Planeación de la Auditoria Administrativa

Yelyszabeth Atencia Cardozo, Maria Alejandra Cubides Diaz, Leidy Tatiana

Martinez Alarcon, Miguel Angel Ramos Maury

Presentado a

Fabián Alejandro Sanabria Agudelo

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS Y ECONÓMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

AUDITORIA ADMISTRATIVA

BOGOTÁ

2022
TABLA DE CONTENIDO

Introducción................................................................................................................................4

Contextualización de la empresa.................................................................................................5

Empresa: GRUPO PUERTO DE CARTAGENA..................................................................5

Dentro de su estrategia organizacional encontramos:.............................................................6

Misión.................................................................................................................................6

Visión..................................................................................................................................6

Valores corporativos...........................................................................................................6

Planeación de la auditoria...........................................................................................................7

Análisis Administrativo Justificación.....................................................................................7

Nombre de la auditoria............................................................................................................8

Objetivo de la auditoria...........................................................................................................8

Objetivos específicos..............................................................................................................9

Alcance de la auditoria............................................................................................................9

Equipo Responsable................................................................................................................9

Áreas de intervención............................................................................................................10

Numero progresivo de actividades estimadas.......................................................................10

Actividades............................................................................................................................12

Fases......................................................................................................................................12
 Cronograma de actividades de la auditoria...........................................................................13

Diagrama de proceso o flujo.................................................................................................13

Reportes e informes..................................................................................................................14

Periodicidad..............................................................................................................................14

Conclusiones.............................................................................................................................15

Referencias................................................................................................................................16
 Introducción

El presente documento refleja el desarrollo de una actividad que aborda la

contextualización de una empresa a través de un proceso documental de reconocimiento,

exploración e investigación, para obtener la información idónea que permita llevar a cabo la

correcta planeación de una auditoria.

En toda organización se hace necesario contar con una herramienta que genere y

promueva la mejora e innovación, para la optimización de los recursos y ayude a evitar

cualquier acción que ponga en riesgo la empresa. Es por esto que se desarrolla esta actividad

evaluativa, para fortalecer los conocimientos y la practica en la planificación de la auditoria

administrativa.

La contextualización se realiza sobre la empresa grupo puerto de Cartagena, terminal

marítimo de Sociedad portuaria regional de Cartagena; y Contecar terminal marítimo de

Cartagena, como dos empresas del grupo empresarial Cartagena II.

Se identifica en su información de la página web, datos referentes a su visión y

estrategia corporativa que nos permiten como estudiantes analizar y encontrar a primera vista

inconsistencias y oportunidades de estudio y mejora, ya que aún tienen publicada en su sitio

web, una visión proyectada del año 2017 con una meta de movilizar 5 millones de TEUS y de

acuerdo con su reporte de productividad para los años 2020 y 2021, no superaron los 3.5

millones de contenedores.
 Contextualización de la empresa

Empresa: GRUPO PUERTO DE CARTAGENA

El grupo puerto de Cartagena se define como una plataforma logística compuesta por

los terminales marítimos de Sociedad Portuaria Regional de Cartagena, Terminal de

Contenedores de Cartagena Contecar, así como otras empresas del grupo que ofrecen

diversos servicios complementarios a la actividad principal, ofrecer servicios portuarios y

logísticos a buques de carga y de pasajeros, funcionando desde 1993 con un régimen de

administración privada concesionado por 40 años.

Se especializa en el manejo de contenedores con una capacidad para movilizar hasta

3.5 millones de TEU (contenedor de 20’) anuales. Cuenta además con la infraestructura para

movilizar carga auto rodante (RO-RO) especializado en carga de automóviles para el mercado

nacional y regional.

Al ser un centro logístico, genera valor agregado a la carga y ofrece soluciones a la

medida de sus clientes; servicios como bodegaje, etiquetado y re empaque, entre otros.

El grupo puerto de Cartagena está dentro de la lista del TOP 100 Container Ports y es el

quinto puerto más grande en Latinoamérica según el volumen de carga movilizada de acuerdo

con la CEPAL.

Es un puerto altamente competitivo, lo que lo posiciona como el principal puerto

exportador del país y un facilitador en el desarrollo nacional.

 Dentro de su estrategia organizacional encontramos:

Misión: El puerto de Cartagena brinda servicios portuarios y logísticos que agregan

valor y generan ventajas competitivas a los participantes del comercio internacional.

Visión: en 2017, el puerto de Cartagena habrá logrado ventas consolidadas de 600

millones de dólares anuales, generando valor para los grupos de interés.

 Tendrá capacidad para movilizar 5 millones de TEUS por año en la red

logística.

 Habrá consolidado valiosas alianzas estratégicas en sus negocios

 El puerto de Cartagena ocupará un lugar destacado como: lugar de

trabajo, por su gestión ambiental y por su responsabilidad social.

 Garantizar la calidad y el cumplimiento de los servicios prestados.

Valores corporativos

 Centrado en el cliente: su éxito se basa en la satisfacción de sus

clientes.

 Procesos simples y agiles: responde con rapidez y flexibilidad a los

requerimientos del mercado.

 Visibilidad y transparencia: genera confianza a través de su

comportamiento abierto y claro.

 Estándares de seguridad muy completos: todos trabajamos para

prevenir riesgos.

 Innovación continua en sus servicios: desarrolla constantemente

nuevo servicios y nuevas formas de hacer las cosas.

  Tecnología de última generación: Utiliza la última y más eficaz

tecnología

 Organización inteligente: El personal del puerto aprende de todo y de

todos; transmiten el conocimiento a otros y lo transforman para que la organización se

beneficie en su conjunto.

 Personal competente y honesto: Se esfuerzan día a día por mejorar su

desempeño y crecer.

Planeación de la auditoria

Análisis Administrativo Justificación

- Se evidencia que en la estrategia organizacional no se han replanteado

los objetivos visionales, dado que la proyección quedó estipulada para el año 2017 con

meta de trabajo cada 10 años, y teniendo en cuenta el año actual 2022, la visión

debería estar proyectada al año 2027.

- La visión establecida para 2017 no se ha cumplido, de acuerdo a la

productividad del puerto en los 2 últimos años reportada a la comunidad, donde se

alcanzó a movilizar 3’128.208 y 3’343.810 contenedores en el 2020 y 2021

respectivamente, contra una capacidad proyectada de 5 millones de TEUS.

- Teniendo en cuenta que la productividad del puerto está determinada por

la cantidad de contenedores movilizados, se hace necesario validar el cumplimiento a

Sistema de Gestión Integrado de la organización, para analizar la interrelación de los

procesos, identificar si realmente existen fallas y poder llegar a conclusiones objetivas.

 - Se deben considerar las condiciones sociales, económicas, de salud

pública nacional y global asociadas a la pandemia, presentes en los periodos

productivos analizados, lo cual conlleva identificar todo lo relacionado con las

condiciones laborales del capital humano en gran medida y el desarrollo y cumplimento

de los procesos claves de la organización.

- Al ser una empresa sujeta a control normativo y de autoridades y de cara

a las partes interesadas, es importante considerar la información que se obtenga de la

agremiación de actores y usuario portuarios, en este caso La federación colombiana de

agentes logísticos en comercio Internacional FITAC

Nombre de la auditoria

Análisis de cumplimiento del sistema de gestión integrado y verificación de procesos

clave y de apoyo crítico, relacionados con la productividad, la atención y satisfacción de los

clientes.

Objetivo de la auditoria

Identificar los elementos fundamentales en el logro de las metas organizaciones del

grupo puerto de Cartagena, asociados al cumplimento del sistema de gestión integrado para

los procesos operativos, procesos de apoyo crítico y procesos de soporte administrativo y la

interacción entre estos que generan valor agregado a los clientes, a través una estrategia que

permita identificar cuál de los elementos involucrados en el ciclo operativo requiere mejoras,

para poder diseñar propuestas innovadoras que potencialicen a la empresa.

 Objetivos específicos

- Realizar un diagnóstico al grado de cumplimiento de los procesos

internos del grupo puerto de Cartagena en condiciones laborales actuales de 2022

después de pasar el pico de la pandemia.

- Identificar el grado de responsabilidad en los procesos de apoyo crítico y

apoyo administrativo, de las áreas de documentación y control de requisitos; así como

para el área de gestión humana respectivamente en la productividad de la organización.

- Explorar y conocer el grado de satisfacción de los clientes y partes

interesadas, para determinar el nivel de cercanía de la organización con sus clientes y

lograr identificar aspectos claves del objetivo deseado.

Alcance de la auditoria

Esta auditoria tendrá alcance sobre los procesos operativos, técnicos y administrativos

para la prestación de servicios portuarios y logísticos a los participantes del comercio

internacional, para las empresas del grupo Puerto de Cartagena.

Equipo Responsable
 Áreas de intervención

El presente plan de auditoria se desarrolla sobre las áreas de la organización con un

componente operativo, administrativo y de soporte, así:

- Operaciones Marítimas

- Documentación y control de requisitos

- Gestión humana

Definida la actividad principal del puerto en la prestación de servicios portuarios a

buques con el cargue y descargue de contenedores y carga en general, se deben analizar las

áreas que le dan soporte y apoyo; documentación y control de requisitos es el área encargada

de vigilar el cumplimiento de los requisitos y es apoyo crítico a la actividad marítima ,puesto

que la actividad portuaria está regulada por entidades de control aduanero; adicional toda la

actividad portuaria operativa se regula y autoriza en el área de documentación y control de

requisitos.

Desde la auditoria al área de gestión humana, se pretende identificar cuáles son las

motivaciones de los colaboradores y si la organización impulsa de manera eficiente la

productividad y eficacia en los procesos ejecutados.

Numero progresivo de actividades estimadas

Realizar el primer encuentro con el

área de procesos para tener un panorama

GESTIÓN DE PROCESOS /
general de la estructura organizacional y de la
AUDITORÍAS INTERNAS
gestión por procesos, incluyendo la revisión

de las auditorias anteriores

OPERACIONES MARÍTIMAS CTC Área constituida Proceso clave de la

cadena de valor organizacional, sobre la cual

 se va a trabajar y es el objetivo de auditoria

CTC

Área constituida Proceso clave de la

cadena de valor organizacional, sobre la cual

OPERACIONES MARÍTIMAS SPRC
se va a trabajar y es el objetivo de auditoria

SPRC

Se debe incluir el área de patios por

estar directamente ligados al almacenamiento

PATIO DE CONTENEDORES SPRC
y operación en la manipulación de los

contenedores.

Se debe identificar si los servicios a

PRESTACIÓN DE SERVICIOS A
cruceros interfieren en la prestación de
CRUCEROS
servicio a buques portacontenedores.

Proceso de apoyo crítico que esta

DOCUMENTACIÓN y CONTROL DE engranado a la operación marítima y que

REQUISITOS representa el cumplimiento de requisitos de

cara a las partes interesadas.

Proceso clave en la cadena de valor

ATENCIÓN AL CLIENTE que es determinante a la hora de prestar

servicios oportunos y agiles

Proceso de apoyo administrativo que

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO tiene injerencia directa en el capital humano

que mueve los hilos operativos

REALIZACIÓN DEL INFORME DE Entrega de informes

AUDITORIA
 REUNIÓN DE CIERRE Finalización y cierre.

Actividades

Dentro de las actividades de la auditoria se desarrollarán técnicas apropiadas para el

manejo y análisis de la información

 Exploración: se realizará investigación en la web corporativa y páginas

de interés de entidades afines a la empresa para adelantar un proceso de

documentación amplio sobre la organización

 Entrevistas: Se entrevistarán a las personas encargadas y designadas

en los procesos con el fin de obtener la información necesaria para identificar y lograr el

objetivo de la auditoria.

 Observación: en el desarrollo de las actividades propias de la auditoria,

se realizará observación directa sobre las actividades de cada proceso para evidencias

su efectivo cumplimento

Fases

Fase 1. Investigación exploratoria de la empresa para contextualizar y conocer en

términos generales y puntuales la organización y a que se dedica.

Fase 2. Realización de un análisis descriptivo de la situación encontrada en la

organización

Fase 3. Preparación del proyecto o plan de auditoria

Fase 4. Presentación del proyecto y socialización de los objetivos de la auditoria a la

gerencia.

Fase 5. Reunión de apertura con todas las partes interesadas.

 Fase 6. Desarrollo de las actividades de encuestas, entrevistas, revisión de procesos,

análisis de las actividades desarrolladas en las áreas seleccionadas del a empresa.

Fase 7. Presentación de informes.

Fase 8. Reunión de cierre.

Cronograma de actividades de la auditoria

Diagrama de proceso o flujo

 Reportes e informes

Se estipula la entrega de un informe semanal de tipo opinión limpia o sin salvedades,

que dictamine una actuación correcta, ajustándose a la norma y entregando información fiel a

la analizada.

De ser necesario, por errores en la presentación de datos u omisiones entre otras, se

entregará un informe de opinión con salvedades.

Periodicidad

Se realizarán informes de avances semanales durante 3 semanas, en los que se deben

realizar análisis comparativos de la influencia de los procesos de apoyo crítico y administrativo,

sobre los niveles de productividad.

En caso de identificar fallas en el proceso de documentación y control de requisitos, y

gestión humana, se realizan los planteamientos encaminados a impulsar la toma de decisiones

para la implementación de las respectivas acciones de mejora.

 Conclusiones

Finalmente podemos concluir que, con la actividad desarrollada y entregada, se logró el

objetivo de comprender la importancia del alistamiento de la información y de la etapa de

planear una auditoria administrativa, a través de poner en práctica los conocimientos

disponibles en el referente de pensamiento que nos impulsan a desarrollar la investigación,

análisis de la información y pensamiento crítico.

Podemos decir que este ejercicio nos permitió tener un primer acercamiento real, al roll

de auditores en nuestra profesión como administradores de empresas.

 Referencias

Grupo Puerto de Cartagena,(s.f), Página principal , recuperado el 22 de febrero 2022:

https://www.puertocartagena.com/es

Grupo Puerto de Cartagena, (s.f), obtenido de la intranet el 1 de marzo 2022

Fundación Universitaria del Área Andina. (s.f.). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Recuperado el

2022, de EJE 2 Analicemos la situación:

https://areandina.instructure.com/courses/24828