ACTIVIDADES PARA CLASIFICAR

 Gestión, administración y organización de los documentos de la empresa

 Recepción y atención de visitas para conocer la empresa

 Recepción, clasificación y distribución de la correspondencia

 Realizar envíos de cartas y paquetería

 Recepción y filtro de llamadas telefónicas y de e-mails

 Tareas de secretariado, gestión de la agenda, eventos y viajes del jefe

 Realizar trámites bancarios

 Pago de servicios públicos

 Procesar los documentos, tanto en formato tradicional (papel) como electrónico.

 Gestión de bases de datos vinculadas a la actividad de ventas de la empresa

 Gestión de los registros contables de la empresa

 Gestión de nóminas y ayudas a los empleados.

 Verificación de la existencia de materia prima para fabricar los productos

 Apoyo a la empresa en la organización de eventos para los empleados

 Ayudar en la planificación de viajes del Gerente (en la adquisición de billetes de avión, la

reserva de hoteles, etc.)

 El archivo de información financiera

 La gestión administrativa del personal (nóminas, EPS, fondo de pensiones)

 Las gestiones de compraventa de vehículos para uso de los gerentes

 Las gestiones de compraventa de vehículos para distribuir los productos de la empresa

 Conceder descuentos en los precios de los productos

 La capacitación de los empleados

 Redactar, archivar y revisar todo tipo de documentos, especialmente recibos de las

facturas de las ventas

 Recopilar información con el objetivo de estudiar datos, extraer conclusiones y generar los

informes correspondientes de las ventas y los descuentos de los productos

 Actualizar y mantener al día los procedimientos, los manuales de funciones, así como las
bases de datos y las listas de contactos
 Realizar gestiones asociadas a la compra de productos y servicios para uso del área
administrativa

 Gestionar la comunicación de la empresa tanto a nivel interno como externo

 Coordinar los servicios de mensajería y la logística de la empresa y las entregas de

productos

 Gestionar el calendario administrativo (para gestiones como presentación de impuestos

trimestrales y anuales, etc.).

 Tramitar gestiones de carácter administrativo que repercuten en el personal de la

empresa (contratos, nóminas, retenciones, etc.) en función de la normativa vigente y de la
política interna de la organización

 Prestar apoyo especial al departamento de Recursos Humanos para la realización de las

gestiones administrativas relacionadas con el personal y descritas anteriormente

 Desarrollar y supervisar registros y archivos de contabilidad

 Supervisar gestiones relacionadas con las cuentas de la empresa, la tesorería, los

proyectos de inversión, etc.

 Gestionar y tramitar documentos legales como permisos y licencias, impuestos,

presentación de documentos oficiales, solicitud de certificados.

 Informar y atender a clientes para ofrecerles información sobre servicios de la empresa,

funcionamiento de esta, etc.

 Ayudar a otros departamentos para el desarrollo de informes, presentaciones, etc.

 Elaborar documentos y comunicaciones relacionadas con las políticas y decisiones de la

empresa

 Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos según las técnicas apropiadas

y los parámetros establecidos por la empresa.

 Gestionar los procesos de tramitación administrativa empresarial en relación con las áreas
comercial, financiera, contable y fiscal de la empresa

 Supervisar la gestión de tesorería, la captación de recursos financieros y el estudio de

viabilidad de proyectos de inversión

 Organizar y supervisar la gestión administrativa de personal de la empresa

 Realizar la gestión administrativa de procesos comerciales, llevando a cabo tareas de
documentación y actividades de negociación con proveedores y de asesoramiento y
relación con el cliente
 Tramitar y realizar la gestión administrativa en la presentación de documentos en
diferentes organismos y administraciones públicas en plazo y forma requeridos
 Atender al público, atendiendo reclamaciones de los clientes a través de diferentes vías:
teléfono, correo electrónico, personalmente, etc.
 Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes

 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia

 Responder y reenviar correos entrantes de manera constante

 Coordinar los servicios de mensajería

 Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros de la empresa

 Realizar las propuestas para los clientes (diseños).

 Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memorandos y

otros documentos administrativos

 Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y

generar los reportes comerciales correspondientes

 Redactar, revisar y distribuir las facturas y las cuentas de cobro

 Actualizar y mantener al día los procedimientos y las guías existentes, las listas de
contactos, entre otros

 Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos

electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:

 Escanear documentos físicos de los empleados para respaldarlos de forma digital.

 Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de

datos de los proveedores

 Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y

otras actividades comerciales

 Gestionar el calendario y coordinar el trabajo para las reuniones de nuevos negocios

 Generar el orden del día para las reuniones administrativas con el objetivo de que se
lleven a cabo de manera eficiente

 Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de

la logística de los eventos corporativos

 Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las
personas correspondientes

 Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización

 Interactuar con clientes, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus
requerimientos

 Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes

 Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos

 Asegurar todos los bienes de la empresa

 Encargarse de la coordinación general de las oficinas y resolver cualquier problema o

requerimiento administrativo

 Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina

 Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y

equipos cuando sea necesario.

 Realizar reportes de gastos.

 Mantener la empresa limpia, ordenada y vigilada

 Interactuar con clientes y atender sus consultas

 Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos financieros

 Realizar fotocopias

 Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina

 Organizar reuniones y encargarse de la logística de las convenciones de ventas

 Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos

informáticos

 Registrar, procesar y transmitir documentos, facturas, correos electrónicos y cualquier

otro tipo de información.

 Realizar las gestiones administrativas de compra y venta de productos y/o servicios, así
como las correspondientes comunicaciones con proveedores y clientes

 Realizar las gestiones administrativas de personal, de acuerdo con la normativa laboral

vigente y las instrucciones internas de la empresa

 Realizar las gestiones administrativas de tesorería, supervisión de proyectos de inversión,

captación de fondos, etc.

 Llevar a cabo los registros contables, a través de las correspondientes aplicaciones

informáticas

 Informar y atender al cliente sobre productos y/o servicios financieros y de seguros, a

través de las distintas vías de comunicación (en persona, por teléfono, a través del correo
electrónico, etc.).

 Realizar gestiones administrativas ante la administración pública, encargarse de la

presentación de documentos por vía telemática en tiempo y forma, supervisar el
cumplimiento de plazos en procedimientos administrativos, etc.