FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL

Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal,

Periféricos y de Telefonía

POLÍTICAS PARA LA ASIGNACIÓN

DE BIENES INFORMÁTICOS DE
CÓMPUTO PERSONAL,
PERIFÉRICOS Y DE TELEFONÍA

Elaboró Revisó Autorizó

Pedro Arriola Padilla Froylán Hernández Ruiz

Jefe del Departamento de Desarrollo Subdirector Administrativo Director Administrativo y
de Sistemas Financiero

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Historia del Documento

Control de Cambios
Fecha de elaboración Fecha autorización Versión Elaboró Naturaleza del cambio
04/01/2010 1.0 Pedro Arriola Padilla Creación

Revisado por

Área/Dirección Persona
Departamento de Desarrollo de Sistemas Pedro Arriola Padilla

Difusión a:

Área / Dirección

Todo el personal del Fideicomiso Fondo Nacional de Fomento Ejidal a través de la Dirección
Administrativa y Financiera.

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 4
REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................... 4
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................. 4
PROPÓSITO BÁSICO Y ÁMBITO GLOBAL DE APLICACIÓN .......................... 5
ÁREAS INVOLUCRADAS.................................................................................... 5
POLÍTICAS ........................................................................................................... 5
I Recepción de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía ..... 6
II Logística para la entrega de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de
telefonía .............................................................................................................................. 6
III Asignación de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía. ... 7
IV Instalación y configuración del equipo ........................................................................ 8
V Préstamo de equipo de cómputo, periféricos, software y de telefonía ....................... 11
VI Movimientos de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía 11
VII Baja de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía ............ 12
VIII Seguridad Informática para los usuarios ................................................................... 12

APÉNDICES ....................................................................................................... 12
Acrónimos ............................................................................................................................. 12

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El presente documento describe las políticas que se han desarrollado en el

área referente a la asignación y baja de bienes informáticos de cómputo
Introducción personal, periféricos y de telefonía.

A través de este documento se definen las políticas necesarias para llevar a

cabo la asignación, reasignación y baja de los bienes informáticos de cómputo
personal, periféricos y de telefonía, así como las políticas que las áreas
usuarias deben de cumplir cuándo se soliciten cualquiera de éstos servicios.

Manual de Organización (Estructura y Funciones de la Dirección Administrativa

Referencias y Financiera).
Normativas
Término Definición
Términos y Clonado Imagen en medio electrónico que contiene el
Definiciones sistema operativo, cliente de base de datos y
componentes de aplicaciones que conforman el
ambiente estándar de un equipo de cómputo
personal por marca y modelo.
DID Por sus siglas en ingles (Direct Inward Dialing),
corresponde a un número directo, que puede ser
marcado desde el exterior sin pasar por la
operadora.
Estándar Los estándares son actividades, acciones, reglas o
regulaciones obligatorias diseñadas para proveer a
las políticas de la estructura y dirección que
requieren para ser efectivas y significativas.
Extensión Número interno de comunicación, que cuenta o no
con la capacidad de hacer llamadas al exterior y
cuyas llamadas desde el exterior invariablemente
pasan por la operadora.
Hardware Se refiere a las características técnicas y físicas de
las computadoras.
Líneas Medio de comunicación conmutado para proveer
telefónicas el servicio de telefonía.
Líneas Medio de comunicación no conmutado o privado
telefónicas para proveer el servicio de telefonía.
directas
Periféricos Se entiende como periféricos los aparatos
auxiliares que se conectan a la unidad central de
una computadora tales como: CD Writer,
Impresoras, Digitalizadores, entre otros.
Software Programas y documentación de respaldo que
permite y facilita el uso de la computadora. El
software controla la operación del hardware.
Telefonía Servicio para proveer la comunicación electrónica
a través de teléfonos de escritorio, Facsímile o Fax
(recepción/envío de documentos). No incluye
servicios de Telefonía Celular

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Propósito En este documento se enumeran las políticas necesarias para la asignación de

bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía, así como
Básico y la relación que guarda con otros procesos del FIFONAFE necesarios para el
Ámbito Global buen funcionamiento de la organización de TI.
de Aplicación

Áreas Áreas:

Involucradas Dirección General

Dirección Administrativa y Financiera
Subdirección administrativa
Subdirección Financiera
Departamento de Desarrollo de Sistemas (Centro de Atención a Usuarios)
Áreas Usuarias

Políticas Objetivo

Llevar el control de las asignaciones de bienes informáticos y de telefonía con

los que se cuenta de acuerdo a los requerimientos y funciones de las áreas
usuarias, con el fin de que las mismas cuenten con las herramientas
tecnológicas y de comunicación necesarias para el cumplimiento de las
actividades encomendadas.

Alcance

El constante avance tecnológico (Hardware y Software) obliga a que los bienes

informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía después de algún
periodo de tiempo, presenten características de obsolescencia tecnológica, por
tal motivo se requiere que éstos sean renovados de manera periódica, con el
fin de que las áreas usuarias cuenten con bienes informáticos y de telefonía de
características técnicas vigentes en el mercado, suficientes para soportar y
mantener la comunicación y compatibilidad con las aplicaciones propias,
software comercial y hardware.

Razón o Justificación

Todas las solicitudes de recursos de bienes informáticos de cómputo personal,

periféricos y de telefonía, deberán ser dirigidas a la atención de la Dirección
Administrativa y Financiera (DAF) o superior de conformidad con la estructura
organizacional del FIFONAFE vigente.

El personal del Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) es la única

área autorizada para preparar, configurar e instalar los bienes informáticos de
cómputo personal y periféricos, con el fin de mantener una estandarización en
la infraestructura informática del FIFONAFE y mantener el control de las
asignaciones y movimientos de bienes informáticos correspondientes.

El personal del DDS es la única área autorizada para preparar, configurar e

instalar los bienes informáticos de telefonía, con el fin de mantener una

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estandarización en la infraestructura informática del FIFONAFE y mantener el

control de las asignaciones y movimientos de bienes informáticos
correspondientes.

Implicaciones

Tener identificados los estándares de configuraciones, así como la cantidad de

bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía
disponibles.

Contar con un mecanismo de control de asignaciones y movimientos de bienes

informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía.

Beneficios

Contar con el control de los recursos de hardware, software y de telefonía, así

como sus ubicaciones, lo que permitirá mantener bajo estándar los sistemas y
aplicaciones propias, facilitando el soporte y atención de las mismas.

Consecuencias por incumplimiento de la política

Dificultad en la atención y el soporte de los equipos de cómputo personal,

periféricos y de telefonía al existir el riesgo de no cumplir con el estándar
establecido para los equipos, sistemas y aplicaciones.

Forma de notificación a los usuarios en caso de modificación de la

política

A través de comunicados por la Dirección Administrativa y Financiera.

I Recepción de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos

y de telefonía

• El Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) deberá poner a

disposición de la Subdirección Administrativa (SA), la información
contractual necesaria de los bienes informáticos de Cómputo Personal y
periféricos, y de los bienes informáticos de telefonía adquiridos, así como
de los servicios de soporte y mantenimiento.
• El DDS será quien valide el cumplimiento de las características técnicas
de los bienes informáticos de Cómputo Personal y periféricos y las
características técnicas de los bienes informáticos de telefonía.
• El DDS tendrá bajo su resguardo las licencias de software, CD de software
y un juego de manuales originales, así como un CD de respaldo para su
instalación.
• El DDS tendrá bajo su resguardo las licencias de software, CD de software
y un juego de manuales originales, así como un CD de respaldo para su
instalación, para los bienes informáticos de telefonía.

II Logística para la entrega de bienes informáticos de cómputo

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personal, periféricos y de telefonía

• El DDS será el encargado de coordinar con las áreas usuarias la

elaboración de los planes de asignaciones (nuevas) y reasignaciones
(cascadeos) de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de
telefonía, mismos que se proporcionarán a la Oficina de Control Bienes
Muebles (OCBM) para su ejecución, según corresponda.

III Asignación de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos

y de telefonía.

• El personal del DDS realizará en cada asignación o movimiento de bienes

informáticos de cómputo personal y periféricos, el documento denominado
“Listado de revisión (Check List)” el cual contiene los datos generales del
usuario y de los bienes informáticos entregados, así mismo, contendrá los
datos de software instalado y configuración del equipo, contando con la
firma de conformidad del usuario correspondiente.
• El personal del DDS realizará en cada asignación o movimiento de bienes
informáticos de telefonía, el documento denominado “Listado de revisión
(Check List)” el cual contiene los datos generales del usuario y de los
bienes informáticos entregados, así mismo, contendrá los datos de
software instalado y configuración del equipo, contando con la firma de
conformidad del usuario correspondiente.
• En caso de reasignaciones y movimientos de bienes informáticos de
cómputo personal, periféricos y de telefonía requeridos por las áreas
usuarias del FIFONAFE:
o Se deberá realizar la solicitud a la OCBM a través del
mecanismo que se tenga implantado (documento o de forma
electrónica), dicha solicitud debe ser autorizada por un
Subdirector o equivalente o nivel superior.
o El DDS es el área que debe de realizar las asignaciones,
reasignaciones, almacenamientos, bajas, etc. de bienes
informáticos de cómputo personal y periféricos, utilizando el
mecanismo que se tenga implantado (documento o de forma
electrónica), dicha solicitud deberá ser autorizada por el SA o
nivel superior
o El DDS es el área que debe realizar las asignaciones,
reasignaciones, almacenamientos, bajas, etc. de bienes
informáticos de telefonía, utilizando el mecanismo que se
tenga implantado (documento o de forma electrónica), dicha
solicitud deberá ser autorizada por el SA o nivel superior
• En caso de asignaciones y reasignaciones de bienes informáticos de
manera masiva (Proyecto de Asignaciones y Reasignaciones de Bienes
Informáticos de Cómputo Personal), el DDS proporcionará por medio
electrónico a la OCBM, a la SA la relación de los movimientos que se
llevarán a cabo. Cualquier cambio durante el proceso de asignación y
reasignación será informado por el DDS, según corresponda, a la OCBM
para su conocimiento y actualización de la relación y resguardos.

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IV Instalación y configuración del equipo

De los equipos de cómputo personal de escritorio y portátiles

• El usuario deberá definir y preparar la información que se va a respaldar

incluyendo todos sus archivos y carpetas de trabajo, así como sus
archivos de carpetas personales de Outlook (archivos .PST).
• El respaldo de la información del usuario (archivos con extensiones .DOC,
.XLS, .PPT, .PDF, Etc.) será responsabilidad del usuario y los archivos de
su correo (archivos con extensiones .PST, .PAB, .MSG, Etc.) será
realizado por el personal de la DDS de acuerdo a lo que indique el usuario
y no se podrán respaldar archivos con extensiones: avi, mpg, mov, mpeg,
dvm, fli, flc, asf, real, swf, asx, mp3, mid, wav, ra, y jpg.
• El DDS deberá realizar las instalaciones de acuerdo con los estándares
del FIFONAFE, quedando prohibido instalar software no autorizado.
• La migración de la información del usuario al nuevo equipo se deberá
hacer en presencia del usuario.
• El usuario será el responsable de verificar que toda la información y
archivos de correo estén contenidos en el equipo asignado, al término el
usuario deberá firmar el Listado de Revisión (CheckList) del servicio
proporcionado por el técnico asignado firmando de conformidad.
• El tiempo que se lleve a cabo la asignación y configuración de una
computadora de escritorio o portátil estará en función del volumen de
datos, tipo de aplicaciones y servicios de información que contenga el
equipo del usuario.
• Antes de retirar el bien informático sujeto a reasignar o a dar de baja, el
usuario deberá verificar que se le de formato al disco duro del equipo que
entrega, así como el borrado de los archivos en el directorio temporal
utilizado para restaurar la información al equipo asignado.
• Es responsabilidad del usuario a quien esté asignado el equipo de
escritorio o portátil, la información contenida en la misma.
• Cuando un usuario cambie de área, el equipo asignado a éste deberá
permanecer dentro del área designada originalmente. Será
responsabilidad de la nueva área en la que habrá de laborar el usuario, el
proporcionarle el equipo de cómputo requerido para el desarrollo de sus
funciones.
• De acuerdo a los lineamientos de reducción de costos, optimización y
eficiencia de los recursos, los bienes informáticos y periféricos de cómputo
personal usados podrán ser reciclados y asignados a un usuario antes de
que éstos se vuelvan obsoletos.

De los equipos de impresión

• Las impresoras láser personales, solo se podrán asignar a niveles de Jefe

de Oficina o Superiores, o bien a algún usuario quien justifique plenamente
la necesidad de contar con una de ellas dadas las actividades que realice.
• Las impresoras láser B&N o de Color de red asignadas tendrán uso
compartido por un grupo de usuarios por lo que no deberá ser usada como
impresora personal, el resguardo de la misma será firmado por el Jefe de
Oficina o equivalente o nivel superior, más cercano al equipo.

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• Las impresoras láser B&N o de Color de red deberán estar instaladas en

lugares abiertos y accesibles para que el usuario no tenga ningún
problema en utilizarlas.
• La asignación de una impresora en red, será de acuerdo a la justificación
plena por cargas de trabajo del área usuaria y a la capacidad de impresión
de esta última.

De los equipos de digitalización (Scanner)

• Los digitalizadores personales solo serán asignados a usuarios que por su

función del puesto así lo requiera y deberá ser solicitado por escrito donde
se describa la justificación y deberá ser autorizado por su Director de área.
• Los digitalizadores departamentales asignados tendrán uso compartido
por un grupo de usuarios por lo que no deberá ser usada como
digitalizador personal, el resguardo de la misma será firmado por el Jefe
de Departamento o equivalente o nivel superior, más cercano al equipo.
• Los digitalizadores departamentales deberán estar instaladas en lugares
abiertos y accesibles para que el usuario no tenga ningún problema en
utilizarlas.
• La asignación de un digitalizador departamental, será de acuerdo a la
justificación plena por cargas de trabajo del área usuaria y a la capacidad
de digitalización de esta última.

De los equipos de almacenamiento externo (CDWriter y Unidades de 3.5”)

• El uso de grabadores de disco compacto es para respaldos de información

que serán proporcionados, mediante una solicitud por escrito autorizada
por el Director del área solicitante.
• Alguna área que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con
un equipo de almacenamiento externo, deberá de estar justificado por
escrito y autorizado por el Subdirector del área correspondiente.
• El usuario que tenga bajo su resguardo este tipo de equipo será el
responsable del uso que se le dé al mismo.

De los equipos de personales de comunicación (módems)

• Queda prohibido el uso de módems externos e internos en las

computadoras de escritorio.
• Alguna área que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con
un módem externo o interno en las computadoras de escritorio, deberá de
estar justificado por escrito y autorizado por el Subdirector del área
correspondiente.
• Los módems internos solo se presentarán en los equipos portátiles y no
deberán de utilizarse en las instalaciones del FIFONAFE.

De los equipos de pantallas (monitores)

• El uso de monitores con características especiales diferentes a los que

traen los equipos de cómputo, es exclusivo para las funciones del DDS, de
monitoreo de aplicaciones, servicios e infraestructura informática del
FIFONAFE.

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• Alguna área que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con
un monitor diferente al que se encuentra configurado a su equipo de
cómputo, deberá de estar justificado por escrito y autorizado por el
Subdirector del área correspondiente, con plena disponibilidad del equipo
requerido.

De los teléfonos de escritorio.

• Los teléfonos de escritorio serán asignados, atendiendo a lo establecido

en los siguientes cuadros:

Líneas telefónicas:

Aparato
Nivel Líneas (conmutada)
Multilínea
DID Extensión
Dirección General De acuerdo a sus necesidades
Director de Área 2 3 0
Subdirector 2 2 1
Jefe de Departamento 2 2 0
Secretarías Ejecutivas de los 1 0 0
niveles indicados
Jefe de Oficina 1 0 0
Operativo 0 0 0

Aparato
Nivel Líneas (conmutada)
Unilínea
DID Extensión
Dirección General De acuerdo a sus necesidades
Director de Área 0 0 0
Subdirector 0 0 0
Jefe de Departamento 0 0 0
Secretarías Ejecutivas de los 1 0 0
niveles indicados
Jefe de Oficina 0 0
Operativo 0 0 0

Líneas telefónicas directas:

Aparato
Nivel Línea (No conmutada)
Unilínea
Dirección General De acuerdo a sus necesidades

• Los niveles aquí mencionados que requieran más teléfonos de escritorio ó

líneas telefónicas de lo anteriormente establecido, deberán solicitarlos,
cuando por razón de sus funciones así se justifique y siempre con la
autorización expresa del Director del área correspondiente. Para el caso
de éstas solicitudes el área de Sistemas verificara disponibilidad de líneas
y/o aparatos telefónicos (DDS).
• Todas las líneas telefónicas (conmutadas y no conmutadas) son de uso
oficial, para cumplir con las funciones encomendadas al personal; por lo
que no podrán ser utilizadas como líneas telefónicas privadas o para fines
personales.

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• Cuando un usuario cambie de área, el equipo telefónico asignado a éste

deberá permanecer dentro del área designada originalmente. Será
responsabilidad de la nueva área en la que habrá de laborar el usuario, el
proporcionarle el equipo telefónico requerido para el desarrollo de sus
funciones.
• Las claves de acceso para llamadas de Larga Distancia y hacia números
celulares se asignarán a personal que por sus funciones así lo requiera
previa autorización del director del área correspondiente.

De los equipos Facsímile (Fax)

• Los equipos facsímile serán asignados, atendiendo a lo establecido en el
siguiente cuadro:
Nivel Facsímile Líneas
Directora General De acuerdo a sus necesidades
Director de Área 1 1
Subdirectores 1 1

• Los niveles aquí mencionados que requieran más facsímiles de lo

anteriormente establecido, deberán solicitarlos, cuando por razón de sus
funciones así se justifique y siempre con la autorización expresa del
Director del área correspondiente. Para las solicitudes de facsímiles, el
área de Informática gestionará su autorización con la SA.
• Los niveles inferiores a Director General podrán solicitar facsímile, cuando
por razón de sus funciones así se justifique y siempre con la autorización
expresa del Director del área correspondiente.
• Por ningún motivo se deberán utilizar el servicio telefónico de facsímile
(Fax) para transmitir o recibir asuntos de índole personal o para
información comercial que no competa a la función del personal o al
FIFONAFE.
• Los equipos Facsímile (Fax) deberán estar instalados en lugares abiertos
y accesibles para que el usuario no tenga ningún problema en utilizarlos.

De los equipos auxiliares alternos de comunicación

• Los equipos auxiliares alternos de comunicación, solo se podrán asignar al

personal que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con
dicho equipo, deberá de estar justificado por escrito y autorizado por el
Director Administrativo y Financiero.

V Préstamo de equipo de cómputo, periféricos, software y de telefonía

• No existe el préstamo de equipo de cómputo, periféricos, software y de

telefonía, por lo que cada área usuaria deberá prever la solicitud de
asignación de los recursos que necesite.

VI Movimientos de bienes informáticos de cómputo personal,

periféricos y de telefonía

• El usuario no deberá mover los bienes informáticos de cómputo personal,

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periféricos o de telefonía por su propia cuenta.

• El DDS deberá elaborar el pase de salida cuando algún bien informático
de cómputo personal y periférico requiera ser trasladado fuera de las
instalaciones del FIFONAFE por motivo de garantía o reparación.
• Si algún bien informático de cómputo personal, periférico o de telefonía es
trasladado por el usuario a las oficinas de la otra torre, oficinas externas o
foráneas para realizar sus labores, dicho bien estará bajo resguardo del
responsable que retira el bien y el pase de salida será elaborado por el
DDS.

VII Baja de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de

telefonía

• El DDS será el encargado de proporcionar a la SA la relación de bienes

que entrarán al proceso de baja, según corresponda.
• Los equipos de cómputo personal y periféricos que por sus características
técnicas (obsolescencia tecnológica) ya no sean útiles para el FIFONAFE,
serán entregados por la SA a la OCBM mediante un documento
denominado “Dictamen Técnico de no Utilidad”.
• Los equipos de telefonía que por sus características técnicas
(obsolescencia tecnológica) ya no sean útiles para el FIFONAFE, serán
entregados por la SA al OCBM mediante un documento denominado
“Dictamen Técnico de no Utilidad”.

VIII Seguridad Informática para los usuarios

Referirse al Manual de Políticas y Estándares de Seguridad Informática para

Usuarios el cual se encuentra disponible en la Normatividad del FIFONAFE.

Apéndices
Acrónimos Acrónimo Significado

CAU Centro de Atención a Usuarios

FIFONAFE Fideicomiso Fondo Nacional de Fomento Ejidal
DAF Dirección Administrativa y Financiera
SA Subdirección Administrativa
OCBM Oficina de Control de Bienes Muebles
DDS Departamento de Desarrollo de Sistemas

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