PDF Auditoria de Gestion Caso Practico Completo

“AUDITORIA DE GESTIIN A LA EMPRESA DISMACONC OBR E CIA. LTDA.
REsuMEN EJECUTIVO
“AUDITORS A DE ESTIIN A LA EMPRESA DISMACONCOBR E CPA. LTDA.”
La audit rna de 9estiéi a la empresa DISMACONCOBRE CPA. LTDA se realiz é con él con el propésito de
evaluar la gestién operaliva y sus resullados oblenidos , ask como, la elicacia de la gestién, en relacién a los
objelivos y metas,
Esla tesis determinara el grado de economta, efectivdad y eliciencia en el uso de los recursos,
estableciendo de esla manera los valores éticos de la organic acién y , el control y prevencién de la
aleclacion ecolégica, como lambién la calidad de los bienes ofrecidos , y , el impacts socio -econémico
derivado de sus actividades.
El resultado de los procedimienlos lue la elaboracién del inlorme de auditoria con conclusiones ,
recomendaciones y seguimienlo.
El Informe de audi to ia permitio dar a conocer a ion directives la sit acion real de la organic acié n,
perm itiendo as i la oportuna torna de decis Jones y a que los hallazgos de auditoria des crilos en el
inlorme const ituy en debilidades admin islrativas.
AUDITORIA GE STION
EFICACIA INFORME
HALLAZGOS PROCEDIMJENTOS
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AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DI CI EMB RE
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AUDITORIA DE GESTION APLICADO A DISMACONCOBR E CIA. LTDA.
1. PLANIFICACION PRELIMINAR
La auditoria que se va a realizar a DISMACONCOBRE CIA. LTDA serâ para

determinar, mediate indicadores de gestién, los niveles de eficiencia, eficacia y
economé de la Compañé Distribuidora de Materiales de Construccién
DISMACONCOBRE CIA. LTDA. a través de la aplicacién de técnicas y procedimiemos
de auditoria para Ilegar a elaborar el iCorme en el que se incluya conclusiones
y recomerdaciones.
Para trabajar con la intormacién actualizada, se obtendrâ conocimiento e identificacién

de:
La estructura y funcionamiemo general de la empresa.
Las areas a examinar que involucra sus actividades, operaciones, instalaciones,

metas u objetivos a cumplir.
Las practical administrativas y de operation que realiza la empresa.
El analisis de estos aspectos seran los ejes principales para determinar el grado de
confiabilidad de la information administrativa y la metodologia a ser wilizada para
facilitar la auditoré.
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EDI FI iz IO k4ONA DT ERIO. TeF . 098783990 02 2964 396
2. CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Ref.:
AUDITORIA DE GESTiON PP 1
l.- ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES
Nom bre del entrevistado: Angel Caibe

Ca rgo: GERENTE GENERAL DE Feeha: Lunes, 03 de enero del 2012
"DISMACONCOBRE CA. LTDA." Hora: 08:00 am
Lugar: tnstalaciones de la empresa
Entrevistador: Lorena Garcia
Feeha de Corte:31 de diciembre de 2011
¿Cual es su opinion acerca de la situacion actual de la empresa?

En general, la actual de la empresa considera que es buena,
pero si recalca que para llegar a esto han tenido que pasar 2 años de
trabajo duro y permaneme. En la actualidad tiene una expectativapor
los retos de crecimiento que se han plameado para este año, recordando
que la empresa durame tiempo de permanencia en el mercado ha
pasado por etapas de akos y bajos y hoy en la actualidad ha obtenido un
crecimiento considerable, valor alto que para alcarizarlo han de
que quieren hacer y hacia donde quieren Ilegar en base a resuLados reflejados en
numeros y a la aplicacion de ñdices de profesionalizacion en su personal.
¿Cuales considers que principales fortalezas

debilidades existentes en la empresa?
Sin lugar a dudas sus mayores fonalezas son: un buen equipo humano que tiene
el conocimiento necesario para hacer freme a los requerimientos de la
empresa, la excelente relation los proveedores, los productos de exceleme
calidad para la comercializacién, la experiencia en el mercado.
Entre las debilidades irdica que son: la falta de capital para hacer mayor
inversion.
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"DISMACONCOBRE CIA. LTDA."

AUDITORIA DE GESTION Ref.:
ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES 2?2
3. ¿Existe un Manual de Funciones y de Descripcién de Cargos, ademas

de Reglamento de Trabajo Inferno debidamente establecido en la
empresa?
Si tienen un Manual de Funciones establecido y a la vez comiene la

description de las funciones de los diferentes puestos de trabajo.
Por otro lado si posee la empresa un Reglamento de Trabajo hterno par legalizar
e implamar en la empresa.
4. ¿Como se lleva a cabo el proceso de capacitacién del personal?
La empresa tiene convenio con la Camara de Comercio que se encarga de

capacitar al personal.
5. ¿Cual es la expectativa que u9ted tiene de esta Auditoria de Gestién?
Oue los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoria sean

relevances y que las conclusiones y recomendaciones emitidas por la
auditora puedan ser aplicables con el tiempo para que reflejen el incrememo
de la eficiencia, eficacia, economia, ética, ecolog é en las operaciones y
por ende en el aumemo de rentabilidad para la empresa.
Elaborado por: Lorena Garcia Feeha: 2012-01-03

Revisado por: Dr. José Villavicencio Feeha: 2012-01-04
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"LV UMTS WE'D PM KB IN. L. I LJJ."

Ref.:
AUDITORIA DE GESTION PP 1
T2
I.- ENTREVISTA CON EL JEFE DE COMPRAS
Nombre del entrevistado: Sr. Juan Borja Feeha:03 de enero de 2012

Cargo: Jefe de Contabilidad Entrevistador: Hora: 08:00 am
Lorena Garcia Luga r: Instalaciones de la empresa
Feeha de Corte: 31 de diciembre del 2011
1. ¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
El tiempo de trabajo en la empresa es 2 años.
t. ¿Oué opinion tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Considera que es un ambieme de trabajo bueno a diferencia de meses atrâs que

era muy contlictivo por la actitud de algunas personas.
3. ¿Con qué productos trabaja el departamento?

El depanamento de compras cuema con productos entre los principales tales homo:
- Tuberb y accesorios de cobre
- Bombas, tanques hidroneumâticos y accesorios para cisternas
- Sistemas completos de tomas domiciliarias
- Diferemes tipos y marcas de vâlvulas
- Cemralinas ya accesorios para gas
- Accesorios de acero para soldar
- Sistemas de agua potable para urbanizaciones
- Calemadores eléctricos y gas
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AUDITORIA DE GESTION Ref.:
PP 2
l.- ENTREVISTA CON ELJEFE DE VENTAS 2?2
- Tuberé de acero SHC — 40 y accesorios

- Tuberé de cobre SHC — 40 y accesorios
- Tuberé de cobre Madeco y accesorios de cobre NIBCO
4. ¿Cuales considera que son las mayore9 dificultades que
presenta el Departamento de Ventas?
Ocasionalmewe la falta de stock en bodega para satisfacer las necesidades de

los cliemes.
5. ¿Qué numero de personas tiene a su cargo?
2 personas
6. ¿Tiene conocimiento de los lineamientos implantados en la
empresa para la ejecucion del trabajo? Si, No, ¿Cuales?
Si, el Reglamento Imerno de Seguridad y Salud en el Trabajo que esta

legalmeme aprobado y legalizado.
7. ¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario?
Alto, Medio, Bajo
Depende, porque no solo es cuestién de él sino de otras areas para completar
su proceso de vemas
Elaborado por: Lorena Garcia Fecha: 2012-01-03

Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-04
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"DISMACONCOBRE CIA. LTDA"

Ref.:
AUDITORIA DE GESTION PP
III.- DESCRIPCION NARRATIVA DE VISITA FISICA A LA EMPRESA 3
VISITA A LAS INSTALACIONES
El dé 03 de noñembre del año 2011, siendo las 17:00 horas se visito las
instalaciones de la empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA., ubicada al Cemro
Norte de la ciudad de Ouito en las calles Valladolid N° 24-611 y Avenida
Coruña en compañia de la Sr. Nelson Lombeida, Jefe de Vegas en donde se
pudo observar los siguientes puntos importances para el trabajo a desarrollar:
La empresa cuenta con una infraestructura de dos plazas grandes y una

tercera que estan debidameme distribuidas tamo para el correcto
funcionamiento delos depanamemos.
En la plaza baja al ingreso de la empresa se encuemra:
4 El area de Pumo de Atencién al clieme, y que esta debidamente equipada

con recursos como: un espacio amplio y adecuado para las visitas de
los clientes, un computador de escritorio, una impresora, un teléfono
conventional y un fax.
4 El area de Canales de Comercializacién, en la cual laboran dos

personas que cueman en sus puestos de trabajo con una compwadora
de escritorio y un teléfono conventional.
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"DISMACON COBRE CIA LTDA.” R f

AUDITORIA DE GESTION
2t3
III.- DESCRIPCION NARRATIVA DE VISITA FISICA A LA EMPRESA
* Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes de la

primera planta.
4 El depanamemo de Comabilidad, el dual laboran dos personas que

cuentan en sus puestos de trabajo con una computadora de escritorio
y un teléfono convencional.
En la segunda planta se encuentran:
4 Las oficinas del area administrativa: Gerencia General, Secretaria

Gerencia Vegas y de Compras
4 Cada una de las oficinas tiene las instalaciones adecuadas para e

buen desarrollo del trabajo, y cada persona cuema con una
computadora de escritorio y un teléfono convencional, a diferencia de
Gerente que wiliza su compwador personal.
4 Los baños tanto para el personal masculino como para el 1emenino.
4 Un cuarto orier›tado a actividades de comedor.
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PP
Ref.: AUDITORIA DE GESTiON
3
III.- DESCRIPCION NARRATIVA DE VISITA FISICA A LA EMPRESA

En los exteriores de la empresa, se constata la presencia de un parqueadero
para los cliemes, ademas también se puede notar el manejo de la lagen
Corporativa por el uso de los colores para fachada de las instalaciones
que concuerda con el del logo, generando uniformidad y distincion.
Los horarios de trabajo son: de 8:00 — 12:00 y de 14:00 — 18:00. En las dos
horas designada para el almuerzo, no se atiende ningun
tipo de situacion laboral y las instalaciones se
cierran por completo, tenierdo los empleados la facilidad para decidir cémo
milizar de la mejor forma este horario.
— Recorrido de las instalaciones
Elaborado por: Lorena Garcia Fecha: 2012-01-03

Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-04
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AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DI CI EMB RE
3. REPORTE DE LA VISITA PRELIMINAR
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA.”
REPORTE DE PLANIFICACION PRELIMINAR
Quito, 0s de enero del 2012

Señor
Angel Caibe
Gerente General
Presence.-
De la visita previa que he realizado a la empresa “DISMACONCOBRE CIA. LTDA.' , se

ha efectuado un analisis preliminar del area de Canales de Comercializacion que van a
ser objeto de examen a fin de determinar la eficiencia, eficacia y economia con la
que se wilizan los recursos y se realizan las operaciones de Io cual se obtuvo los
siguiemes resultados preliminares:
Reglamentos
La empresa posee un Reglamento Inferno de Trabajo debidameme legalizado e

implementado en la empresa, aspecto relevance de la administracién puesto que Ie
permite normar las relaciones de trabajo y regular el desenvolvimiento de las
actividades laborales administrativas eyre la empresa y los empleados, cuyo
conocimiento por parte de los involucrados asegura un buen clima laboral.
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AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DI CI
EMBRE
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Area de Compras - Ventas

Los métodos que han implememado las aworidades para impanir la informacién de las
areas importances de la empresa tales como poI¿icas, objetivos, resuLados del
desempeño, planes para el desarrollo fwuro, aspectos generales del servicio y los
métodos para mejorar la eficacia y la productividad entre otros, han sido proporcionados
a sus empleados, ocasionando que se den situaciones homo:
REPORTE DE PLANIFICACION PRELIMINAR
Poco involucramiento por pane de los empleados.

Poca imponancia de la idormacién.
Monitoreo del Rendimiento
No se tiene un programa o procedimiento especifico que demuestre su efectiva

frecuencia en la aplicacién, lo que Ie serviria para veriTicar deficiencias e implememar
acciones correctives oponunas.
RECOMENDACIONES
AI Gerewe General:
Formalizar los canales de comunicacién de tal manera que sirvan para mamener
informados a los empleados y facilitar su compromise e idemi1icacién con las
proyecciones de la empresa.
147
EMBRE
lplementar programas o procedimientos especlicos para cada una de las

areas de la empresa sean debidamente aplicados y evaluados, a fin de
analizar de manera objetiva, la situacién de éstas y homo afectan el
desempeño econémico de la empresa.
Atentamente,
Lorena Garcé
AUDITOR A
148
4. PLAN DE AUDITORIA
"DISMACONC OBRE CIA LTDA." Red.:

PP 5
1, 2
PLAN DE AUDITORIA
1. MOTIVOS DEL EXAMEN
La Auditoria de Gestion se aplica a la empresa “D 6MACONCOBRE CIA. UA.”;

especificamente a los procesos de compras y vemas por el periodo
comprendido desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, corresponden a
un trabajo practico de tesis; por esta razon se efectuara el examen cumplierdo
con los parametros establecidos y de las norm as reglamemarias para el
desarrollo de una auditoria, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y
procedimientos de auditoria considerados necesarios de acuerdo a las
circunstancias del estudio de la empresa, para de esta 1orma determinar los
niveles de eficiencia, eficacia y economia de sus operaciones y emitir
recomerdaciones para el mejoramiento continuo en sus actividades.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Realizar una Auditoria de Gestién a los procesos de compras y ventas de la

empresa “DISMACONCOBRE CIA. UA. , para evaluar los niveles de
eficiencia, eficacia y economia, los mismos que pewitiran determinar falencias
e identificar oponunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la direction a
lograr una administration mas eficaz a través la aplicacion de indicadores de
gestion que comribuyan a generar una propuesta de mejoramierro e innovation.
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“DISMACONC OBRE CIA Re.:

LTDA." PP 5
AUDITORIA DE GESTION 2:6
PLAN DE AUDITORIA
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Evaluar el nivel de cumplimiento de los objetivos empresariales.

Evaluar las disposiciones legales y normativas de la empresa.
Evaluar el Sistema de Comrol Inferno para determinar si los
procedimiemos son adecuados y ayudan a la consecucion de los
objetivos. Evaluar el grado de productividad y rendimiento en las areas a
examinar.
Elaborar recomendaciones que eviten la mala milizacién y pérdida de los
recursos.
Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y econom é en la utilizacién de
los recursos humanos, financieros, materiales y tecnologicos.
Establecer conclusiones y recomendaciones en el depanamento
analizado mediante la emrega de un intorme de auditoria.
3. ALCANCE
La auditoré comprenderâ un analisis de las actividades, operaciones

realizadas en las areas de compras y vemas considerando materiales,
economicos y financieros.
4. METODOLOGIA
Se basa en el diagnostico de los procedimientos y operaciones de manera

cualitativa y cuantitativa idemificando las debilidades significativas que afecten en
el desarrollo se las actividades de la compañia.
uo

AUDITORIA DE GESTION 3/6
PLAN DE AUDITORIA
5. PUNTOS DE INTERES DE LA AUDITORIA
Los principales pumos de imerés de ésta auditoria son considerados los

siguientes:
4 Evaluacién de la econom ia, eficiencia y efectividad de las actividades

que desarrolla el personal en el area examinada.
4 IJtilizacién de los indicadores de gestion para determinar el uso
adecuado de los recursos materiales, economicos y financieros.
4 hnovacion en los procedimiemos para agilitar el trabajo reducierdo costos.
6. EVALUACION Y CALIFICACION DE LA EVIDENCIA
ldentificacién de la causa y efecto con la 1inalidad de evaluar el desempeño

y resultados determinando las debilidades significativas que a1ectan a la
compañia.
7.DISTRIBUCION DE TRAB AJO Y TIEMPO ESTIMADO
El tiempo para cumplir con la auditoria de gestién al area de Sampras y

vemas, se ha estimado en 176 horas en dias habiles, distribuidos de la
siguiente manera:
1S1
E

PLAN DE AUDITORIA
HORAS
FASES RESPONSA8LE
PROGRAMADAS
PLANlz-lCAClON
Conocimiemo Preliminar B L.G
Programacion L.G
ajecucién del i rabajo L.G
Evaluacién del Comrol memo 16 L.W
Medicion del Riesgo B L.W
Aplicacion de los Procedimiemos y L.W
124
Técnicas en los papeles de trabajo para
obtener hallazgos.
Comunicacion de resultados 12 L.G
Seguimiento 0
i O i AL 1 f6
8. RECURSOS
4 Recurso Humano
El proceso de trabajo de auditoré, serâ realizado por el siguieme personal, cuyos

detalles se muestran a continuacién.
Supervisor: Dr. José

Villavicencio Encargado: Lorena
Garcé
152
E
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA." Ref.:

AUDITORIA DE GESTION PP 5
PLAN DE AUDITORIA
5. 6
4 Recursos Materiales
Para la auditoria de Gestion a realizarse se va a requerir de los

siguiemes equipos y materiales:
a) Equipos:
DESCRIPCION CANTIDAD
Computadora Laptop 1
Impresora
Memoria Flash 2
b) Materiales:
VAL.OO
DESCRIPCION MEDIDA CANTIDAD TOTAL USD
UNITARIO
USD
Papel A4 Resma 2 4.50 9.00
Lsferos Unidades 4 0.30 1.20
Carpetas Unidades 6 0.30 1.80
Cartuchos Unidades 25.00 50.00
iOiAL az.00
153

AUDITORIA DE GESTION PP5
6, 6
PLAN DE AUDITORIA
4 Recursos Financieros:
OBJETO TOTAL USD

Transpose 60,00
Honorario 800,00
s 860,00
TOTAL
9. RESULTADOS DE AUDITORIA DE GESTION
El resuLado del trabajo de auditory contendra:
El informe de auditoria el cual comiene comemarios, conclusiones y

recomendaciones que se darâ a conocer la evidencia encomrada del area
examinada.
Atemamewe
Lorena Garc é
AUDITORA
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DI CI EMBRE
5. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Ref.:

PP6
6tT
A cominuacién se detalla el siguiente comrato de la siguieme manera:
CONTRATO DE AUDITORIA
CLAUSULAS
I CONTRATANTES.- Celebran el preseme comrato, por una parte la empresa

DISMACONCOBRE CIA. LTDA.; representada legalmeme por el Dr. Angel Caibe,
Gerente de la empresa, y por otra pane el Sna. Lorena Garcia, Auditor.
I OBJETO DEL CONTRATO.- El objeto del contrato esta edocado a estipular los
términos y condiciones baja los cuales el Auditor presta los servicios de Auditoria de
Gestion que se realizaran sobre la base del analisis de los procesos de Compras y
Vegas.
E RELACION PERSONAL.- Las partes indican que el presence comrato es de

orden civil y que no existe relacién de dependencia personal entre la Empresa y el
Auditor.
N MATERIA DE CONTRATO.- La empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA.; suscribe

el comrato con el Auditor para que éste presente los servicios de auditoria, y el
Auditor acepta prestar tales servicios, todo de conformidad con la siguieme
especulacion:
Efectuar la Auditoria de Gestion a las areas de: Compras y Vemas de la empresa
155
DISMACONCOBRE CIA. LTDA., de la ciudad de Ouito, par el periods del 1 de enero al
31 de diciembre del 2011. Dicho examen tendra por objeto evaluar el grado de
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AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DI CI EMB RE Ref.:
EDI FI CIO MON A PER IO. Telf . 09878 399002 Z964 396
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eficiencia, eficaciaquepreserran procesos delos depanamemos arit"
mencionados. e
V OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA AUDITOR.-
Durance la vigencia de este comrato el auditor se obliga a:
a) Realizar la Auditoria de Gestion en el depanamento mencionado; entregar

oportunamente a la empresa en mencion los intormes que se obtengan con
motivo de dicha auditoré, asi como a cumplir las demas obligaciones que se
establecen expresamewe en los términos del preseme comrato.
b) No subcomratar ni ceder en forma parcial o total en favor de cualquier otra

persona fisica o moral los derechos y obligaciones derivados del preseme
cOmratO.
c) Avisar por escrito sobre las circunstancias que impliquen la inversién de

tiempo adicional o decremento para la prestacién de los servicios objeto de
este comrato.
d) hformar oponunamente a la Empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA., de los

hechos y razones debidameme justilicados que lo imposibiliten para cumplir,
en su caso, con las obligaciones que Ie señala el preseme comrato.
e) Guardar total y absolwa reserva sobre la intormacién que Ie proporcione la

Empresa DBMACONCOBRE CIA. LTDA., asi como a la que tenga acceso
con motivo de la auditoria objeto de este contrato, ademas de los resultados
que arrojen las investigaciones practicadas, obligandose a wilizar dicha
intormacion exclusivamente para los fines del presence contrato, par Io
157
que no podrâ
158
AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DII I EMB RE Ref.:
PP 6
6/3
divulgarla en provecho propio o de terceros.
I) Los resuLados que se deriven de la auditoré penenecerân a la Empresa

D 6MACONCOBRE CIA. LTDA., los cuales podrân ser utilizados en los
depanamemos peninemes para iricorporar mejoras en el accionar de la empresa.
g) El Auditor no es responsable de perjuicios originados par actos 1raudulentos,

manifestaciones falsas e incumplimiento imencional por parte de los
administradores, directores, trabajadores y empleados de la empresa
D 6MACONCOBRE CIA. LTDA.
\/I OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA SERVIENTREGA.-

La empresa se compromete a emregar con la debida oportunidad la information que el
Auditor, solicita en cada una de las visitas a las instalaciones.
Para mejor cumplimiento de la auditoria, se ha previsto una amplia colaboracion del

personal de la empresa para con el Auditor. La oportunidad y forma de esta
cooperation sera coordinada a través de la Gerencia General, durante el transcurso
del trabajo de auditoria. Toda la iMormacién solicitada por el Auditor para Ilevar a
cabo sus labores deberâ ser proporcionada por la Empresa de manera oponuna.
DII HORARIOS PARA EL AUDITOR.- Para la realizacién del examen el Auditor

iniciarâ su trabajo a partir del 09 de enero del 2012 y emregarâ al Clieme el informe
final de auditoria incluirâ las conclusiones y recomendaciones peninentes para
mejorar el desempeño de las areas de estudio. Se proporcionarâ el calendario de
trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al
control del Auditor.
1S7
Ref.:
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PP 6
64
DII MONTO DEL CONTRATO.- El Clieme pagarâ al Auditor la compensacién por
los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este convenio. El
valor total por el trabajo de auditoria es de USD800,00 incluido el impuesto al valor
agre gado tarifa 120a.
IX PLAZO DE DURACION DEL CONTRATO.-El preseme comrato considerardo

la naturaleza de las labores a realizarse, durarâ desde la fecha de su celebracién es
decir desde el 1ro de enero hasta el 31 de diciembre del 2011, tiempo dentro del dual
el Auditor realizara su trabajo y terminara con las labores comratadas.
Una vez, fijadas las clâusulas del preser›te contrato y hon previo ewerdimiemo de las
panes se procede a la firma del mismo, en la ciudad de Quito el dia 23 de
noviembre del 2011.
Lorena Gacb Angel Caibe

AUDITORA GERENTE GENERAL
158
AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DI CI EMB
RE
Ref.:
PP
6. ACEPTACION DEL SERVICIO DE AUDITORIA
7
7/1
ACEPTACION DEL SERVICIO DE AUDITORIA
Ouito, 06 enero del 2012
Señorita
Carmen Lorena Garcia Veloz
Ouito.
Reciba un cordial y grato saludo de todos quienes formamos la Empresa

DISMACONCOBRE CIA. LTDA.
El motivo de la presence es aceptar su oferta de servicios correspondientes a

la Auditoria de Gestién de los procesos de Compras y Vegas.
Consideramos que su conocimiewo en el tema permitirân hacer un trabajo

objetivo y meticuloso en nuestra empresa, el mismo que ie permitirâ brindarnos
una asesoria eficiente y sélida, a través de sugerencias claras y constructivas
que ayudarân a que alcancemos los objetivos y metas planteadas mediame el manejo
de sus operaciones con mayor eficiencia, eficacia y economia constituyendo un
apoyo imponante para el desarrollo de nuestras actividades.
Sin mas por el momemo me despido augurando éxitos en sus labores profesionales.
Atemameme
Angel Caibe
GE RENTE GENERAL
RE
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6.1 Planificacion Especifica
6.1.1 Programa Especifica para el Area de Compras - Ventas
"DISMACONC OBRE CIA LTDA." Ref.:

PEM. T
NARRATIVA
RECEPCION DE DOCUMENTACIONSOBRE EL INFORME DE

VENTAS DE PRODUCTOS
El Gereme General con el Jefe de Vegas es el encargado de revisar
diariamente el stock de los productos para evitar des1ases en el iriventario y
realizar las compras peninemes. En el caso de 1atame en el inventario, el
Gerente General ioforma la novedad al Jefe de Comabilidad.
Con stock mhimo u orden de compra emitida por el Gereme General, envia
la orden de requerimiemo a través de correo electronico al Jefe del
Comabilidad para que contirme la disponibilidad o no del requerimiento. El
Jefe del Vegas cor firma los hems disponibles, los no disponibles y los items
que serian enviados a la bodega con el tiempo de demora respective. El
Gerewe General, analiza la disponibilidad para confirmar o rechazar el pedido
previa autorizacién del Jefe de dicha area, que toma la decisién dependiendo
de la urgencia del pedido.
Se recibe la mercaderé a los productos en las instalaciones de la empresa,
el Jefe de Vegas junta al auxiliar de dicha area se encargan de descargar la
mercaderia y verificar que Ilegue en las mejores condiciones y a la vez se
procede a ingresar en el sistema el invemario de productos disponibles para
la vema.
Elaborado par: Lorena Garcia Feeha: 2012-01-09

Revisado por: Dr. José Villavicencio Feeha:2012-01-13
16D
EMBRE
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREADECOMPRAS VENTAS
N’ ACTIVIDADES A REALIZARSE REE EJECDTADO FECHA OBSERVACIONES
ETRUSCAN DEL CONTROL

INTERNO
1 Narrativa del Proceso de Compras PEM.1 L. . 2012-01-09
- Ventas
Preparar y aplicar cuestionarios de PEM. L. . 2012-01-10
Control Interno al area de
Compr as - Ventas
Elaborar hallazgos de audror la de PEM.? L.1. 2012-01-12
la evaluation del Control Interno.
4 Evaluar el Riesgo de Control, PEM 4 L.G. 2012-01-16

Deteccion y Auditoria del Area de
Compras — Ventas.
Elaborar el Intorm e de control . L.1. 2012-01-20
Interno del area de Compras —
Ventas.
PROGI3AIYIA DE ALIDITORIA
6 Program a de Auditorfa Area de PEM.6 L.G. 2012-01-23
Compras — Ventas.
161
AV. EU Y A LF API0 Y 6 D E DI C I Ek1B CIE
ED I FIC 1 0 k1ON A IT EDI I O. Tclt . 03878 3B90 92 Z964 396
Heb.:
“D ISMACONCOBRE CIA. LTDA.”
CU ESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
Entrevistados: Personal de Compras
N° PREGUMTAs REs uEsTAB PONDERACION
OBBERVACION
AMDI -N I L DL
CONTROL
Las pol tic as s i
iLa empresa cuenta estân Ref:
1 con poltlicas formalmente HH
lormalmente eslablecdas , E I1
eslablecidas para solarnente se
Compras+ comunican
verbalmenle.
iCuenla el érea con Los empleados cumpien con

2 6 el perfil aboral exigido para
pers onai calilicado
para el desempeño de el cargo.
las aclivdades
iConsde a que se
encuenlran Se observé que las
3 X lunciones estân designadas
debidamenle 6
asignadas las de acuerdo al puesto de
lunciones de las trabajo.
personas que traba/an
dentro del areas
¿Cons idera que el

5 Se conslato que el nñmero
4 pers onal del area es 6 de personas es el adecuado.
s uficienle para hacer
lrente a los relos de
una pres tacion de
sewcio+
Se capacita al No se capacita al
5 encargado en personal del area en
x 0 6
aspectos relevances al aspectos especilicos del
proces o? proceso.
162
AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DI CI EMB RE
En esta base se define la estrategia a seguir para el desarrollo de la auditoria,

con fundamento en la intormacién obtenida de la planificacién preliminar, la misma
que fundamenta la necesidad de una auditoré para el area de Compras - Ventas.

2t4
CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO
Entrevistados: Personal de Compras
N° PREGUNTAB REBP UESTAB PONDERACION
BI NO Calif. P ritaje OBBI-RVACION

Obtenida Optima
EVALUACION DE
RIEBGOB
¿Conéde que son 6 7 Ei area esta

6 buenas y Mecuad adecuada para
las condiciones de Iasneces6ades.
am en °
Solamenle se manejan
7 use adodan objetms * 7 7 criterios del Gerente
y metas para el aea+ General
ACTiVlDADEB DE
CONTROL
¿Exisle coordinacion Todas las areas de la

entre ias areas de la * 6 empresa estân
8 6
empresa relacionadas debidamenle
con las compras+ coordinadas.
163
AV. EU Y A LF API0 Y 6 D E DI C I Ek1B CIE
ED I FI C I O k4ON AST EDI I O. TeII . E9878399 0 02 2 E4 39 6
mPara Realizar la
entrega de los El jele del area autori2
9 productos cuenta con X 6 a la dis tribucién de
la autorizacion de 0 productos a los clienles.
alguna pers ona*
“DISMACONCOBRE CIA LTDA.”

Entrevistados: Personal de Ventas

N° r'R GUN i AB Rose ups i AB eONDl-RAClON
SI NO maI if.
Obtenida
10 Se efeclua la redsién X Se revs a lis

de lacuac o de los icamente las facturas
pfoduc|os7 emitidas hacia los
clienles .
Se reatiz a un Se verilico que este

z anâlisis del mercado * " analisis es parte de
en relacion de los las activdades del
precios en cu mo a personal.
los productos?
El pers onal conoce la 5 5 Se constaté los

12 precios maxinios y
lljacion de precios y
devoluciones minimos de Nos
pfoduc|os.
SIS I DMA Do '
INFORMACION Y
COMUNICACION
Ei s islema El sistema de
implementado en la T inlormacion implantado
13 empresa considera el cumpe con Nos
adecuado para el roqueJmenos deos
desempeño de sus empeados
actlzdades?
S e verilico ia
tLa infomacion X 6 6 oportunidad y
14 reevanle respeHo al métodos del personal
aea es tvsmilida pada lrnpaiit esta
opomnamenle. informacion.
165
AV. EU Y A LF API0 Y 6 D E DI C I Ek1B
CIE
ED I FIC 1 0 k1ON A IT EDI I O. Tc II . 09S783B94 92 2964 396
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA.” Ref.:

AUDITORIA DE GESTION PE
M.2
Entrevistados: Personal de Ventas

N° PRI-GU I I AB RI-SP UI-B I AB P ONDI-RACION
bl NO cal if. Puntaje ODbbRVAClON
Obtenida Optima
BUPERVIBION
Y MONITOREO
No se evalua el
use evalña des ernpeno de
15 cons tantemenle el las personas del
desempeño del 3 6 area
personal que electua de ninguna forma.
esle procesot
mHa idenli£cado y Se cons taté la

6 ver’i£cacion del aspecto
16 an IizBdo los 6
aspectos que mas man importance que es
inciden para lograr la darle al se cio on valor
satisfaccion de los agre9ado como es el
clienles? empaque y embalaje.
¿Se s upe visa La supemsién va

17 enlocada al control
conlinuarnente el
proceso de del invenlario.
a uis intones
TOTAL 89 1D8

166
RE
INTERPRETACION DE RESULTADOS
PONDERACION OBSERVACION
SIGNIFICADO
10 - 9 Excelente
Se cum len consistemememe las ex ectativas
8-7 Bueno
Frecuentememe se cum len las ex ectativas.
Re ular
unas veces se cum len las ex ectativas.
Mala Frecuememente no se cum len las ex ectativas.
malo Casi nunca se cum len las ex ectativas.
N° DESCRIPCION CALIFICACION OBSERVACION PUNTAJE OBSERVACION

OBTENIDA OPTIMO
1 t Pregunta 1 7 Bueno 7 Bueno
2 Preguma 2 6 Regular 7 Bueno
3 Preguma 3 6 Regular 7 Bueno
4 Preguma 4 5 Regular 6 Regular
5 Preguma 5 D Muy malo 6 Regular
6 Preguma s 6 Regular 7 Bueno
7 Preguwa r 7 Bueno 7 Bueno
8 Pregunta Regular 6 Regular
9 Preguma 9 D Muy malo 6 Regular
10 Pregunta 10 5 Regular S Regular
11t Preguma 11 7 t bueno 7 Bueno
12 Pregunta 12 5 Regular S Regular
13 Pregunta 13 7 Bueno 7 Bueno
14 Pregunta 14 6 Regular 6 Regular
15 Preguma 15 Malo 6 Regular
16 Preguma 16 6 Regular 6 Regular
17 Pregunta 17 7 Bueno 7 Bueno
TOTALES 89 108
167
RE
7. HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

Her.:
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA.” ECI.1
AUDITORIA DE GESTION 1. 2
AREA DE COMPRAS - VENTAS
H ALLAZGO № 1
TITULO: FALTA DE APLICACION PRACTICA DE LAS POLITICAS EN EL

AREA DE COMPRAS — VENTAS
aondicion:
Si existen politicas formalmente establecidas en dicha area, y a la vez son
difundidas verbalmewe por pane del Gerente General y Jefe de Vegas hacia
los administradores de puntos de servicio para que les comunique a los cliemes.
Criterio:
En las prâcticas administrativas señalan que las empresas deben tener
debidameme implementadas las poI¿icas generales y especticas para cada area
homo una guia para ofrecer un servicio optimo.
Causa:
El Gereme General ha dado poca importancia de la formalizacion de polticas a
través de un dor:umento impress.
Efecto:
El contar con las politicas formalmente emitidas por pane de la Jura General
de Socios, no Io aplican en forma adecuada en sus actividades esto produce
que exista el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un
riesgo operativo, Io que dificuLa el cumplimiemo de objetivos planteados.
168
RE
0987B3990 396
DISMACONCOBRE CIA. LTDA." Ref.:

AUDITORIA DE GESTION EC1.1
22
AREA DE VENTAS
Conclu9iones:
La empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA., cuenta con politicas 1ormalmente
establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Vegas
y auxiliar de dicha area no lo aplican e idorma, eso es Io que ocasiona que se
incremente el riesgo operativo entre la coordination.
Recomendaciones:
AI Gerente General.- Formular con los responsables del area de Vemas, la
aplicacién de las poI¿icas necesarias y las emitirâ formalmeme en un
documemo para el conocimiemo y correcta aplicacion por pane de los
trabajadores de dicha area.

169
RE
0987B3990 396

AUDITORIA DE GESTION 1t2
AREADEVENTAS
H ALLAZGO № 2
TITULO: NULA CAPACITACION EN EL AREA DE VENTAS
Condicion:
El Jefe de Vegas y auxiliar que efectua todas las labores del area desde la
reception de documemacion de productos de empaque y embalaje hasta el
despacho de los productos, no ha recibido ninguna capacitacion reference a sus
actividades y las realizan basandose en la experiencia que ha obtenido en la
empresa.
Criteria:
Segun prâcticas administrativas de las empresas modernas el comar con
personal capacitado para desarrollar el proceso de vemas, les permite lograr
niveles productivos deseados.
Causa:
La falta de diligencia por pane de la Gerencia General en Io concernieme a la
capacitacion adecuada ha ocasionado que el area de ventas no reciba estos
beneficios.
ETecto:
No se explota las habilidades del personal del area al no especializarlos ni
proporcionarles iCormacion actual, practica y oponuna disminuyendo la
oponunidad para que desarrollen y ejecmen mejores y mas eficier›tes practicas de
ventas demo de la empresa, para contribuir al logro de las metas propuestas.
17D
RE
0987B3990 396
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA" ECI.2

AREA DE VENTAS
Conclu9iones:
La empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA., no ha proporcionado capacitacién al
personal de Vemas en temas peninemes a sus actividades ocasionardo que las
actividades del area se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la
oponunidad de desarrollar en su personal mejores y mas eficiemes prâcticas
de vemas para comribuir al logro de las metas propuestas.
Recomendaciones:
AI Gerente General.- Elaborarâ y harâ ejecwar planes de capacitacién para el
area de Ventas dependiendo de las necesidades que presemen sus
colaboradores en temas relacionados con: hforme de ventas d productos,
Inventarios, etc.

171
RE
0987B3990 396
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA." ECI.3

AREA DE VENTAS
H ALLAZGO № 3
TITULO: FALTA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA PARA LAS VENTAS
Condicién:
El area de Vegas no cuewa con objetivos ni metas establecidas en la
Planificacién Estratégica de la empresa, razén por la cual el Jefe de Ventas las ha
establecido de manera personal homo una forma de desarrollar su trabajo de
manera planificada.
Criterio:
La Plani1icacién Estratégica implementada en la empresa DISMACONCOBRE
CIA. LTDA., debe incluir a los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de
manera imegral.
Causa:
Por falta de diligencia, la Gerencia General no ha enfocado su Plani1icacién
Estratégica en la totalidad de las areas de la empresa, dejando de lado el area
de Ventas.
Efecto:
Por falta de estos elementos en el area, el personal no puede comprometerse
adecuadameme con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa,
para enfrentar las situaciones que se presentarân en el fwuro, ni tampoco orientar
sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solameme basardose
en las que ellos se han plameado informalmeme.
172
RE
0987B3990 396
173
RE
0987B3990 396

AREA DE VENTAS
Conclusiones:
AI no cowar con objetivos y metas establecidas en la planificacion Estratégica
de la empresa, el encargado del area de Ventas ha generado sus propias metas,
objetivos y estrategias para el desarrollo de su trabajo, lo que ocasiona que el
personal no pueda comprometerse adecuadameme con las estrategias, objetivos
y metas definidas par la empresa para enfrentar las situaciones que se
preserraran en el fmuro, ni tampoco oriemar sus e sfuerzos hacia metas
realistas de desempeño, sino soIamer›te basardose en las que ellos se han
plameado intormalmeme.
Recomendaciones:
Al Gerente General: Involucrarâ al area de Vegas demro de la Planificacién
Estratégica y a la vez proporcionarâ y familiarizarâ a sus imegrames con este
documemo que Ie servirâ para guiar sus actuaciones al cumplimiemo de los
objetivos y metas establecidas de la empresa.

174
RE
0987B3990 396

AUDITORIA DE GESTION 1, 2
AREA DE VENTAS
H ALLAZGO № 4
TITULO: FALTA DE EVALUACION DEL DESEMPENO DE LAS PERSONAS
Condicion:
No se efectuan revisiones independiemes del desempeño de las personas que
coCorman el area de Vegas.
Criterio:
Las buenas practical administrativas involucran evaluaciones del desempeño
para el personal como una herramiewa que permite un espacio de
comunicacion entre las aworidades y los trabajadores trayendo homo
conclusion la generacion de entusiasmo para un futuro desarrollo de
habilidades que Ileven al éxito profesional.
Conclusiones:
No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del
area de Vegas, lo que ocasiona que las autoridades no puedan tener una
estimacion objetiva de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan
los empleados, necesarios para implememar mejores oponunas.
175
RE
0987B3990 396

AREA DE VENTAS
Recomendaciones:
AI Gerente General: Elaborarâ a encomendarâ a la persona pertineme la
elaboracién de un plan para medir el desempeño de las personas en su puesto
de trabajo, el mismo que podria incluir objetivos homo:
- Detectar necesidades de adiestramiemo y capacitacion.

- Detectar el potential desarrollo de los empleados
- Mejorar la comunicacién eyre jefes y empleados.
- Lograr el ago-perfeccionamierro de los empleados

176
AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DII IEk4B
RE
MEDICION DE RIESGO
Ref.:
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA." PEM.5
AUDITORIA DE GESTION 1,’3
AREA DE VENTAS
MEDICION DE RIESGOS
Riesgo lnherente: Segun el estudio que se realizé a la empresa, se puede determinar
que el riesgo inherente es de 18% (riesgo baja media), considerando la ponderacion
de la siguiente m atriz y las variables de importancia asi:
Matriz de riesgo de control interno adrrsnistrativ o
BAdO
BAJO 0,01% 11,11%
MI-DIO | I f. f2% | 22,
22%
MEDIO
BAJO 33.34% 44,44%

MEDIO 44,45% 55,55%
ALTO 55,56% 66,66%
ALTO
BAJO 66.67% 77,77%
MI-DIO 77.78% 88, %
ALTO 88,88 99,99%
La empresa tiene implem entados considerables avances

de la planificacion estratégica, la que guia el rumbo de sus aCtuaciones.
La estructura organizacional es adecuada y casi en la totalidad estan debidamente
asignadas las funciones en el area y par ende la coordinacion con las dem as areas
de la empresa.
Se aplican indicadores de rendimiento en la referente a las ventas, pero no se da
la debida importancia la medicién del desempeno y supervisién al personal.
El personal que trabaja en el area cumple el perfil laboral exigido par las autoridades
para ocupar sus puestos de trabaja.
A pesar de no estar debidam ente implementadas y m anejarse de manera taCita
las funciones y politicas para el area, cada una de las personas saben come
desarrollar sus actividades.
177
RE

AUDITORIA DE GESTION PEM.5
2. 3
AREA DE VENTAS
IYIEDICION DE RIESGOS
Riesgo de Control: Segun la evaluacién del control interno se obtuvo los siguientes
parametros. Para la medicion del Nivel de Confianza y Riesgo del Control Interno del
Area de Ventas de la Empresa DISMACONCOBRE CA LTDA, se utiliza la siguiente
matriz de medicién:
RIEBGO CONFIANZA
15% 50% Ago Baja
51% - 59% Moderada Ago Moderada Baja
6@é 66% Moderado Moderada
67°é - 75% Moderada Baja Moderada Alma
76°é 95% Bajo Alta
Nivel de Confianza = Calificacion Obtenida

Puntaje Optima
Nivel de Confianza = 89
108
Nivel de Confianza = 0.8 4 x 1 0 - 8 .41%
Nivel de Riesgo = 100° - Nivel de Confianza
Nivel de Riesgo = 100 - 8 .41
Nivel de Riesgo = 17.5 â
Lo que implica aue el Area Ventas tiene un nivel de confianza del 82.41% (Moderada Aha) y
un ivé deñesgo de 17.59%(Ubderado âto) que debe meorar,pueto quedemueta un
nivel de controles ineficientes que podrian estar repercutiendo en la eficiencia y efiCaCia de
los procesos administrativos del area.
178
EMBRE

AREA VENTAS
MEDICION DE RIESGOS
Riesgo de Deteccion: Conforme a los riesgos aces determinados se puede
a1irmar que el riesgo de deteccién correspondiente a este trabajo de auditoria es
del 9%, en vinud, de la experiencia y profesionalismo del auditor en este Campo, Io
que permitira diseñar procedimientos y aplicar técnicas eficientes para la
obtencion de information valida.
Riesgo de Auditoria: Segun los porcentajes determinados tras el analisis a la

Empresa y al Area de Canales de Comercializacién, el riesgo de auditoria se
compone de:
RA = RI RC RD
Riesgo de auditor é- Riesgo hherente * Riesgo de Control * Riesgo de De teccién
Riesgo de auditoré- (0.18 * 0.1759 * 0.09)

Riesgo de auditoria- 0,00284) *
100 Riesgo de auditoré- 0.280a
Segun el valor obtenida del riesgo de auditoria, se puede deducir que el auditor
se enfrema a un riesgo de 1,840d de que ha ocurrido un error material que ha
evadido los controles del clieme y podria no ser detectado por los
procedimientos del auditor.

179
EMBRE
8. INFORME DE CONTROL INTERNO

A cominuacion detallamos el intorme de comrol ir›terno del area de ventas:

AUDITORIA DE GESTION INFORME DE PEM.6
CONTROL INTERNO
Ouito, 21 de enero del 2012
Dr.
Angel Caibe
Gereme General
DISMACONCOBRE CIA. LTDA.
Presence.-
He auditado la gestién del proceso de Ventas de la empresa DISMACONCOBRE

CIA. LTDA., por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de
2011, siguiendo las normas de auditoria que exigen que el auditor obtenga un
conocimiento global y detallado de los procesos que se auditen.
El objetivo del comrol imerno es proporcionar a la administracion de la Empresa una

gararria para el logro de los objetivos incluidos en las categorias de eficiencia y e1icacia
de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamemos y politicas, considerardo
que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable, pero no la segurid ad total
del desarrollo de la gestién administrati a de la empresa.
Debido a las limitaciones inherer›tes a cualquier sistema de control imerno, pueden

ocurrir errores a irregularidades, y no ser detectados, esto es Io que se considera homo
una debilidad material que es una deficiencia importance o una combinacién de
180
EMBRE
deficiericias importances que originan, con una probabilidad mas que remota, que
un evento indeseado no sea prevenido o detectado, oponunamente por los
empleados en el cumplimiento de sus funciones.
Para el planeamiemo y ejecucién de la auditoré de gestién para el Process

Administrativos del area de Ventas se ha considerado su sistema de control interno
para determinar los procedimientos de auditoria, con el proposito de expresar una
opinion sobre tal area examinada, mas no para proporcionar una seguridad del
funcionamiemo del comrol imerno. Sin embargo, se han notado asumo s
relacionados con el funcionamiento de dicha sistema, que par su imponancia,
considero deben ser incluidos en este informe. Los asumos que llaman la atencién,
estan relacionados con deficiencias imponames en el diseno y operacién del comrol
interno, que podrén afectar negativamente en el desempeño administrativo.
Con estas consideraciones, y haciendo édasis en los aspectos encontrados y que

involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este ir forme resume los
hallazgos de auditory que comprerden aspectos relacionados con de1iciencias en el
diseño u operation del sistema de control imerno que puede afectar al logro de los
objetivos, y que se describen a continuation:
HALLAZGO № 1: FALTA DE APLICACION DE POLITICAS EN EL AREA DE

VENTAS
Si existen polticas formalmerre establecidas en dicha area, y a la vez son difundidas

verbalmeme por pane del Gerente General y Jefe de Vegas hacia los
administradores para que les comunique a los clientes.
En las practical administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente
implememadas las politicas generales y especticas para cada area homo una gué
para ofrecer un servicio éptimo.
18D
EMBRE
EDI FI iz IO k4ONA DT ERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
El Gerente General ha dado poca imponancia de la formalizacién de political a través

de un documemo impreso.
El comar con las politicas formalmeme emitidas por la empresa, el supervisor y auxiliar
de vemas no Io aplican en forma adecuada en sus actividades esto produce que exista
el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un riesgo operativo, Io que
dificuLa el cumplimiento de objetivos plameados en las proyecciones de la empresa.
Conclusiones:
La empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA., cuenta con poI¿icas formalmente

establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Vemas y
auxiliar de dicha area no Io aplican e informa, eso es Io que ocasiona que se
incremente el riespo operative entre las areas de coordinacién.
Recomendaciones:
Al Gerente General.- Formular con los responsables del area de vemas la aplicacién
de las polticas necesarias y las emitirâ formalmeme en un documento para el
conocimiento y correcta aplicacion por parte de los trabajadores de dicha area.
HALLAZGO № 2: NULA CAPACITACION EN EL AREA DE VENTAS
El Jefe de Vegas y auxiliar que efectua todas las labores del area desde la
recepcion de documemacion de productos de empaque y embalaje hasta el
despacho de los productos, no ha recibido ninguna capacitacion referente a sus
actividades y las realizan basandose en la e›‹periencia que ha obtenido en la empresa.
Segun practicas administrativas de las empresas modernas el contar con personal

capacitado para desarrollar el proceso de vemas, les permite lograr niveles productivos
deseados.
181
EMBRE
La falta de diligencia por pane de la Gerencia General en Io concemierre a la

capacitacion adecuada ha ocasionado que el area de vewas no reciba estos
beneficios.
No se explota las habilidades del personal del area al no especializarlos ni

proporcionarles informacién actual, prâctica y oportuna disminuyendo la oportunidad
para que desarrollen y ejecuten mejores y mas eficier Yes practicas de ve was demo de
la empresa, para comribuir al logro de las metas propuestas.
Conclusiones:
La empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA. no ha proporcionado capacitacién al

personal de vemas en ternas pertinemes a sus actividades ocasionando que las
actividades del area se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la
oponunidad de desarrollar en su personal mejores y mas eficiemes practicas de vemas
para contribuir al logro de las metas propuestas.
Recomendaciones:
AI Gerente General.- Elaborara y harâ ejecwar planes de capacitacién para el area de

ventas dependiendo de las necesidades que presenten sus colaboradores en temas
relacionados con: Informe de vemas d productos, Invemarios, etc.
HALLAZGO № 3: FALTA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA PARA EL AREA

DE VENTAS
El area de Ventas no cuema con objetivos ni metas establecidas en la Planificacién

Estratégica de la empresa, razén par la cual el Jefe de Vegas las ha establecido de
manera personal homo una forma de desarrollar su trabajo de manera plani1icada.
La Planificacion Estratégica implememada en la empresa D6MACONCOBRE

CIA. LTDA., debe incluir a los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de
manera irrepral.
182
AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DII I EMB
RE
EDI FI iz IO k4ON A IT ERIO. Telf . 09878 02 Z964 396
3990
Por falta de diligencia, la Gerencia General no ha entocado su Planificacién Estratégica

en la totalidad de las areas de la empresa, dejando de lado el area de Vemas.
Por falta de estos elememos en el area, el personal no puede comprometerse

adecuadameme con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa,
para entrentar las situaciones que se presemaran en el futuro, ni tampoco orientar
sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamewe basandose en
las que ellos se han planteado intormalmeme.
Conclusiones:
AI no comar con objetivos y metas establecidas en la planificacién Estratégica de la

empresa, el encargado del area de Vemas ha generado sus propias metas, objetivos
y estrategias para el desarrollo de su trabajo, Io que ocasiona que el personal no
pueda comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas
por la empresa para enfrer›tar las situaciones que se presemaran en el fmuro, ni
tampoco oriemar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente
basandose en las que ellos se han plameado idormalmente.
Recomendaciones:
AI Gerente General: Involucrara al area de Vegas demro de la Planificacién

Estratégica y a la vez proporcionarâ y familiarizara a sus integrates con este
documento que Ie servira para guiar sus actuaciones al cumplimiemo de los objetivos y
metas establecidas de la empresa.
HALLAZGO № 4: FALTA DE EVALUACION DEL DESEMPENO DE LAS PERSONAS
No se efectuan revisiones independientes del desempeño de las personas que

cor form an el area de Ventas.
Las buenas prâcticas administrativas involucran evaluaciones del desempeño para

el personal como una herramiema que permite un espacio de comunicacién emre
183
AV. ELO Y ALFARO Y 6 DE DII I EMB
RE
las 3990
184
RE
3990
aworidades y los trabajadores trayendo como conclusién la generacion de emusiasmo

para un fmuro desarrollo de habilidades que Ileven al éxito protesional.
El Gerente General, por fata de interés, no ha implememado un plan de evaluacion

del desempeño personal de vemas que Ie permita conocer el detalle de las attitudes
de las personas.
No se tiene una estimacién objetiva de los factores que involucran el accionar

del equipo de vemas y se esta exponiendo la empresa a que los resuLados se
enfoquen solameme al cumplimiento de los trabajos que ellos realizan.
Conclusiones:
No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del area

de vemas, la que ocasiona que las autoridades no puedan tener una estimation
objetiva de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan los
empleados, necesarios para implememar mejoras oportunas.
Recomendaciones:
AI Gerente General: Elaborara o encomendara a la persona pertineme la

elaboracion de un plan para medir el desempeño de las personas en su puesto de
trabajo, el mismo que podria incluir objetivos como:
- Detectar necesidades de adiestramiento y capacitacién.

- Detectar el potencial desarrollo de los empleados
- Mejorar la comunicacion emre jefes y empleados.
- Lograr el ago-perfeccionamiemo de los empleados
Esta consideration sobre el comrol imemo ha sido elaborado unicameme como repone
informativo para la administration de la empresa y no involucra necesariameme
todos los aspectos del sistema de comrol intemo que podrén ser situaciones
reportables, consecuemememe, no revelar todo los hallazgos de auditoria que sean
considerados
185
RE
3990
homo debilidades materiales tal como se definio aces. Sin embargo, considero que los
hallazgos de auditoria descritos en este informe constituyen debilidades administrativas.
Atentamente
Lorena Garcé
AUDITORA
186
RE
8 .1 EJECUCION DEL TRAB AJO
8.1.1 PROGR AMA ESPECIFICO DE AUDITORIA — AREA DE VENTAS

PAPELES DE TRABAJO
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA" R f

AUDITORIA DE GESTION PE A”.7
GESTION Y E INFOMES DE VENTAS
ACTIVIDAD 1 : CAPTACION DE POSBLES CLIENTES EN LA UTILfZACION DE

LOS PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO 1: Verificar el numero de ventas con respecto a las vemas

programadas.
APLICACION:
Se indago para conocer el numero de visitas a cliewes potenciales que han
sido programadas mensualmeme, con el fin de verificar Cuales han sido
debidamente efectuadas.
APLICACION DEL INDICADOR DE GESTION

% Vis itas efecluadas de clienles
Tdal visitas programadas de clientes potenciales
O
/o Visitas efectuadas de cliemes - 130
- 720a 180
Se evidencia solameme un 720/ de e1icacia en las visitas programadas de

clientes potenciales.
187
RE
"DISMACONCOBRE CIA. LTDA"

GESTION Y VENTAS
ACTIVIDAD 2: CIERRE DEL NEGOC D
PROCEDIMIENTO 1: Verificar el incremewo de las ventas en el periodo de

enero- diciembre 2011.
APLICACION:
Por medio de la operacién e1ectuada en el sistema de Informacién, se obtuvo los
reposes de vema de los registrados en los periodos de enero — diciembre, con Io
que se pudo verificar el incremerro de las vemas y por erde la gestién efectuada
para lograr este incrememo.
APLICACION DEL INDICADOR DE GESTION
Total venlas enero - diciembre 2011
O
/ Incrememo De Vegas $ 1.222,95 - 61.15 %
$ 2.000,00
Del periodo de enero a diciembre se analiza que preseman un porcewaje

rescatable de crecimiemo, Io que se evidencia principalmeme el mejoramiento
de las ventas de productos.

188
RE
9. INFORME
Ouito, 27 de enero del 2012

Señor
Angel Caibe
GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA FAIR6 C.A.
Presence.-
Señor Gereme:
Hemos revisado la informacién del Area de Ventas de la Empresa DISMACONCOBRE

CIA. LTDA. que expresa que ha mamenido un control interno administrativo
efectivo sobre los procedimierros relacionados al Depanamemo, por el periodo
comprerdido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2011.
Debido a la naturaleza de nuestra auditoré, los resultados se encuentran

expresados en un resumen de hallazgos encontrados, conclusiones y
recomendaciones que constan en el preseme intorme.
A cominuacién se detalla la idormacién a la que se hace referencia:
HALLAZGO № 1 FALTA DE APLICACION PRACTICA DE LAS POLITICAS EN EL

AREA DE COMPRAS — VENTAS
La empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA., r:uena con politicas formalmente

establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Vemas y auxiliar
de dicha area no Io aplican e ir forma, eso es la que ocasiona que se incrememe el
riesgo operative entre la coordination.
189
EMBRE
EDI FI iz IO k4ONA DT ERIO. Telf . 09878 02 Z964 396
3990
HALLAZGO № 2NULA CAPACITACION EN EL AEA DE VENTAS
La empresa D6MACONCOBRE CIA. LTDA., no ha proporcionado capacitacién al

personal de Ventas en temas pertinemes a sus actividades ocasionando que
las actividades del area se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la
oponunidad de desarrollar en su personal mejores y mas eficiemes prâcticas de
vemas
para contribuir al logro de las metas propuestas.
HALLAZGO № 3 FALTA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA PARA LAS VENTAS
AI no contar con objetivos y metas establecidas en la planificacion Estratégica de la

empresa, el encargado del area de Ventas ha generado sus propias metas, objetivos
y estrategias para el desarrollo de su trabajo, Io que ocasiona que el personal no
pueda comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas
por la empresa para enfrentar las situaciones que se presemarân en el fmuro, ni
tampoco oriemar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solameme
basandose en las que ellos se han planteado iMormalmeme.
HALLAZGO № 4 FALTA DE EVALUACION DEL DESEMPENO DE LAS PERSONAS
No se realizan revisiones independiemes del desempeño de las personas del area

de Vegas, Io que ocasiona que las autoridades no puedan tener una estimation
objetiva de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan los
empleados, necesarios para implememar mejoras oportunas.
CONCLUStONES
1.- Las capacitaciones se tendrén que dar al nuevo personal que ingresa a la compañé
debido que esto con Ileva a un buen desenvolvimiento del trabajo a realizar.
2.- Presewar evaluaciones claras y emendibles de acuerdo al area y a la vez

verificando si las capacitaciones a las que se ha enviado a los empleados si estan
190
EMBRE
EDI FI iz IO k4ONA DT ERIO. Telf . 09878 02 Z964 396
rindiendo la que se esperaba para la compañia.
3990
191
RE
3990
3.- Es imponame que todos los trabajadores sean evaluados y el delegado de Recursos
Humanos debe tener mas cuidado y no pasar sin ninguna importancia esos asuntos.
RECOMENDACIONES
1.- Se debe poner mayor atencién y distribuir correctamente la carga de trabaja demro
del Area de Vemas.
2.- Las capacitaciones planificadas deberân ser presemadas y plaweadas a la Gerencia

General, de tal manera que no existan muchos cambios en dicha planificacién y exista
total apenura para la aprobacién de las mismas, haciendo notar que no son un gasto
sino una inversién a cono y largo plazo para el buen funcionamiento de la Empresa.
3.- Con relacién a la aprobacién como se mencioné en el punto amerior, todo se

debe realizar con awelacién y buen plar›teamiento, para que todo se encuentre
aprobado por la Gerencia General, de tal forma que no exista improvisacion y derroche
de recursos.
4.- Elaborar formatos preimpresos y prenumerados establecidos en cuanto a fondo

y forma, de tal manera que no exista confusion al momemo de receptar y despachar
los productos.
GARCIA Y AUDITORES ESPECIAL6TAS CIA. LTDA.se compromete a asesorar a la

administracién y de realizar un seguimierro de las recomendaciones a
DISMACONCOBRE CIA. LTDA.Bal departamemo de Vegas para comribuir con
el mejoramiewo de los procesos analizados.
Se deja constancia del reconocimiemo por la total colaboracién que se ha recibido en

el trabajo.
Atemameme,
Carmen Lorena Garcia Veloz
AUDITORA
uo
CONCLUSIONES
La empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA. Ileva casi dos años y medio de haberse
constituido como empresa de Responsabilidad Limitada y esta codormada por
una persona natural, quien aporta un capital de dinero en e1ectivo y en su totalidad
como establece la ley de Empresas de Responsabilidad Limitada.
La contabilidad en los tiempos actuales es una disciplina esericial que se circunscribe

al analisis, regislro, control, irlormacion e interpretacion de las transacciones u
operaciones economical y 1inancieras realizadas para el desarrollo de todo el negocio,
mas aun si es eme jur lico como D6MACONCOBRE empresa obligada a Ilevar la
contabilidad de manera periodica y bajo estriclo niveles de control.
A pesar de ser una empresa que cuenta con poca experiericia en el sector 1erretero,
debido a su reciente creacion, motivo por el que la ejecucion de la presence tesis
plantea un idorme de auditoria de gestion esencial para lograr que los planes que tiene
la empresa sean Ilevados a cabo y que sus metas sean alcanzadas; as i como
también una adecuada relation y consistencia de las estrategias con los objeties
globales necesarios para el logro de un e1ectivo control de la empresa.
Por otro lado, una de las priricipales 1ortalezas que presema la empresa, es la calidad
y diversiTicacion de mercaderia brindada a sus clientes, la misma que cumple con los mas
años estandares de calidad, aptos para Ilegar con satis1accion al cliente.
En consecuencia de Io señalado anteriormeme se puede coricluir que para la empresa

DISMACONCOBRE nuestro iolorme de auditoria de gestion desarrollado en este
trabajo de tesis es importance ya que la misma sewirâ para lograr su correcto
desenvolvimiento dardo paso a un mejor control interno y mayor eficiencia en sus
acti'vidades cotidianas.
191
RECOMENDACIONES
Una estructura organizational adecuada 1acilita el 1Iujo de idormacion a través

de todas las actividades de negocios, por ello se recomierda que no deberia ser
tan simple que no pueda controlar la remuneracion de actividades de la misma,
ni tan completa que inhiba el flujo de irlormacion.
Se recomierda a los directivos de DISMACONCOBRE C . LTDA. el lomar en

consideracion las responsabilidades de los trabajadores para 1acilitar un mejor
control y analizar la asignacion de 1uriciones mas coriveniente para el progreso de la
empresa.
De acuerdo a la i westigacion realizada en la empresa DISMACONCOBRE se ha

logrado determinar que esta necesita de un sistema de ]acturacion mas e]iciente para
poder desempeñar sus acti'vidades de manera mas râpida y cooliable. Recordemos
que los cIien\es necesitan una buena atencion, esto include la manera que se les
atiende, que tan râpido son atendidos y un buena presentacion de los
documentos entregados.
Por medio de un sistema adecuado la calidad se va ha detectar desde el momewo en

que el empleado hace comacto con el cliente hasta que el clieme realiza el pago.
La empresa deberé implantar un sistema de control de inventario que se ajuste a las

necesidades del negocio de tal 1orma que se minimize al maximo o se envite su
totalidad la obsolescencia de la mercaderia.
Se recomienda a los directives de la empresa se tome en cuenta cada una de

las recomer›daciones aqui identiTicadas con el 1in de mejorar su gestion y ask evitar
errores en el proceso o corregiños a tiempo.
193

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“AUDITORIA DE GESTIIN A LA EMPRESA DISMACONC OBR E CIA. LTDA.

“AUDITORS A DE ESTIIN A LA EMPRESA DISMACONCOBR E CPA. LTDA.”

ED I FIGIO k A WERIO. Te fi . 09878399 0 02 2B64 396

AUDITORIA DE GESTION APLICADO A DISMACONCOBR E CIA. LTDA.

La auditoria que se va a realizar a DISMACONCOBRE CIA. LTDA serâ para

Para trabajar con la intormacién actualizada, se obtendrâ conocimiento e identificacién

La estructura y funcionamiemo general de la empresa.

Las areas a examinar que involucra sus actividades, operaciones, instalaciones,

Las practical administrativas y de operation que realiza la empresa.

EDI FI iz IO k4ONA DT ERIO. TeF . 098783990 02 2964 396

Nom bre del entrevistado: Angel Caibe

¿Cual es su opinion acerca de la situacion actual de la empresa?

¿Cuales considers que principales fortalezas

"DISMACONCOBRE CIA. LTDA."

ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES 2?2

3. ¿Existe un Manual de Funciones y de Descripcién de Cargos, ademas

Si tienen un Manual de Funciones establecido y a la vez comiene la

4. ¿Como se lleva a cabo el proceso de capacitacién del personal?

La empresa tiene convenio con la Camara de Comercio que se encarga de

Oue los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoria sean

Elaborado por: Lorena Garcia Feeha: 2012-01-03

"LV UMTS WE'D PM KB IN. L. I LJJ."

Nombre del entrevistado: Sr. Juan Borja Feeha:03 de enero de 2012

1. ¿Qué tiempo trabaja en la empresa?

El tiempo de trabajo en la empresa es 2 años.

t. ¿Oué opinion tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?

Considera que es un ambieme de trabajo bueno a diferencia de meses atrâs que

3. ¿Con qué productos trabaja el departamento?

"DISMACONCOBRE CIA. LTDA."

- Tuberé de acero SHC — 40 y accesorios

Ocasionalmewe la falta de stock en bodega para satisfacer las necesidades de

Si, el Reglamento Imerno de Seguridad y Salud en el Trabajo que esta

Elaborado por: Lorena Garcia Fecha: 2012-01-03

EDI FI iz IO k4ON A IT ERIO. Telf . 09878 3990 02 Z964 396

"DISMACONCOBRE CIA. LTDA"

VISITA A LAS INSTALACIONES

La empresa cuenta con una infraestructura de dos plazas grandes y una

En la plaza baja al ingreso de la empresa se encuemra:

4 El area de Pumo de Atencién al clieme, y que esta debidamente equipada

4 El area de Canales de Comercializacién, en la cual laboran dos

"DISMACON COBRE CIA LTDA.” R f

* Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes de la

4 El depanamemo de Comabilidad, el dual laboran dos personas que

En la segunda planta se encuentran:

4 Las oficinas del area administrativa: Gerencia General, Secretaria

4 Cada una de las oficinas tiene las instalaciones adecuadas para e

4 Los baños tanto para el personal masculino como para el 1emenino.

4 Un cuarto orier›tado a actividades de comedor.

"DISMACONCOBRE CIA. LTDA."

III.- DESCRIPCION NARRATIVA DE VISITA FISICA A LA EMPRESA

— Recorrido de las instalaciones

Elaborado por: Lorena Garcia Fecha: 2012-01-03

EDI FI iz IO k4ONA DT ERIO. TeF . 098783990 02 2964 396

3. REPORTE DE LA VISITA PRELIMINAR

"DISMACONCOBRE CIA. LTDA.”

Quito, 0s de enero del 2012

De la visita previa que he realizado a la empresa “DISMACONCOBRE CIA. LTDA.' , se

La empresa posee un Reglamento Inferno de Trabajo debidameme legalizado e

Area de Compras - Ventas

"DISMACONCOBRE CIA. LTDA."

REPORTE DE PLANIFICACION PRELIMINAR

Poco involucramiento por pane de los empleados.

Monitoreo del Rendimiento