MICROSOFT EXCEL 2013

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde
simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado
nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una
hoja de cálculo Básico.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2013, la
pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo
obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas
de cálculo en el siguiente tema.

Novedades de Excel 2013

Esta versión de Excel 2013 trae las siguientes novedades y mejoras.
- Recomendación de gráficos. Al crear un gráfico a partir de una tabla, podrás
utilizar esta nueva funcionalidad. Excel, dependiendo de los datos, nos
propondrá varios tipos de representaciones distintas, consiguiendo así, evitar
tener que definirlo manualmente.
- Guardar los archivos en OneDrive es más fácil que nunca. Al guardar los
documentos en la nube podrás acceder a ellos desde prácticamente cualquier
dispositivo conectado a internet. Además es muy sencillo compartir
presentaciones en modo lectura o escritura.
- Con Excel Online sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de
Microsoft para acceder a una versión reducida de Excel de forma gratuita.
Podrás crear y modificar presentaciones de Excel desde el navegador de
cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar la versión de
escritorio de Excel.
- Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 está disponible la versión para
teléfonos móviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para
Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar documentos
de Office en el móvil. Es gratuita para suscriptores de Office 365.
- Etiquetas de datos más enriquecidos. Ahora podrás incluir en los gráficos
etiquetas que contengan texto actualizable, es decir, al modificar los datos
cambiará el valor de la etiqueta. A su vez, también tendrás la oportunidad de
combinarlo con texto libre. Si cambias el tipo de gráfico las etiquetas no
desaparecerán.

- Cambios en la cinta de opciones para gráficos. Antes, al crear un gráfico,

disponíamos de tres pestañas para modificar sus características. En la nueva
versión de Excel el número ha sido reducido a dos, lo que nos dará facilidades
a la hora de encontrar aquello que queremos variar en el formato del gráfico.

- Ajuste rápido de gráficos. A las anteriores mejoras mencionadas se une la

aparición de tres botones a la derecha de nuestro gráfico que nos permitirá
variar su aspecto de manera sencilla y rápida.

- Conexión con nuevos orígenes de datos. Dispondremos de una mayor

versatilidad a la hora de crear tablas, al permitirnos importar datos desde
nuevas fuentes, como por ejemplo, proveedores OLE DB.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que
las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y

pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el mouse, moviéndote con las barras de

desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como

puedes observar en el ejemplo:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por
ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón correcto de la barra de fórmulas. Al

hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar botón cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que
tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro

dándonos información sobre el posible error cometido, con la posibilidad de
leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o
no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro
en la celda. Tendremos que comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para
encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de

una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que
ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no
ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

TECLAS DE ACCESO RAPIDO

1. Tecla ALT = activa el método abreviado para el uso de Excel con solo el
teclado
2. CTRL + C = COPIAR
3. CTRL + V = PEGAR
4. CTRL + X = CORTAR
5. CTRL + S = ACTIVA EL FORMATO SUBRAYADO
6. CTRL + N = ACTIVA EL FORMATO NEGRITA
7. CTRL + K = ACTIVA EL FORMARO CURSIVA

8. CTRL + Q = PERMITE CREAR TABLAS

9. CTRL + ALT + K = HIPERVINCULO
10. MAYUS + F3 = INSERTAR FUNCION
11. CTRL + ALT + F5 = ACTUALIZAR
12. F7 = REVISION DE ORTOGRAFIA
13. F1 = AYUDA
14. F4 =GUARDAR
15. F5 = IR A
16. F10 =METODO RAPIDO ABREVIADO POR TECLADO
17. F11 = INSERTAR GRAFICO
18. F12 = GUARDAR COMO

Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en
una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una
explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro básico
sobre los tipos de datos Básico.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =. Si deseas saber más sobre las fórmulas pulsa
aquí

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Pantalla error
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un
aspecto similar al que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un
símbolo en la esquina superior izquierda similar a este aviso error.
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como información error que
nos permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se
mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a
continuación:
Información error
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de
la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacentes
(por ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla
o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: error valor. Este símbolo
se utilizará como hemos visto antes.

Tipos de datos
Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:
* Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda.
Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor
constante se lo modifica manualmente.

* Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones

u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores
existentes.

Excel permite ingresar diferente tipos de datos:

Texto
Números
Fechas
Horas
Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
Fórmulas y funciones
Valores de error
Mandatos u Órdenes.

1. Texto

Son aquellos textos donde se involucran letras, números y símbolos.

Los textos se acomodan, generalmente y en forma automática, a la izquierda
de la celda.
Para escribir el título de la columna solo debe posicionarse en la celda
correspondiente y digitarlo.
Por ejemplo:
Posiciónese en B4 y digite Descripción y en C4 Importe.
Esto indica que en la columna B escribirá las descripciones y en la C los
importes correspondientes a c/u de esas descripciones.

El título de la planilla:
Para escribir el titulo de la planilla solo debe posicionarse en la fila donde
desea que aparezca el mismo, y escribirlo.
Luego seleccione las celdas en las cuales desea que el mismo quede centrado
y pulsar el botón de centrado.

2. Números

Corresponden exclusivamente a números.

Para los números se pueden seleccionar formatos predefinidos o existe la
posibilidad de crear nuevos formatos.
Si selecciona una celda que contenga números, y pulsa el botón derecho del
Mouse, se desplegará un menú contextual; seleccione FORMATO DE
CELDAS. La opción “Números” traerá los formatos predefinidos. También en
esta opción podrá crear los nuevos formatos.
El símbolo # significa que la cifra puede o no estar:
#.### miles con punto
#.##0,00 si no aparece ningún el número colocará 0,00 en caso contrario
colocará los decimales.
Para reemplazar al símbolo de moneda que trae predefinido el Excel, ingrese
en WINDOWS en el PANEL DE CONTROL y en el icono Internacional lo podrá
modificar.
Cuando en Excel pulse el botón Moneda, automáticamente coloca el signo $
pero alineado a la izquierda.

3. Fechas
ej. 12/01/12. en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas
formas de visualizar las fechas.

4. Horas
ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de
visualizar la hora.

5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso)

Para ingresar este tipo de datos simplemente tipee VERDADERO o FALSO,
según lo que necesite.

6. Fórmulas y funciones:
Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o una
referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con un signo = (igual).

Ej. Obtener la suma total de los importes:

a) Con una operación matemática:
Posiciónese en la celda C9 y escriba
=C5+C6+C7+C8
b) Con una función:
=SUMA (C5:C8)

Esta función calcula la suma de un conjunto de celdas o “RANGO DE

CELDAS”
Identificado por c5:c8; esto indica que sumará las celdas c5, c6, c7 y c8.
Digite esta función en la celda C11.
Verifique que el importe de la celda C9 es igual al de la celda C11