Auditoría Operativa

METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL

TALLER PRACTICO
TALLER PRACTICO

Versión 01

Desarrollar el proceso integral de Auditoria Operativa,

en sus etapas de Planificación, obtención de evidencia
OBJETIVO: y comunicación de resultados, así como el diseño,
elaboración y archivo de papeles de trabajo,
aplicando normativa vigente y pertinente, con
eficiencia y creatividad.

Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA

Cpa. Abg. MA. MES.
Contador Público - Abogado
 Magíster en Auditoría
Magíster en Educación Superior

CONTENIDO:

PARTE I. Información general

PARTE II. Formato de Papeles de trabajo
PARTE III. Metodologia de aplicación de papeles de trabajo

1
 PARTE I

INFORMACION
GENERAL

2
 INFORMACION GENERAL

Ud. pertenece a la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA. Y ha sido contratado para efectuar una
auditoria operativa en la Empresa MULTINACIONAL S.A.

1. DATOS GENERALES

1.1 La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fábrica de

productos de acero que opera en el medio
empresarial de Santa Cruz de la Sierra. Fue constituida
mediante instrumento público N° 550/90 del 1° de
julio de 1989.

Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus

operaciones provienen principalmente de las ventas y los
prestamos obtenidos del sistema bancario nacional. A su
vez, estos recursos son aplicados en la importación de
SANTA CRUZ DE LA SIERRA - BOLIVIA materias primas e insumos.

Las importaciones de sus productos se efectúan de Estados Unidos y otros países, cumpliendo la
normativa legal vigente. En cumplimiento de estas normas y sus reglamentos internos, con
solicitud efectuada y aprobación por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa
cierra sus operaciones cada 31 de diciembre.

Las principales políticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a clientes extranjeros y
nacionales, tanto al crédito como al contado. No existen intermediarios en la venta de los
productos.

Los métodos de operación más usuales se refieren al proceso productivo, utilizando maquinaria
y tecnología moderna, de última generación, contando con un equipo propio de técnicos,
encargados del proceso productivo y operativo de la empresa.

La estructura gerencial es adecuada ya que la toma de decisiones es producto de la coordinación

y compatibilización de criterios de la Gerencia general y las gerencias operativas de área.

3
El capital inicial según constitución de julio de 1989 fue Bs 25.242.000, con la siguiente
composición:

N° PRECIO U. % IMPORTE
SOCIO ACCIONES Bs PARTICIPACIÓN Bs

Jorge Strauss. 20.000 1.000 79 20.000.000

Freddy Romero. 2.500 1.000 10 2.500.000

Herlan Steinmbach 2.742 1.000 11 2.742.000

TOTAL 25.242 100 25.242.000

De la evaluación a los antecedentes de la entidad y sus operaciones determinamos la existencia

de los siguientes problemas:

 Los proveedores de materia prima con los que la entidad opera, tienen una situación
financiera débil y cambiante.

 En diferentes periodos y épocas, el gobierno nacional emite normativa legal que restringe la
importación de materia prima.

 El mercado de servicios no provee la cantidad razonable de personal especializado para el

mantenimiento correctivo y preventivo de las maquinarias, utilizadas en las actividades
específicas más importantes de la entidad.

1.2 De la revisión efectuada a la estructura organizativa vigente en la entidad, verificamos

que la misma es adecuada y acorde a la naturaleza de sus
operaciones. Existe una adecuada segregación de funciones.
Asimismo evidenciamos que no existe concentración ni
duplicidad de funciones. Esta estructura organizacional es la
siguiente:

i. GERENTE GENERAL

SECRETARIA
ASESORIA LEGAL
AUDITORIA INTERNA

i.1 GERENTE DE COMERCIALIZACION

a) Departamento de ventas
b) Departamento de créditos y cobranzas
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i.2 GERENTE DE PRODUCCION

a) Departamento de procesos
b) Departamento de control de producción
c) Departamento de almacenes
d) Departamento de control de calidad

i.3 GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

a) Departamento de Compras y suministros

b) Departamento de contabilidad
c) Departamento de Finanzas

1.3 La empresa cuenta dentro de su estructura organizacional, con una Unidad de Auditoría
Interna que ejecuta evaluaciones periódicas del área contable-financiera de los
departamentos y secciones más importantes dentro de la entidad. Sin embargo, todas las
evaluaciones de auditoría financiera se efectúan a través de firmas privadas de auditoria
externa.

1.4 La empresa fue sometida a auditorias financieras desde su creación en el año 1989. El
informe de auditoría externa N° AUFIN-01/X1 por la gestión anterior de 20X1 fue de
opinión con salvedades. En la carta de control interno se incluyeron los aspectos de
especial interés (salvedades del dictamen) y observaciones sobre procedimientos de
registro contable y de control interno, los cuales si bien fueron aceptados por la Gerencia
de la entidad, no se emitieron las instrucciones a los responsables de las operaciones, para
la efectiva implantación de las recomendaciones.

1.5 De la revisión adicional al ambiente de control vigente en la entidad, identificamos los

siguientes aspectos:

 La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el año 1990

 Existen reglamentos y manuales de procedimientos para las principales operaciones,

los cuales si bien fueron debidamente aprobadas, no se cumplen en las
operaciones que los regulan.

 El personal de la entidad no fue contratado a través de exámenes de competencia o

concurso de méritos. Debido a la inexistencia de un manual de funciones, no se
conoce si el perfil profesional del personal es pertinente al cargo desempeñado,
por lo que tampoco se conoce si la asignación de responsabilidades y de
administración y desarrollo del personal es adecuada.

 En los niveles productivos y de planificación se manejan definición de objetivos, metas

e indicadores de rendimiento, los cuales no están debidamente documentados.

5
1.6 Las operaciones y transacciones efectuadas en la entidad, de acuerdo a explicación y
versión de los responsables, se registran contablemente de acuerdo a principios de
contabilidad generalmente aceptados y normas vigentes en Bolivia.

La entidad emite los siguientes Estados financieros exigidos por las normas contables, sin
embargo del relevamiento efectuado observamos que la misma no es utilizada por la
gerencia, con un instrumento y medio para la toma de decisiones

 Balance general
 Estado de resultados
 Estado de Evolución del Patrimonio Neto
 Estado flujos de efectivo
 Estado de ejecución presupuestaria de ingresos y gastos

1.7 El trabajo de auditoria a desarrollar no reviste mucha complejidad, por lo que no se hace
necesario la participación de especialistas o expertos en otras áreas.

1.8 Las principales cláusulas y responsabilidades del contrato de servicios de auditoria

suscrito entre la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA y la Empresa MULTINACIONAL, son
las siguientes:

a) El objetivo del presente trabajo de auditoria operativa es el expresar una opinión

independiente sobre el desempeño de todas las actividades operativas críticas y
débiles identificadas en el proceso de evaluación del sistema de control interno de
la Empresa MULTINACIONAL a fin de:

 Determinar los planes proyectados y los resultados obtenidos

 Examinar debilidades aparentes
 Informar de las deficiencias observadas
 Informas de las observaciones encontradas
 Emitir conclusiones
 Formular recomendaciones:

b) La responsabilidad de la firma de auditoria es la de emitir un informe de auditoría

operativa con los resultados de la evaluación de los anteriores aspectos,
determinando si los mismos fueron planificados y ejecutados con eficacia,
eficiencia y economía.
c) El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y operaciones de la
Empresa MULTINACIONAL por el periodo comprendido entre ENERO a DICIEMBRE
de 20X2.

d) En función de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificación, se

identificaran las áreas, operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la
oficina central, que se evaluaran en forma específica. No se verificaran las
operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del área urbana.

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 El desarrollo del trabajo de auditoria operativa se efectuara en función de la
siguiente normativa:

 Normas de auditoria operativa

 Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del proceso de

auditoria

e) La presentación del informe de auditoría operativa se efectuará en los plazos

establecidos en la planificación operativa con los ajustes correspondientes. El trabajo
de auditoria se desarrollara a partir del 02 de enero de 20X3, con un presupuesto de
30 días hábiles y la participación de un equipo conformado por un Gerente de
Auditoria, Un supervisor y dos auditores asistentes. La fecha fijada para la entrega a
la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el 15 de febrero de 20X3.

1.9 Nuestro enfoque de auditoria estará basado en los siguientes aspectos:

 Selección preliminar de hallazgos de auditoria en base la identificación de

problemas y riesgos en las áreas críticas con respecto a eficiencia, eficacia y
economía.

 Procedimientos específicos requeridos para las áreas de mayor riesgo o para

temas que requerirán una atención especial.

 Pruebas de cumplimiento para aquellas áreas en las cuales se identifique

controles, para verificar la vigencia y cumplimiento de los mismos en la práctica.
 Pruebas sustantivas o de mayor profundidad para aquellas áreas en las cuales no
se identifiquen controles.

1.10 La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de

planificación de la auditoria identifico operaciones críticas y debilidades en las
siguientes áreas de la entidad:

 Área de producción del Producto A

 área de almacén de productos terminados Producto B

2. HALLAZGOS DE AUDITORIA OPERATIVA

Sobre la base de la información obtenida, identificamos los siguientes aspectos:

2.1 AREA DE PRODUCCIÓN PRODUCTO A

De la revisión efectuada a las operaciones y actividades en el Área de

Producción del Producto A, durante las gestiones 20X1 y 20X2,
identificamos la existencia de la siguiente información:
7
a. Los niveles de producción de este producto, proyectados y ejecutados durante la gestión
20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Según la Entidad) (Según Auditoria)
20X1 Kg. 2.880.000 3.000.000
20X2 Kg. 1.740.000 1.600.000
b. Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los realmente ejecutados,
para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

COSTOS STANDARD COSTO REAL

(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD COSTO Y COSTO COSTO Y COSTO
CANTIDAD STANDARD CANTIDAD REAL
20X1 Bs. 5.040.000 1,75 5.175.000 1,735
Kg. 2.880.000 Bs/Kg. 3.000.000 Bs/Kg.
20X2 Bs. 2.610.000 1,50 2.640.000 1,65
Kg. 1.740.000 Bs/Kg. 1.600.000 Bs/Kg.

c. Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas insumidas para alcanzar
ese nivel de producción, así como la productividad Standard definida por la entidad, para
las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS

(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD PRODUCCION PRODUCTIVIDAD PRODUCCION PRODUCTIVIDAD
INSUMOS ESTANDAR INSUMOS REAL
20X1 Kg. 2.880.000 7,20 3.000.000 7.79
Hrs. 400.000 385.000
20X2 Kg. 1.740.000 5,80 1.600.000 5.55
Hrs. 300.000 288.000

Del periodo 20X1 a 20X2, la empresa tuvo una disminución de las cantidades producidas
y en el número de horas/hombre necesarias para esos niveles de producción.

Esta disminución se debió principalmente a que los proveedores extranjeros de materia

prima, disminuyeron la oferta de los insumos, por razones de expansión de sus
mercados en otros países.

Al respecto, la Empresa Multinacional realiza las compras de insumos a estos

proveedores, solo a través de órdenes de pedido vía Fax, con confirmación escrita
posterior.

8
 De la investigación efectuada al mercado nacional de proveedores, se identificó la
existencia de industrias que producen los insumos, sobre los cuales la entidad no
efectuó ningún análisis sobre la calidad de los mismos, precios y condiciones de oferta.

De la consulta efectuada a los responsables del área de Producción y revisión al archivo

cronológico de correspondencia remitida y recibida, se tiene información de que tales
situaciones de disminución fueron advertidas a las áreas de Almacenes, Contrataciones
y compra de insumos, en forma verbal sin constancia por escrito, cuyos responsables
manifestaron desconocimiento de las mismas

Una vez resumidos los aspectos observados, se puso en conocimiento de los

responsables de las áreas de producción, almacenes y contrataciones, quienes
estuvieron de acuerdo con los mismos, manifestando su predisposición para subsanar
las observaciones y evitar su repetición en el futuro.

2.2 AREA DE ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTO B

De la revisión efectuada a los procesos de empaquetado del Producto

B, correspondientes a los doce meses de la gestión 20X2,
identificamos la siguiente información:

a. Los niveles de producción del producto B, proyectados y ejecutados durante la gestión

20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Según la Entidad) (Según Auditoria)
20X1 Kg. 1.440.000 1.400.000
20X2 Kg. 962.000 962.000

b. Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los realmente ejecutados
del Producto B, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

COSTOS STANDARD COSTO REAL

(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD COSTO Y COSTO COSTO Y COSTO
CANTIDAD STANDARD CANTIDAD REAL
20X1 Bs. 6.300.000 4,50 6.860.000 4,90
Kg. 1.400.000 Bs/Kg. 1.400.000 Bs/Kg.
20X2 Bs. 4.810.000 5,00 5.194.800 5,40
Kg. 962.000 Bs/Kg. 962.000 Bs/Kg.

c. Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas insumidas para alcanzar
ese nivel de producción, así como la productividad Standard definida por la entidad del
Producto B, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

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 CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS
(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD PRODUCCION PRODUCTIVIDAD PRODUCCION PRODUCTIVIDAD
INSUMOS ESTANDAR INSUMOS REAL
20X1 Kg. 1.400.000 4,00 1.424.500 3.70
Hrs. 350.000 385.000
20X2 Kg. 962.000 2,96 691.200 2.40
Hrs. 325.000 288.000

d. La empresa estaba sufriendo una cuantiosa pérdida mensual en el empaquetado de

este producto terminado.
e. Después de examinar las operaciones de recepción de la materia prima en almacenes,
se revisó las operaciones de procesamiento, incluyendo el peso del producto terminado
en paquetes.
f. El peso de cada paquete examinado indicaba, que excedían, en promedio en un kilo al
peso garantizado de cada uno que era de 25 Kilos. Una vez ampliadas las pruebas al
total de las mercaderías disponibles para la venta, se reveló que esta falla era común en
todo el lote.

g. Al profundizarse el examen se verifico que la maquinaria utilizada para el pesado y

empaquetado del producto B, no estaba debidamente calibrada, como era norma en le
empresa.

h. El encargado de Almacenes, comunicó en forma escrita al Jefe Administrativo en fecha

18/05/X2, que de acuerdo a normas técnicas aprobadas, los aparatos para el pesado y
empaquetado debían ser calibrados y garantizados cada tres meses, para lo cual
solicito la contratación de personal especializado para tal labor, procedimiento que no
fue cumplido en la empresa. Los registros de control señalan como última fecha de
verificación y control el 02/01/X2.

En reunión con el jefe Administrativo, nos expresó que no recordaba esta nota y
después de una búsqueda entre los documentos archivados, manifestó el extravío de
dicha nota, argumentando tener mucha carga de trabajo. Consultado respecto de sí
este olvido tendría algún efecto negativo en el funcionamiento de los aparatos para el
pesado y embolsado, manifestó no tendría fallas importantes y en todo caso serán unos
cuantos Kilos más o menos.

i) Profundizando en el análisis establecimos que las ventas del Producto B,

correspondientes a la gestión 20X2, según los reportes contables fueron las siguientes.

MES UNIDAD TOTAL CONTENIDO TOTAL

PAQUETES Kg. Kg.
Enero Paq. 3.000 25 75.000
Febrero Paq. 3.000 25 75.000
Marzo Paq. 3.000 25 75.000
Abril Paq. 3.000 25 75.000

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 Mayo Paq. 3.000 25 75.000
Junio Paq. 3.500 25 87.500
Julio Paq. 3.000 25 75.000
Agosto Paq. 3.000 25 75.000
Septiembre Paq. 3.000 25 75.000
Octubre Paq. 3.000 25 75.000
Noviembre Paq. 3.000 25 75.000
Diciembre Paq. 3.500 25 87.500
TOTAL 37.000 925.000

j) Con referencia al inventario final de productos terminados al 30/06/X2, debemos

señalar que éste tuvo que ser practicado nuevamente por las fallas detectadas,
estando al presente en proceso de copiado, para su incorporación a los estados
contables.

k) El precio de venta que no se modificó desde enero 20X2, es de Bs 10 el Kilo.

l) El Gerente de la empresa expresó su profunda preocupación por los resultados

que reveló nuestro examen, señalando su conformidad con las recomendaciones
sugeridas.

SE PIDE:

1. Elaborar el Memorando de Planificación de Auditoria (MPA) con los datos existentes y

enunciados anteriormente y el LEGAJO DE PAPELES DE TRABAJO DE PLANIFICACIÓN O
PROGRAMACIÓN.

2. Redactar los hallazgos de auditoria, con los atributos de condición, criterio, causa,
efecto, recomendación y comentario de los responsables, documentando los mismos en
papeles de trabajo y proceder a elaborar el LEGAJO DE PAPELES DE TRABAJO
CORRIENTE

11
 PARTE II

FORMATO DE
PAPELES DE TRABAJO

12
 EMPRESA MULTINACIONAL S.A.
Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza del trabajo

1,2 Principales responsabilidades a nivel de informes
1.3 Alcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo
(si las hubiera).
1.4 Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo.
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS RIESGOS

INHERENTES

2.1 Estructura patrimonial, organizativa y marco legal de la entidad

2.2 Principales productos o servicios
2.3 Principales productos o políticas de mercadeo
2.4 Métodos de operación
2.5 Políticas de compra y venta
2.6 Principales clientes y proveedores
2.7 Principales fuentes de generación de recursos
2.8 Estructura gerencial
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD
13
4. SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE
5. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
6. AMBIENTE DE CONTROL
7. ENFOQUE DE AUDITORIA
8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O EXTERNA.
9. APOYO DE ESPECIALISTAS
10. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO
11. PROGRAMAS DE TRABAJO

ELABORADO POR: ___________________

Fecha

REVISADO POR: ___________________

Fecha

LEÍDO Y ENTENDIDO POR: ___________________

Fecha

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.

Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
PROGRAMA DE AUDITORIA

OBJETIVOS:

PERSONAL REFERENCIA
PROCEDIMIENTOS ASIGNADO A PAPELES
DE TRABAJO

14
CONCLUSIÓN

ELABORADO POR: ___________________

Fecha

REVISADO POR: ___________________

Fecha

LEÍDO Y ENTENDIDO POR: ___________________

Fecha

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.

Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE RESPALDO A RESPUESTAS

REF. REFERENCIA
PROGRAMA DESCRIPCION CONTROL HALLAZGO
-1-

15
 REF. REFERENCIA
PROGRAMA DESCRIPCION CONTROL HALLAZGO

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.

Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE CONTROLES

REF. PRUEBA DISPOSICIÓN REF.

REF. DESCRIPCION DE GERENTE DE INFORME
PT CUMPLIMIENTO AUDITORIA

16
 EMPRESA MULTINACIONAL S.A.
Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE HALLAZGOS

DISPOSICIÓN REF.
REF. DESCRIPCION GERENTE DE INFORME
PT AUDITORIA
Condición:

Criterio:

17
Efecto:

Causa:

Recomendación:

Comentario de los responsables:

18
 PARTE III

METODOLOGIA DE
APLICACIÓN DE PAPELES DE
TRABAJO

METODOLOGÍA DE APLICACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

La elaboración de los papeles de trabajo que respalden la identificación,

evaluación y documentación de los hallazgos de auditoria debe tener la
siguiente secuencia:

19
1. Todas las respuestas o aplicación de procedimientos del programa de Auditoria, sin
excepción alguna se registrarán en la Cedula de Respaldo a Respuestas.

2. Un análisis inmediato de la aplicación del procedimiento determinará si el proceso

evaluado constituye un Control o un Hallazgo de Auditoria Operativa, por lo que esta
situación se documentara en esta cedula, exponiendo:

 Para el caso de un control, en la Cedula de Controles.

 Para el caso de un Hallazgo en la Cedula de Hallazgos.

3. Los controles identificados serán expuestos en la Cedula de Controles, La validez y

vigencia del control debe ser comprobada a través de pruebas de cumplimiento,
tomando en cuenta transacciones u operaciones tipo y representativas del control que
se comprueba.

4. De acuerdo a la importancia del control y lo adecuado de su comprobación, el Gerente

de Auditoria deberá disponer su incorporación en el informe o no. En caso de optarse
por la primera actitud, en la Columna de Referencia Informe deberá colocarse la
referencia de la hoja del Informe de Auditoria Operativa, en la cual se expone el control.

5. Los hallazgos identificados serán expuestos en la Cedula de Hallazgos, con los atributos
de Condición, criterio, efecto, causa, Recomendación y Comentario de los Responsables.

6. De acuerdo a la importancia del hallazgo, el Gerente de Auditoria deberá disponer su

incorporación en el informe o no. En caso de optarse por la primera actitud, en la
Columna de Referencia Informe deberá colocarse la referencia de la hoja del Informe de
Auditoria Operativa en la cual se expone el Hallazgo.

7. La gestión 20X1 corresponde a la gestión anterior y la gestión 20X2 corresponde a la

gestión sujeta a auditoria.
Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA
Cpa. Abg. MA. MES.
Contador Público - Abogado
Magíster en Auditoria
Magíster en Educación Superior

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