Carga Inicial del Inventario

La aplicación cuando se inicia por primera vez muestra la siguiente pantalla.

De al botón Cargar Hoja Excel para que se inicie una plantilla prediseñada para elaborar
rápidamente la primera carga del inventario del negocio, es muy importante no alterar el
diseño de esta plantilla ya que el sistema tomará su contenido y creará automáticamente la
lista de productos que se ingresaron con sus respectivos valores ya calculados, en la siguiente
imagen se muestra la plantilla y explicaremos las reglas para llenarla y evitar errores en la
carga inicial.
Como puede observarse se muestran 9 columnas; Descripción, Código, Costo, Detal, Mayor,
Existencia, Exento, Medida y Basemedida. Y en la pestaña del libro se define como Productos,
ninguno de estos títulos deben ser cambiados ya que el sistema leerá los datos ingresados
mediante los parámetros de la plantilla cuando se pase a la fase de Importación.

En la columna Descripción al escribir el concepto debe seguir el siguiente formato

RUBRO+DETALLE, el sistema tomará la primera palabra y la asigna como Rubro y Detalle en la
especificación descriptiva del artículo, seria de la siguiente manera en este ejemplo de 3
productos de consumo.

POLLO ENTERO
POLLO MEDIO
POLLO PEQUEÑO

La palabra POLLO seria el rubro y el resto la descripción detallada del producto, otro ejemplo.

PARRILLA FAMILIAR
PARRILLA MIXTA
PARRILLA PEQUEÑA

El rubro seria PARRILLA y el resto la descripción detallada del producto.

En la columna Costo (precio que se compró el articulo), se ingresa dicho valor en dólares
respetando los decimales con (,) coma es decir para escribir 9.5 (incorrecto) se ingresaría de
esta forma 9,5 (correcto). Igual se aplica la misma norma en la columna Detal (que es el precio
de venta del artículo al detal y Mayor es el precio de Venta del Articulo al Mayor) y ambas
columnas deben ser mayor a 0 (cero) ni estar en blanco.
En la columna Existencia la cantidad de artículos en existencia debe ser siempre un valor
entero mayor a 0 (cero). Si no se cumple esta normativa el sistema no permitirá su carga ya
que valida dicha entrada por artículo. En la Columna Código ingresamos opcionalmente el
código del producto manualmente o por Lector de código de barras, se recomienda usar el
lector de barras y activar la casilla Código Barra en la cabecera del módulo de procedimiento.
En la columna Exento definimos 1 (uno) para aquellos productos que estén exentos al
impuesto y para los productos que son percibidos tanto los que tengan el impuesto incluido
como No, lo definimos con el valor 0 (cero).
En la columna Medida definimos como será la medida de manejo dentro del inventario y
definimos a su vez la carga al detal como al mayor esto en combinación con la columna
Basemedida se crean las entradas principales para productos al detal como al mayor. Por
ejemplo si queremos hacer la carga por Bulto y el comercio venderá tanto el articulo al detal
como por Bultos definimos en esta columna la palabra reservada Bul, al efectuarse la
importación el sistema tomará este parámetro y calculará el total de existencia con la base de
medida y definirá el precio de venta al detal asi como su existencia y el precio al mayor asi
como su existencia. Un ejemplo sencillo lo podemos hacer con la Harina, por lo general un
bulto está constituido por 20 Kilos de harina por lo tanto llenando estas 3 columnas seria se la
siguiente manera; en existencia=50, Medida=Bul, Basemedida=20, el sistema desglosaría de
esta forma.

7591002000011 Harina Pan de 1KG Precio = 1.00 y en Existencia = 1000 Unidades.

BUL1002000011 Bulto Harina Pan de 1KG 20 Und. Precio = 20,00 y en Existencia = 50 Unidades.

Note que el código para el producto al mayor lo define el sistema automáticamente al igual
que el título sustituyendo los 3 primeros dígitos por la nomenclatura BUL, este mismo principio
y procedimiento aplica para Caj = Cajas, Pal = Paletas, Pac = Pacas y Grs = Kilogramos (base de medida
1000 Grs.)

El siguiente ejemplo muestra todo el proceso completo, supongamos que llenamos la hoja
Excel con los siguientes datos, según se muestra en la gráfica.
Como puede observarse tenemos 12 productos al momento de importarse se crearan las
respectivas entradas según su medida, base de medida y los clasificará por rubros.

Una vez terminado el ingreso de todos los productos Guarde la hoja Excel sin cambiar su
nombre. Sigamos con el siguiente paso.

Estando en el menú principal de la aplicación seleccionamos la opción Importar.

Nos mostrará la siguiente pantalla.

Por defecto vienen marcados todos los tildes de Precio Detal, Precio Mayor Base de Datos
Inicia Nuevo y Código Barra. Tanto La casilla Precio Detal como Precio Mayor al estar activas
calcula el precio de venta al detal y el precio de venta al Mayor en base a la utilidad ya
predefinida si están desactivadas tomará tanto el precio de venta detal como mayor registrado
en las columnas Detal y Mayor. La casilla Inicia Nuevo al estar activa borra toda la información
contenida en las bases de datos al inhabilitarla permite es actualizar la base de datos con
nuevas entradas eligiendo la opción de actualización. Y la casilla Código Barra permite leer los
código que fueron registrados en la hoja Excel si se desactiva el sistema creará su propia
codificación por cada artículo, se recomienda no desactivarla y trabajar con los códigos que
traen los productos y que se ingresen con el lector de barra y los que no tienen código de
barra se pueden crear códigos compuestos libremente según la naturaleza del producto, por
ejemplo si necesitamos registrar varios tipos de quesos podemos utilizar la palabra raíz QUESO
y agregarle un número de 1 a 3 dígitos ósea; QUESO01, QUESO02, QUESO03……, esta parte es muy
libre por parte del administrador para crear sus propios códigos de identificación de productos
que no tengan lectura por código de barra.

Damos clic al botón con 3 puntos ubicado en la parte superior derecha al lado de formato que
debe mantenerse en Excel.

Se abrirá la ventana para abrir archivo de clic sobre el archivo NuevoInventarioProductos.xlsx

Mostrará la carga de los productos en la ventana izquierda, si se carga incorrectamente no lo
hará y debe revisar la hoja Excel si están correctamente escritos sin valores nulos o en 0 (cero).

De al botón Aceptar y se activarán los botones Actualizar, Nueva de clic al botón Nueva.
Mostrará la siguiente pantalla.
Confirme el proceso y se ejecutará el mismo al 100%.
De Aceptar y de clic al botón Seleccionar Rubros.

Mostrará la siguiente pantalla. Donde debe dar clic al botón Actualizar.

De clic al botón Crear.

Y confirme el proceso.
Al terminar mostrará la siguiente pantalla.

Lo que resta es salir de cada una de las ventanas dando clic en salir.

Para conocer la configuración y manejo de la aplicación seleccione en la opción de ayuda,

Tutorial donde se le guiará paso a paso el manejo del sistema antes de usarlo.