Módulo Guía Administración Del Capital de Trabajo

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO COMFENALCO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE TECNOLOGÍA DE GESTIÓN LOGÍSTICA
FUNDAMENTOS DE FINANZAS
UNIDAD DIDÁCTICA 03: ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

Administración del Capital de Trabajo.
Gestión del Efectivo y los Valores Negociables
1. Introducción:
En cualquier organización empresarial, el efectivo es un recurso financiero altamente preciado, pues es el medio
de pago propicio para los compromisos contraídos por la organización, tanto con sus acreedores como con sus
empleados y propietarios.
Sin efectivo no será posible aprovechar oportunidades comerciales y financieras favorables para la empresa.
Cuando el efectivo se agota en las tesorerías de las empresas, los programas de pago sufren retrasos traumáticos
y toda la organización entrara en crisis.
El exceso de efectivo, además de propiciar el incurrir en gastos inoficiosos, produce, a la larga, un alto costo de
oportunidad financiero, y baja rentabilidad. Por tal motivo, la Gestión del Efectivo y los Valores Negociables,
representa una labor de mucha importancia para la consecución de los objetivos estratégicos y operacionales de
las organizaciones de negocios.
2. Terminología Básica:
El Capital de Trabajo, Capital de Trabajo Bruto o Fondo de Maniobra, constituye un elemento sustancial de las
finanzas Empresariales o Finanzas Corporativas, ya que, está directamente relacionado con la continuidad
operacional de las organizaciones de negocios.
El capital de trabajo está constituido por los recursos o fondos de corto plazo que toda empresa mantiene,
permanentemente, para asegurar la continuidad del desarrollo de su objeto social. Dichos recursos están
representados en Efectivo o Disponible (Fondos de Caja Menor, Efectivo en Caja y Depósitos a la Vista);
Inversiones Temporales (Fondos Fiduciarios, Derechos en Carteras Colectivas, Certificados de Depósitos a
Término Fijo, Operaciones Simultáneas, Aceptaciones Bancarias, etc.).
También Hacen parte del capital de trabajo las Cuentas por Cobrar a Clientes y los Inventarios (Inventarios de
productos Terminados o de Mercancías Disponibles para la Venta, Inventarios de Productos en Proceso y los
Inventarios de Materias Primas o de Insumos para la Producción); todos ellos son clasificados como Activos
Corrientes o Activos Circulantes, debido a su alto grado de liquidez.
El Capital de Trabajo Neto, resulta de sustraer, del capital de trabajo bruto (Activos Corrientes), todas aquellas
obligaciones que el ente económico deba atender en el corto plazo (Pasivos Corrientes).
En la actualidad, es cada vez más frecuente el uso de los términos Capital de Trabajo Operacional y Capital de
Trabajo Neto Operacional, para referirse a la porción de los recursos que están directamente ligados o asociados
a la generación del objeto social de los negocios.
El Capital de Trabajo Operacional constituye el conjunto de inversiones liquidas desarrolladas por un ente
económico, como consecuencia de la ejecución ordinaria de sus actividades. Las cuentas por cobrar a clientes
originadas por ventas a crédito de bienes y/o servicios, así como los inventarios, ya sean de insumos, productos
en procesos o productos y mercancías dispuestas para la venta; representan este tipo de inversiones.
Haroldo Medrano Lozano Página 2

El efectivo y los valores negociables, no son considerados como capital de trabajo operacional por cuanto no
están invertidos en procesos generados por la organización, aun cuando son esenciales para cubrir compromisos
generados por la misma.
3. Determinación del Capital de Trabajo:
El nivel o monto del capital de trabajo debe estudiarse al momento de determinar la estructura de activos o de
inversión de una organización empresarial. Es una decisión importantísima, pues una mala definición del monto
necesario para capital de trabajo, al sobredimensionar los requerimientos, o no prever los reales niveles de
exigencias, ocasionaría que el negocio, hacia el futuro, enfrente serias dificultades operacionales y financieras.
El capital de trabajo de todas las organizaciones de negocios, cualquiera que sea su objeto social, sufre
fluctuaciones en el tiempo, en primera instancia por motivos “estacionales”, es decir por los ajustes en los niveles
de producción y de ventas que las organizaciones realizan debido a variaciones en la demanda de sus productos
durante un mismo año; y en segunda instancia, por ajustes naturales en los niveles operacionales año tras año.
“Las necesidades de financiamiento de la empresa pueden dividirse en dos categorías: permanentes y

estacionales. Las necesidades permanentes, que consta de activos fijos más la parte permanente de los activos
circulantes, no experimenta cambios al cabo de un año, en tanto que la necesidad estacional, que puede atribuirse
a la existencia de ciertos activos circulantes temporales, varía a medida que el año transcurre” (Gitman, 1990, p.
188)
Luego entonces, a pesar de que el capital de trabajo representa un conjunto de inversiones líquidas permanentes,
no significa ello que no deban modificarse en cuanto a montos y distribuciones de las cuentas que lo conforman.
Diferentes metodologías se aplican con el objeto de determinar el “nivel Ideal” de cada una de las cuentas o
partidas que conforman el capital de trabajo bruto o activos corrientes, las cuales se tratarán posteriormente.
Lo más importante para el funcionamiento del negocio y para la consecución de los objetivos estratégicos y
operacionales definidos por la organización, es que, independientemente de la metodología utilizada para la
cuantificación de los montos de las partidas que conforman el capital de trabajo, se tenga presente la relación de
los indicadores de “Liquidez” y “Rentabilidad”, y su impacto en el desarrollo de las actividades de la organización.
4. La Administración del Capital de Trabajo:
La Gestión o Administración del Capital de Trabajo, involucra todas las actividades, procesos y procedimientos
tendientes a la consecución e inversión de los fondos requeridos para mantener la organización operando acorde
con sus planes de desempeño y al contexto empresarial y macroeconómico.
“Al administrar el capital de trabajo, debe primar el objetivo de evitar los extremos relacionados con la saturación
o insuficiencia de fondos por concepto de caja y bancos, cartera e inventarios, dadas sus implicaciones sobre la
carga de costos” (Ortiz, 1999, p. 76)
La gestión del capital de trabajo comprende una de las labores de mayor relevancia en la administración
financiera, pues se trata de nada menos que garantizar el funcionamiento continuo e inalterado de la empresa,
aún bajo condiciones de inestabilidad micro y macroeconómica.

El Administrador Financiero o quien haga sus veces, establecerá un conjunto de “Políticas de Administración del
Capital de Trabajo”, con el objeto de optimizar su gestión, mantener la empresa en continuo crecimiento y generar
valor.
“Las empresas se esfuerzan por mantener un equilibrio entre los activos y los pasivos circulantes, y entre las
ventas y cada categoría de activos circulantes, con la finalidad de lograr una liquidez suficiente para sobrevivir
en forma indefinida y maximizar a la vez el valor de la empresa en el futuro” (Besley y Brigham, 2000, p. 598)
Las políticas de administración del capital de trabajo son definidas acordes con el tipo y tamaño del negocio, la
situación financiera “actual” y “objeto” del negocio, el entorno económico y empresarial, el Plan Estratégico de la
Organización, etc. En conclusión, es posible afirmar que dichas políticas se establecen para un tipo de
organización en particular, y tendrán efectos positivos, dentro de un ambiente especial. No deben ser copiadas y
aplicadas de organización en organización, sin un previo y profundo análisis de la empresa y su contexto.
5. La Administración del Efectivo:
En el ámbito de la administración financiera, el término “efectivo” tiene un significado particular, asociado a lo que
se denomina “medios de pago inmediato”. Es decir, se entiende por efectivo, no solamente el dinero representado
en moneda y papel moneda, sino que también se incorporan los medios de pago bancarios (dinero bancario),
que, con los avances tecnológicos y de comunicaciones, tienen, muchas veces, más aceptación que el dinero
metálico.
Las transferencias electrónicas de fondos, los pagos con tarjetas débito y crédito, las consignaciones en cuentas
nacionales, etc., son cada vez más empleados como medios de pago, y constituyen una parte esencial del “Cash
Management” o “Administración del Efectivo”, sobre la cual se refirió un autor en los siguientes términos: “Se
refiere al manejo cotidiano de la tesorería, a cuánto dinero debe mantener ocioso para no correr el riesgo de la
iliquidez”. (Gutiérrez, 1992, P. 115)
Por razones de seguridad, es preferible recibir el pago de una obligación mediante un cheque, con restricciones
para el cobro, que mediante efectivo. Una transferencia electrónica de fondos acredita la cuenta destino en forma
instantánea, de tal manera que la disponibilidad de los recursos se da sincrónicamente y en tiempo real.
No obstante, las organizaciones de negocios acostumbran a mantener cierta cantidad de fondos en efectivo
propiamente dicho. Estos recursos son utilizados para cubrir pagos de baja cuantía mediante legalizaciones de
fondos de caja menor.
Si algún cliente realiza un abono sobre sus obligaciones o una compra en efectivo, el mismo será consignado en
las cuentas de ahorro o corriente tan pronto como sea posible.
Debido a la aprobación de normas que permiten aplicar impuestos sobre la movilización de recursos a través de
las redes bancarias (Impuestos a las Transferencias Financieras o 4 x 1000 en Colombia), es cada vez más
frecuente el uso de efectivo para cubrir las obligaciones derivadas de la actividad empresarial, a este fenómeno
se le conoce con la denominación de “Desintermediación Financiera”.
Lo que debe quedar bien claro es el uso que se debe dar al efectivo: cubrir deudas. Por tal razón, la cuantificación
del nivel de efectivo requerido para el desarrollo de las operaciones empresariales depende, precisamente, de la
magnitud de dichas operaciones, y de los términos en que se hayan negociado los compromisos de pagos con
los acreedores.

“La estimación del nivel óptimo de caja involucra la determinación de los niveles óptimos que se deben mantener
en efectivo y en cuentas corrientes en bancos. Esa determinación depende fundamentalmente de las razones
que llevan a una empresa o a una persona a desear una buena posición de liquidez; esas razones o motivos
pueden clasificarse en: transaccionales, especulativos, precautelativos y de tipo crediticio”. (Serrano y Villarreal,
1993, p. 82)
El administrador financiero deberá estar bien enterado del plan operacional de la empresa, para poder estimar
las necesidades de efectivo de la organización en cualquier momento. El Presupuesto de Efectivo se convierte
en una herramienta idónea para ello. Pero, también es importante visualizar y evaluar la forma en que la empresa
ejecuta sus operaciones, contrae y negocia sus compromisos y adelanta sus acciones de ventas a crédito con
sus clientes. Es aquí donde entra en aplicación un proceso de cuantificación y de evaluación de los procesos
asociados a la generación y aplicación de fondos, denominado Ciclo del Efectivo.
6. El Ciclo del Efectivo:
El efectivo, como ya lo planteamos anteriormente, hace parte de los activos corrientes o circulantes. Es el activo
financiero de mayor grado de liquidez, lo cual facilita su transferencia o circulación.
Como quiera que la mayoría de las organizaciones empresariales deben adquirir insumos o mercancías para
llevar a cabo sus operaciones, y es común que dichas compras se realicen a crédito, hacia el futuro se programará
una salida de efectivo para cubrir la obligación emergente.
Luego, acorde con el objeto social del ente económico, los insumos (materias primas) o las mercancías se
acumulan en “stocks” (inventarios) hasta tanto son requeridos para emplearlos en los procesos productivos, o
para atender compromisos de ventas. Es de suponer que las ventas de bienes o de servicios, consecuentemente,
se realizan a crédito, por lo que hacia el futuro quedará programada una entrada de efectivo.
El Ciclo del Efectivo es definido como el periodo de tiempo, cuantificado en días, que le toma a una empresa
ejecutar el proceso que inicia con el pago de la obligación generada en la compra de insumos o mercancías a
crédito; hasta el momento en que se recauda efectivo producto de la liquidación o realización de las cuentas por
cobrar a clientes.
El ciclo del efectivo es igual al periodo de conversión de inventarios, también denominado periodo promedio de
los inventarios, más el periodo de cobro de cuentas por cobrar, también denominado periodo promedio de cobro,
menos el periodo de aplazamiento de las cuentas por pagar o periodo promedio de pago:
Periodo Promedio Periodo Promedio

Ciclo del Periodo Promedio
= + de Cuentas por - de Cuentas por
Efectivo = de Inventarios
Cobrar Pagar
El periodo promedio de inventarios corresponde al tiempo que transcurre desde que se adquieren los inventarios
de insumos, materias primas o mercancías hasta que se venden los bienes, servicios o las mercancías:
Periodo Promedio de Inventario Promedio x 365 365 Días / Rotación de

=
Inventarios PPI = Días / Costo de Ventas Inventarios

El periodo promedio de cuentas por cobrar corresponde al tiempo que transcurre desde que se venden los bienes,
servicios o las mercancías hasta que los clientes cancelan las facturas o cuentas emergentes:
Cuentas por Cobrar

Periodo Promedio de 365 Días / Rotación de
Promedio x 365 Días / =
Cobro PPC = Cuentas por Cobrar
Ventas a Crédito
El periodo promedio de pago corresponde al tiempo que transcurre desde que se adquieren los insumos, materias
primas o mercancías hasta que se cancelan las facturas o cuentas emergentes:
Cuentas por Pagar

Periodo Promedio de 365 Días / Rotación de
Promedio x 365 Días / =
Pago PPP = Cuentas por Pagar
Compras a Crédito =
Para clarificar el proceso de cálculo del ciclo de efectivo, desarrollemos este ejemplo.
La empresa Comercios la Heroica S. A., que se dedica a distribuir víveres y abarrotes, presentó la siguiente
información extraída de sus estados financieros elaborados a 31 de diciembre de los años 2018 y 2019:
Comercios la Heroica S. A.
Cuentas / Años Año 2017 Año 2018 Año 2019
Ventas Netas a: 420.000 560.000 720.000
Costo de Ventas: 340.000 460.000 600.000
Cuentas por Cobrar: 48.000 58.000 70.000
Inventarios de Mercancías: 84.000 96.000 120.000
Cuentas por Pagar: 72.000 80.000 106.000
Tabla Nº 01: Datos Financieros de Comercios la Heroica.
Parta del supuesto que las ventas y compras del sector comercial en que opera la empresa se realizan a crédito.
Para calcular el Ciclo y la Rotación del Efectivo de la empresa Comercios la Heroica, durante los años 2017 y
2018, debemos seguir el siguiente procedimiento:
Paso Nº 01: Calcular el Inventario Promedio de Mercancías para los años 2017 y 2018.
Saldo Inicial del Saldo Final del Inventario Promedio

Resultado de la
Inventario a + Inventario a = ÷ 2 = de Mercancías del
Suma
31/12/2017 31/12/2018 año 2018
$ 84.000 + $ 96.000 = $ 180.000 ÷ 2 = $ 90.000

Saldo Inicial del Saldo Final del Inventario Promedio

Resultado de la
Inventario a + Inventario a = ÷ 2 = de Mercancías del
Suma
31/12/2018 31/12/2019 año 2019
$ 96.000 + $ 120.000 = $ 216.000 ÷ 2 = $ 108.000
Paso Nº 02: Calcular el Periodo Promedio de Inventarios para los años 2017 y 2018
Inventario Promedio
Número de Días Costo de Ventas del Periodo Promedio de
de Mercancías del X ÷ =
del Año Comercial Año 2018 Inventarios año 2018
año 2018
$ 90.000 X 360 Días ÷ $ 460.000 = 70 días
Inventario Promedio
Número de Días Costo de Ventas del Periodo Promedio de
de Mercancías del X ÷ =
del Año Comercial Año 2019 Inventarios año 2019
año 2019
$ 108.000 X 360 Días ÷ $ 600.000 = 65 días
Paso Nº 03: Calcular las Cuentas por Cobrar Promedio para los años 2018 y 2098.
Saldo Inicial de Saldo Final Cuentas Saldo promedio de

Resultado de la
Cuentas por Cobrar a + por Cobrar a = ÷ 2 = Cuentas por Cobrar
Suma
31/12/2017 31/12/2018 del año 2018
$ 48.000 + $ 58.000 = $ 106.000 ÷ 2 = $ 53.000
Saldo Inicial de Saldo Final Cuentas Saldo promedio de

Resultado de la
Cuentas por Cobrar a + por Cobrar a = ÷ 2 = Cuentas por Cobrar
Suma
31/12/2018 31/12/2019 del año 2019
$ 58.000 + $ 70.000 = $ 128.000 ÷ 2 = $ 64.000
Paso Nº 04: Calcular el Periodo Promedio de Cobro para los años 2018 y 2019.
Saldo Promedio de
Número de Días Ventas del Año Periodo Promedio de
Cuentas por Cobrar X ÷ =
del Año Comercial 2018 Cobro año 2018
del año 2018
$ 53.000 X 360 Días ÷ $ 560.000 = 34 días

Saldo Promedio de
Número de Días Ventas del Año Periodo Promedio de
Cuentas por Cobrar X ÷ =
del Año Comercial 2019 Cobro año 2019
del año 2019
$ 64.000 X 360 Días ÷ $ 720.000 = 32 días
Paso Nº 05: Calcular el valor de las Compras realizadas durante los años 2018 y 2019.
Para calcular el monto de las compras realizadas durante un periodo cualquiera, se acude al sistema de “Juego
de Inventarios”, así:
Saldo Inicial del

Saldo Final del Inventario a Costo de ventas del Compras realizadas
+ - Inventario a =
31/12/2018 año 2018 durante el año 2018
31/12/2017
$ 96.000 + $ 460.000 - $ 84.000 = $ 472.000
Saldo Inicial del

Saldo Final del Inventario a Costo de ventas del Compras realizadas
+ - Inventario a =
31/12/2019 año 2019 durante el año 2019
31/12/2018
$ 120.000 + $ 600.000 = $ 96.000 ÷ $ 624.000
Paso Nº 06: Calcular las Cuentas por Pagar Promedio para los años 2018 y 2019.
Saldo
Saldo Inicial de Saldo Final Cuentas
Resultado de la Promedio de
Cuentas por Pagar a + por Pagar a = ÷ 2 =
Suma Cuentas por Pagar
31/12/2017 31/12/2018
del año 2018
$ 72.000 + $ 80.000 = $ 152.000 ÷ 2 = $ 76.000
Saldo Inicial de Saldo Final Cuentas Saldo Promedio de

Resultado de la
Cuentas por Pagar a + por Pagar a = ÷ 2 = Cuentas por Pagar
Suma
31/12/2018 31/12/2019 del año 2019
$ 80.000 + $ 106.000 = $ 186.000 ÷ 2 = $ 93.000
Paso Nº 07: Calcular el Periodo Promedio de Pago para los años 2018 y 2019.
Saldo Promedio de
Número de Días del Compras del Año Periodo Promedio de
Cuentas por Pagar X ÷ =
Año Comercial 2018 Pago año 2018
del año 2018
$ 76.000 X 360 Días ÷ $ 472.000 = 58 Días

Saldo Promedio de
Número de Días del Compras del Año Periodo Promedio de
Cuentas por Pagar X ÷ =
Año Comercial 2019 Pago año 2019
del año 2019
$ 93.000 X 360 Días ÷ $ 624.000 = 54 Días
Luego de realizar las operaciones correspondientes, se presentan los siguientes resultados para el Ciclo de
Efectivo y la Rotación del Efectivo:
Periodo Promedio Periodo Promedio Periodo Promedio

Datos + - = Ciclo del Efectivo
de Inventario de Cobro de Pago
Ciclo del Efectivo
70 Días + 34 Días - 58 Días = 46 Días
del año 2018
Ciclo del Efectivo
65 Días + 32 Días - 54 Días = 43 Días
del año 2019
Días del Año Ciclo del Rotación del

Datos ÷ =
Comercial Efectivo Efectivo
Rotación del Efectivo
360 Días ÷ 46 Días = 7,8 Veces
del año 2018
Rotación del Efectivo
360 Días ÷ 43 Días = 8,4 Veces
del año 2019
La Tabla Nº 02 resume los resultados para facilitar el análisis correspondiente.
Comercios la Heroica S. A.
Índices / Años Año 2017 Año 2018 Año 2019
Compras $472.000 $624.000
Periodo Promedio de Inventarios 70 65
Periodo Promedio de Cobro 34 32
Periodo Promedio de Pago 58 54
Ciclo del Efectivo 46 43
Rotación del Efectivo 7,8 8,4
Tabla Nº 02: Ciclo y Rotación del Efectivo de Comercios la Heroica S. A.
Es de anotar que los valores registrados para las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar
correspondientes al año 2017 solo se usaran como saldos iníciales para calcular el promedio de las cuentas por
cobrar, el promedio de los inventarios y el promedio de las cuentas por pagar para el año 2018.
Los resultados obtenidos para cada uno de los indicadores financieros y para el ciclo del efectivo durante los años
2018 y 2019 se podrían analizar de distintas maneras.

En primera instancia nos podríamos ocupar del ciclo del efectivo, el cual, durante el año 2018 se ejecutó cada 47
días, lo cual genera una Rotación del Efectivo de 7,74 veces en el año; durante el año 2019 la condición del ciclo
del efectivo mejoró en comparación con el año anterior, pues el proceso de oxigenación de caja solo tardó 43
días, lo cual implica una rotación de efectivo de 8,34 veces para ese año. Similar análisis se podrá realizar de
cada uno de los indicadores que integran el cálculo del ciclo del efectivo.
Para el caso del periodo promedio de inventarios o periodo de conversión o ventas de inventarios, durante el año
2018 la empresa tardó 70 días, mientras que para el año 2019, las mismas operaciones demandaron de 65 días,
lo cual es una evidencia de un comportamiento favorable de la gestión de ventas.
Situación similar se presentó para el periodo promedio de cobro, por cuanto la meta de la administración debe
encaminarse hacia minimizar el número de días requerido para ejecutar los recaudos de cartera. En tal sentido
se observa que durante el año 2019 la organización mejoró en 2 días el resultado de la gestión de cobro con
relación a lo acontecido el año anterior.
Para analizar el comportamiento del Periodo Promedio de Pago, en primer lugar, debe precisarse que, aunque
no es un propósito empresarial el incumplir en el pago de las obligaciones contraídas, deberá procurarse el
aplazamiento de la cancelación de las cuentas pendientes el mayor número de días posibles, siempre que las
condiciones establecidas en cada una de las transacciones así lo permitan.
Al estudiar las cifras del índice de pago, se observa que la empresa en el año 2019 desperdició 4 días con relación
al tiempo que se tomaba para cancelar sus obligaciones durante el año precedente.
En conclusión, el análisis se limitará a mostrar la evolución de cada ítem durante el periodo de tiempo
considerado. No obstante, que el ciclo del efectivo de la empresa Comercios la Heroica haya mejorado durante
el año 2019, no es suficiente. Deberíamos tener una referencia del comportamiento particular de la empresa
estudiada con relación a su entorno. Es por ello que se recomienda comparar los resultados obtenidos contra
índices promedio del sector empresarial en que opera el ente económico, lo cual mejoraría sustancialmente el
diagnóstico.
Si se conoce que el subsector de las comercializadoras adquiere sus mercancías directamente de las empresas
o de las grandes distribuidoras regionales, las cuales les otorgan plazos promedio de 60 días para realizar el pago
de las facturas; que las mercancías adquiridas permanecen en inventario no más de 60 días; y las ventas a crédito
se pactan con los clientes a plazos de 30 días en promedio, el diagnóstico para la empresa Comercializadora la
Heroica ya no es tan positivo.
Observe que esta empresa se toma más tiempo que las compañías competidoras para liquidar sus inventarios,
lo cual no es nada positivo. Si bien ese comportamiento mejoró durante el último año, se convierte en un elemento
a vigilar en lo sucesivo.
En igual situación está la gestión de cobro, para lo cual la Comercializadora la Heroica ocupó 32 días en el año
2019, 2 días por encima del promedio del sector. Quizás 2 días por encima del valor promedio no es preocupante,
pero combinado con los 5 días adicionales que se toma para liquidar sus inventarios, nos presenta un panorama
inquietante.
Ahora bien, en cuanto a los programas de pagos, se observa como la empresa, en contraposición a las premisas
establecidas para tal fin, se anticipa al cumplimiento de sus obligaciones, en comparación al comportamiento de
sus semejantes. La Comercializadora la Heroica ejecuta sus pagos cada 54 días, cuando el sector tarda 60 días
para cancelar sus obligaciones pendientes.

Es por ello que la empresa estudiada, durante el año 2019, realizó el ciclo del efectivo cada 43 días (8,34 veces
al año), mientras que las demás empresas del sector, en promedio, lo completan cada 30 días (12 veces al año).
Todo indica que, aunque la situación tiene una tendencia positiva para la empresa en estudio, en comparación
con las demás organizaciones que desarrollan similar objeto social, su desempeño es deficiente, y se deberán
plantear medidas para mejorar dicho comportamiento.
Es lógico pensar que todo empresario procurará que el efectivo ingrese a caja lo más pronto posible. Para lograr
tal objetivo, y con base en los resultados del ciclo del efectivo, se definen algunas estrategias, las cuales
plantearemos a continuación.
Por Gestión del Crédito y los Inventarios se entiende el proceso mediante el cual se obtiene, despliega o se utiliza
una variedad de recursos, humanos, de capital y financieros, para apoyar el desarrollo del objeto social de una
empresa, en lo que corresponde a la labor de ventas o de comercialización.
Generalmente, la mayor proporción de las ventas alcanzadas por una organización empresarial se realizan a
crédito. Si bien los directivos empresariales desearían que sus ventas fuesen de contado, el otorgamiento de
crédito comercial es una práctica en aumento, y que se extiende cada vez más en la población empresarial.
Un sistema de crédito, bien diseñado y administrado, le permite a la empresa mantener o incrementar la

participación en su mercado objetivo; imprimir mayor velocidad a la rotación de sus inventarios y, por ende,
convertirse en una empresa más competitiva.
Este documento avocará, en primera instancia, la terminología básica de la administración del crédito y la cartera,
las políticas, estándares y el análisis del crédito. Posteriormente se tratará la gestión de las cuentas por cobrar y
el recaudo de cartera. Por último, se estudiarán los fundamentos de la gestión de inventarios, el sistema de
inventarios A. B. C. y los métodos de control de costos de administración de inventarios.
7. Administración del Crédito y la Cartera:
El crédito no es otra cosa que la posibilidad de obtener unos recursos en el presente y pactar su pago o
cancelación en una fecha futura. El tipo de recurso que se transfiera, así como el lapso de tiempo que se otorgue
a manera de plazo, permitirán definir la clase o tipo de crédito.
El Crédito Comercial es aquel tipo o modalidad de crédito mediante el cual se transfieren recursos, representados
en mercancías, materias primas o insumos de la producción, entre las personas naturales o jurídicas. Los
compromisos económicos que se derivan de esta modalidad de crédito, normalmente, son atendidos por los
deudores en el corto plazo, es decir, en periodos de tiempo igual o inferior a un año.
El Crédito Financiero es muy similar al crédito comercial, se diferencia de aquel por el tipo de recurso que se
transfiere: dinero. Debido a ello, el acreedor o prestamista exigirá que el deudor, al momento de cancelar la
obligación, le pague, además de la suma acreditada, un valor adicional denominado interés.
Esto solo ocurre en esta modalidad de crédito, debido a que se debe pagar el “precio” de los recursos que son
transferidos, “el dinero”, para poder satisfacer las exigencias del fondeador o prestamista.
El crédito financiero, a su vez, se clasifica en: Crédito Bancario y Extrabancario.
El crédito bancario recopila todas las oportunidades crediticias que ofrece el sector bancario legalmente
establecido, a través de los Establecimientos de Crédito. El sobregiro bancario, el crédito de tesorería, el crédito
de consumo, el crédito para capital de trabajo, el crédito hipotecario, son algunas de las modalidades que
conforman el portafolio de productos de estas instituciones.

La normatividad vigente en Colombia, permite que las organizaciones empresariales, previa solicitud y aprobación
por parte de los organismos de supervisión, emitan títulos valores, con el objeto de procurar fondos para ser
invertidos en sus operaciones. Los negocios podrán entonces colocar títulos valores de carácter crediticio, lo cual
constituye una operación propia del Mercado Financiero no Intermediado, o Mercado Extrabancario. La emisión
de Pagarés o Papeles Comerciales y de Bonos, constituyen operaciones de financiamiento empresarial del
mercado desintermediado: los fondos se recibirán directamente de las personas naturales o jurídicas que
compren los títulos.
El crédito comercial y algunas modalidades de crédito financiero son pactados a corto plazo. Las operaciones de
crédito de largo plazo no serán tratadas en esta asignatura, pues el capital de trabajo solo considera las
operaciones de inversión y financiamiento de corto plazo.
En una operación de crédito, la persona natural o jurídica que entrega o transfiere los recursos acreditados se
denomina acreedor, vendedor, proveedor, prestamista, fondeador, etc. La contraparte, o sea la persona natural
o jurídica que recibe los recursos acreditados se denomina deudor, comprador, cliente, usuario, etc.
En ocasiones, de acuerdo con el tipo de operación de crédito que se esté realizando, se exigirán “garantías” para
minimizar el riesgo de impago por parte del deudor. Las garantías podrán ser personales o reales. El
incumplimiento de las cláusulas o condiciones del crédito, por parte del deudor, motivará a que el acreedor haga
efectiva la garantía exigida.
8. La Gestión de la Cartera:
El lado favorable del crédito, se refleja en el sostenimiento o incremento de los niveles de ventas. Pero también
tiene su lado oscuro o negativo, debido a que los recursos de propiedad de la empresa otorgante del crédito
estarán en propiedad de los deudores, hasta tanto no se efectúe y cristalice el proceso de cobro o de recuperación
de la cartera, el cual, generalmente, puede tardar más tiempo de lo inicialmente proyectado.
El éxito de los procedimientos de cobro se fundamenta en las bondades del proceso de análisis y otorgamiento
de créditos. Es bien conocido el refrán: “es mejor prevenir que remediar”, lo cual se aplica textualmente a estos
procesos. Una buena selección de los clientes bajo la modalidad de crédito, no elimina el riesgo de impagos, pero
lo minimiza, facilitando la labor de la recuperación de la cartera.
“Aunque lo ideal sería recuperar toda la cartera, ninguna empresa está exenta de sufrir los contratiempos del no
pago por parte de los clientes, lo cual se explica por la quiebra de los clientes, la desaparición de compradores o
la actitud deliberada de éstos de incumplir los pagos. Por experiencia, por registros históricos y análisis
estadísticos, puede precisarse en un momento dado el efecto de la incobrabilidad sobre el flujo de fondos de la
empresa, para así decidir entre políticas crediticias vigentes y las alternativas de cambio que propendan por la
disminución porcentual de la incobrabilidad de las ventas a crédito”. (Ortiz, 1999. P. 192)
Un gran número de empresas, cuya proporción crece cada día más, han optado por delegar las funciones de
recuperación de cartera, corriente y vencida, a empresas especializadas, ya sea mediante la venta parcial o total
de las facturas pendientes de cobro (Factoring), o a través de contratos “Outsourcing” de gestión de cobros.
Otras organizaciones, por lo general de gran tamaño de operaciones, les exigen a sus clientes, bajo la modalidad
de crédito, la expedición de “Garantías Bancarias” a su favor, con el objeto de asegurar la recuperación de sus
recursos.
Las “Cartas de Crédito”, que generalmente operan en el ámbito del comercio internacional, y las “Aceptaciones
Bancarias”, típicas del comercio nacional, son ejemplos fehacientes de este tipo documentos, cuya utilización en
las transacciones comerciales sigue creciendo.
Tanto las Cartas de Crédito como las Aceptaciones Bancarias pueden ser “Liquidadas Anticipadamente”,
mediante “Operaciones de Descuento” celebradas a través de “Operadores Bancarios”, o mediante

“Comisionistas de Bolsa”, inyectando liquidez a las tesorerías de las empresas vendedoras a cambio de bajos
costos financieros.
En todo caso, los directivos procuran mantener un buen ritmo de ingreso de fondos, mediante una gestión de
cobro eficaz, rápida y lo menos traumática posible, tanto para la empresa como para sus clientes.
9. Métodos de Control de la Cartera:
En el campo de la administración de empresas, el dirigente intentará, por todos los medios, minimizar el nivel de
incertidumbre que acompaña al proceso de toma de decisiones. La planeación, en todos sus campos y niveles,
resulta ser la herramienta idónea para minimizar el riesgo, tanto operacional como financiero.
Al diseñar el Plan Operativo y Financiero de una empresa, para un periodo de tiempo determinado, se estiman o
proyectan los comportamientos asumibles por un conjunto de variables, entre ellas las ventas a crédito y,
consecuentemente, las cuentas por cobrar a clientes.
Con base en esos referentes, se implementan procesos, se definen acciones, se establecen metas y se plantean
decisiones alternativas, acordes con los posibles resultados de las operaciones empresariales.
Los Métodos de Control de Cartera serán utilizados con el objeto de proveer al dirigente de información precisa
sobre el comportamiento de las cuentas por cobrar, y poder comparar dicho comportamiento con las proyecciones
establecidas en el plan Operativo y Financiero de la empresa. Las decisiones a tomar, luego de analizar los
resultados del proceso comparativo, deberían estar preestablecidas en los Manuales de Procedimientos de la
Gestión de Crédito y Cartera.
“Una vez que una empresa establece su política de crédito, desea operar dentro de los límites de la misma. Por
lo tanto, es importante que las empresas examinen sus cuentas por cobrar en forma periódica para determinar si
los patrones de pago de los clientes han cambiado a tal grado que las operaciones de crédito se encuentren fuera
de los límites de la política establecida”. (Besley y Brigham, 2000, p. 650)
9.1. Informe de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar:
Este documento permite que el directivo del área financiera tenga un detallado informe de la situación en que se
encuentran las facturas pendientes de cobro, a una fecha de corte determinada.
Para elaborar este informe se deben ejecutar los siguientes pasos:
Paso Nº 1: Establecer la fecha de elaboración del informe y consultar el valor total de las cuentas por cobrar en
ese momento.
Paso Nº 2: Solicitar el libro auxiliar de cuentas por cobrar, o en su defecto, el listado general de las cuentas por
cobrar vigentes a la fecha de elaboración del informe, y ordenar las facturas en estricto orden cronológico, a partir
de la fecha de elaboración del documento.
Paso Nº 3: Calcular el número de días de existencia de la factura, contados desde su fecha de origen hasta la
fecha de elaboración del informe. Realizar este proceso en una hoja de cálculo facilita el desarrollo del trabajo y
brinda mayor grado de confianza en los resultados.
Paso Nº 4: Agrupar las facturas pendientes de cobro por clases o categorías, tomando como base el número de
días de vida de cada documento de cobro. El número de días que se tome como patrón para establecer las clases
o categorías, dependerá de las políticas de crédito y de cobro establecidas por los directivos de la empresa.
Por lo general, se acostumbra tomar lapsos de 30 días como referentes para establecer las categorías.
Paso Nº 5: Cuantificar el número de facturas y el valor total de las cuentas por cobrar clasificadas en cada
categoría. La sumatoria del valor total de las facturas agrupadas por categorías, coincidirá con el saldo de las
cuentas por cobrar a que se refiere el Paso Nº 1.

Paso Nº6: Determinar los porcentajes de representación de cada clase o categoría de cuentas por cobrar con
relación al valor total de la cartera.
Paso Nº 7: Para complementar este informe, se recomienda adicionar una columna en la que se registren, en
forma resumida, las acciones que los funcionarios del equipo de cobranza deberán realizar para efectos de
recuperar los valores adeudados por sus clientes.
Es preciso recordar que las acciones de cobro coercitivo solo se deberán realizar sobre aquellas facturas cuyo
plazo de crédito haya vencido, es decir, que correspondan a la “Cartera Vencida”. Las facturas cuyo plazo de
crédito no ha vencido, debe ser clasificada como “Cartera Corriente”, y sobre la misma no podrá adelantarse
proceso de cobro alguno que involucre acciones obligantes.
El siguiente es un ejemplo de la aplicación de este informe:
La agencia de empleos La Laboriosa Ltda., le suministra la información necesaria para que con ella elabore el
Informe de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar a diciembre 31 del año 2019.
Paso Nº 1: El informe será preparado el día 2 de enero de 2020, con base en la información de las cuentas por
cobrar generadas a fecha de corte del 31 de diciembre de 2019, cuya información aparece en la Tabla Nº 01.
NOMBRE DEL CLIENTE FECHA VALOR

CARACOLI S. A. 11/11/2019 170.000.000
COMERCIOS LA HEROICA LTDA. 06/10/2019 20.000.000
CARLOS MEZA E HIJOS 04/11/2019 320.000.000
TALLER AUTOMOTRIZ 28/09/2019 57.000.000
MATERIALES LA ESTRELLA 11/12/2019 180.000.000
DISTRIBUIDORA LA CRECIENTE 07/11/2019 260.000.000
HOTEL EL MAR 16/10/2019 43.000.000
S. I. A. LA NACIONAL 22/12/2019 320.000.000
COOPERATIVA LA SOLIDARIDAD 02/11/2019 150.000.000
FERRETERÍA EL CONTRUCTOR 06/12/2019 220.000.000
FRIO SERVICIOS DEL CARIBE 22/09/2019 15.000.000
LABORATORIO CLÍNICO PASTEUR 23/10/2019 45.000.000
TOTAL CUENTAS POR COBRAR 1.800.000.000
Tabla Nº 01: Listado General de Cuentas por Cobrar de la Laboriosa Ltda., a 31 de diciembre de 2019.
Paso Nº 2 y Nº 3: Ordenamiento de las facturas por cobrar y cuantificación de los días transcurridos desde la
fecha de emisión de la factura hasta la fecha de elaboración del informe, como aparece en la Tabla Nº 02.
DÍAS
NOMBRE DEL CLIENTE FECHA VALOR
TRANSCURRIDOS
S. I. A. LA NACIONAL 22/12/2019 320.000.000 11
MATERIALES LA ESTRELLA 11/12/2019 180.000.000 22
FERRETERÍA EL CONTRUCTOR 06/12/2019 220.000.000 27
CARACOLI S. A. 11/11/2019 170.000.000 52
DISTRIBUIDORA LA CRECIENTE 07/11/2019 260.000.000 56
CARLOS MEZA E HIJOS 04/11/2019 320.000.000 59
COOPERATIVA LA SOLIDARIDAD 02/11/2019 150.000.000 61
LABORATORIO CLÍNICO PASTEUR 23/10/2019 45.000.000 71
HOTEL EL MAR 16/10/2019 43.000.000 78

COMERCIOS LA HEROICA LTDA. 06/10/2019 20.000.000 88

TALLER AUTOMOTRIZ 28/09/2019 57.000.000 96
FRIO SERVICIOS DEL CARIBE 22/09/2019 15.000.000 102
TOTAL CUENTAS POR COBRAR 1.800.000.000
Tabla Nº 02: Cuantificación de los días de vida de las facturas pendientes de cobro.
Pasos Nº 4 al Nº 7: Informe de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar para la empresa La Laboriosa Ltda., a 02
de enero de 2020, cuyo resultado se muestra en la Tabla Nº 03.
DÍAS ACCIONES
CATEGORÍAS NOMBRE DEL CLIENTE FECHA VALOR CATEGORÍAS PORCENTAJES
TRANSC. DE COBRO
S. I. A. LA NACIONAL 22/12/2019 11 320.000.000
MATERIALES LA
22
1 a 30 Días ESTRELLA 11/12/2019 180.000.000 720.000.000 40,00% Ninguna
FERRETERÍA EL
27
CONTRUCTOR 06/12/2019 220.000.000
CARACOLI S. A. 11/11/2019 52 170.000.000 Llamadas ;
DISTRIBUIDORA LA Mails;
31 a 60 Días 56 750.000.000 41,67%
CRECIENTE 07/11/2019 260.000.000 Cartas;
CARLOS MEZA E HIJOS 04/11/2019 59 320.000.000 Visitas;
COOPERATIVA LA
61
SOLIDARIDAD 02/11/2019 150.000.000
LABORATORIO CLÍNICO Cobro Pre
71 jurídico;
61 a 90 Días PASTEUR 23/10/2019 45.000.000 258.000.000 14,33%
Suspensión
HOTEL EL MAR 16/10/2019 78 43.000.000 de Créditos
COMERCIOS LA HEROICA
88
LTDA. 06/10/2019 20.000.000
TALLER AUTOMOTRIZ 28/09/2019 96 57.000.000 Cobro
Más de 90 Jurídico;
72.000.000 4,00%
Días FRIO SERVICIOS DEL 102 Cancelación
CARIBE 22/09/2019 15.000.000 de Créditos
TOTAL CUENTAS POR COBRAR 1.800.000.000 1.800.000.000 100,00%
Tabla Nº 03: Informe de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar de la Laboriosa Ltda., a 02 de enero de 2020.
9.2. Días de Ventas Pendientes de Cobro:
Este procedimiento le permite al directivo constatar la eficacia de la gestión de cobro, al mismo tiempo que podrá
evaluar la consistencia de las políticas, en lo referente al plazo del crédito.
Su elaboración se inicia a partir del paso Nº 6 del Informe de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar.
Tomando como base esa información, se procede a calcular el promedio de los “Días de Vida” de las facturas
que conforman cada una de las clases o categorías que conforman el informe. Para ello se suman los días de
vida de cada una de las facturas que integran una categoría en particular, y el resultado se divide entre el número
de facturas clasificadas en dicha categoría. Este valor representa la “Media de la Clase” o el “Promedio de la
Clase”.
Seguidamente se procede a multiplicar, para cada categoría, el valor obtenido a manera de “Media o Promedio
de la Clase” por el peso o porcentaje que la categoría representa con relación al valor total de las cuentas por
cobrar.

La sumatoria de las ponderaciones obtenidas según las instrucciones anteriormente descritas constituye lo que
se conoce como Días de Ventas Pendientes de Cobro. Para el caso de la empresa La Laboriosa Ltda., el resultado
del proceso se presenta en la Tabla Nº 04:
DÍAS PROMEDIO
PORCEN PONDERA
CATEGORÍAS NOMBRE DEL CLIENTE TRANSC DE LA CATEGORÍAS
TAJES CIONES
. CLASE
S. I. A. LA NACIONAL 11
1 a 30 Días MATERIALES LA ESTRELLA 22 20 720.000.000 40,00% 8,00
FERRETERÍA EL CONTRUCTOR 27
CARACOLI S. A. 52
31 a 60 Días DISTRIBUIDORA LA CRECIENTE 56 56 750.000.000 41,67% 23,19
CARLOS MEZA E HIJOS 59
COOPERATIVA LA SOLIDARIDAD 61
LABORATORIO CLÍNICO PASTEUR 71
61 a 90 Días 75 258.000.000 14,33% 10,68
HOTEL EL MAR 78
COMERCIOS LA HEROICA LTDA. 88
TALLER AUTOMOTRIZ 96
Más de 90 Días 99 72.000.000 4,00% 3,96
FRIO SERVICIOS DEL CARIBE 102
TOTAL CUENTAS POR COBRAR 1.800.000.000 100,00% 45,83
Tabla Nº 04: Informe de Días de Ventas Pendientes de Cobro de la Laboriosa Ltda., a 02 de enero de 2020.
El resultado nos muestra que, en promedio, la empresa La Laboriosa Ltda., mantiene una cartera que representa
45,83 Días de Ventas Pendientes de Cobro. Ese resultado no podrá ser evaluado como bueno o malo por sí
mismo, se deberá realizar algún tipo de comparación contra los referentes que se definieron en el proceso de
planeación.
Suponga que la empresa estableció un plazo de crédito de 30 días, y que la gestión de recuperación de la cartera
se ha venido desarrollando acorde a ese objetivo.
El resultado del proceso de análisis de la cartera de la empresa a fecha de corte de 31 de diciembre, indica que,
en ese momento, las cuentas por cobrar sobrepasan el promedio de Días Pendientes de Cobro que la empresa
ha definido como meta (30 días);
Es posible que la empresa La laboriosa Ltda., con el objeto de recaudar más prontamente sus acreencias, ofrezca
descuentos por pronto pago a sus clientes. Siendo así, la cartera de la empresa debería tener un menor volumen,
y por ende, un menor número de Días de Ventas Pendientes de Cobro. Pero la realidad es otra, a diciembre 31
de 2019 los montos de las cuentas por cobrar equivalen a 46 días de ventas, lo cual sobrepasa en más de un
50% la meta establecida.
Debido a este comportamiento de la cartera, será preciso revisar tanto el plazo como los procedimientos de
otorgamiento de créditos y de recuperación de cartera, con el objeto de implementar medidas tendientes a
optimizar los procesos y disminuir el nivel de las cuentas por cobrar, procurando que dichas medidas no
provoquen disminuciones en los volúmenes de ventas.
10. Gestión de los Inventarios:
La Gestión o Administración de los Inventarios se puede definir como el conjunto de actividades, metodologías y
procedimientos que el directivo empresarial ejecuta con el objeto de mantener niveles adecuados de existencias
de insumos, productos en proceso y productos terminados (mercancías disponibles para la venta o para ser
utilizadas en otro proceso productivo), acordes con el plan operacional de la organización y el comportamiento
de consumo de sus clientes (internos y/o externos), en consonancia con el propósito de minimización de los
recursos invertidos.

Queda claro entonces, que la gestión del inventario persigue dos objetivos: por una parte disponer de un volumen
suficiente de artículos en inventario y de otro lado, minimizar la aplicación de fondos en dicho proceso. Estos
objetivos contrapuestos solo podrán ser alcanzados mediante una apropiada labor de planeación, que articule los
objetivos operacionales de las unidades orgánicas responsables de las Compras, de la Producción y de las
Ventas; con los objetivos definidos por la gestión financiera de la empresa.
La gestión de los inventarios, como rol definido y diferenciado de las responsabilidades del administrador
financiero, ha generado una terminología propia de su ámbito, la cual se intentará desarrollar en el siguiente
capítulo.
11. Terminología Básica de la Gestión del Inventario:
El Inventario, desde su concepción gramatical, es un documento mediante el cual se recopila, en forma ordenada,
detallada y precisa, un conjunto de bienes de propiedad de una persona, natural o jurídica, en una fecha o
momento determinado.
Los inventarios ofrecen información fehaciente sobre el tipo, condición físico-química, calidad, cantidad y valor de
bienes, mercancías, insumos, etc. Para efectos contables y financieros, en lo que respecta a los estados
financieros, se limita la información de los inventarios a la cuantificación (al costo) de los bienes o de las
mercancías en existencias.
El inventario de mercancías representa la cuantificación, a valor de costo, del total de las existencias de distintos
bienes o artículos que una empresa mantiene disponibles para la venta, en una fecha determinada.
Se entiende por Rotación de Inventarios, el número de veces que una empresa logra agotar o vender el promedio
de sus existencias de bienes o de mercancías, en un año. Una buena gestión de ventas permitirá incrementar la
rotación de inventarios de una empresa.
12. Clases o Tipos de Inventarios:
Las empresas industriales o manufactureras, debido a su labor transformadora, mantienen existencias de

insumos o de materias primas, de productos en proceso y de productos terminados.
El Inventario de Materia Primas, representa la cuantificación del total, en términos monetarios, de insumos o
materiales, que el ente económico mantiene en existencias, para ser utilizados en sus procesos productivos. La
unidad orgánica de “Compras y Suministros” es la responsable de la toma de decisiones operacionales sobre
este tipo de inventarios, atendiendo las solicitudes del departamento de producción.
El Inventario de Productos en Proceso, constituye el importe de los bienes que se encuentran en las etapas
intermedias del proceso productivo de una empresa. Por lo general, el departamento de “Producción” es el
responsable de la toma de decisiones relacionadas con el inventario de productos en proceso.
El Inventario de Productos Terminados, simboliza el costo total de los bienes que completaron el proceso
productivo y que se encuentran disponibles para la venta, en una fecha determinada. El equipo de “Ventas” es el
encargado del proceso de toma de decisiones sobre este ítem.
El Inventario de Mercancías, en una empresa comercial, representa el costo del total de las existencias de
artículos que se mantienen disponibles para la venta, en una fecha determinada. El tipo de mercancías que se
mantienen en existencias, la cantidad de unidades de cada artículo y el valor total o global del inventario de
mercancías varía periódicamente, como respuesta a las expectativas del mercado en que opera la empresa.
13. La Administración del Inventario:
Como ya se mencionó antes, la Administración del Inventario se enfoca hacia la consecución de dos objetivos. El
primero de ellos de tipo operacional: mantener en existencias un nivel adecuado de bienes o de mercancías para

satisfacer los requerimientos de los clientes, ya sean externos o internos. El otro objetivo, de tipo financiero, se
centra en la minimización de las asignaciones de fondos para la compra o mantención de artículos en inventarios.
Es claro que las decisiones operacionales relacionadas con los inventarios, tales como clases y cantidad de
insumos o de mercancías a comprar, momento adecuado para realizar la compra, elección del proveedor, etc.,
están por fuera del control del administrador financiero, sin embargo, su opiniones y recomendaciones al respecto
deben ser tenidas en cuenta, por cuanto dichas decisiones afectarán las finanzas de la empresa en el futuro.
“La administración de inventarios constituye una de las áreas más álgidas que demanda la atención de los
directivos financieros y representa una fuente de conflictos entre los diferentes niveles organizacionales
comprometidos en la gestión de inventarios” 8Ortiz, 1999, p. 198)
Los responsables de las unidades orgánicas de compras, producción y ventas deberán concertar, con el
administrador financiero, sus posiciones en materia de niveles de inventarios. Se trata de buscar puntos de
acuerdos entre los tomadores de decisiones, que faciliten la consecución de los objetivos operacionales y
financieros. Los resultados de esas “negociaciones” deberán plasmarse en el Plan Operacional y Financiero de
la empresa.
14. Modelo de la Cantidad Económica de Pedidos:
Como ya se había planteado antes, el objetivo financiero de la Gestión de Inventarios se enfoca hacia la
Minimización de los Costos de la Administración, es decir, a la reducción de los costos relacionados con las
actividades propias de la Elaboración de Pedidos y el Mantenimiento de artículos en Inventarios.
Una de las técnicas más utilizadas para lograr la minimización de los costos de administración de inventarios en
el denominado Modelo de la Cantidad Económica de Pedidos o Modelo C. E. P. Es un método especialmente
recomendado para el control de los inventarios de artículos clasificados en el Grupo A, del Sistema de Inventarios
A. B. C.
El Modelo C. E. P. es de fácil aplicación, ya que tan solo requiere definir unas pocas variables con las cuales se
opera. Sin embargo, el modelo se sustenta en unos “supuestos” que son fundamentales para su aplicación, pero
que en la práctica real de tipo empresarial resultan casi imposibles de que sucedan. Esta situación no desvirtúa
las bondades del modelo, tan solo exige que quien lo aplique realice las operaciones de ajuste necesarias para
que la información operacional y del contexto de la empresa, pueda ser utilizada como variables de entrada en la
formulación del Modelo C. E. P.
El primer supuesto sobre el cual se construye el Modelo C. E. P. es que los requerimientos periódicos del artículo
son predecibles en términos cuantitativos, y que dicho requerimiento o demanda se distribuye uniformemente
durante el lapso de tiempo de referencia.
El segundo supuesto básico se relaciona con el reabastecimiento. El modelo parte de la base que el
reabastecimiento se realiza por lotes de cantidades inmodificables, los cuales llegan a la empresa a iguales lapsos
de tiempo, de tal manera que la empresa recibirá cada pedido en el momento exacto en que se agoten sus
existencias del artículo en inventario.
Excluyendo el costo o valor de compra de las mercancías o artículos en inventario, el Modelo C. E. P. toma en
cuenta los Costos de Elaboración de los Pedidos, los Costos de Mantenimiento de artículos en Inventario y los
Costos Totales de Administración de los Inventarios.
14.1. Los Costos de Elaboración de Pedidos:
Están conformados por los costos o gastos fijos, de carácter administrativo, asociados con los procesos de
preparar, ordenar y recibir un pedido de artículos en inventario.
Estos costos son considerados como fijos porque representan el importe, en el cual se incurrirá, cada vez que se
realice un pedido de un artículo determinado, independiente mente del volumen de unidades solicitadas, por tal

razón, estos costos se expresan en “Número de Unidades Monetarias por cada Pedido”, por ejemplo: $250.000
por pedido.
Entre estos costos podemos encontrar los siguientes:
• Elaboración y Aprobación de la Orden de Compra.

• Remisión de la Orden de Compra.
• Telecomunicaciones y Procesamiento de datos.
• Recepción y Comprobación de los artículos solicitados.
Los Costos de Elaboración de Pedidos en los cuales incurre una empresa durante un año, está en función
del número total de pedidos que la empresa realice durante ese lapso de tiempo.
Si se solicitan bajas cantidades de unidades de un artículo cada vez que se elabora un nuevo pedido,
entonces la empresa deberá realizar un mayor número de órdenes o pedidos de ese artículo para satisfacer
su demanda durante un año. Ello provocará que el Costo Anual de la Elaboración de Pedidos aumente
sustancialmente.
Si se solicitan altas cantidades de unidades de un artículo cada vez que se elabora un nuevo pedido, entonces
la empresa deberá realizar un menor número de órdenes o pedidos de ese artículo para satisfacer su
demanda durante un año. Ello provocará que el Costo Anual de la Elaboración de Pedidos disminuya
sustancialmente.
14.2. Los Costos de Mantenimiento de Inventarios:
Están conformados por los costos o gastos variables, de carácter administrativo y financiero, asociados con
los procesos almacenar, supervisar, acondicionar y financiar un lote de artículos en inventario.
Estos costos son considerados como variables porque representan el importe, en el cual se incurrirá, al
disponer de una unidad de un artículo determinado del inventario, durante un periodo de tiempo determinado,
por lo general un año, por tal razón, estos costos se expresan en “Número de Unidades Monetarias por
Mantener una unidad del artículo en inventario durante un año”, por ejemplo: $2.000 por unidad anual.
Entre estos costos podemos encontrar los siguientes:
• Canon de Arrendamiento o Gastos por Depreciación del local o bodega en que se almacenen los
artículos.
• Ordenamiento y Supervisión de los artículos en la bodega o almacén.
• Sistemas de Conservación de las propiedades físico-químicas de los artículos en inventarios.
• Pérdidas, Hurtos y Mermas.
• Pólizas de Seguros.
• Intereses y Costos de Oportunidad Financieros.
Los Costos de Mantenimiento de Inventarios en los cuales incurre una empresa durante un año, está en
función del número total de unidades de ese artículo que la empresa mantenga en inventario durante ese
lapso de tiempo.
Mantener bajas cantidades de unidades de un artículo en inventario, provocará que el Costo Anual de
Mantenimiento de Inventarios disminuya sustancialmente.
Mantener altas cantidades de unidades de un artículo en inventario, provocará que el Costo Anual de
Mantenimiento de Inventarios se incremente sustancialmente.
14.3. Los Costos Totales de Administración de Inventarios:

Los Costos Totales de Administración de Inventarios están constituidos por la suma de los Costos de Elaboración
de Pedidos y los Costos de Mantenimiento de Inventarios.
La función de los costos de pedidos es totalmente opuesta a la función de los costos de mantenimiento, pues
cuando los costos totales anuales de pedidos disminuyen, como resultado de solicitar y mantener un mayor
número de unidades en inventario, los costos totales de mantenimiento de inventarios anuales sufrirán
incrementos importantes.
Debido a que el objeto de la administración de inventarios es la minimización de los costos totales,

matemáticamente eso se podría lograr al igualar las funciones de costos de pedidos y de costos de inventarios.
Ese procedimiento se resume mediante los siguientes pasos:
Paso Nº 01: Función de los Costos de Elaboración de Pedidos:
Costos de Pedidos = Número de Pedidos en un Año X Costo de Elaborar cada Pedido
Demanda o Requerimiento Cantidad Solicitada Costo de Elaborar

= D ; = Q ; = P
Total Anual en cada Pedido cada Pedido
Costos de Pedidos = D/Q X P
Paso Nº 02: Función de los Costos de Mantenimiento de Inventarios:
Costo de Mantener una Unidad en Inventario por

Costos de Inventarios = Inventario Promedio X
un Año
Costo de Mantener una Unidad en Inventario

Cantidad Solicitada en cada Pedido = Q ; = M
por un Año
Costos de Mantenimiento = Q/2 X M
Paso Nº 03: Función del Costo Mínimo:
El costo mínimo se obtiene al igualar las funciones de costo de pedidos y de costo de inventarios, así:
Función del Costo

(D÷Q) * P = (Q÷2) * M
Mínimo
Paso Nº 04: Determinación de la Cantidad Económica de Pedidos:
Al desarrollar el conjunto las operaciones de la función del costo mínimo, se obtiene la fórmula para el cálculo de
la Cantidad Económica de Pedidos, así:
Q = √(2 * D * P) / M ; Q = (2 * D * P / M)^ (1/2)

Paso Nº 05: Cálculo del Costo Total de Administración de Inventarios
Costo Total de Administración de Inventarios = Costo de Pedidos + Costo de Inventarios
Costo Total de Administración de Inventarios = (D÷Q) * P + (Q÷2) * M
Para alcanzar mayor claridad en la temática, desarrollemos en siguiente ejemplo:
La Distribuidora el Comerciante Ltda., que comercializa un producto denominado “Jamón Ahumado”, desea
aplicar la metodología de la cantidad Económica de Pedidos para minimizar los costos de administración del
inventario del mencionado artículo.
Los estudios realizados por la empresa han arrojado que los costos de elaboración, trámite y recepción de cada
pedido de jamones equivalen a $180.000, mientras que mantener un bloque de jamón ahumado en inventario,
bajo condiciones de refrigeración especiales, le cuesta a la organización $17.280 anuales. Los pronósticos de
ventas indican que la distribuidora podría vender un total de 12.000 bloques de jamón durante el año 2009. ¿Cuál
será la cantidad de jamones a solicitar en cada pedido?
Para resolver ese interrogante, se dará aplicación al Modelo C. E. P., de esta forma:
Paso Nº 01: Identificación de las Variables y Formulación del Problema:
Costos de Pedidos P= $ 180.000

Costos de Mantenimiento M= $ 17.280
Demanda Anual D= 12.000
Q = √(2 * D * P) / M ; Q = (2 * D * P / M)^ (1/2)
Paso Nº 02: Determinación de la Cantidad Económica de Pedidos:
Luego de identificar cada una de las variables y de formular el problema, el paso a seguir es el de reemplazar el
valor de cada variable en la formula correspondiente, de esa forma, al resolver las operaciones propuestas,
hallaremos la Cantidad Económica de Pedido.
Cantidad Económica de Pedido = Q = √(2 * D * P) / M
C. E. P. = Q = √2 * 12.000 * $180.000 / $17,280
C. E. P. = Q = 500 Unidades por Pedido

El resultado indica que cada vez que la empresa Distribuidora el Comerciante Ltda., realice un pedido de jamones
ahumados, deberá solicitar 500 bloques o unidades, con lo cual se minimiza el costo anual de la administración
de inventarios de este artículo.
Paso Nº 03: Costo Anual de la Administración del Inventario de Jamones Ahumados:
Como ya se había explicado, el costo total anual de la administración del inventario resulta de sumar el costo
anual de pedidos y el costo anual de mantenimiento de inventarios de jamones. Para calcular cada uno de estos
elementos del costo total, se deberá tomar como base el resultado de la cantidad económica de pedidos “Q”, que
para este caso es de 500 unidades por pedido.
Costo Total de Administración de Inventarios = (D÷Q) * P + (Q÷2) * M
C. T. = (12,000 / 500) * $180,000 + (500 / 2) * $17,280
C. T. = $8'640.000 Anuales
Paso Nº 04: Número de Pedidos de Jamones por Año:
La Distribuidora el Comerciante Ltda., espera vender, durante el año 2009, un total de 12.000 bloques de jamones
ahumados. Se conoce también que cada pedido de jamones que la empresa realice constará de 500 bloques. El
número de pedidos que la empresa deba ordenar durante el año 2009 se calculará de la siguiente manera:
Número de Pedidos por Año = N = D ÷ Q
N = (12.000 ÷ 500) ; N = 24 Pedidos por Año
Paso Nº 4: Tiempo de Consumo de cada Pedido:
Suponga que la empresa labora 360 días por año, dado que espera realizar un total de 24 pedidos durante el año
2009, cada pedido será consumido en un mismo número de días, los cuales resultarán al dividir el número de
días de labores anuales entre el número de pedidos a realizar durante el año:
Tiempo de Consumo de cada Pedido = T = 360 Días ÷ N
T = (360 Días/Año ÷ 24 Pedidos/Año)
T = 15 Días por Pedido
Paso Nº 05: Tasa Diaria o Promedio Diario de Consumo:
Dado que el modelo se basa en el supuesto de que los artículos en inventarios se venden o consumen a un ritmo
uniforme, para calcular la Tasa o Promedio Diario de Consumo o de Ventas del artículo en cuestión, basta con
dividir la demanda o requerimiento total anual entre el número de días laborales de la empresa, así:

Tasa Diaria de Consumo = C = D ÷ 360 Días
C = (12.000 Unidades/Año ÷ 360 Días/Año)
C = 33.33 Unidades por Día
Paso Nº 06: Inventario de Seguridad o Nivel Mínimo en Existencias:
Suponga que la empresa conoce, con base en sus negociaciones pasadas, que el trámite y atención de una
orden de pedido, por parte de su proveedor, tarda tres (3) días, entonces necesita saber qué cantidad de bloques
de jamones debe mantener en existencias al momento de iniciar el proceso de un nuevo pedido. Esa cifra se
puede calcular de la siguiente manera:
Inventario de Seguridad = S = Tasa Diaria de Consumo X Nº de Días para Reaprovisionar
S = (33,33 Unidades/Día * 3 Días) ; S = 100 Unidades
Cuando el responsable de iniciar el proceso de un nuevo pedido, se entere que el saldo en existencias de jamones
ahumados es de 100 unidades (dato aproximado), solicitará que se elabore una nueva orden de compra, de tal
forma que la empresa no sufra pérdidas de ventas por falta de artículos en su inventario.
Paso Nº 07: Representación Gráfica del Modelo C. E. P.:
Es posible graficar el resultado del Modelo C. E. P. para la Distribuidora el Comerciante Ltda., para lo cual existe
la necesidad de construir una tabla muestre los resultados de los costos de pedido, los costos de mantenimiento
y el costo total de inventarios para diversos niveles de cantidades de pedidos, asumidas en forma arbitraria.
Q Q/2 D/Q CTO. MNTO CTO. PEDIDO CTO. TOTAL

300 150 40 2.592.000 7.200.000 9.792.000
400 200 30 3.456.000 5.400.000 8.856.000
500 250 24 4.320.000 4.320.000 8.640.000
600 300 20 5.184.000 3.600.000 8.784.000
700 350 17 6.048.000 3.085.714 9.133.714
Tabla Nº 09: Cuantificación de Costos para el Modelo C. E. P. de la Distribuidora el Comerciante Ltda.
La tabla se construye a partir de valores que el analista o quien esté realizando el proceso, le otorgue
arbitrariamente a la variable “Q”, en este caso se anotan cantidades múltiplos de 100 unidades.
Para calcular los resultados de las demás columnas, se aplican las fórmulas ya conocidas de cada una de las
variables.

Posteriormente se utiliza el módulo de gráficos que hace parte del paquete de hoja de cálculo. El resultado que
se obtiene se presenta mediante la Gráfica Nº 02:
COSTO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Distribuidora El Comerciante Ltda.
10.000.000
8.640.000
8.000.000
COSTOS EN PESOS
6.000.000
4.000.000
2.000.000
0
200 300 400 500 600 700
UNIDADES A PEDIR
CTO MNTO CTO PEDIDOS CTO TOTAL
Gráfica Nº 02: Costo de la Administración de Inventarios de la Distribuidora El Comerciante Ltda.
15. Referentes:
Besley, Scout; Brigham, Eugene, Fundamentos de Administración Financiera, Mc Graw Hill, 2000.
Brealey, Richard A; Myres Stewart C., Principios de Finanzas Corporativas, Mc Graw Hill, 1993
Burbano, Jorge E.; Ortiz, Alberto; Presupuestos, Mc Graw Hill, 1997.
Emery, Douglas R., Finnerty John D.; Stowe John D., Fundamentos de Administración Financiera, Pearson,
2000.
Gitman, Lawrence J., Administración Financiera Básica, Harla, 1990.
Gutierrez, Luis F, Finanzas Prácticas para Países en Desarrollo, Norma, 1992.
Ortiz, Alberto, Gerencia Financiera Un Enfoque Estratégico, Mc Graw Hill, 1999.
Serrano, Javier; Villareal, Julio, Fundamentos de Finanzas, Mc Graw Hill, 1993

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FUNDACIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO COMFENALCO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA DE GESTIÓN LOGÍSTICA

UNIDAD DIDÁCTICA 03: ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

Administración del Capital de Trabajo.

Gestión del Efectivo y los Valores Negociables

Haroldo Medrano Lozano Página 2

3. Determinación del Capital de Trabajo:

“Las necesidades de financiamiento de la empresa pueden dividirse en dos categorías: permanentes y

4. La Administración del Capital de Trabajo:

Haroldo Medrano Lozano Página 3

5. La Administración del Efectivo:

Haroldo Medrano Lozano Página 4

6. El Ciclo del Efectivo:

Periodo Promedio Periodo Promedio

Periodo Promedio de Inventario Promedio x 365 365 Días / Rotación de

Haroldo Medrano Lozano Página 5

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Tabla Nº 01: Datos Financieros de Comercios la Heroica.

Saldo Inicial del Saldo Final del Inventario Promedio

$ 84.000 + $ 96.000 = $ 180.000 ÷ 2 = $ 90.000

Haroldo Medrano Lozano Página 6

Saldo Inicial del Saldo Final del Inventario Promedio

$ 96.000 + $ 120.000 = $ 216.000 ÷ 2 = $ 108.000

$ 90.000 X 360 Días ÷ $ 460.000 = 70 días

$ 108.000 X 360 Días ÷ $ 600.000 = 65 días

Saldo Inicial de Saldo Final Cuentas Saldo promedio de

$ 48.000 + $ 58.000 = $ 106.000 ÷ 2 = $ 53.000

Saldo Inicial de Saldo Final Cuentas Saldo promedio de

$ 58.000 + $ 70.000 = $ 128.000 ÷ 2 = $ 64.000

Haroldo Medrano Lozano Página 7

$ 64.000 X 360 Días ÷ $ 720.000 = 32 días

Saldo Inicial del

Saldo Inicial del

Saldo Inicial de Saldo Final Cuentas Saldo Promedio de

$ 76.000 X 360 Días ÷ $ 472.000 = 58 Días

Haroldo Medrano Lozano Página 8

$ 93.000 X 360 Días ÷ $ 624.000 = 54 Días

Periodo Promedio Periodo Promedio Periodo Promedio

Días del Año Ciclo del Rotación del

La Tabla Nº 02 resume los resultados para facilitar el análisis correspondiente.

Tabla Nº 02: Ciclo y Rotación del Efectivo de Comercios la Heroica S. A.

Haroldo Medrano Lozano Página 9

Haroldo Medrano Lozano Página 10

Un sistema de crédito, bien diseñado y administrado, le permite a la empresa mantener o incrementar la

7. Administración del Crédito y la Cartera:

El crédito financiero, a su vez, se clasifica en: Crédito Bancario y Extrabancario.

Haroldo Medrano Lozano Página 11

Haroldo Medrano Lozano Página 12

9. Métodos de Control de la Cartera:

9.1. Informe de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar:

Para elaborar este informe se deben ejecutar los siguientes pasos:

Haroldo Medrano Lozano Página 13

El siguiente es un ejemplo de la aplicación de este informe:

NOMBRE DEL CLIENTE FECHA VALOR

Haroldo Medrano Lozano Página 14

COMERCIOS LA HEROICA LTDA. 06/10/2019 20.000.000 88

9.2. Días de Ventas Pendientes de Cobro:

Haroldo Medrano Lozano Página 15

10. Gestión de los Inventarios:

Haroldo Medrano Lozano Página 16

11. Terminología Básica de la Gestión del Inventario: