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CROSS DOCKING
NDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 3
1. CENTROS DE DISTRIBUCIN (CD) .................................................................................................... 4
2. FLUJO SISTMICO ............................................................................................................................ 5
2.1 INGRESO A B2B SODIMAC ......................................................................................................... 5
2.2 PUBLICACIN DE ORDEN DE COMPRA...................................................................................... 6
2.2.1 Logstica, OC Pendientes. ................................................................................................... 6
2.2.2 Logstica, Anlisis OC. ......................................................................................................... 7
2.3 FILTROS DE CONSULTA DE ORDEN DE COMPRA ....................................................................... 7
2.3.1 Logstica, OC Pendientes. ................................................................................................... 7
2.3.2 Logstica, Anlisis OC. ......................................................................................................... 8
2.4 ESTADOS DE UNA ORDEN DE COMPRA..................................................................................... 8
2.5 DESCARGA DE DETALLE DE ORDEN DE DISTRIBUCIN (eOD) ................................................... 9
2.6 TRASPASO DE FORMATO TXT A XLS ........................................................................................ 10
2.7 CREACIN DE CITA .................................................................................................................. 13
2.8 CREACIN DE DIRECTORIO...................................................................................................... 14
2.9 SOLICITUD PLANILLA GENERA eDSP ........................................................................................ 14
2.10 HABILITACIN DE MACROS ................................................................................................... 15
2.10.1 Excel 2003....................................................................................................................... 15
2.10.2 Excel 2007....................................................................................................................... 17
2.10.3 Excel 2010....................................................................................................................... 19
2.11 ARCHIVO eASN, A PARTIR DE LA PLANILLA GENERA eDSP ................................................... 22
2.12 CARGA DE ARCHIVO eASN (eDSP) EN FORMATO TXT EN B2B SODIMAC ............................. 27
2.13 RECEPCIN SISTMICA .......................................................................................................... 30
2.14 EMISIN DEL DOCUMENTO PREFACTURA ............................................................................ 32
3. FLUJO OPERACIONAL .................................................................................................................... 34
3.1 HIGIENE Y SEGURIDAD: ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL (EPP)................................ 34
3.2 ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA DESCARGA DEL TRANSPORTE .............................................. 34
3.3 DOCUMENTOS......................................................................................................................... 34
3.4 ETIQUETAS............................................................................................................................... 35
3.4.1 Cdigo de barras EAN - UPC ............................................................................................. 35
3.4.2 Sealtica ......................................................................................................................... 36
INTRODUCCIN
Sodimac, a travs de este Manual, pone a disposicin de sus proveedores Nacionales, los
procedimientos y normas de recepcin de mercaderas, en sus distintos Centros de Distribucin,
los que se detallan ms abajo.
Con este Manual y en conjunto con el sistema B2B SODIMAC se pretende lograr una mejor
integracin Sodimac-Proveedor y una mejora en la coordinacin de las operaciones logsticas y
comerciales, orientando nuestros esfuerzos a brindar un mejor servicio a nuestros clientes finales.
En este manual encontrar toda la informacin necesaria para realizar un proceso de entrega de
mercaderas, acorde con los procedimientos establecidos en cada Centro de Distribucin de
Sodimac, con el fin de minimizar los tiempos de descarga, cautelar la seguridad en la
manipulacin de mercadera y tener un adecuado control de la recepcin.
El presente manual est conformado por dos secciones, cada una de ellas, subdividida, de acuerdo
al tema tratado.
Flujo Sistmico.
Realizar entregas en los distintos Centros de Distribucin de Sodimac, implica aceptar y cumplir
con cada una de las normas establecidas en este manual de procedimientos.
CD MATERIALES DE CONSTRUCCIN
CDIGO SUCURSAL 117
DIRECCIN Calle La Farfana 400
COMUNA Pudahuel
CIUDAD Santiago
CD SANTIAGO
CDIGO SUCURSAL 136
DIRECCIN Av. Lo Espejo 2700
COMUNA Cerrillos
CIUDAD Santiago
CD LA FARFANA
CDIGO SUCURSAL 214
DIRECCIN Calle La Farfana 400
COMUNA Pudahuel
CIUDAD Santiago
CD Materiales Peligrosos
CDIGO SUCURSAL 366
DIRECCIN La Martina 400
COMUNA Pudahuel
CIUDAD Santiago
CD PLANTAS HIJUELAS
CDIGO SUCURSAL 378
DIRECCIN Calle Nueva, Lote 2
COMUNA Hijuelas
CIUDAD Quillota
2. FLUJO SISTMICO
Empresa, digite el RUT de la Razn Social, sin puntos, ni guin. Ejemplo: 96792430K
Usuario, digite el RUT del usuario, sin puntos, ni guin. Ejemplo: 111111119
Tipo Fecha Tipo de fecha ingresada en los parmetros anteriores (Fecha Emisin,
Fecha de Recepcin Mnima o Fecha de Recepcin Mxima).
Ordenamiento de la consulta efectuada (Orden de Compra,
Ordenar Por Fecha Emisin, Fecha de Recepcin Mnima, Fecha de Recepcin
Mxima o Tipo de Recepcin).
Caracterstica del monto que involucra la Orden de Compra (Con
Montos
Impuesto o Sin Impuesto).
Tienda o Centro de Distribucin a la que est destinada la Orden de
Lugar de Entrega
Compra y al cual debe ser despachada.
Se desplegar una ventana, en la que se debe elegir el Tipo de Documento que desea descargar y
el Tipo de Formato. Finalmente, pulsar Bajar Archivo.
Una vez seleccionado el texto (se marca todo en azul), ir a la opcin Edicin y seleccionar Copiar
Ctrl+C. Toda la informacin se contendr temporalmente en el Portapapeles de Excel.
Luego, se debe abrir una hoja en blanco (libro) en Excel y posicionar el cursor en la celda A1 y a
travs de la opcin Pegar, pegar los datos.
Marcar con el cursor la columna A (donde estn los datos), en la opcin Datos del men de
Opciones de Excel, seleccionar la opcin Texto en Columnas para separar el texto copiado en
columnas con sus respectivos encabezados. Se abrir el Asistente para convertir texto en
columnas paso 1 de 3.
Ac se debe seleccionar opcin Delimitados y hacer clic en botn Siguiente >, para avanzar al paso
2 de 3.
Ac debe indicar el Separador de campos del archivo txt. En este caso el separador corresponde a
un Pipe | (Alt + 124), el cual se selecciona en la opcin Otros, como lo muestra la figura y luego
dar clic en botn Siguiente >, para ir al paso 3 de 3.
En este paso, slo se debe dar un clic en botn Finalizar para terminar el traspaso y obtener la
informacin en un archivo Excel.
Para crear una CITA, se debe pulsar Ver OC Pendientes. B2B SODIMAC mostrar aquellas OC que
no han sido entregadas o no han sido entregadas completas.
Seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierdo de la Orden de Compra que desea trabajar y
pulsar Crear cita.
B2B SODIMAC despagar una ventana llamada Seleccione una fecha/hora de envo. Se mostrarn
tantas fechas/horas de envo, como los das hbiles que oscilen entre la fecha esperada de recibo y
fecha de cancelacin de la Orden de Compra seleccionada, o entre la fecha de la solicitud si es que
esta, es posterior a la fecha esperada de recibo.
Las rdenes de compra tipo Cross Docking (XD) consideran como fecha de cancelacin, la misma
fecha que la esperada de recibo, por lo tanto, ambas fechas sern coincidentes. En consecuencia,
en la ventana Seleccione una fecha/hora de envo slo se mostrar un da hbil.
Para concluir el proceso se debe pulsar Aceptar. B2B SODIMAC asociar un correlativo de 10
dgitos a la Orden de Compra en cuestin, junto a una fecha y hora de envo. Este nmero de 10
dgitos es el nmero de la Cita.
Si Excel 2003 no consulta esta opcin, o no habilita macros, revise su equipo de acuerdo a los
siguientes pasos:
Ventana Seguridad > pestaa Nivel de seguridad > seleccionar el checkbox ubicado al costado
izquierno de la opcin Bajo (no recomendado) > para finalizar, pulsar Aceptar.
Para que se reflejen las modificaciones efectuadas es necesario cerrar Excel 2003, guardando los
cambios cursados.
Ventana Centro de Confianza > categora Configuracin de macros > seleccionar el checkbox
ubicado al costado de la opcin Habilitar todas las macros > Para finalizar, pulsar Aceptar.
Para que se reflejen las modificaciones efectuadas, es necesario cerrar Excel 2007, guardando los
cambios cursados.
Ventana Opciones de Excel > categora Ms frecuentes > seleccionar el checkbox ubicado al
costado izquierdo de la opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones > Para finalizar,
pulsar Aceptar.
Ventana Opciones de Excel > categora Centro de Confianza > opcin Configuracin del centro de
confianza.
Ventana Centro de confianza > categora Configuracin de macros > seleccionar el checkbox
ubicado al costado izquierdo de la opcin Habilitar todas las macros > para finalizar, pulsar
Aceptar.
Al pulsar Aceptar, se habrn habilitado las macros en Excel 2010. Sin embargo, la opcin
Programador no aparecer en el men de opciones. Para hacerla aparecer, usar nuevamente la
opcin Archivo y pulsar Opciones.
Bajo la columna P, estn los cdigos de barra o EAN 13 asociados a cada SKU. Producto del largo
del nmero (13 dgitos), estos se muestran descritos o abreviados como nmero exponencial.
Ventana Formato de celdas > opcin Nmero > categora Nmero > seleccionar o ingresar 0 (cero)
en Posiciones decimales > para finalizar, pulsar Aceptar.
Ahora, se mostrar el nmero completo, que conforma el cdigo del producto o EAN 13.
Proceder a ordenar el libro por NRO_TIENDA, a travs de la opcin Datos > Ordenar > Ordenar por
> seleccione NRO_TIENDA > para finalizar, pulsar Aceptar.
Validar los tem (SKU) y cantidades a enviar, considerando, que estas unidades deben ser mltiplo
de la unidad mnima de despacho (casepack). La unidad mnima de despacho se obtiene al dividir
CANTIDAD_PROD (columna Y) en CANTIDAD_EMPAQ (columna Z).
Ejemplo:
Validado los tems y cantidades a enviar, proceder a completar los datos solicitados en Planilla
Genera eDSP, tanto en ENCABEZADO, como en DETALLE.
Los datos a completar en DETALLE estn contenidos en el Detalle de Distribucin (eOD) extraido
de B2B SODIMAC.
Se deben traspasar los datos, segn el campo que corresponda. En las celdas en gris no se ingresan
datos, ya que la macro las completa por defecto.
En Unidades a Despachar, ingresar las unidades que sern despachadas fsicamente Estas
cantidades deben ser mltiplos del casepack o unidad mnima de despacho del SKU.
En Tipo de Embalaje, seleccionar la unidad logstica en que sern enviados los SKU en
cuestin.
o BU = bulto.
o PA = pallet.
o TO = tote o carro (plantas).
La Planilla Genera eDPS arrojar un mensaje, indicando que Archivo eDSP-DDMMAA (fecha en que
fue creado)-HHMM (hora en que fue creado).txt ha sido Creado Exitsamente, guardndolo por
defecto en el directorio creado, es decir, en la carpeta eDSP (Mi PC > Disco C > carpeta Sodimac
B2B).
Pulsar Examinar y buscar la ruta donde est contenido el archivo eASN. En este caso, Mi PC >
Disco C > carpeta Sodimac B2B > carpeta eDSP.
B2B SODIMAC asociar un nmero de referencia o folio a la carga de archivo eASN, con el cual se
le puede hacer seguimiento para validar el resultado o estado final de la carga del archivo.
Para validar el estado final de la carga de archivo eASN, se debe ingresar a la opcin Documentos
dentro del mdulo Administracin.
Dentro de la opcin Documentos, se puede validar el estado de la carga de un archivo eASN por:
Fecha Desde Fecha mnima en la que se efectuaron las cargas de archivos eASN desplegadas
en la consulta.
Fecha Hasta Fecha mxima en la que se efectuaron las cargas de archivos eASN
desplegadas en la consulta.
Ordenar Por Orden de las cargas de archivo eASN desplegadas en la consulta en relacin
al estado de estas.
Consultar Desplegar la consulta respecto a los parmetros seleccionados.
Es importante validar que el estado final de la carga de archivo eASN sea Carga OK antes de
enviar el transporte a las dependencias de Sodimac. En caso de existir errores en la carga de
archivo eASN, B2B SODIMAC indicar cada uno de ellos. De esta manera, se podr reparar
dichos errores para realizar una correcta carga de archivo eASN en B2B SODIMAC.
Para mayores antecedentes, en relacin a los errores detecetados en la carga de archivo eASN,
les sugerimos canalizar sus dudas a travs de soporteb2b@sodimac.cl.
A travs de la opcin Recepcin de Mercadera, dentro del mdulo Logstica, se puede validar la
informacin indicada anteriormente.
NRO. FACTURA 1, significa que es una factura o factura nica por OC,
independientemente de la cantidad de sesiones que posea asociada.
Nmero de la Gua de Despacho informada en el Encabezado del
NRO. GUA
archivo eASN.
CANT. EMPAQUES INF. Cantidad de Empaques informados en el archivo eASN.
FECHA EMISIN Fecha esperada de recibo de la OC.
OC Nmero de la OC.
UNID. INFORMADAS Cantidad de unidades informadas en el archivo eASN.
UNID. CONFIRMADAS Cantidad de unidades recibidas en el Centro de Distribucin.
Indicador Logstico que se expresa en un porcentaje. Es la relacin
% CONCORDANCIA
entre las UNID. CONFIRMADAS y las UNID. INFORMADAS
MONTO NETO INF. (1) Valorizacin de la informacin contenida en el archivo eASN.
MONTO NETO RCP. (2) Valorizacin de la recepcin efectuada, en relacin al archivo eASN.
Diferencia producida entre MONTO NETO INF. (1), contra MONTO
MONTO NETO DIF. (1)-(2)
NETO RCP. (2).
LUGAR DE ENTREGA Centro de Distribucin al que est destinada la OC.
ESTADO Estado en la que se encuentra la recepcin.
B2B SODIMAC no publica los motivos de las diferencias detectadas en el proceso de recepcin,
entre lo recibido por el Centro de Distribucin, con respecto a lo informado en el archivo eASN.
Estos quedarn registrados en las Guas de Despacho.
En caso de haber dudas en las diferencias, le sugerimos canalizarlas a travs de Soporte B2B, al
correo soporteb2b@sodimac.cl
Para emitir el documento PreFactura, se debe ingrear a B2B SODIMAC, mdulo Logstica opcin
Recepcin de Mercadera.
Realizar los filtros, en relacin a los parmetros a consultar, o bien, slo pulsar Consultar para
realizar una consulta general.
Seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierdo del campo NRO. RECEPCIN (la recepcin
debe estar en estado Cerrada) y pulsar Prefactura.
Se desplegar una ventana en formato PDF que permitir imprimir y/o guardar el documento.
3. FLUJO OPERACIONAL
En las guas de despacho, se debe establecer la fecha real en que ser efectuado el despacho, y
direccin del Centro de Distribucin destinatario.
3.3 DOCUMENTOS
Al momento de realizar una entrega en los Centros de Distribucin de Sodimac, el proveedor slo
debe presentar la Gua de Despacho en la que haga alusin al nmero de CITA que corresponda al
Transporte en cuestin, ya que en funcin del nmero de CITA indicado en Gua de Despacho se
asigna el muelle de descarga. En virtud de lo anterior, la no concordancia entre ambos
parmetros, es decir, entre CITA mencionada en Gua de Despacho y CITA sistmica conlleva a la
devolucin del vehculo.
Los Centros de Distribucin reciben a proveedores que operan bajo la modalidad Cross Docking
segn lo informado en el archivo eASN. La Gua de Despacho es un documento vlido slo para el
transporte de productos en ruta.
3.4 ETIQUETAS
3.4.1 Cdigo de barras EAN - UPC
Todo producto deber tener adosado el cdigo de barras (EAN UPC) en un lugar visible y ste
debe estar previamente registrado en la base de datos de Sodimac.
La etiqueta de cdigo de barras no debe ser reutilizable y debe perder su capacidad de pegado al
retirarla.
El cdigo de barras debe estar impreso en forma ntida, legible y definida, no debe borrarse por
ninguna de las circunstancias de uso.
3.4.2 Sealtica
Todo bulto (caja) debe contener la sealtica correspondiente. Por ejemplo, apilabilidad, posicin,
fragilidad, etc.
Los bultos y/o pallets enviados a los Centros de Distribucin, deben estar identificados con una
etiqueta LPN.
Ejemplo: 309679243000000001.
Las medidas del cdigo de barra de LPN van desde los 2,5 a 4,0 centmetros de alto y entre 8,0 a
14,0 centmetros de largo.
En la etiqueta LPN siempre se debe informar (impresa o escrita) la sucursal o tienda a la que est
destinado el pallets o bulto asociado.
Si la caja empleda es de forma cuadrada, la etiqueta LPN debe estar adherida en la cara superior,
costado derecho, evitando las las junturas (unin de alas) de la caja.
Despacho palletizado.
Despacho bultos.
Ambas medidas tomadas desde el piso hacia arriba, es decir, la base del pallets est considerada
dentro las medidas dadas.
Las Unidades Logsticas montadas sobre el pallets, deben cubrir completamente la superficie de
este mismo.
Debe utilizar pallets estndar formato Sodimac, cuyas dimensiones son 100 centmetros X 120
centmetros, de doble va, es decir, que el equipo de arrastre lo pueda tomar por cualquiera de las
cuatro caras. Tambin, se trabaja con el pallets doble ancho formato Sodimac cuyas dimensiones
son 100 centmetros X 230 centmetros.
El pallets se considera parte integrante del embalaje, por tanto, dentro de su estructura de costos.
En consecuencia, los Centros de Distribucin de Sodimac no hacen devolucin de pallets.
Sodimac ofrece a los proveedores que lo requieran, un sistema de arriendo de pallets. Para
adquirir mayores antecedentes al respecto, dirigir un correo a Javiera Salas (jcasalas@sodimac.cl),
Wenceslao Sez (wsaezb@sodimac.cl).
El palletizado en la base debe contar con a lo menos cinco vueltas de stretch film, desde la base
(abarcando el pallets) hasta la superficie, cubriendo esta misma.
Si los bultos (cajas) con productos poseen zunchos, estos deben quedar muy bien ajustados, sin
holgura.
Si los bultos corresponden a productos irregulares, es decir, que dada a sus caractersticas quedan
fuera de las dimensiones de pallets sealadas anteriormente, deben considerar una base slida,
que permita su manipulacin a travs de equipo de arrastre (gra horquilla), resguardando la
integridad del personal que ejecuta dicha accin, como tambin, del producto mismo.
Para la entrega del segundo vehculo en adelante (segunda Cita en adelante), la recepcin se debe
programar en forma previa al despacho, con las siguientes personas:
Sin esta programacin previa, slo se recibir el primer transporte (CITA) en el horario fijo, el resto
ser devuelto en forma inmediata. El plazo para realizar dicha programacin es mximo hasta las
16:00 hrs. del da hbil anterior al despacho, de lunes a viernes.
Es muy importante considerar que la CITA debe ser por camin. Es decir, cada transporte debe
venir con una CITA asociada. No se recibir ms de un transporte con una misma CITA o un
transporte con ms de una CITA.
Es fundamental, para este proceso, que se validen las cargas de los archivos eASN, asegurando que
el estado de las mismas, sea CARGA OK en B2B SODIMAC (mdulo Administracin), antes de
enviar el o los transportes al Centro de Distribucin.
El personal de transporte debe entregar las Guas de Despacho asociadas a la entrega, en las
oficinas Administrativas, para luego posicionarse en el muelle asignado.
Una vez aparcado el transporte en el muelle asignado, se levanta la cortina y comienza el proceso
de recepcin que se divide en dos etapas, Pre-recepcin y Certificacin.
El no cumplir con cualquiera de los parmetros sealados, ocasiona la devolucin completa del
transporte, por lo que les solicitamos, ser muy rigurosos en estos puntos.
En este proceso se escanean las etiquetas LPN adheridas a cada bulto y/o pallets, enviando a
Control de Calidad los pallets y/o bultos que determine por defecto el Sistema de Informacin
Logstica Best of Breed (Warehouse Management Open System o WMOS), en relacin al
porcentaje de revisin asignado a cada proveedor, de acuerdo a la tendencia de comportamiento
(nivel de concordancia) que posea.
3.10 CERTIFICACIN
En este proceso se revisan de forma completa los pallets y/o bultos enviados a Control de Calidad.
El Certificador, en compaa del personal de transporte, que acta como agente fiscalizador, valida
que el EAN13 adherido o impreso en el producto concuerde con la informacin suministrada
sistmicamente (SKU, descripcin, tienda o sucursal, cantidad, LPN).
El porcentaje de revisin aumenta a medida que se detectan discrepancias en los pallets, bultos
y/o totes certificados, respecto a lo informado en el archivo eASN.
El personal de transporte, es el encargado de cerrar los pallets y/o bultos revisados en el proceso
de certificacin.
Estando las Guas de Despacho en poder del personal de transporte, queda facultado para
retirarse de las instalaciones del Centro de Distribucin.
3.11 FACTURACIN
El proceso de facturacin Cross Docking, requiere factura nica por Orden de Compra,
independientemente de la cantidad Guas de Despacho emitidas e independientemente de la
cantidad entregas (CITAS) que se hayan realizado, asociadas a la misma Orden de Compra.
Los motivos de la menor recepcin, se mencionan al dorso (validar) de las Guas de Despacho.
Estando ambos documentos cuadrados, es decir, con montos coincidentes, mediante notas de
crdito o dbito (validar) (en caso de haber diferencias en los montos), se envan al Departamento
Control Proveedores.
Estando OK los documentos enviados, es decir, que cuya validacin tuvo un resultado posivo, se
cursa el pago de la Factura dentro de los plazos y modalidades negociadas con el rea Comercial
de Sodimac.
Los pagos o estados de las facturas, pueden ser monitoreados a travs de B2B SODIMAC, a travs
del mdulo Finanzas.
4. RESUMEN
transportes se deban enviar asociados a una transportes se deban enviar asociados a una
OC. OC.
Papel Papel
Etiqueta LPN Dimensiones: mnimo 10 cm. x 05 cm.; Dimensiones: mnimo 10 cm. x 05 cm.;
mximo 20 cm. x 10 cm. mximo 20 cm. x 10 cm.
Dimensiones barra Mnimo 08 cm. x 2.5 cm.; mximo: 14 cm. x Mnimo 08 cm. x 2.5 cm.; mximo: 14 cm. x
etiqueta LPN 05 cm. 05 cm.
Pallets: Etiqueta adherida en el centro de la primera
Ubicacin etiqueta LPN Bulto Irregular: bandeja (desde arriba hacia abajo),
Cajas regulares: Costado superior derecho en la cara ms corta del carro