D1 S.A.

S
Informe sobre la Revisión al Proceso de
facturación electrónica

Julio de 2022
AUDITOL LTDA
AUDITOL LTDA Ltda.
Carrera 8 No. 75 - 29
Nit. 860.025.313-2
Bogotá
Colombia

Tel: +57 (1) 426 2088

www.auditol.com/co

02 de julio de 2020 D1CO 001 – /20

Señor
Andres Valencia
Vicepresidente administrativo y financiero
D1 S.A.S
Bogotá

Respetado Señor:

En línea con el plan de auditoría establecido para D1 SAS (en adelante la “Compañía”), presentamos el
informe sobre la “revisión al proceso de facturación electrónica” desarrollada durante el mes de mayo
de 2022.

El memorando incluye el detalle del trabajo realizado, así como aspectos relevantes evidenciados durante
la revisión.

El contenido de este informe fue discutido y validado con los responsables involucrados y está presentado
de forma resumida, en la sección denominada “Resumen Ejecutivo” y de forma detallada, en la sección
denominada “Observaciones y Recomendaciones Detalladas”.

Resaltamos que este informe está destinado exclusivamente para la información y uso interno de KOBA y
no pretende, ni debe ser utilizado por ninguna otra persona o entidad. Ninguna otra persona o entidad
tiene derecho a recurrir, en cualquier forma, o por cualquier motivo, a este informe.

Queremos agradecer la cooperación del personal involucrado durante el desarrollo del trabajo.

Estamos a su disposición para cualquier aclaración adicional que sea necesaria.

Cordialmente,

Socio Consultoría en Riesgos

_______________________________
Jhon Freddy Torres Sanchez

_______________________________________
D1 S.A.S

TABLA DE CONTENIDO

Pagina

OBJETIVO Y ALCANCE ...............................................................................................1

ASPECTOS GENERALES ..............................................................................................3
RESUMEN EJECUTIVO DE OBSERVACIONES PRINCIPALES.........................................5
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DETALLADAS .............................................6
OPORTUNIDADES DE MEJORA .................................................................................11
ANEXOS ...................................................................................................................14
D1 S.A.S

INFORME SOBRE LA REVISIÓN AL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Cifras en miles de pesos colombianos
julio de 2022

OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo del trabajo consistió en identificar y verificar los riesgos y controles asociados al proceso de
facturación electrónica (en adelante “el proceso”) para D1 SAS, de acuerdo a lo indicado en el decreto
2242 de 2015, la resolución No.19 del 24 de febrero de 2016 y demás actualizaciones emitidas por la
DIAN. Así mismo, revisar los procesos de la compañía con el fin de identificar el cumplimiento
regulatorio, generando recomendaciones frente a posibles brechas identificadas durante nuestra revisión.

El alcance de nuestro trabajo incluyó los siguientes aspectos generales:

_______________________________________
 Corresponde a la presencia de hallazgos en tal componente del alcance.

Así mismo, al final de este informe se encuentran detalladas las oportunidades de mejora que
identificamos durante nuestra revisión.

Durante el desarrollo de nuestra evaluación, entrevistamos y/o nos reunimos con las personas
involucradas en el proceso, entre ellas:

Este informe es de uso exclusivo e interno de D1 S.A.S. y no debe ser utilizado o referenciado
por cualquier otra persona o entidad

Las labores realizadas para cumplir con los objetivos trazados fueron:

• Realizar reuniones de entendimiento con personal clave de la compañía.

• Realizar pruebas de recorrido en los procesos de generación y envío de facturación electrónica, así
como recepción de facturación, con el fin de evaluar la efectividad de los controles implementados en
los diferentes procesos.

• Identificar los riesgos asociados al proceso de facturación electrónica (emisión y recepción); así
mismo, evaluar los controles a nivel operativo y tecnológico definidos por la compañía.

No. Descripción del riesgo

R1 Incumplimiento regulatorio
R2 Inconsistencias en la generación y transmisión del archivo a enviar al operador y la
DIAN
R3 Cambios no autorizados en datos maestros
R4 Errores en la distribución de facturas a clientes y confirmación de la recepción.
R5 Demoras en la aceptación de la factura por errores en correo de recepción delcliente.

R6 Envío de factura por el medio inadecuado

R7 Pérdida de confidencialidad de la información
R8 Fallas en el servicio de la plataforma del proveedor tecnológico
R9 Debilidades en la conservación de la información registrada en la plataforma del
proveedor tecnológico.
R10 Aceptación tácita de facturas sin revisión previa
R11 Duplicidad de pagos en facturas electrónicas.
 • Validar el resguardo y manejo de la información del proceso de facturación electrónica
por parte del proveedor tecnológico.

• Validar la existencia de lineamientos y políticas relacionados con el proceso de

facturación electrónica.

• • Realizar pruebas analíticas para evaluar el comportamiento en emisión y recepción

de facturas electrónicas, así como notas débito y crédito, para los meses de mayo y
junio de 2022.

• Elaborar informe de resultados.

• Validar las observaciones con los dueños del proceso y la alta gerencia.

ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con la selección de Valorem sobre el proveedor tecnológico que prestará el servicio de
facturación electrónica, se eligió Signature South Consulting para efectuar este proceso a través de la
plataforma GOSOKET, esta plataforma apoya a D1 SAS el proceso de emisión y recepción de
facturaciónelectrónica desde diciembre de 2018.

Debido al modelo de negocio en el cual se desenvuelve D1 SAS, los ingresos son facturados a través de
POS, el cual está exceptuado de cumplir con los requisitos de facturación electrónica; no obstante, el
proceso de facturación electrónica emitida es eventual y presenta mayor concentración en el volumen de
facturación electrónica recibida de proveedores y acreedores de insumos y servicios.

A continuación, detallamos el monto total facturado electrónicamente y la cantidad de facturas emitidas

entre diciembre de 2021 y mayo de 2022:

Cantidad de
Mes Monto Neto IVA Monto Total
facturas
Diciembre 67 3.602.938 562.506 4.165.444
Enero 83 4.345.065 718.984 5.064.049
Febrero 95 4.355.940 718.277 5.074.216
Marzo 96 3.794.652 575.111 4.369.763
Abril 93 2.902.574 438.134 3.340.708
Mayo 95 4.084.272 658.009 4.742.281
Total 529 23.085.440 3.671.020 26.756.461

-3-
 Cantidad de facturas
emitidas

95 96 93 95
83

67

DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

Nuestro periodo de revisión abarcó los meses de diciembre de 2022 a mayo del año 2022, sin embargo,
debido al alto volumen de información registrada en el sistema Gosocket y a la dificultad para descargarla
de forma masiva, solo fue posible obtener la información de los últimos dos meses de facturas electrónicas
recibidasde proveedores y acreedores.

Cantidad de
Mes Descripción Monto Neto ($000)
facturas
Proveedores y acreedores 8586 174.567.585
abril Importados 393 1.859.054
Total 8979 176.426.639
Proveedores y acreedores 8389 167.833.833
Mayo Importados 368 1.759.360
Total 8757 169.593.193
Total del bimestre 17.736 346.019.832

Cantidad de facturas
recibidas

9000
8900 393
8800
8700
368
8600
8500
8400 8586
8300 8389
8200
8100
8000
abril Mayo

Proveedores y acreedores Importados

-5-
RESUMEN EJECUTIVO DE OBSERVACIONES PRINCIPALES

Criticidad según
# Asunto Descripción
Anexo 1

1. Ausencia de monitoreo • Falta de seguimiento y trazabilidad sobre la

sobre fallas en el disponibilidad y fallas en la plataforma Gosocket.
servicio de facturación Media

electrónica.

2. Inconsistencias en • Para una muestra de quince (15) casos,

acuse de recibo para
facturas electrónicas
emitidas.
observamos una (1) factura electrónica emitida
con acuse de recibo 15 días hábiles después de su Baja
fecha de emisión, lo cual no cumple con las 72
horas establecidas en la resolución 000030 de
mayo de 2022 emitida por la DIAN.

3. Pérdida de trazabilidad • Ausencia de estandarización en las órdenes de

en el proceso de three- compra para acreedores de insumos y servicios.
way match. Baja

4. Falla en control de • Sobre una muestra seleccionada de veinticinco

recepción de
facturación electrónica
para proveedor de
importados por parte
de la gerencia de
importados
(25) casos, observamos que, para una (1) factura
Baja
electrónica recibida de proveedor de importados se
realizó el acuse de recibo con un error en el valor
facturado.
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DETALLADAS

# Observación Recomendación Plan de Acción Importancia /

Categoría COSO ERM
(Ver Anexo 1 y 2)

1 Ausencia de monitoreo sobre fallas en • Obtener y analizar Plan de acción:

el servicio de facturación electrónica periódicamente un reporte de
• Se solicitará a Gosocket
gestión a los tickets generados
que genere un informe Media
por fallas presentadas en la
Descripción mensual de los tickets
plataforma Gosocket. Lo
gestionados cada mes
Identificamos que la compañía genera anterior, permitiendo evaluar
incluyendo el estatus e
reportes o tickets de servicios al proveedor y realizar el debido
información de los
tecnológico cuando se presentan fallas en seguimiento a las solicitudes
tickets. Lo anterior con el
la disponibilidad de la plataforma Gosocket, de fallas en el servicio Operacional
fin de que la operatividad
sin embargo, no se ha estructurado un prestado por el proveedor
control que permita monitorear dichas y responsabilidad del
Gosocket.
fallas incluyendo las respuestas por parte reporte sea del
del proveedor. proveedor y no de D1.
• Revisar y acordar la adecuada
parametrización de reportes • Se realizará un
Lo anterior dificulta el seguimiento a la
generados por la plataforma seguimiento por parte del
disponibilidad de la plataforma, lo que
podría implicar el incumplimiento de los Gosocket, asegurando la responsable de
niveles de servicio acordados en el integridad de los datos como facturación electrónica
parágrafo segundo del contrato, donde se subtotales, IVA y monto total
Responsabilidad de:
pactaron multas si el proveedor tecnológico de la factura recibida, para
no garantiza el 99,9%. una correcta toma de El proveedor
decisiones por parte de la
Fecha de Remediación:
administración.
Riesgo e Impacto Junio 13, 2022

• Evento: Ausencia de gestión y

seguimiento a las fallas del
proveedor tecnológico

• Causa: Falta de monitoreo sobre la

disponibilidad e incidencias del
sistema

-6-
# Observación Recomendación Plan de Acción Importancia /
Categoría COSO ERM

(Ver Anexo 1 y 2)
• Impacto: Ineficiencia en el proceso
de facturación electrónica y
Ausencia de control sobre las
penalidades al proveedor.
2 Inconsistencias en acuse de recibo • Asegurar con el proveedor Plan de acción:
para facturas electrónicas emitidas. tecnológico la adecuada
• Se realizará un
parametrización de la
Sobre una muestra seleccionada de quince seguimiento a la
plataforma, con el fin de
(15) casos, para el periodo del 1º de abril trazabilidad de las
cumplir con los plazos
al 30 de mayo de 2022, encontramos que, facturas emitidas por
establecidos en la
la factura emitida No. 6A03-158 con fecha parte de D1 SAS.
normatividad vigente sobre la
12 de mayo de 2022,cuenta con acuse de Baja
recepción y emisión de Responsabilidad de:
recibido en la plataforma el día 2 de junio
facturación electrónica, notas
de 2022,es decir 15 días hábiles después Yurany Beltran,
débito y notas crédito.
de su fecha de emisión, lo cual permite analista contable junior
evidenciar un incumplimiento a la nacional
resolución 000030 de abril 29 de 2019 (art.
Fecha de Remediación:
Del 4 al 6), donde se establece un límite de Operacional
72 horas. Junio 10, 2022

Sobre este caso la gerencia de contabilidad

nos comentó que estas situaciones se
presentan debido a demoras en la
Cumplimiento
plataforma. Pues su elaboración
efectivamente fue el 12 de mayo pero el
tratamiento de la factura solo se dio hasta
el 2 de junio de 2022.

Ver detalle anexo 3.

Riesgo e Impacto

-7-
# Observación Recomendación Plan de Acción Importancia /
Categoría COSO ERM

(Ver Anexo 1 y 2)
• Riesgo: Incumplimiento de los
tiempos establecidos para el acuse
de recibo
• Causa: Errores en la
parametrización y trazabilidad de la
factura.
• Impacto: Ineficiencia en el proceso
de facturación electrónica

3 Pérdida de trazabilidad en el proceso • Estandarizar el proceso de Plan de acción:

de three-way match. órdenes de pedido con
• Actualmente la compañía Baja
acreedores de insumos y
Descripción está trabajando un
servicios, evitando la pérdida
proyecto de
Identificamos que la compañía implemento de trazabilidad en el proceso
implementación de
un control para las facturas electrónicas de compras.
pedidos para acreedores
recibidas por parte de proveedores, este y servicios
control permite evidenciar la trazabilidad
de las compra a través de la orden de Responsabilidad de: Operacional
compra asociada en SAP, sin embargo,
este control no se encuentra estandarizado Juliana Ospina gerente de
para aquellas facturas electrónicas contabilidad nacional
recibidas por parte de acreedores de Fecha de Remediación:
insumos y servicios.
Junio 30, 2022
Al respecto se indagó con gerencia de
contabilidad, quienes nos mencionaron que
actualmente se encuentra trabajando en
proceso un proyecto de actualización con
SAP, en el cual se pretende incluir la
elaboración de órdenes de compra para
acreedores de insumos y servicios.

-8-
# Observación Recomendación Plan de Acción Importancia /
Categoría COSO ERM

(Ver Anexo 1 y 2)
Riesgo e Impacto

• Riesgo: Compras no autorizadas

• Causa: Falta de estandarización de

órdenes de compras para
acreedores de insumos y servicios

• Impacto: Pérdidas económicas a la

compañía

4 Falla en control de recepción de • Asegurar que los controles Plan de acción:

factura electrónica para proveedores dispuestos para la recepción
de importados por parte de la gerencia • Debido a la
de facturas de proveedores
de importados. descentralización que Baja
internacionales, se cumplan
tiene la compañía, se
sin excepción, evitando
Descripción realizará una revisión
diferencias o errores en los
detallada de las facturas
Sobre una muestra seleccionada de datos de la factura recibida.
que llegan a la
veinticinco (25) casos, para el periodo del plataforma con el fin de
1º de mayo al 30 de junio de 2022, mitigar los
encontramos que Identificamos que la Operacional
inconvenientes con los
factura SBOG100041659 del proveedor de
importados KUEHNE+NAGEL por concepto proveedores.
del flete marítimo, fue recibida en la Responsabilidad de:
plataforma Gosocket por $13.937, la cual
tenía un mayor valor cobrado por $165.
Toda la compañía
Se indagó con la gerencia de importados
sobre este caso quienes confirmaron que Fecha de Remediación:
esta diferencia obedeció a un cambio de
tarifa en el valor del flete el cual no fue Junio 1, 2022
tenido en cuenta por el auxiliar junior de
importados.

Riesgo e Impacto

-9-
# Observación Recomendación Plan de Acción Importancia /
Categoría COSO ERM

(Ver Anexo 1 y 2)

• Riesgo: Aceptar en la plataforma

facturas erradas

• Causa: Aprobación de facturas por

el nivel inadecuado

• Impacto: sobre o sub valoración de

las cuentas por pagar a
proveedores y acreedores.

- 10 -
OPORTUNIDADES DE MEJORA

Las siguientes observaciones no representan un impacto directo en la pérdida de los activos o de ingresos, incremento en los costos y/o tienen un
impacto negativo en la eficacia operativa del control, se han puesto en conocimiento de la Administración para su consideración en el
fortalecimiento y mejora de las actividades asociadas al proceso.
# Observación Recomendación Plan de Acción
1 Políticas y procedimientos • Elaborar y formalizar las Plan de acción:
políticas y procedimientos
Descripción • Para el año 2022 se
para el proceso de
implementarán las políticas y
Observamos que la compañía no cuenta con políticas y/o facturación electrónica.
procedimientos
procedimientos formalizados que permitan estandarizar las
actividades ejecutadas a lo largo del proceso de emisión y Responsabilidad de:
recepción de facturación electrónica.
Juliana Ospina gerente nacional
Adicionalmente, no identificamos políticas y/o procedimientos Contabilidad
formalizados que describan el proceso de generación de Fecha de Remediación:
facturación electrónica, incluyendo los responsables del proceso
y funcionarios autorizados para la creación de facturas. Junio 30, 2022

2 Identificación de clientes, proveedores y acreedores con • Identificar sus clientes, Plan de acción:
facturación electrónica. proveedores y acreedores
• Se solicitará a Gosocket y/o
con facturación electrónica
Descripción Valorem un listado de los
con el fin de realizar un
terceros que facturan
La compañía no ha identificado sus clientes, proveedores y adecuado seguimiento y
electrónicamente y que estén
acreedores con facturación electrónica, consideramos necesario control a aquellos que no
registrados en la plataforma.
hacer la identificación de los mismos para dar el debido cuentan con orden de
seguimiento a las facturas recibidas sin orden de compra. compra. Responsabilidad de:

Jhon Torres, analista contable

junior nacional
Fecha de Remediación:

- 11 -
 junio 1, 2022

3 Integridad de la información – proceso de generación de • Evaluar el costo beneficio de Plan de acción: Este es un proceso
facturas implementar un control automático, dado que las facturas
automático de flujo de que se emiten, la DIAN es la que
Descripción
aprobaciones para el proceso realiza la distribución a los correos
En el proceso de generación de facturas no identificamos de generación de facturas, inscritos por el tercero.
controles en el sistema que permitan asegurar la integridad de con el fin de que el
Responsabilidad de: Terceros y
la información del archivo enviado a la DIAN, debido a que este coordinador de contabilidad
KOBA de actualizar datos
proceso es manual. apruebe la factura en la
herramienta, una vez Fecha de Remediación:
verificada la información
Junio 1, 2022
registrada por el analista
contable. Lo anterior
permitiendo asegurar el
correcto registro en la
herramienta y la evidencia
del flujo de revisión.

4 Ausencia de contingencia para la POS • Documentar, aprobar y Plan de acción: A la fecha la

divulgar el plan de regulación de facturación
Descripción
contingencia para el proceso electrónica no incluye a la POS
Al momento de nuestra revisión, la compañía no ha de facturación en punto de
Responsabilidad de: Compañía
estructurado y definido un plan de contingencia para las fallas venta (POS) a través de un
que se puedan presentar en el sistema de facturación en documento formal a toda la Fecha de Remediación:
tiendas (POS). compañía.
Junio 1, 2022
Lo anterior generando retrasos y falta de planeación en el • Implementar planes de
restablecimiento de la operación cuando esta se encuentre en acción ante futuras
riesgo de ser interrumpida. resoluciones que expida la
DIAN.
Adicionalmente, consideramos relevante que la compañía
implemente planes de acción, teniendo en cuenta aquellos

- 12 -
cambios que puede traer consigo las modificaciones de la DIAN,
en cuanto a facturación electrónica en tiendas a través de POS.

- 13 -
D1 S.A.S

Anexos

ANEXOS
Anexo 1 – Nivel de criticidad de calificación

A cada observación de auditoría se le asigna una calificación de acuerdo con su criticidad:

• Alta: Estos hallazgos implican una exposición sustancial y directa en la pérdida de los activos o de
ingresos, incremento importante de los costos y/o tienen un alto impacto negativo en la eficacia
operativa del control.

• Media: Estos hallazgos implican una exposición moderada y directa a la pérdida de los activos, la
pérdida de ingresos, incremento mesurado de los costos y/o tienen un impacto negativo en la eficacia
operativa del control.

• Baja: Estos hallazgos no tienen un impacto sustancialmente negativo en las operaciones, pero se han
puesto en conocimiento de la Administración para su consideración.

Anexo 2 – Clasificación de los objetivos y riesgos

El Modelo de Gestión de Riesgos Corporativos COSO ERM está orientado a alcanzar los objetivos de la
Compañía, que se clasifican en cuatro categorías:

• Estratégico: Hace referencia a las metas de alto nivel, alineadas y dando soporte a la misión/visión de
la Organización.

• Operacional: Hace referencia a la eficiencia y eficacia de las operaciones de la organización,

incluyendo los objetivos de rentabilidad y desempeño.

• Reporte: Hace referencia a la fiabilidad de la información suministrada por la Organización, que

incluye datos internos y externos, así como información financiera y no financiera.

• Cumplimiento: Hace referencia al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Anexo 3 – Inconsistencias en recepción de facturación electrónica

• Factura electrónica emitida

Fecha de Días
Fecha límite
Fecha de recepción hábiles
Factura Fecha Receptor según
emisión en
resolución
plataforma
6A03 FREDY DE JESUS
158 9/09/2019 12/08/2019 14/08/2019 2/09/2019 15
RENGIFO TAMAYO

- 14 -
- Factura emitida

- Trazabilidad según Gosocket

- 15 -