Fecha: 12/07/2017

PLAN DE TRABAJO PERSONAL ADMINISTRATIVO LOINGE

TITULO

MANUAL DE DESCRIPION DE FUNCIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO

DESCRIPCION DEL PROYECTO

ORGANIZAR Y SOCIALIZAR LAS FUNCIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO SIGUIENDO

LOS PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS EN CADA AREA.

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA TECNICA

 Dirección , vigilancia y control general de los proyectos

 Elaboración de presupuestos
 Manejar los recursos físicos, financieros, humanos y su asignación de tareas
 Administrar la calidad de cada proyecto según los estándares de desempeño definidos .
 Gestionar los plazos para logra terminar el proyecto en el tiempo establecido por las
Constructoras
 Vigilar , controlar y coordinar con los residentes y encargados de obra los avances o
retrasos que se presenten
 Realizar la negociación con los diferentes clientes para la obtención de nuevos proyectos
 Administrar los problemas y los cambios que el proyecto exija sobre la marcha
 Participar en los comités gerenciales.

DIRECCION ADMINISTRATIVA

 Liderar la gestión estratégica

 Liderar la formulación y aplicación del plan de negocios
 Definir políticas generales de administración
 Dirigir y controlar el desempeño de las áreas
 Ser el Representante Legal de la empresa
 Velar por el respecto de las normativas y reglamentos vigentes
 Actuar en coherencia con los valores organizacionales
 Controlar y distribuir de manera eficaz y eficiente la administración de los recursos
financieros y físicos de la empresa.
 Elaborar los informes de gestión que solicite el departamento Contable para los temas
tributarios
 Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades administrativas delegadas a las
dependencias bajo su cargo, para garantizar el adecuado desarrollo de los procedimientos
administrativos del área.
 Definir y aplicar los parámetros para la presupuestación de ingresos, gastos y compra de
activos, materiales, equipos, herramienta , mobiliario , etc de acuerdo con las políticas
definidas por la compañía
 Coordinar el manejo y actualización del inventario de los materiales, suministros y bienes
utilizados por la empresa.
  Participar en los comités gerenciales.

INGENIERIA DE PROCESOS

 Alinear a las distintas áreas de la compañía

 Establecer las metas de los indicadores de gestión definidos para cada área, y efectuar
seguimiento al cumplimiento de los mismos.
 Coordinar la ejecución de las actividades para la provisión de los servicios administrativos
y logísticos que requiera la empresa para su operación.
 Detectar situaciones, problemas causados o previsibles en el área a cargo y solucionarlas,
previa sustentación ante la Gerencia.
 Legalización de proyectos ante los Operadores de Red (Codensa, Electrificadora de
Cundinamarca, etc.)

 Manejo y seguimiento de trámites ante operadores de Red para factibilidades de servicio,

provisionales de obra, solicitud de aumento de carga y cancelación de cuentas.

 Revisión y control de documentación (Tramites PMT, Licencias de Excavación, Planos de

Taller, etc.)

 Control cartera proveedores

 Manejo de contratos y cortes de obra

 Expedición y revisión de pólizas

 Elaboración de actas y formatos para liquidación de contratos.

 Elaboración de la Planilla de pago de Parafiscales y Seguridad Social

 Elaboración y pago de Nomina

 Manejo y control de caja menor

AREA CONTABLE

CONTADOR

 Clasificar y codificar toda la documentación relacionada con el Área Contable y de

Impuestos
 Causar de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, pago
servicios, depreciaciones, etc.
 Elaborar los soportes contables para las declaraciones tributarias (Retención en la Fuente,
auto retención, IVA, ICA, Rete-ica)
 Revisar todos los documentos ingresados al programa y realizarlas correcciones si las hay
 Revisar el balance mensual reportado por el sistema contable y realizar los ajustes
correspondientes
 Elaborar estados financieros para fines contables, fiscales y financieros.
 Organizar y distribuir las actividades de la auxiliar contable.
 Supervisar a la auxiliar de contabilidad en la realización de sus funciones
 Asesorar en materia contable, fiscal y financiera
 Fundamentar toma de decisiones basados en el análisis de la información financiera.
 Presentar la declaración de Renta y Declaración sobre la renta para la equidad anual
 Presentar los medios magnéticos anuales requeridos por la DIAN
  Elaborar el informe anual para la Superintendencia de Sociedades
 Presentar a la Gerencia los estados de situación e información Financiera de la empresa

AUXILIAR CONTABLE

 Operar el sistema de Contabilidad (programa LEGIS SOFT), utilizando la computadora en

el proceso Contable-Financiero para el ingreso de la información en el mismo.
 Causación de nómina e ingreso al sistema
 Elaborar formatos para expedición de pólizas o tramites con diferentes entidades o
Constructoras y entregar o tramitar de éstos ante las personas o instituciones designadas.
 Hacer el registro mensual de compras, ventas, gastos, cuentas por cobrar y pagar de las
diferentes empresas con las que labora la contadora en Excel.
 Elaborar comprobantes de egreso
 Auxiliar a la Contador Público en otras actividades relacionadas con el área contable.
 Revisar que las facturas de los proveedores cumplan con los requisitos exigidos por ley.
 Sacar copias de la facturación por pagar y por cobrar para su causación
 Clasificar, guardar y resumir información numérica y financiera para recopilar y llevar los
registros financieros
 Conciliar y Verificar en conjunto con el departamento Recursos Humanos los préstamos,
abonos y pagos de liquidaciones realizadas a los trabajadores
 Organizar la documentación para su posterior archivo
 Brindar asesorías financieras cuando la Gerencia lo solicite
 Cualquier otra actividad que su jefe inmediato considere que deba ser realizada.

REVISORIA FISCAL

 Presentar las declaraciones tributarias (Retención en la Fuente, auto retención, IVA, ICA,
Rete-ica) en el portal de la Dian y generar en el portal de la Secretaria de Hacienda las
declaraciones de Industria y Comercio , y Rete-ica
 Presentar en la plataforma de la Dian , Secretaria de Hacienda y Superintendencia de
Sociedades los informes exógena anuales
 Realizar la vigilancia de todas y cada una de las áreas y actividades que se desarrollan en
la compañía para verificar que no se presenten inconsistencias
 Informar oportunamente y siguiendo el conductor regular que se maneja en la Compañía,
con la persona que normalmente está todos los días al frente de la empresa y con quien se
puede tener más fácilmente un diálogo frecuente, sobre las irregularidades que encuentre ,
sopesando adecuadamente la situación y en casos especialmente graves, cuando haya
hechos importantes que no deban esperar se remitirá a la Gerencia directamente para se
tome a tiempo las decisiones requeridas.
 Llevar al día en conjunto con la Abogada de la compañía, los libros de actas registrados
ante la Cámara de Comercio
 Las demás funciones que le atañen en cumplimiento de la normatividad vigente

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

AUXILIAR DE COMPRAS

 Recepcionar y tramitar los pedidos de las diferentes obras que se encuentran en ejecución,
en los tiempos estipulados por la compañía para ello , con excepción de los casos en que
se requieran de manera inmediata.
 Realizar las ordenes de pedido a los diferentes proveedores conforme los procedimientos
 estipulados por la compañía
 Dirigir y coordinar la llegada de las requisiciones enviadas por los encargados de cada
obra
 Realizar el seguimiento de la entrega a satisfacción de los materiales e insumos solicitados
por cada obra
 Verificar con la persona designada por la compañía las cantidades y especificaciones de
materiales solicitados por los encargados de las obras
 Solicitar y verificar las cotizaciones de materiales que se requieran para la elaboración de
presupuestos y/o para la compra de los mismos
 Elaborar el pedido de ferretería y direccionarlo con la persona encargada para su compra
 Negociar y coordinar con los proveedores para asegurarse que todos los materiales
necesarios para cada proyecto estén en el momento adecuado
 Recibir revisar la facturación semanal de los proveedores vs las órdenes de compra
enviadas
 Cualquier otra actividad que su jefe inmediato considere que deba ser realizada.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

ABOGADA

 Defensa de los intereses de la compañía en todo tipo de procedimientos judiciales, ya sean

estos de la jurisdicción civil, laboral, social o contencioso – administrativa.
 Negociación y redacción de todo tipo de contratos públicos o privados, ya sean estos de
trabajo, de ejecución de obras o prestación de servicios, de compraventa de bienes,
préstamo, etc.
 Defensa ante la imposición de sanciones y multas por parte de cualquier organismo público
o entidades privadas
 Revisión de los contratos celebrados con las diferentes constructoras
 Asistencia y/o acompañamiento a todo tipo de juntas o reuniones según lo solicite la
Gerencia
 Mediación en conflictos empresariales o laborales
 Elaboración de liquidaciones de prestaciones sociales de los empelados
 Elaboración de formatos requeridos para los diferentes procesos administrativo que se
adelanten con loe empleados ( llamados de atención, actas de descargos, formatos para
terminación de contratos, formatos para solicitud y aceptación de vacaciones, etc)
 Revisión y control semanal de las carpetas de los empleados, para verificar que contienen
la documentación de ley y demás según los procedimientos establecidos en las compañía.
 Asesoramiento e intermediación en todo tipo de operaciones inmobiliarias, compraventas
y/o arrendamientos de inmuebles , con la preparación de los contratos y documentos
jurídicos necesarios.
 Supervisar a la auxiliar de recursos humanos en la realización de sus funciones

AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS

 Realizar en conjunto con la Abogada las liquidación de prestaciones sociales y enviar o

tramitar su firma según sea el caso
 Conciliar y Verificar en conjunto con el departamento Contable los préstamos, abonos y
pagos de liquidaciones realizadas a los trabajadores
 Difusión de la convocatoria para solicitud de personal por los diferentes medios de
comunicación
 Citación de personal a entrevistas
  Evaluación y verificación de los datos contenidos en las hojas de vida
 Direccionamiento al personal para el proceso de exámenes, cursos de altura y apertura de
cuenta de nomina
 Solicitud de la documentación al trabajador para su vinculación al sistema de seguridad
social y de sus beneficiarios
 Realizar afiliaciones al Sistema de Seguridad Social ( ARL, EPS AFP , CCF)
 Diligenciar y enviar la documentación requerida en cada proyecto para el ingreso de
personal según los procedimientos y tiempos establecidos por cada Constructora
 Llevar el registro en el sistema de ingresos, retiros y novedades de personal para la
liquidación y pago de la seguridad social
 Coordinar la entrega de dotaciones y EPP a los trabajadores
 Recepción y tramite de solicitudes de los trabajadores
 Realizar el proceso de traslado de personal en obra
 Archivo de la documentación de personal en físico y en medio magnético
 Apoyo al departamento SISOMA
 Programación de exámenes y cursos de alturas según el informe del departamento SISO
 Elaboración de documentos internos ( cartas , memorandos, certificaciones, actas, etc)
 Asistencia y apoyo a la Gerencia
 Cualquier otra actividad que su jefe inmediato considere que deba ser realizada.

DEPARTAMENTO SISOMA

JEFE SST

 Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo acorde a lo

establecido en la normatividad legal vigente mediante la planificación, supervisión,
coordinación y evaluación de procedimientos, normas y programas orientados a la
Seguridad y salud en el Trabajo.
 Identificación y evaluación de riesgos en todos los puestos de trabajo.
 Determinar las especificaciones técnicas de los EPP.
 Realizar investigaciones de Accidente e Incidentes de Trabajo.
 Organizar, e integrar los Comités paritarios de Seguridad y Salud en el trabajo y los
Comités de Convivencia
 Entregar al departamento de recursos humanos el informe oportuno de los vencimientos de
cursos en altura y exámenes médicos del personal activo para su reprogramación
 Realizar un presupuesto anual de Seguridad Industrial en conjunto con la Gerencia.
 Elaborar y radicar los reportes de accidentes que ocurran en las obras a través del portal
de la ARL Colmena
 Desarrollar el Cronograma de capacitación y realizar su respectivo seguimiento.
 Coordinar con la ARL todo lo referente a las actividades relacionadas con el sub programa
de Medicina preventiva y del Trabajo.
 Establecer y ejecutar planes de acción derivados de la accidentalidad.
 Registrar y organizar los indicadores de medición de la salud Ocupacional.
 Realización y análisis de los registros y estadísticas del programa de salud Ocupacional.
 Y demás funciones asignadas por la Gerencia para el desarrollo del cargo

AUXILIAR SST

 Mantener comunicación constante con el Coordinador del SG-SST para reportar

anomalías, novedades, inquietudes, emergencias, accidentes de trabajo, etc.
 Rendir informe a su superior inmediato, Inspector LIDER.
 Diligenciar todos los registros de seguimiento pertenecientes al sistema de gestión de la
organización y otros que sean solicitados por el cliente (MITIGACIÓN DE RIESGOS,
 PERMISOS PARA TRABAJOS ESPECIALES, LISTAS DE CHEQUEO, ATENCIÓN DE
PRIMEROS AUXILIOS, etc.).
 Realizar inspecciones constantes de Seguridad Industrial observando las condiciones de
trabajo, verificando la presencia de peligros y estableciendo los mecanismos de control
adecuados, en la medida de la posibilidad registrar evidencia.
 Determinar y notificar a los responsables por la ejecución de las acciones de control
determinados en la inspección.
 Verificar el cumplimiento de los controles determinados como acciones correctivas sobre
los riesgos hallados y notificados.
 Recomendar el uso de EPP´s a cualquier trabajador cuando la actividad en ejecución lo
requiera (guantes, calzado, protección ocular – auditiva – respiratoria – facial, etc.).
 Ubicar y reubicar equipos de emergencia, cintas de señalización o señalización de obra
según la necesidad de los procesos de la organización (extintores de incendios, botiquín,
pasos restringidos, vías de evacuación, acordonamiento de áreas de riesgo, etc.).
 Verificar el estado y buen uso de todos los equipos especiales de protección personal
(arneses, líneas de vida, filtros de emisiones por material particulado y vapores, mono-
lentes de protección ocular, barreras de protección facial, etc.) utilizados en todos los
procesos propiedad de la empresa y suministrados por ella.
 Implementar todos los procedimientos establecidos por el SG-SST de acuerdo con las
metodologías definidas y siguiendo lo expuesto en la Matriz de Peligros de la organización
(trabajo en alturas, trabajo en espacio confinado, plan de emergencias, etc.).
 Verificar condiciones y recomendar modificaciones, adecuaciones o mejoras en
estructuras, espacios confinados, andamiajes o ambientes de trabajo donde se detecte y
compruebe condición de riesgo (trabajo en alturas, orden y aseo, señalización, rutas de
evacuación, etc.).
 Solicitar a diario en portería la notificación del personal de la organización que ingreso a
obra y al final de la jornada el dato de quienes se han retirado o permanecen dentro del
centro de trabajo.
 Verificar a diario el aseo general de(los) cuarto(s) asignado(s) al personal de la
organización.
 Seguir los códigos radiales y protocolos de comunicación para mantener constante
contacto vía radial entre las diferentes partes para reportar eventuales anomalías,
novedades, condiciones de riesgo o emergencias y coordinar el control a ejercer, activar el
sistema de emergencia o la medida que el caso amerite.
 Atender los eventos de emergencias o que pudieron generar emergencias en el centro de
trabajo activando el sistema o coordinando el control de la situación.
 Seguir los protocolos establecidos en el procedimiento respectivo para reporte FURAT y
remisión para atención médica en caso de accidente de trabajo.
 Participar en la investigación de todos los incidentes y accidentes de trabajo ocurridos en
obra al personal de la organización.
 Hacer seguimiento, dejar registros de evidencia (fotos, registros de capacitación, registros
de en entrega de EPP, etc.) de la ejecución y cierre a las acciones definidas en la
investigación de un incidente o accidente de trabajo.

RECEPCION

RECEPCIONISTA / OFICIOS VARIOS

 Hacer y recibir llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes áreas.
 Realizar el control diario del personal en cada una de las obras y enviar el respectivo
informe a las personas indicadas por la Compañía.
 Realizar el seguimiento al personal cuando no asiste a las obras
 Radicar las incapacidades de EPS y ARL para su respectivo pago
 Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida.
 Anotar en libros de control diario el ingreso de personal
 Llevar el registro del ingreso y salida de equipos y herramientas para obra
 Recibir la correspondencia y mensajes dirigidos a las diferentes dependencias .
 Entregar la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como
también los mensajes recibidos.
 Prestar el servicio de cafetería tanto a los funcionarios de la oficina como a las personas
que asistan a reuniones que se lleven a cabo en la misma.
 Verificar y realizar la solicitud de insumos de cafetería y papelería de la oficina cuando se
requiera.
 Realizar la limpieza diaria de los escritorios ubicados en los puestos de trabajo
 Realizar diligencias o mandados fueras de la oficina
 Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del
cargo