Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
7082371
7082371
José Luis Bonal Zazo: Muchísimas gracias por sus palabras, maestro
Bonilla. Quiero agradecer antes de comenzar a los organizadores de
este segundo seminario internacional sobre gestión de información y
transparencia; su invitación para participar en el mismo, a las tres
instituciones organizadoras, al IFAI, al IMAC, al ITAM, pero
fundamentalmente al IFAI como institución anfitriona. Hago extensible
y personalizada este agradecimiento al maestro Eduardo Bonilla, por
supuesto, al Comisionado Acuña, aquí presente, y a todo el personal
del IFAI, personal de administración, el personal técnico que se ha
encargado de que todo funcione de manera adecuada.
Por esta razón pensé que una buena idea sería abordar el tema desde
el punto de vista del periodismo.
Por tanto, estas cuatro preguntas: qué, quién, cuándo y para qué.
Fíjense que la Norma nos dice: “…se persigue hacer esto para
salvaguardar la información y la prueba de las actividades de la
organización”, pero continuemos.
Segunda faceta:
Pues según la Norma ISO-30300 las actividades son cinco muy claras:
la creación, la recepción, el mantenimiento, es decir, el procesamiento
de información, el almacenamiento de documentos y el tratamiento de
los mismos.
Bueno, debo decirles aquí y se los digo con total confianza que la
lectura de estas normas, cuanto menos, árida. A veces, incluso,
tediosa, a veces pesada. Yo las estudio, me dedico a su estudio, pero
se los confieso, en ocasiones, su lectura y lo digo a menudo medio en
broma, medio en serio, más serio en broma, eso también se los
aseguro, que son un remedio infalible para una noche de insomnio.
Dos páginas seguidas de la norma ISO-IF-489 y de verdad dormirán
como niños.
Les voy a proponer un juego. Tenemos aquí la portada del New York
Times. Nos vamos a quedar, eso sí, con la fotografía y para crear un
periódico sobre archivos y documentos, lo primero que necesitamos es
un título, ¿verdad?
Bien. Les propongo aquí, es una broma, por supuesto. Les propongo
aquí, está apareciendo, la imagen se ve un poquito cortada, pero está
apareciendo un posible título para un periódico sobre archivos y
documentos. Necesitamos también los datos del día, necesitamos
también una cabecera y las secciones correspondientes. Un periódico
sobre archivos tendría noticias o secciones sobre transparencia,
gobernanza.
Nos faltarían las noticias, verdad, es algo que falta aquí. Bueno,
noticias tenemos en abundancia.
Pero existen otros aún más llamativos pero que han desarrollado
normas relevantes como es el Comité Técnico número 20. Voy a leer
el título y les va a resultar llamativo: El Comité Técnico número 20 es
sobre Aeronaves y Vehículos Espaciales.
Todo punto pensará “bueno, ¿y qué tienen que ver las aeronaves, los
vehículos espaciales con los Archivos?”.
Pero si yo les dijera que este Comité ha sido el que ha adoptado como
Norma ISO el Modelo que estamos presentando en la pantalla, el
Modelo OAIS, el Modelo de referencia para un Sistema de Información
Archivística Abierta; el Modelo que se utiliza como pauta para la
creación de repositorios digitales y que se ha ejercido de una manera
general, les tengo que destacar la importancia y la utilidad de este
Comité.
Bueno, quiero destacar que no todo acaba en ISO; es decir, que ISO
no es “el quién” absoluto, hay otras instituciones.
A partir de este año vemos que se desarrolla un año tras otro en los
cuales no aparece ninguna otra nueva norma, no aparecen más
normas de gestión documental hasta llegar al año 2006.
Estas no las vamos a ver con detalle, pero sólo quiero destacar que
son normas relacionadas con la preservación de documentos a largo
plazo, con la creación de documentos en formatos fiables, en formatos
que puedan permanecer también durante tiempo.
¿Para qué todas estas normas? Porque tal como las hemos
presentado en orden cronológico, sistemas de gestión, metadatos,
digitalización, análisis de procesos, pero bueno ¿cómo podemos
ordenar todo ello?
Hay aquí en la parte final un cartel de una película que creo que ilustra
muy bien este tema.
Se trata de una película que creo que es relevante y que puede ser
interesante para este tema, en la cual la joven, la joven rebelde inicia
una investigación en los años 70 sobre la situación de la ciudad en la
que vive y la vinculación de las instituciones y las familias de la ciudad
en la que vive con las instituciones del Tercer Reich como instituciones
del nazismo.
(Proyección de Video)
El otro añade: -“Personalmente nunca fui contra usted, créame que fue
así” y llega el archivo; -“No lleva nombre de Calles, cultivo de las
raíces en 1939, las Fuerzas Armadas Alemanas”; -“No pedí nada de
eso”, dice; -“¿Dónde están los autos, los documentos del Caso
Schuthernberg?”; -“No me pregunte”, le responden y agrega: -“Las
Actas de Schuthernberg están fuera, prestadas”, le dicen; -“¿Hasta
cuándo?”; -“De seis a ocho semanas”.
La Ley dice 30 años pero acontece que la ciudad alteró la Ley y puso
“ahora son 50 años”.
Como ven, al final acceden por la negligencia del archivista -hay que
decirlo- y fotocopia las actas y consigue continuar con su
investigación. Este es el Para Qué que podemos destacar y quisiera
señalar que el conjunto de Normas a las que hemos hecho referencia
precisamente se ocupan de estos aspectos relacionados con la
correcta gestión.
Pues creo que dos normas por las cuales habría que comenzar, son
las relacionadas con los fundamentos. En concreto la ISO-154891 y la
ISO-30300.
Cuando hablamos aquí de fundamentos hacemos alusión a principios,
hacemos alusión a terminología, una cuestión importante de la cual,
por ejemplo, se ocupa la Norma ISO-30300 con muchísimo detalle, a
beneficios, a objeto, etcétera.
Nos quedamos solo con las funciones. Por qué son importantes las
funciones. Lo hemos destacado antes. Son importantes en primer
lugar porque nos permiten conoce el contexto de creación de los
documentos. Creación como paso previo, incluso a la producción.
Son importantes también porque nos permiten conocer el contexto de
uso. Analizamos las funciones y un tipo que veremos a continuación,
para ver cómo se utilizan.
Por último les diré que otro de los ámbitos de la preservación son los
Metadatos de Preservación Digital.
Segundo. Hay una fuerte relación entre las normas, algunas son
independientes, pero metadatos aparecen en todas, análisis de
procesos aparecen en todas, procesos de gestión documental
aparecen en todas.
Es decir, hay una fuerte interrelación entre ellas.
(Presentación de video)
José Luis Bonal Zazo: Bueno, uno puede irse, pero no olvidemos los
principios de nuestro ámbito.
José Luis Bonal Zazo: Debo decirles que ahora éste es un problema.
Cuando vuelva a mi universidad tengo que justificar documentalmente
que he estado aquí. Irá a parar mi expediente como un nuevo tipo
documental, no sé muy bien. Gracias.
ooOoo