Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
El primer paso es crear nuestro catálogo de productos, aquí vamos a poder dar seguimiento
acerca de las existencias que vamos a tener de cada producto y esto lo vamos a calcular por
medio de fórmulas, pero por el momento únicamente vamos a crear los campos básicos.
Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de
nuestra tabla
En el menú HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
En Nombre de la tabla ponemos TblProducto
Pero el título de la tabla se va a ver mejor si lo centramos, para hacer esto seleccionamos el
rango de celdas donde queremos centrar nuestro título. En este caso A1 a C1.
Y solo damos click al botón COMBINAR Y CENTRAR, además voy a aumentar el tamaño de la
letra para que resalte y le voy a dar un tamaño 16.
Ahora vamos a crear nuestra hoja para los movimientos de nuestro almacén.
En esta hoja vamos a registrar todas nuestras entradas y salidas de productos en nuestro
inventario.
Estas es la hoja que más vamos a utilizar, ya que dependiendo de las entradas y salidas que
tengamos, se va a actualizar en automático las existencias de nuestros productos.
Creamos las siguientes columnas
o Clave de Producto
o Descripción del Producto
o Movimiento
o Cantidad Entrada
o Cantidad Salida
o Precio por Unidad
o Total
Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de
nuestra tabla
En HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
En Nombre de la tabla ponemos TblMovimiento
Si lo deseas puedes cambiar los colores de la tabla de movimientos, como vimos en la tabla
de productos, dentro del menú, dentro de HERRAMIENTAS DE TABLA en la sección de ESTILO
DE TABLA, puedes seleccionar alguna combinación de colores, en este caso, seleccionamos el
verde.
Ahora vamos a dar los formatos y fórmulas para el funcionamiento de nuestro inventario.
(NOTA: Si quieres contar con un control de inventario que te pueda ayudar a controlar y te de
información valiosa para que nunca te falte producto para vender, tenemos una plantilla en
Excel que te dara la información al momento de como esta tu inventario)
En nuestra hoja, en la tabla de productos según las entradas y salidas que se registren, se va
a aumentar o disminuir la existencia actual de nuestro producto.
Para nuestra tabla de productos, hemos terminado de dar formato a nuestras columnas, solo
ha sido una ya que las otras 2 van a ser texto.
¿Por qué solo le dimos formato a una sola celda de nuestra tabla de productos?
En el Paso 2 hicimos una tabla y que le dimos formato, la ventaja de utilizar tablas en Excel es
que los formatos y las fórmulas que uses en tus columnas, solo lo tienes que hacer en la
primera fila, y Excel de forma automática va a aplicar el formato y las fórmulas a las filas que
vayas insertando.
Ahora vamos a insertar nuestra fórmula para que la existencia se vaya actualizando
conforme los movimientos de nuestra tabla Movimientos de Inventario.
Con esta fórmula, vamos a calcular de forma automática la existencia en base los
movimientos de entradas y salidas.
La función SUMAR.SI nos ayuda a sumar un rango de celdas que coincidan con un criterio,
por ejemplo, la parte de sumar las entradas son:
El segundo argumento es "=" & A3, con esto indicamos que el rango del primer argumento,
es decir que los datos de la columna TblMovimiento[Clave de Producto], deben ser igual al
dato que tenemos en A3 de nuestra tabla de Productos.
Lo mismo sucede con las Salidas, la fórmula es muy parecida pero solo cambiamos la
columna a sumar que sería TblMovimiento[Cantidad Salida]
Y finalmente solo restamos las Entradas y Salidas para que nos de el Total de nuestro
inventario.
Las columnas Cantidad Entrada y Cantidad Salida les aplicamos el formato de Número,
esto como anteriormente explicamos, seleccionamos las celdas D3 y E3 y en la sección
Número del menú, seleccionamos del combo el formato Número y con los botones
agregamos o quitamos decimales.
Las columnas Precio por Unidad y Total, les vamos a dar un formato de Moneda y
vamos a dejar 2 decimales.
En nuestra tabla de movimientos solo necesitamos aplicar una fórmula en la columna Total.
Imagen 21
Con esta fórmula obtenemos el precio total de nuestro movimiento de inventario ya sea de
entrada o salida.
Para obtener este resultado usamos la función SI, nos ayuda a evaluar cuando una condición
se cumple o no.
Ahora, vamos a ligar la columna Clave de Producto y Descripción del Producto con la tabla de
Productos, de esta forma cuando pongamos una Clave de Producto solo nos va a aceptar los
que tengamos en nuestra tabla de Productos.
“El ligar una columna para que solo acepte los valores que tengamos en otra columna, nos evita
que cometamos errores al capturar la información.”
Además, la columna Descripción de Producto se va a llenar automáticamente con lo que
pusimos en la tabla de productos.
Vamos a empezar…
Nos va a presentar una ventana con las opciones para validar los datos que va a aceptar la
columna.
Para que al momento de introducir un valor en la celda A3 nos aparezca de forma automática
la descripción del producto, en la celda B3 vamos a introducir la siguiente fórmula.
La función BUSCARV nos permite buscar un valor en un rango o tabla de forma vertical y nos
regresa el valor de la columna que le indiquemos.
BUSCARV(Valor buscado, rango de las celdas o tablas a buscar, columna a regresa el valor,
FALSO o VERDADERO si se quiere una coincidencia exacta).
El tercer argumento es 2, significa que del rango que le dimos nos va a regresar el valor que
esté en la columna 2 que es la de Descripción del Producto.
El tercer argumento es FALSO, que significa que requerimos que la coincidencia sea exacta.
Con esta fórmula al momento de seleccionar una clave de producto nos va a llenar en
automático la descripción del producto.
(Nota: Recuerda que puedes descargar esta hoja de excel completamente funcional aquí)
Primero nos vamos a nuestra tabla de productos y a manera de ejemplo voy a dar de alta 3
productos.
Si te das cuenta la columna Existencia Actual nos pone en ceros ya que la fórmula se va
replicando en todos los renglones que vayamos creando, como no hay movimientos de
inventario entonces nos calcula en ceros.
Y como habíamos dicho, al capturar una clave, nos trae también su descripción.
El precio por unidad es el costo por cada producto y en este caso le voy a poner 7000, como
ya tiene formato solo hay que capturar los puros números.
Si nos regresamos a la tabla de productos, puedes darte cuenta que la columna Existencia
Total ya se ha actualizado dependiendo de los movimientos de inventario.