumidor
seguida de crecimientos en el área de la construcción y precios del mercado asegurador. Los
desastres naturales pueden generar repercusiones económicas y comerciales, tanto a nivel
macroeconómico como sectorial.

Un fenómeno natural le puede causar diversos daños a una organización:

 Infraestructura.
 Equipos.
 Servicios internos.
 Servicios externos.
 Cierre de actividades parciales o permanente.
 Daño al personal e incluso causar la muerte.
 Asumir costos por reconstrucciones o adaptaciones.
 La cadena de valor se ve comprometida.
 Proyectos e inversiones deben ser reprogramadas o sufren demoras.

Esto genera una perdida de ingresos, y generalmente puede llevar una empresa a la
quiebra o incluso su desaparición, pero también se genera un impacto directo sobre la
economía del país.
Tabla identificación de análisis y riesgos operacionales

SITUACION ´"empresa ABC exportaciones"

Proceso Actividades principales Identificación de riesgos Causas que pueden ocasionar que Consecuencias/severidad. Impacto en la
empresarial del proceso operacionales se presente dicho riesgo distribución de la empresa
 Comprometer la calidad de
A. Aprovisionamiento. la mercancía. Malas prácticas con los productos BAJA
 Comprometer la calidad de
B. Almacenamiento. la mercancía.  Malas prácticas con los productos BAJA
Daños en activos  Eventos externos: catástrofes
C. Transporte. materiales. naturales. Robos ALTA
D. Seguimiento del  Fallas en los equipos de
producto.  Perdida de información. comunicación o software. ALTA
 Fallas en los equipos.
Distribución E. Logística inversa.  Perdida de la información. Malas prácticas. MEDIA
 Comprometer la calidad
A. Acopio. del producto.  Malas prácticas. BAJA
Malas prácticas con los productos
Comprometer la calidad del o en los procesos.
producto. Malas practicas de empleo y
Accidentes de personal. seguridad.
B. Producción. Fallas de maquinaria Fallas de los sistemas. ALTA
 Comprometer la calidad  Malas prácticas con los productos
C. Acondicionamiento. del producto. o en los procesos. BAJA
 Errores en el diseño de los
D. Control de calidad. artículos.  Reputación de la empresa. ALTA
 Compromete la calidad del
Producción E. Empaque. producto.  Malas prácticas comerciales. ALTA
Servicio al A. Recepción del  Practicas inadecuadas con el
cliente cliente.  Mala atención al cliente. cliente. ALTA
B. Ejecución de compra.  Fallos en el registro de la  Fallos en la ejecución y gestión de ALTA
información. los procesos.
Fallas en los equipos. Fallos en los sistemas.
 C. Seguimiento de  Causar externas
transporte.  Perdida de información. Fallas en los sistemas. ALTA
D. Recepción y servicio  Servicio inadecuado al  Practicas inadecuadas con el
posventa. cliente. cliente. ALTA
 Fallos en el registro de  Fallos en los sistemas.
E. Registro y análisis de información. Fallos en la ejecución.
la demanda. Que se filtre la información Reputación de la empresa. ALTA
A. Elaboración del
presupuesto.  Pérdidas económicas.  Fallas en la gestión de los procesos. MEDIA
B. Registro de los  Fraude externo.
procesos contables.  Robo de información. Fraude interno. MEDIA
C. Gestión de la  Mal registro de la
información financiera. información.  Fallas en la ejecución. ALTA
D. Control y
planificación.  Pérdidas Financieras.  Fallos en la gestión de proyectos ALTA
 Incumplimiento de leyes y
Financiero E. Tesorería. políticas.  Fraude interno MEDIA
 7. Indaguen sobre el grado de preparación que tienen las empresas para hacerle

frente a los desastres naturales en Colombia.

“De acuerdo con cifras reveladas por el Departamento Nacional de Planeación (DNP)
de Colombia, 2 de cada 3 empresas se vieron impactadas por el cambio climático, afectando
directamente los costos asociados a su operación. Según un artículo publicado por la
revista Semana Sostenible “el 78% de los encuestados asegura que el cambio climático
podría representar para ellos y sus empresas un incremento en los costos asociados entre el
5% y más del 20%”.”. theonebrief.com

Estos costos se generan por el aumento en los tiempos de desplazamiento, el incremento

del valor de los insumos y materias primas, la ejecución de nuevos procesos industriales y la
capacitación de sus funcionarios. Todo a causa del cambio climático y desastres naturales,
como, por ejemplo: inundaciones o deslizamientos de tierra que obligan al cierre de las vías.
Por otro lado, las heladas o veranos prolongados, que generan consecuencias nefastas.

Según el Análisis de Clima y Catástrofes 2017 de Aon; en el año 2017 se tuvieron

pérdidas económicas generadas por desastres naturales y efectos del cambio climático,
alcanzando montos hasta por 344.000 millones de dólares. Y sucedieron unas 330 catástrofes
naturales con pérdidas económicas equivalentes a 353.000 millones de dólares.

Este estudio que fue elaborado por Impact Forecasting, nos da un panorama aproximado
de los efectos que puede generar los desastres naturales y el cambio climático.

“Este de tipo de estudios le permite a los empresarios entender las causas y las
consecuencias de aquellos riesgos sobre los cuales no tienen control directo, pero frente a los
cuales pueden disponer de estrategias de mitigación eficientes luego de entender su impacto
en el giro ordinario de sus negocios” señala Julián Ávila, experto en Consultaría de Riesgos
de Aon Colombia.
 Todas las empresas cuentan con un comité de gestión de riesgo, que adelanta las gestiones
necesarias para afrontar un riesgo de cualquier índole. Es el encargado de diseñar y llevar a
cabo el plan de contingencia, el plan de comunicación y el plan de continuidad de negocio;
también cada empresa debe adoptar una política de gestión de riesgo, donde se capacite a los
colaboradores en las áreas pertinentes.

Las empresas también se apoyan en la adquisición de seguros que garantice su capacidad

de respuesta y recuperación, con el fin de mitigar los efectos del riesgo.

8. Con base en lo realizado en los puntos anteriores, elaboren el plan de contingencia

para la empresa ABC, con el fin de que se pueda aplicar en el momento que se

vuelva a presentar un desastre natural. Este plan debe incluir un programa de

recuperación.

PLAN DE CONTINGENCIA RIESGO

1. Fraude interno:

Este genera perdidas por fraudes intencionales, robos que involucran a colaboradores de la
organización, también incumplir con las políticas y leyes de la empresa.

2. Priorización de actividades criticas:

 Investigación: análisis completo del caso, con pruebas y documentación.

 Entrevista personal: es importante informar al presunto responsable de toda la
situación y dar a conocer la investigación.
 Informe: el informe se debe presentar al comité disciplinario o el departamento de
relaciones laborales.
  Desde allí se inicia un proceso:
o Despedir.
o Abrir un procedimiento penal.
o Abrir un procedimiento civil.
o Entablar medidas disciplinarias.
o Presentar el caso a la empresa aseguradora
o Continuar la mejora de los procedimientos
o Implementar nuevos procesos de negocio y de control.

3. Continuidad de negocio

Ello puede lograrse mediante la consecución de personal que asuma las funciones
interrumpidas, o tercerizando algunos procesos mientras se normalizan los propios.

Es importante contar con:

 Protocolos de actuación para los casos de fraude interno.

 Una metodología para el tratamiento de la investigación, entrevista y elaboración
del informe.
 Personas capacitadas para la realización de este proceso.

4. Responsable del plan de contingencia

Departamento o persona encargada de tratar todo lo relacionado con los casos de fraude
interno. El cual se define con anticipación a la hora de realizar el protocolo y la especificación
de sus funciones. Esa personas o grupo de personas activaran el protocolo una vez se conozca
o sospeche un caso de fraude.

5. Estrategias de protección antes del incidente medidas de contingencia después.

 Prevención
 Optimizar la política de gastos.
 Uso de tarjetas corporativas.
 Utilizar tecnología para el control de gastos.
 Tecnología de transparencia.
 Información detallada y clara de cada empleado.
 Uso de canales de denuncia de fraude interno, por medio de software.

 El uso de auditorías.

 Mejorar el clima laboral.

Después del riesgo

 Reforzar las políticas de ética laboral.

 Integrar todos los departamentos de la organización al proceso.
 Determinar un plan de formación, para concienciar y alinear las política.s
 Fortalecer el marco normativo de la organización.

6. Respuesta al incidente:

Se debe evaluar la probabilidad y el impacto según la naturaleza del fraude y realizar un

mapeo del riesgo. Para posteriormente activar el plan de contingencia y de continuidad de
negocio.

La posición que debe asumir la organización, debe ser contundente y poner en marcha el
protocolo, llegar hasta las estancias necesarias según el grado del fraude, ya sea penal, civil o
disciplinario, esto es una de las mejores medidas preventivas para que no se vuelva a
presentar.
 7. Desde donde se reanudarán las operaciones.

Las operaciones en la empresa continúan, se reemplaza el colaborador y mientras el

proceso se siguen las operaciones con normalidad.

8. Reserva el equivalente a un mes de gastos ordinarios.

La reserva se realiza basándose en el flujo de caja y gastos. Esta reserva operativa debe ser
supervisada por una política interna, creada por la junta directiva, que regule como debe
usarse los fondos y sus debidos reportes.

9. Simulacros

Se debe mantener vigilancia y seguimiento continuo, las auditorias son apoyo muy
importante. Tener un programa eficaz de ética empresarial. Medidas correctivas y apostar por
fortalecer las medidas del marco legal.

10. Revisión del plan periódicamente, realizar ajustes.

se deben realizar ajustes periódicamente con el fin de prevenir o mitigar los riesgos de
fraude interno, una forma es evaluando la probabilidad de incurrencia y de impacto, debido a
que no todos los riesgos de fraude tienen el mismo impacto o la misma probabilidad de que
ocurran.
 PLAN DE CONTINGENCIA RIESGO

1. Fallos en la ejecución y gestión de los procesos.

Esto se genera cuando hay errores de registros de clientes, situaciones con proveedores o
clientes. errores y fallas en los reportes de información.

2. Priorización de actividades criticas

La evaluación de los daños en comparación con el plan de acción, esto determina la lista de
actividades que debemos llevar a cabo, según las actividades estratégicas y urgentes de la
organización.

Plan de emergencia

Evaluación de los daños

Priorización de actividades

Ejecución de actividades de contingencia

3. Continuidad de negocio

Se definen equipos de trabajo para recuperar la información

 Equipo de salvaguardar la información.

 Equipo de salvaguardar el hardware.

Todos con su debido coordinador.

En la primera etapa esta la restauración del servicio y en la segunda la recuperación de los

espacios d trabajo y la información de la forma más rápida y eficiente posible.
 4. Responsable del plan de contingencia

En todas las empresas se debe establecer un equipo de gestión del riesgo, con el objetivo de
llevar a cabo los respectivos planes de contingencia, de comunicación y las políticas de
gestión del riesgo.

5. Estrategias de protección antes del incidente medidas de contingencia

después.

Prevención y preparación

Actividades de planeamiento, preparación, entrenamiento y ejecución de las actividades de

resguardo de la información.

Después del riesgo

Evaluación de los resultados del plan de contingencia.

¿Qué tan bien se ejecutó el plan?

¿Se realizo en los tiempos adecuados?

¿Qué actividades no favorecieron el plan de acción?

Recomendaciones

6. Respuesta al incidente

Identificar los activos

Identificar los requerimientos según el origen del riesgo

Identificar los impactos resultantes

 Identificación de amenazas

Cálculo de vulnerabilidad

7. Desde donde se reanudarán las operaciones

Según las causas del riesgo de fallo en los sistemas, se puede reanudar desde un local
alterno o puede ser, utilizando otras áreas de la infraestructura de la empresa.

8. Reserva el equivalente a un mes de gastos ordinarios

En este caso no solo es necesario la reserva operativa, también se requiere de equipo de

respaldo para la reanudación de las actividades y según el caso un área segura alterna.

9. Simulacro

Se deben realizar periódicamente con el fin de preparan el personal y capacitarlo para

afrontar un caso de fallo del sistema, así como también es necesario adelantar un plan de
comunicación, con el fin de dar a conocer el plan de contingencia y que cada persona
conozca el protocolo y su responsabilidad en la situación.

10. Revisión del plan periódicamente, realizar ajustes.

Se realiza una retroalimentación para optimizar el plan de acción original y mejorando las
actividades que tuvieron alguna dificultad.
 9. Adicionalmente y con el fin de afianzar sus conocimientos, expliquen qué

estrategias implementa el gobierno colombiano para prevenir y hacerle frente a los

desastres naturales.

Fenómenos como La Niña 2010-2011 y El Niño 2014-2016 ocasionaron daños y pérdidas

económicas del 2% del PIB (BID-Cepal, 2012) y del 0,6% del PIB (DNP, 2018c)

En Colombia existen alrededor de 6,7 millones de personas vulnerables y expuestas a

amenazas por inundaciones, movimientos en masa y avenidas torrenciales (DNP, 2018f);
existen cerca de 16 millones de personas en zonas de amenaza sísmica alta, principalmente en
las capitales del país (Banco Mundial-GFDRR, 2012).

Estas condiciones inclinan a la población a verse afectada negativamente por eventos

peligrosos, Colombia necesita una transformación para asumir los retos que representan sus
condiciones de riesgo y de variabilidad con esfuerzos para la construcción de un país más
competitivo, equitativo y sostenible.

 Conocimiento del riesgo: El país ha mejorado en el monitoreo de fenómenos

geológicos e hidrometeorológicos. Así como en la vigilancia y en los sistemas de
alerta temprana, especialmente desde el nivel nacional, todo por la adquisición y
funcionamiento de estaciones con un cubrimiento del 96% país. También se cuenta

con mapas nacionales y regionales de amenaza sísmica, por inundaciones y movimientos

en masa.

Con la aceptación del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (PNGRD), el 85%
de los municipios y el 100% de los departamentos disponen de instrumentos de gestión del
riesgo; un análisis de riesgo en instrumentos de ordenamiento territorial y ambiental
coordinación entre la UNGRD, MinVivienda y MinAmbiente (DNP, 2018i)
 Con una inversión en la gestión del riesgo que alcanzó los 11,3 billones de pesos, de los
cuales:

 74% se destina para el manejo de desastres.

 20% para reducción del riesgo.
 4% para gobernanza.
 2% para conocimiento de los riesgos. se dispone de la Estrategia Nacional de
Financiamiento Climático
 Además, el país cuenta con la Estrategia de política de gestión financiera pública ante el
riesgo de desastres (Min Hacienda, 2016), también cuenta con el crédito de contingente ante
un desastre nacional (CAT DDO II 2018-2022) por 250 millones de dólares (Min Hacienda,
2018), un bono catastrófico CAT BOND ante terremotos, en el marco de la Alianza del
Pacífico, por 400 millones de dólares para Colombia (Min Hacienda, 2017).

Conclusión:

El plan de contingencia nos permite analizar los riesgos y tener un panorama completo de
las posibilidades de que ocurra, el impacto y los efectos que estos pueden causar en la
organización. No permite fortalecer aquellas áreas o políticas que podrían originar riesgos y
aumentar nuestra capacidad de repuesta, mitigar los daños y preservar en lo posible la
integridad y vida de las personas en aquellos que son inevitables.
Bibliografía

Aon . (2017). The One Brief. Obtenido de The One Brief: https://theonebrief.com/latam/post/un-66-de-

las-empresas-colombianas-se-han-visto-afectadas-por-el-cambio-climatico-y-los-desastres-

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Embursecaptio. (2021). www.captio.net. Obtenido de www.captio.net:

https://www.captio.net/blog/los-5-tipos-de-fraude-interno

Encolombia. (1998-2022). Encolombia.com. Obtenido de Encolombia.com:

https://encolombia.com/economia/economiacolombiana/plan-desarrollo2018-2022/riesgo-

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Fraude interno. (2022). Fraudeinterno.wordpress.com. Obtenido de Fraudeinterno.wordpress.com:

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Revista Científica y Tecnológica UPSE. (Julio-Diciembre de 2019). incyt.upse.edu.ec. Obtenido de

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