Formulación y Evaluación de proyectos

Formulación Y Evaluación De
Proyectos

1.1 Introducción
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La formulación de un proyecto comprende una serie de técnicas y herramientas que permiten

darle forma y respuesta a las ideas y necesidades que se plantean continuamente en cualquier
sector o actividad que se desarrolle en el contexto de una sociedad, el fin , es identificar, y definir
el problema que se debe investigar para busca la alternativa que venga a solucionar la
insatisfacción presente, cabe señalar que este modulo solo abarca los aspectos relacionados
con la formulación de proyectos siendo la evaluación de los mismos objeto de otro modulo.
La formulación y evaluación de proyectos, sean de carácter privado o social, revisten una
importancia vital dentro de la planeación del desarrollo económico y social de cualquier país y
mayor todavía en los países envías de crecimiento, donde se requiere optimizar los recursos
financieros generalmente escasos, con la finalidad de alcanzar las metas propuestas.

Actualmente los países dentro del contexto internacional e integrado con economías globalizadas
que conforman grandes bloques comerciales y muy competitivos, requieren de una excelente
planeación de su desarrollo. Por lo que es indispensable contar con un plan nacional de
desarrollo, rector de todos los planes y programas económicos y sociales, sean éstos, programas
sectoriales, planes estatales de desarrollo o proyectos de inversión local, privados u oficiales.

Puntualizada la importancia que revisten los proyectos de inversión privada a cualquier nivel,
municipal, regional, estatal o nacional. Y especialmente para un iniciativa privada, cada vez más
participativa dentro de las actividades económicas nacionales y con un estado, cada vez menos
empresario, más privatizador, pretendiendo ser eficiente y productivo; pero seguir siendo rector
del desarrollo del país y con la obligación de canalizar los beneficios de un mayor crecimiento
económico del país, hacia la sociedad en su conjunto, y poniendo mayor énfasis hacia los
estratos sociales más desprotegidos, a través de obras de beneficio colectivo.

1.2 Objetivos del módulo o Competencias a desarrollar

LA FORMULACIÓN

Es la etapa de preparación tiene por objeto definir todas las características que tengan algún
grado de efecto en el flujo de ingresos y egresos monetarios del proyecto. Una etapa previa a la
del estudio del proyecto propiamente tal es la identificación de la idea, la cual representa
generalmente la realización de un diagnóstico, que detecta la necesidad que llenaría el proyecto
y que identifica las vías de solución.
El nivel de estudio inicial es el denominado perfil, el cual se elabora a partir de la información
existente, el juicio común y la opinión que da la experiencia. En términos monetarios solo
presenta estimaciones muy globales de las inversiones, costos o ingresos, sin entrar en
investigaciones de terreno.
Otro nivel de estudio es el llamado de pre factibilidad. Este estudio profundiza la investigación,
basándose principalmente en información de fuentes secundarias para definir con cierta
aproximación las variables principales referidas al mercado, a las alternativas técnicas de
producción y a la capacidad financiera de los inversionistas, se estiman las inversiones
probables, los costos de operación y los ingresos que demandará y generará el proyecto.
El nivel de estudio mas acabado se denomina factibilidad, el cual se elabora sobre la base de
antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primarias de información.
El cálculo de las variables financieras y económicas deben ser lo suficientemente demostrativos
para justificar la valoración de los distintos ítems. Se puede profundizar el estudio de "la mejor
alternativa". Esta etapa constituye el paso final del estudio PRE inversiones.
En la preparación del proyecto se reconocen, a su vez, dos sub etapas: una que se caracteriza
por recopilar información a través de estudios específicos, de mercadeo, de ingeniería, de
organización y financiero, y otra que se encarga de sistematizar, en términos monetarios, la
información proporcionada por estos tres estudios, mediante el mismo estudio financiero. Este
último proporciona información financiera sobre aspectos no incluidos en los otros estudios, como
los relativos a financiamiento e impuestos entre otros, para esto debemos comenzar a analizar
los siguientes aspectos:

1. Identificación del problema

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Que es un problema?
Una situación que se considera insatisfactoria.
En términos generales, un problema puede surgir de diferentes situaciones tales como:

 Puede surgir de una solicitud, es decir, de un deseo de cambio de la gente.

 Puede surgir de la identificación de una carencia o incoherencia en la información
disponible, es decir, de la identificación de vacios en la interpretación de la realidad
aceptada.
 Puede surgir de la identificación de una situación potencial, es decir, de una oportunidad.
 Puede surgir de la experiencia sensible del observador o actor inmerso en una realidad
determinada, siendo esta la principal fuente de identificación de problemas

La mejor forma de identificar problemas es mediante la observación crítica y analítica de la

vida cotidiana de las comunidades comprometidas. Hay que tener siempre presente que los
problemas no son hipótesis abstractas, por el contrario, son experiencias sensitivas interiorizadas
en la vida diaria de los grupos sociales y en la de las instituciones que las acompañan. Por lo
tanto, en forma previa al análisis de problemas, todos los grupos comprometidos y sus intereses
deben ser tomados en cuenta. Bajo esta perspectiva, la participación de los grupos sociales que
vivencia la realidad, es la clave para una adecuada identificación del problema.
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La identificación del proyecto debe permitir a todos los actores sociales, no solo a nivel individual
sino también colectivo, entender y analizar sus condiciones de existencia y la sociedad en la cual
se ubican. Para esto, es necesario desarrollar la capacidad de analizar críticamente las raíces
de los problemas y los conocimientos históricos que explican su situación. Sobre esta lectura,
este sub modulo tiene la misión de generar capacidades en la gente.

Bajo este contexto, el tema la entendemos como un proceso que fomenta la capacidad de del
estudiante para analizar su realidad y para tomar decisiones de acuerdo a sus necesidades,
intereses y aspiraciones. Estas capacidades también deben ser útiles para planear e
implementar, conjuntamente con los organismos de apoyo, acciones que resuelvan sus
problemas y satisfagan sus necesidades. Así, surge como una estrategia de participación,
orientada hacia el empoderamiento de las comunidades relacionadas, que se fundamente en el
reconocimiento de sus características socioeconómicas y culturales, para lograr acciones de
desarrollo de porte holístico, y no la simple introducción de innovaciones tecnológicas o de otro
tipo de soluciones apartadas del contexto de las comunidades en diálogo.

Siguiendo esta propuesta, se avanza en la realización del diagnóstico de la situación

tecnológica, ecológica, socioeconómica de las comunidades, analizando los recursos humanos
y naturales y su uso, así como su problemática social y organizativa. La base para la
identificación del problema es el análisis que hacen las comunidades acerca de su situación
concreta, luego, incluyendo también las apreciaciones y sugerencias de los promotores de
desarrollo, se llega a un acuerdo sobre las posibilidades para la acción y el cambio. Con esta
forma de análisis de la realidad se obtiene un auto diagnóstico, que es al mismo tiempo un
proceso formativo.

En estos términos, la preparación implica que las primeras acciones se encaminen a la

recopilación de toda aquella información que permita conocer el contexto y de ésta manera
entender mejor los planteamientos hechos en el estudio. Esta información se agrupa y organiza
construyendo un marco de referencia, que generalmente consiste en la descripción del entorno,
base contextual para la fase de verificación.

Para la recolección de la información necesaria se acude tanto a fuentes primarias como

secundarias.

Las fuentes secundarias con el propósito de indagar el tipo, la cantidad y la calidad de la

información que ya se encuentra registrada y que ha sido obtenida por otras personas. En el
caso de que esta información sea escasa, insuficiente o inexistente, se hace necesario utilizar
fuentes primarias.

La información diagnóstica local suele estar referenciada en instituciones, corporaciones u otro

tipo de identidades muchas veces externas que en algún momento han tenido interés sobre el
municipio. Resulta muy prudente recurrir a la información existente antes de duplicar esfuerzos
recreando lo ya existente.

Cuando es indispensable acudir a fuentes primarias o directas es necesario tener suficiente

claridad acerca de la información que se requiere, para luego determinar cuales son las personas
que la poseen o pueden suministrarla.
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En este proceso de reelaboración de las ideas, es inminente que se establezca un dialogo de

saberes y percepciones entre los distintos actores que participaron en su construcción inicial.
Centrándose sobre unas bases con cierto grado de elaboración, es muy probable que surjan
nuevas ideas que se articulen o que modifiquen la propuesta inicial. Lo que se quiere es
precisamente poner en juicio las hipótesis primarias, motivando su reelaboración desde distintas
perspectivas, por lo que la heterogeneidad del grupo gestor puede enriquecer el proceso.

Es necesario tener certeza acerca de que se está usando un lenguaje común y de que todos
comprenden e interpretan la información de forma similar. De esta forma, el avance sobre el
proceso de formulación va a ser más fluido, sintonizando a todos los actores sobre una misma
línea a seguir.

Referencias bibliográficas: Guía para la formulación de proyectos de investigación-Mauricio Castillo Sánchez -

2004 , Formulación y evaluación de proyectos de Inversión/ Abraham Hernández, Abraham Hernández
Villalobos - 2005

2. Pasos para definir el problema

Paso 1: Definir la situación

El primer paso para resolver problemas es definir la situación. Este paso tiene dos partes:

 Describir claramente el problema.

 Planear la solución.

Podemos usar nuestro conocimiento del proceso, incluyendo la información de los flujos de
trabajo. El Modelo de Proceso y los resultados de cualquier medición que se haya tomado para
identificar un problema y comenzar a definir precisamente la situación que lo rodea.

Describir Claramente el Problema.

La primera parte de la descripción de un problema es un enunciado claro del problema en

términos de un incumplimiento específico.

¿Cuál es la situación indeseable? ¿Qué sucedió que no debió haber sucedido? ¿Cuáles
requisitos no se están cumpliendo? ¿Cuándo es que no se cumplen? ¿Con qué frecuencia no se
cumplen? ¿Cuál es el Precio del Incumplimiento

Antes de poder comenzar a resolver un problema necesitamos una descripción exacta de lo que
está mal. Esta descripción debe ser concisa, objetiva y sin juicios. y debe concentrarse en el
proceso, sin hacer conjeturas sobre la causa. .

En cada caso es importante definir el incumplimiento lo más específicamente posible para que
todos los involucrados puedan entender el problema de la misma manera Hablar en general
sobre el problema con frecuencia significa saltar a conclusiones. Esto se brinca un paso
importante: describir exactamente cuál es el problema.

Pasó 2: Remediar temporalmente

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Ahora necesitamos analizar detenidamente las consecuencias que se identificaron en el Paso 1

para determinar qué tan rápido se necesita un remedio temporal o para evaluar la efectividad del
que quizá ya esté implantado.

Un remedio temporal es un paso para mantener el proceso funcionando. Cuando se presenta un

problema. La primera acción debe ser disculparse con el cliente. Cuando el resultado del proceso
es un servicio, podemos volver a prestar el mismo servicio. Cuando el resultado es un producto,
podemos repararlo o reemplazarlo. En cualquier caso, normalmente tranquilizamos al cliente de
alguna manera. "parchando" el proceso para reducir la incidencia y la intensidad de la
insatisfacción del cliente.

Un remedio temporal minimiza las consecuencias de un problema No se: dirige a la causa o

causas

El problema con el remedio temporal es que es un gasto innecesario Si no resolvemos el

problema, tendremos que seguir remediándolo y costará más y más. No es una solución
permanente del problema

Si los requisitos del cliente no se están cumpliendo, el problema debe remediarse para que el
cliente no reciba productos y servicios con incumplimientos. El remedio temporal gana tiempo
hasta que la causa o causas se pueden identificar y eliminar.

Pasó 3: identificar las causas- raíz

Identificar la causa o causas raíz puede ser el más retador de los cinco pasos y para tener éxito
requiere una comprensión profunda del proceso involucrado. Con el fin de lograr información del
proceso, se desarrolla un plan para recolectar datos. Después los datos se recolectan, se
organizan y se analizan.

Planear y Recolectar Datos

Un entendimiento claro de la definición del problema y del proceso involucrado ayuda a elegir las
técnicas que serán más efectivas para recolectar los datos sobre la causa o causas raíz
específicas.

El Modelo de Proceso proporciona un panorama claro de cómo se entienden actualmente los

requisitos. Una vez que los requisitos están documentados, el modelo puede identificar los
requisitos que necesitan más investigación

. "Posibilidad de error" es un método para buscar las posibles causas de un problema. Evalúa
los requisitos de las entradas y salidas e identifica posibilidades donde algo podría salir mal.
Posibilidades de error puede incluir duplicación, operaciones no estandarizadas, oportunidades
de pasar algo. por alto o requisitos no claros.

Pasó 4: tomar acción correctiva

Este es el cuarto de los cinco pasos para eliminar el incumplimiento. En muchas maneras, las
acciones en este paso son paralelas a las del Paso 2: remediar temporalmente. Aunque los
planes para la acción puedan ser similares, la diferencia importante es que en este punto debe
implantarse una solución permanente para el problema.
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Primero, si es necesario. Reunir a la gente que pueda decidir más efectivamente sobre ideas
u opciones para la acción correctiva. Cuando se han planteado todas las opciones hay que elegir.
Planear, Comunicar e implantar la mejor. Si la acción correctiva tiene éxito, el problema estará
resuelto.

Reunir a la Gente Clave

Cuando comienza la acción correctiva es útil volver a evaluar el recurso humano que están
asignados a la solución del problema.

Elegir e implantar la acción correctiva puede requerir diferentes conocimientos y experiencias

que los requeridos en describir el problema e identificar la causa o causas raíz.

Elegir la Acción Correctiva

Cada una de las opciones generadas es afectada por diversos factores, tales como el costo de
la acción correctiva, la complejidad de hacer el cambio y el tiempo requerido para ponerla en
funcionamiento.

Cuando definimos la situación durante el primer paso, establecemos una fecha de resolución en
la cual la acción. Correctiva debe estar implantada. Esta fecha debe también considerarse
cuando se elige la acción correctiva

Elegir la acción correctiva puede ser una decisión difícil. Por lo tanto, es importante conocer lo
más posible el proceso de la causa o causas del problema, y del costo, tiempo y complejidad de
cada acción correctiva que se está considerando

Pasó 5: evaluar y dar seguimiento

Hasta aquí, hemos analizado la definición de un problema, luego la, identificación y eliminación
de la causa o causas raíz. Ahora veremos acciones para asegurar que el problema se ha
eliminado para siempre.

Con frecuencia hay una sensación de alivio y satisfacción después de que se ha tomado la acción
correctiva. Sin embargo, un problema no está completamente resuelto hasta que se haya
evaluado esa acción correctiva para ver si fue efectiva y se le haya dado seguimiento para
asegurar que siga operando.

Evaluar

Cuando la situación se determinó en el Paso 1, se estableció un criterio de resolución. Este

criterio se usó para evaluación. Evaluar la acción correctiva determina si el problema está
resuelto o no La primera acción para evaluar la acción correctiva es examinar el remedio
temporal. Puede ser necesario terminar con el remedio temporal para que los datos recolectados
para evaluación no se vean afectados. Una vez que se recolectaron y se analizaron los datos,
es posible ver si el criterio de resolución se ha cumplido o no.

Dar Seguimiento
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Si el criterio de resolución se cumplió, el remedio temporal está formalmente terminado y el

problema está resuelto. Sin embargo. Aún no hemos terminado. Nuestra responsabilidad final es
dar seguimiento a la acción correctiva para asegurar que está operando y que no habrá ningún
efecto secundario indeseable.

Las tres técnicas para dar seguimiento son, auditoría. Encuestas a clientes y proveedores y la
revisión informal.

· Una auditoria es una revisión periódica para asegurar que un proceso cumple con sus
requisitos. Esto es una inspección del proceso mismo. no del resultado.

· Se lleva a cabo una auditoría para ver si la acción correctiva sigue operando y si ha
ocasionado algún nuevo problema o efecto secundario. A menudo esta técnica se usa en áreas
donde es difícil aplicar el concepto de "a prueba de errores.

3. Árbol de problemas – causa y efectos

El árbol de problemas es una ayuda importante para entender la problemática a resolver. En él

se expresan, en encadenamiento tipo causa/efecto, las condiciones negativas percibidas por los
involucrados en relación con el problema en cuestión.

Confirmado el mencionado encadenamiento causa/efecto, se ordenan los problemas principales

permitiendo al formulador o equipo identificar el conjunto de problemas sobre el cual se
concentrarán los objetivos del proyecto. Esta clarificación de la cadena de problemas permite
mejorar el diseño, efectuar un monitoreo de los "supuestos" del proyecto durante su ejecución y,
una vez terminado el proyecto, facilita la tarea del evaluador, quien debe determinar si los
problemas han sido resueltos (o no) como resultado del proyecto.

El árbol de objetivos

Los problemas de desarrollo identificados en el árbol de problemas se convierten, como

soluciones, en objetivos del proyecto como parte de la etapa inicial de diseñar una respuesta.

Los objetivos identificados como componentes o productos de un proyecto se convierten en los

medios para encarar el problema de desarrollo identificado y proporcionar un instrumento para
determinar su impacto de desarrollo.

Como se elabora el árbol de problemas:

PASO 1: Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión.

PASO 2: Formular en pocas palabras el problema central.

PASO 3: Anotar las causas del problema central.

PASO 4: Anotar los efectos provocados por el problema central.

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PASO 5: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un
Árbol de Problemas.

PASO 6: Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad.

Análisis de problemas puntos claves:

 Un problema no es la ausencia de su solución, sino un estado existente negativo

 La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el Árbol de
Problemas
 Formular el problema como un estado negativo
 Escribir un solo problema por tarjeta

Se debe formular el problema central de modo que sea lo suficientemente concreto para facilitar
la búsqueda de soluciones, pero también lo suficientemente amplio que permita contar con una
gama de alternativas de solución, en lugar de una solución única.

Uno de los errores más comunes en la especificación del problema consiste en expresarlo como
la negación o falta de algo. En vez de ello, el problema debe plantearse de tal forma que permita
encontrar diferentes posibilidades de solución.

Ejemplos mal formulados:

 No existe un generador local de energía eléctrica.

 Falta de programas de educación inicial.

Ejemplos correctamente formulados:

 Limitada provisión de energía eléctrica durante el día.

 Bajo rendimiento de los niños y niñas en los primeros años de educación primaria.

Los ejemplos del primer cuadro conducen de antemano hacia una única solución: construir un
generador de energía eléctrica o implementar programas de educación inicial. En cambio, los
ejemplos del segundo cuadro permiten una amplia gama de posibilidades de solución, como la
utilización de medios de generación alternativos o diversas estrategias para elevar el rendimiento
de los niños y niñas en educación primaria.
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Luego de haber sido definido el problema central motivo del proyecto, se debe determinar tanto
las causas que lo generan como los efectos negativos que este produce para luego
interrelacionar de una manera gráfica a estos tres componentes.

Una técnica adecuada para determinar las causas y efectos, una vez definido el problema central,
es la lluvia de ideas. Esta técnica consiste en hacer un listado de todas las posibles causas y
efectos del problema que surjan luego de haber realizado un diagnóstico sobre la situación que
se quiere ayudar a resolver. Luego de ello, se procederá a depurar esta lista inicial para
finalmente organizar y jerarquizar cada uno de sus componentes bajo una interrelación causa-
efecto. En esta parte del trabajo se debe contar con el apoyo de literatura y estadísticas, así
como un diagnóstico del problema y la experiencia de proyectistas o expertos en el tema.

4. Análisis de alternativas

Una vez concluido el análisis Causas y efectos del problema , ya podemos tener una idea
aproximada de los retos que enfrentará el proyecto, es decir de lo que busca lograr como fines,
asimismo ya se tiene claro que aspectos deben trabajarse para lograr un proyecto con impacto
exitoso. Para poder delinear el proyecto de manera concreta, se trabaja en el análisis de
alternativas, las alternativas son el conjunto de medios que pueden trabajarse, ya sea uno sólo
o varios medios agrupados.

Es claro que aquí hay diversidad de objetivos, el análisis de alternativas me permite visualizar
que voy a realizar, si o haré en conjunto o cada objetivo por separado, o si alguno de estos
objetivos medios es inviable. Es vital en este tema, que las alternativas se evalúen en función al
logro del objetivo, es decir si una de ellas tiene poco impacto en la situación deseada para la
comunidad, entonces esa alternativa u objetivo medio debe ser descartada.

Es bueno que las alternativas diversas sean evaluadas, ya mencionábamos antes dos criterios
de evaluación, uno es la posibilidad de efectuar tareas en términos normativos o capacidad legal,
otro es la capacidad económica, finalmente esta la capacidad técnica o de personas para llevar
adelante la alternativa, sino poseemos esas capacidades, entonces la alternativa queda
descartada y nos abocamos a aquella que podamos llevar adelante con éxito.

Veamos algunos pasos para ejecutar el análisis de alternativas:

- Paso 1: Identificar diferentes tipos de objetivos (basados en el árbol de objetivos) que

podrían ser estrategias a usar en el proyecto, los objetivos pueden combinarse para diseñar las
estrategias.

- Paso 2: Considerar la viabilidad política e institucional, además de la existencia de fuentes

de financiamiento y otros aspectos necesarios para ejecutar el proyecto.

- Paso 3: Elegir la estrategia principal o la combinación de estrategias a ser usadas en el

proyecto, Una ayuda es usar una matriz de criterios de selección de alternativas.
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Cada estrategia o alternativa se somete a las preguntas: Hay presupuesto para ejecutarla?
genera impacto ambiental positivo (cuando menos no genera efecto ambiental negativo)?,
genera mejoras en las condiciones sociales o el desarrollo social de la comunidad?, otras
preguntas más que pueden considerarse son: contamos con especialistas en el tema del
proyecto? Podemos contratarlos?, contamos con equipos especiales para este proyecto?
Podemos comprarlos o alquilarlos?

Otros temas a considerar ya dependerán de los involucrados que sigue este proceso de diseño
del proyecto.

- Paso 4: Realizar los estudios necesarios para determinar la factibilidad de la estrategia

principal o la combinación de ellas, esta estrategia principal o aquellas que se complementen,
dan origen al proyecto, llevarlo adelante supone una serie de aspectos adicionales como diseño
de obras civiles (de darse el caso) o estudios especiales para el mercado de algún producto en
especial, es decir ya contar con información específica para poder plantear los costos del
proyecto y gestionar los niveles de cooperación internacional o local que esperamos tener.

Bibliografía.

 NASSIR Sapag Chain, REINALDO Sapag Chain. Preparación y evaluación de proyectos.

4ª. Edición ( capítulos 1 y 2)

 GERMAN ARBOLEDA VELEZ. Proyectos. Formulación, evaluación y control. Tercera

edición Julio de 1999. (páginas 3-18)