FUNDAMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

TALLER 1. MAPA DE PROCESOS, IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PROCESOS Y OBJETIVOS.

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TALLER 1. MAPA DE PROCESOS, IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PROCESOS Y OBJETIVOS.

Tabla 1. Identificación de procesos

PROCESO: Compras PROCESO: PROCESO:

CARGO ACTIVIDAD/ FUNCIÓN CARGO ACTIVIDAD/ FUNCIÓN CARGO ACTIVIDAD/ FUNCIÓN

Realizar las solicitudes de Asistente Recepcionar y verificar la

servicios, materiales, insumos, administrativo Facturación del proveedor.
herramientas, maquinarias y
Asistente de equipos que se requieran para el
proyectos desarrollo y ejecución de las
obras previa aprobación del
coordinador de proyectos.
(Requisición de compra).

Realizar y mantener Asistente Revisar las cuentas por pagar con

Gerente negociaciones con las entidades administrativo sus documentos soportes para
administrativo y financieras y proveedores. solicitar la autorización a la
financiero Gerencia Administrativa para
realizar su respectivo pago.

Asistente Realizar las cotizaciones Asistente Realizar seguimiento y control de

administrativo pertinentes para el análisis de administrativo proveedores.
precios y proceder a
seleccionar el proveedor de
acuerdo a los criterios
establecidos.

Gerente Revisar las cotizaciones para el Asistente Realizar evaluación y reevaluación

administrativo y análisis de precios y autorizar la administrativo de proveedores.
financiero selección del proveedor de
acuerdo a los criterios
establecidos.

Asistente Elaborar, gestionar y hacer

administrativo seguimiento a órdenes de
compra aprobadas y enviadas a
los proveedores.
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Tabla 2. Descripción de proceso de compras

Garantizar el suministro de materiales, insumos y servicios necesarios en términos de especificación, calidad, cantidad,
OBJETO
tiempo y costo para los procesos de desarrollo y ejecución de las obras.

ALCANCE El proceso inicia desde que se genera la necesidad de compra hasta su entrega al solicitante.

LÍDER DEL PROCESO Gerente administrativo y financiero

Humano: Lideres de procesos y personal administrativo.
RECURSOS
Infraestructura: sistemas de computo, software, internet.

FUENTES DE

RESPONSABLE
ENTRADA RECEPTORES
(PROCESOS (PROCESOS
PRECEDENTES/ ENTRADAS NOMBRE DE LA ACTIVIDAD O SALIDAS y/o POSTERIORES/
PROVEEDORES (QUE RECIBE) SUBPROCESO REGISTROS CLIENTES /
/ CLIENTES / PARTES
PARTES INTERESADAS)
INTERESADAS)

Determinar servicios, materiales, Coordinador de

Plan integral de
Gestión de diseño herramientas y maquinaria que se requieran proyectos, asistente Plan de compras Gestión financiera
diseño
para el desarrollo y ejecución de las obras. de proyectos.

Gerente administrativo
Identificar y establecer criterios de selección Criterios de
Plan de compras y financiero y gerente
para proveedores. selección
operativo.

Realizar las cotizaciones pertinentes para el

Plan de compras
análisis de precios y proceder a seleccionar
aprobado o Asistente
Gestión financiera el proveedor de acuerdo a los criterios Cotizaciones
solicitudes de administrativo
establecidos.
compras
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FUENTES DE

RESPONSABLE
ENTRADA RECEPTORES
(PROCESOS (PROCESOS
PRECEDENTES/ ENTRADAS NOMBRE DE LA ACTIVIDAD O SALIDAS y/o POSTERIORES/
PROVEEDORES (QUE RECIBE) SUBPROCESO REGISTROS CLIENTES /
/ CLIENTES / PARTES
PARTES INTERESADAS)
INTERESADAS)

Revisar las cotizaciones para el análisis de

Gerente administrativo
precios y autorizar la selección del Cotización
Proveedor Cotizaciones y financiero y gerente Proveedor
proveedor de acuerdo a los criterios aprobada.
operativo.
establecidos.

Gestionar y hacer seguimiento a órdenes de Recibido de Gestión de diseño y

Asistente
Proveedor Orden de compra compra aprobadas y enviadas a los pedido, registro gestión de
administrativo
proveedores. de recepción construcción

Plan de compras
Requisiciones
aprobadas
Gerente administrativo Informe de
Órdenes de compra Verificar cumplimiento del plan de compras Planeacion general
y financiero gestión
Registros de
verificación

Gerente administrativo
Realizar seguimiento y control de y financiero y Tablas de datos e
Ordenes de compras
proveedores. asistente indicadores
administrativo
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FUENTES DE

RESPONSABLE
ENTRADA RECEPTORES
(PROCESOS (PROCESOS
PRECEDENTES/ ENTRADAS NOMBRE DE LA ACTIVIDAD O SALIDAS y/o POSTERIORES/
PROVEEDORES (QUE RECIBE) SUBPROCESO REGISTROS CLIENTES /
/ CLIENTES / PARTES
PARTES INTERESADAS)
INTERESADAS)

Gerente administrativo
Tablas de datos e Realizar evaluación y reevaluación de y financiero y Evaluación del
indicadores proveedores. asistente proveedor
administrativo

Tabla 3. Objetivos y planificación

PLANIFICACIÓN PARA SU LOGRO

OBJETIVO (S)
FECHA DE
ACCION RECURSOS RESPONSABLE
CUMP/TO

 Contratar a un gerente
comercial experimentado que
lidere los procesos y
Aumentar el porcentaje de posicionamiento
actividades de la gestión
en el mercado de Arquitectos e Ingenieros Software, personal,
comercial. Gerente
Asociados en el área metropolitana del equipos de cómputo Marzo, 2019
 Realizar campañas de comercial
departamento del Atlántico en un 10 % para y capacitación
marketing digital en el área
el primer trimestre del año 2019.
metropolitana.
 Implementar un software
CRM.
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Minimizar en un 5% el porcentaje de
productos fuera de especificación en
producción para el primer trimestre del año
2019
 Implementar un calendario
más frecuente de
mantenimiento de los equipos
de producción.
 Estandarizar e implementar
los procedimientos incluyendo Personal,
Líder de calidad Marzo, 2019
listas de chequeo y cartas de capacitación.
control.
 Realizar capacitación y
socializar la importancia de
los procedimientos
estandarizados a utilizar.

 Comprar equipos de
manufactura mas eficientes
 Contratar un outsourcing
Disminuir el tiempo de entrega de producto logístico para realizar las Equipos, servicios, Gerencia
Junio, 2019
en un 10 % para mediados de 2019. entregas a tiempo capacitación. operativa
 Implementar gestión enfocada
por proceso