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MANUAL PARA LA ELABORACIÓN Versión:

Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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MANUAL PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Elaborado por:
Liseth Daniela Diaz Ortiz
Vicky Veronica Becerra Campo
Deiry Alexandra Tapiero

Abril de 2023

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Tabla de contenido
1. OBJETO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
2. ALCANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3. TERMINOS Y DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág.
4
3.1 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3.2 Políticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3.3 Alcance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3.4 Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3.5 Manual de SIG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3.6 SIG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3.7 Mapa de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4
3.8 Procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 4,5
3.9 Caracterización de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.10 Matrices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.11 Plan de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.12 Instructivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.13 Leyes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.14 Resoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.15 Formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.16 Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5
3.17 Encabezado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 5, 6
3.18 Parámetros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 6
3.19 Alfanuméricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 6

4. GENERALIDADES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 6
5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN . . . . Pág. 7
6. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN . . . . . . Pág. 7
6.1 ENCABEZADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 7, 8
6.1.1 CÓDIGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 8, 9
6.1.2 VERSIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 9
6.1.2.1 Cambio de versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 9
6.1.3 FECHA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 9
6.2 PARAMETROS DE DOCUMENTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 10
6.2.1 MANUAL SIG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 10
6.2.2 Matriz DOFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 10

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6.2.3 FLUJOGRAMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 11

6.2.4 MATRIZ LEGAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 11, 12
6.2.5 MATRIZ STAKEHOLDERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 12
6.2.6 MAPA DE PROCESOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 13
6.2.7 PROCESOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 13
6.2.8 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 14
6.2.9 ORGANIGRAMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 14
6.2.10 MANUAL DE FUNCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 15
6.2.11 PLAN DE TRABAJO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 15

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1. OBJETIVO
Este manual tiene por objeto establecer los lineamientos para la identificación,
elaboración, modificación, aprobación y control de los documentos generados dentro del
Sistema Integrado de Gestión (SIG).
2. ALCANCE
Las disposiciones propuestas en esta guía aplican para toda la documentación generada
bajo el marco de la empresa FAMA FERNANDEZ y deben ser acogidas por todos los
responsables de la elaboración y actualización de documentos, iniciando con la
identificación del tipo de documentos a crear o actualizar y finaliza con la aprobación y
publicación del documento finalizado.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
3.1 Objetivo: describe un propósito o finalidad que contribuye a la solución de un
problema en particular.
3.2 Políticas: debe ser elaborado y redactado por la alta dirección y en el cual se debe
describir lo que el negocio está tratando de lograr así como su compromiso para
conseguirlo.
3.3 Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste
3.4 Generalidades: Conocimientos básicos o fundamentales
3.5 Manual de SIG: es el elemento orientador de la operación del Instituto y como tal,
establece las interrelaciones entre los diferentes componentes y da las directrices del
Sistema de Gestión en su totalidad.
3.6 SIG: es un sistema único diseñado para gestionar múltiples aspectos de las
operaciones de una organización en consonancia con múltiples normas, como las relativas
a la calidad, medioambiente y seguridad y salud en el trabajo.
3.7 Mapa de procesos: es una representación gráfica donde se da a conocer los procesos
que tiene la organización esta se puede dividir en 3 en proceso misional, estratégico y de
apoyo.
3.8 Procesos: conjunto de actividades que tienen relación entre sí o que interactúan para
transformar elementos de entrada en elementos de salida. En los procesos pueden

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intervenir tanto partes internas como externas, teniendo en cuenta en todo momento a
los clientes.
3.9 Caracterización de procesos: es una herramienta táctica que facilita la descripción del
cómo funciona el proceso a través de la identificación de elementos esenciales que
permiten la gestión y control de los proceso.
3.10 Matrices:
3.11 Plan de trabajo: se realiza para planificar varias actividades dentro de un cierto
período de tiempo. Plan de trabajo para convencer a los tomadores de decisiones de que
los acepten, y luego guiar las actividades que deben implementarse dentro de un período
determinado.
3.12 Instructivos: se refiere a un procedimiento en el que se explica y se describe con
detalle la metodología de realización de un proceso.
3.13 Leyes: Regla o norma establecida por una autoridad superior para regular, de
acuerdo con la justicia, algún aspecto de las relaciones sociales.
3.14 Resoluciones: al acto y consecuencia de resolver o resolverse (es decir, de encontrar
una solución para una dificultad o tomar una determinación decisiva). El término puede
aprovecharse para nombrar al coraje o valor o bien al ánimo para efectuar una
determinada cosa.
3.15 Formatos: la estructura interna y codificación de un objeto digital, que permite que
éste sea procesado o presentado en una forma accesible. Tal como mencionamos en la
sección anterior, existen diferentes formatos según el tipo de datos que se trate.
3.16 Registros: Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas;
especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.
3.17 Encabezado (OBLIGATORIO): Empezamos con el encabezado, cada documento tiene
que obligatoriamente tener un encabezado el cual debe llevar lo que es el logo de la
empresa – entidad, nombre del documento o procedimiento el cual se está elaborando
ese documento y por último en el lado derecho va lo que es el código, versión, fecha y por
ultimo página.

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Ejemplo:

Código:

LOGOTIPO DE LA NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión:

ENTIDAD OFICIAL Fecha:
Página:

3.18 Parámetros: actuales incluyen estado, documento, ID de proceso, ID de remitente, ID

de destinatario, correlaciones y detalles.
3.19 Alfanumérico: Que está formado por letras y números conjuntamente.
4. GENERALIDADES
Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el uso de
términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy
especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo
término para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidades establecidas por la
entidad.

5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La documentación del Sistema de Gestión de Calidad puede estar compuesta de
diferentes tipos de documentos. Generalmente esto incluye documentos como la política,
el manual de SIG, procedimientos, matrices, instructivos y registros. La documentación del
Sistema de Gestión puede ser representada como la jerarquía que se muestra en el
diagrama de abajo:

Visión, misión, objetivos,

6. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
políticas
DEL SISTEMA INTEGRADO DE
Manual de SIG
GESTIÓN
6.1 ENCABEZADO
Matrices, manuales, plan de
trabajo

6
Mapa de procesos, procesos,
caracterización de procesos
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El encabezado en los procedimientos contendrá todos los requisitos descritos, sin

embargo, en el campo “Nombre del documento” se especificará adicionalmente el
Macroproceso, Proceso y Procedimiento al cual se está haciendo referencia.
TODOS los documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión deben
contener.
A) Logotipo de FAMA FERNANDEZ (lado superior izquierdo)
B) Nombre del documento
C) Código del documento, como está registrado en el Listado Maestro de Documentos
D) Versión: Nomenclatura de identificación asignado a los documentos para indicar el
original o la modificación de estos.
E) Fecha: con formato DD/MM/AAAA, corresponde a la fecha en la que el documento se
entregó a los responsables para el trámite de las firmas correspondientes (cuando el
documento así lo requiere).
F) Página
Ejemplo:

Código:
Versión:
NOMBRE DEL
Fecha:
DOCUMENTO
Página:

6.1.1 CÓDIGO
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben tener asignado un código
alfanumérico de identificación.
La codificación de los documentos se realizará así:

Codificación para procesos:

Se realiza así:
Primera posición: Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG,
para ello se utilizan tres siglas para la codificación de este.

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TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACIÓN

Visión VSN
Misión MSN
Política Calidad PCD
Política Medio Ambiente PMA
Política SST PST
Manual SIG MSI
Mapa Procesos MPS
Procesos POS
Caracterización de Procesos CPS
Matriz DOFA MDF
Matriz Stakeholders MSS
Matriz Legal MLL
Plan de Trabajo PTO
Instructivos ITS
Formatos FMS

Segunda posición: guion, símbolo “-”.

Tercera posición: Abreviatura del proceso, abreviaturas para la identificación de

procesos, para ello se utilizan tres siglas para la codificación de este.
TIPO DE PROCESO CODIFICACIÓN
Todos los procesos TLP
Proceso Gerencia PGE
Proceso Ventas PVS
Proceso Compras PCS
Proceso Talento humano PTH
Proceso Asar arepas PAA
Proceso Ganadería PGA
Proceso Financiero PFO
Proceso SIG PSI
Proceso Aseo PAS
Proceso Almacenamiento PAO

6.1.2 VERSIÓN
Indica el número de modificaciones que se han realizado sobre el documento. Debe
indicarse la versión con que se identifica el documento en el encabezado y que se

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encuentra en el Listado Maestro de Documentos (para solicitudes de actualización y/o

eliminación de documentos).

6.1.2.1 Cambio de versión

El cambio de versión está determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Si la
actualización del documento comprende cambios significativos (nombre o
codificación); modificación del objeto o alcance; eliminación adición o
modificación de actividades (proveedores, entradas, actividad, responsables,
descripción de actividad, salidas, clientes); procede el cambio de versión.

6.1.3 FECHA
Especificación del día – mes – año en que la solicitud es entregada en la Oficina del gerente.

6.2 PARAMETROS DE DOCUMENTOS

6.2.1 MANUAL SIG
El manual es un documento que describe el Sistema integrado de gestión de la
organización en el cual debe aparecer lo que es:

 Encabezado (ver en pagina 5 y 6)

 Tabla de contenido
 Introducción
 Generalidades de la empresa en ella debe ir los datos de esta como esa una
imagen de la empresa, el nombre de la empresa, el NIT, información personal del
gerente, año en que se creó la organización, el horario de atención, personas que
ayudan ahí en la organización y la ubicación
 Actividad económica de la empresa se debe colocar a que sector pertenece y que
tanto vende
 Visión
 Misión
 Valores
 Objetivo
 Políticas: calidad, medio ambiente y SST
 Y por último se colocan los documentos que más adelante iremos mencionando.
6.2.2 Matriz DOFA

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La matriz DOFA sirve para crear estrategias, soluciones de lo que logramos encontrar
tanto en las partes internas como en las partes externas de nuestra organización.
Para lograr crear estas estrategias, se crea un cuadro en el cual debe ir en la parte superior
de arriba lo que es las partes internas que es fortalezas y debilidades; en la parte izquierda
del cuadro lo que es las partes externas las cuales son oportunidades y amenazas; y ya en
la parte de adentro del cuadro se crean lo que son las estrategias, se puede realizar en
Word o Excel, ejemplo:
Internas
Fortalezas Debilidades
Externas
Oportunidades Estrategias F-O Estrategias D-O

Amenazas Estrategias F-A Estrategias D-A

6.2.3 FLUJOGRAMA
El flujograma nos permite representar y visualizar de forma gráfica la secuencia o pasos
requeridos para desarrollar un proceso, en este caso utilizamos el flujograma para
ayudarnos en lo que es la matriz legal, se debe realizar en Word, ejemplo de cómo debe
ser realizado:

Se utiliza para indicar el inicio y final del

flujograma

Indica una acción o instrucción general

que debe realizarse (actividad a realizar)

Toma de decisión

Cambio de pagina

6.2.4 MATRIZ LEGAL

La matriz legal es una herramienta fundamental ya que ella nos permite el conocimiento y
actualización de los lineamientos normativos que la empresa debe tener.

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Para revisar lo que son los lineamientos normativos se crea un cuadro el cual la parte de
arriba debe ir lo que es la clasificación esta se divide en dos en general o específica, la
general es que la norma deben cumplirla todas las empresa y la parte especifica es que
esa norma solo se basa en una empresa en sí, también esta lo que es la norma, el año de
emisión, de que trata, articulo aplicable, descripción de requisitos, responsable, si existe
actualización de la misma, las observaciones y las sanciones; y en la parte izquierda debe
estar dividida en tres en lo que es las normas que son de calidad, medio ambiente y de
SST, esta se debe realizar en Excel, ejemplo:

Clasificación Año de De Articulo Descripció Emisor Responsable Existe Observaciones Sanciones

Norma emisión que aplicable n de actualizació
trata requisitos n de la
la ley norma
General Especifica SI NO
Calidad
ambiente
Medio
Seguridad y salud
en el trabajo

6.2.5 MATRIZ STAKEHOLDERS

La matriz de stakeholders nos ayuda a identificar lo que es de las partes interesadas
internas y externas de la organización, para ello se crea una tabla que contiene en la parte
de arriba lo que es el nombre de la matriz, la identificación de partes interesadas, las
expectativas de ellas, las obligaciones y la parte de priorización esta se puede hacer en

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números los cuales 1 significaría que es tiene una priorización mayor y la 5 una
priorización menor, este se puede realizar en Word o Excel, ejemplo:
Matriz stakeholders
Identificación Expectativas Obligaciones Priorización
Interna
Externa

6.2.6 MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos nos permite representas gráficamente los procesos y sus
interrelaciones, esta se divide en 3 las cuales están los procesos estratégicos, misionales y
de apoyo, este debe ser realizado en Word ejemplo: Satisfacción de las partes interesadas

Proceso
estratégico Gerencia
Necesidades de las partes

Proceso
Almacenamiento
misional
interesadas

Proceso
Compras
de apoyo

6.2.7 PROCESOS
En esta parte se crea un documento donde se da a conocer como debe desarrollarse tal
proceso en la organización, en este documento primero debe llevar el encabezado (ver en
pagina 5 y 6), luego se coloca lo que es el objetivo del proceso, el alcance y definiciones;

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después se procede a crear un cuadro donde debe ir primero la numerología de la

actividad, segundo la actividad a realizar, después la descripción de la misma y por último
el responsable de la actividad; después se crea un flujograma, este trabajo se debe realizar
en Word, ejemplo de cómo realizar el cuadro y el flujograma:
Cuadro
N. Actividad Descripción Responsable
1
2

Flujograma

Inicio

Nombre de la actividad
6.2.8 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Nombre de la actividad
La caracterización de procesos es una herramienta que facilita la descripción de cómo
funciona un proceso mediante la identificación de elementos esenciales que permiten la
gestión yFincontrol del proceso.
Se crea un formato en Excel lo cual debe contener el encabezado (ver en pagina 5 y 6) del
mismo y en el titulo colocar el proceso a que pertenece, ya después más abajo se coloca
alguna información que tenemos en los procesos pasados ejemplo el objetivo, alcance,
responsable y tipo de proceso al cual pertenece eso lo vemos en el mapa de procesos,
luego sigue lo que es el cuadro que debe contener en diferentes casillas lo que es:
proveedores, entradas, ciclo PHVA, actividad de proceso, salida y por ultimo clientes,
ejemplo:
Código:
Versión:
Fecha:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Página:

OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
TIPO DE PROCESO

Ciclo PHVA
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Proveedore Entradas P H V A Actividad de proceso Salida Clientes

s

Ya después de lo del cuadro se crea otra casilla en la parte de abajo lo cual se debe colocar
lo que es los requisitos legales que se le aplica a ese proceso (eso lo podemos observar en
la matriz legal)

6.2.9 ORGANIGRAMA
El organigrama sirve como una representación gráfica para saber todas las áreas que hay
en la empresa desde la más alta dirección hasta la más baja, esta se puede hacer en Word
y se debe desarrollar así, ejemplo:

6.2.10 MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones es sumamente importante en la organización ya que ahí se da a
conocer todo lo que tiene que hacer cada cargo cada persona en la organización, el
manual de funciones debe contener:

 Encabezado (ver en pagina 5 y 6)

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 Se hace un cuadro donde debe estar puesto el nombre del cargo, jefe inmediato,
área al que pertenece y objetivo del cargo
 Seguimos con las funciones del cargo
 Mejoramiento continuo
 La parte de SST
 Las responsabilidades del cargo
 Y por último se hace un cuadro donde debe ir requerimientos del cargo donde
debe estar: formación, habilidades y experiencia

6.2.11 PLAN DE TRABAJO

El plan de trabajo sirve llevar las actividades de la organización más organizadas ya que en
aquel cuadro se coloca las actividades que se va a realizar dentro de la organización,
después la frecuencia que quiere decir, la frecuencia es si se va a realizar esas actividades
anual o mensual mente, ya después se coloca el responsable de la misma y por último se
empiezan a colocar los años o meses eso dependiendo de la frecuencia que se halla
elegido para la frecuencia y se le coloca si ya está planeada y ejecutada, esto se debe
hacer en Excel ya que es más fácil, ejemplo:
Actividades para realizar Frecuencia Responsable Enero Febrero Marzo Abril

P E P E P E P E

P: planeado
E: ejecutado
7. CONTROL Y ACTUALIZACION DE CAMBIOS
Código
Versión
CONTROL Y ACTUALIZACION DE
CAMBIOS Fecha

Pagina

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION

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ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE NOMBRE NOMBRE

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