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Ejemplo prctico con Power Pivot en Excel

El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasin nos dejar en claro uno de los ms grandes
beneficios de utilizar Power Pivot y me refiero a la facilidad con que se pueden crear
relaciones entre los datos para generar reportes fcilmente.
Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos el mismo problema utilizando
el mtodo tradicional, es decir con frmulas, y en la segunda parte utilizaremos Power
Pivot para que poder comparar las diferencias respecto al primer mtodo.

Planteamiento del problema


El problema que resolveremos es el siguiente. Pertenecemos a una compaa que se dedica
a vender telfonos mviles y nuestro jefe quiere un reporte de las unidades que se han
vendido en las cuatro regiones de la ciudad: Norte, Sur, Este y Oeste.
El reporte deber ser similar a lo que muestra la siguiente imagen donde se enlistan las
regiones de la ciudad, los modelos de telfonos mviles y las unidades vendidas:

No habr ningn problema para generar dicho reporte porque tenemos disponible toda la
informacin, pero tendremos que integrarla adecuadamente porque los datos estn
distribuidos en diferentes tablas de Excel.
La Tabla1 contiene la fecha de la venta, el nombre del representante de ventas, el cdigo
del producto y la cantidad de unidades vendidas.

Solo con la informacin de la Tabla1 no podramos conocer la regin en la que se ha


realizado la venta as que es necesario integrar la columna Regin de la Tabla2. En dicha
tabla tenemos la regin a la cual pertenece cada uno de los representantes de ventas y por lo
tanto podremos asociarla correctamente a cada orden.

Adems, la Tabla1 tiene el cdigo de producto vendido pero necesitamos el nombre del
producto, as que incluiremos los datos de la Tabla3 la cual tiene la equivalencia entre el
cdigo del producto y su descripcin.

Para hacer ms fcil la elaboracin de nuestro ejemplo, las tablas estn en el mismo archivo
de Excel y estn ubicadas en diferentes hojas. En un caso real, es probable que tuvieras que
importar la informacin de otros sistemas o archivos antes de poder utilizarla.

Solucin utilizando frmulas


Nuestra primera tarea es integrar los datos de la Tabla2 y la Tabla3 en nuevas columnas de
la Tabla1 y eso lo podemos lograr utilizando la funcin BUSCARV. Por ejemplo, para
conocer la zona a la que pertenece un representante de ventas podemos utilizar la siguiente
frmula:
=BUSCARV([@Representante],Tabla2, 2, FALSO)

El valor buscado es el nombre del representante que est ubicado en la columna


@Representante. Dicha bsqueda se hace sobre la Tabla2 y obtenemos la segunda columna
la cual contiene la regin a la que pertenece el representante de ventas. Al insertar una
nueva columna en la Tabla1 con la frmula anterior, obtenemos el siguiente resultado:

De manera similar, para obtener el nombre de cada producto, podemos utilizar una frmula
como la siguiente:
=BUSCARV([@CdigoProducto], Tabla3, 2, FALSO)

En este caso la bsqueda la hacemos sobre la Tabla3 que contiene la equivalencia entre los
cdigos y la descripcin de cada producto. Al insertar una nueva columna en la Tabla1 y
utilizar la frmula anterior obtenemos el siguiente resultado:

Con los pasos anteriores tenemos todos los datos necesarios en la Tabla1 y podemos crear
el reporte requerido y para eso crear una Tabla dinmica desde la pestaa Insertar > Tabla
dinmica.

En el cuadro de dilogo dejar las opciones predeterminadas para crear la tabla dinmica en
una nueva hoja de clculo.

Una vez que se ha creado la tabla dinmica, en el panel de Campos de tabla dinmica
arrastrar el campo Unidades al rea de Valores. Y al rea de Filas, arrastrar el campo
Regin y posteriormente el campo Descripcin. La tabla dinmica quedar de la siguiente
manera:

De esta manera hemos logrado el reporte requerido que enlista las unidades vendidas de
cada producto en las diferentes regiones de la ciudad.

Solucin utilizando Power Pivot


Ahora crearemos el mismo reporte pero utilizando Power Pivot donde la diferencia
principal con el mtodo anterior ser que evitaremos la creacin de frmulas para integrar
los datos. Utilizando Power Pivot, dejaremos las tablas de Excel intactas, y crearemos las
relaciones dentro del modelo de datos.
Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot antes de hacer este ejercicio.
Si no lo has hecho, vista este artculo donde podrs leer los requisitos para utilizar dicho
complemento en Excel.
El primer paso es seleccionar cualquier celda de la Tabla1 y posteriormente pulsar el botn
Power Pivot > Tablas > Agregar a modelo de datos.

Se abrir la ventana de Power Pivot para Excel y tendrs una vista como la siguiente:

Podrs observar los mismos datos de la Tabla1 pero el hecho de que estn presentes en la
ventana de Power Pivot indica que han sido agregados al Modelo de datos.
Considera que se ha abierto una nueva ventana para Power Pivot pero Excel no se ha
cerrado as que, debes regresar a la ventana de Excel para continuar agregando el resto de
las tablas al Modelo de datos.
Para agregar la Tabla2 y Tabla3 debers repetir los mismos pasos: seleccionar una celda de
la tabla y pulsar el botn Agregar a modelo de datos que se encuentra en la pestaa Power
Pivot. Despus de haber agregado las tres tablas tendrs una ventana de Power Pivot como
la siguiente:

Quiero que pongas especial atencin a la esquina inferior izquierda de la ventana donde se
encuentran las pestaas para cada una de las tablas que hemos agregado al Modelo de
datos. Desde ah podrs ver los datos de cada una de las tablas.
El siguiente paso ser crear las relaciones entre las columnas de las tablas que hemos
importado al Modelo de datos. Para crear las relaciones de manera grfica podemos activar
la Vista diagrama utilizando el botn que se encuentra en el extremo derecho de la Cinta de
opciones en la pestaa Inicio.

Esta vista nos permitir visualizar cada una de las tablas as como las columnas que
integran cada una de ellas. Nuestro objetivo es decirle a Power Pivot que la columna
Representante de la Tabla2 es lo mismo que la columna Representante de la Tabla1.
Para crear esta relacin, debes hacer clic en la columna Representante de la Tabla2 y
arrastrar el puntero del ratn hasta que se resalte la columna Representante de la Tabla1
como se muestra en la siguiente imagen:

Lo mismo har para la relacin entre la Tabla3 y la Tabla1 haciendo clic en la columna
CdigoProducto para indicarle a Power Pivot que dicha columna es la misma en ambas
tablas.

En muchas ocasiones, Power Pivot es capaz de reconocer varias de las relaciones de las
tablas basndose en el nombre y tipo de dato de las columnas, as que no te sorprenda si al
activar por primera vez la Vista diagrama ya tengas alguna relacin establecida.
Puedes validar que una relacin se ha creado correctamente si haces clic derecho sobre la
lnea y seleccionas la opcin Editar relacin.

Esto mostrar el cuadro de dialogo Editar relacin que indicar las tablas y columnas
involucradas en la relacin y podrs editarlas en caso de ser necesario.

Hemos terminado con la creacin de nuestro Modelo de datos y sus relaciones. Lo que nos
falta es crear la tabla dinmica para obtener el reporte que necesitamos. Para eso debers
pulsar el botn Tabla dinmica de la pestaa Inicio.

Se activar Excel y se mostrar un cuadro de dilogo preguntndonos la ubicacin de la


nueva tabla dinmica. Para nuestro ejemplo elegir la opcin Nueva hoja de clculo:

A diferencia de las tablas dinmicas convencionales, esta tabla dinmica est basada en
nuestro modelo de datos y por lo tanto podrs acceder a cada una de las tablas del modelo
as como a sus columnas desde el panel de Campos de tabla dinmica.

Para crear el reporte, utilizar los mismos campos que en el ejemplo anterior. Arrastrar el
campo Tabla1.Unidades al rea Valores y los campos Tabla2.Region y Tabla3.Descripcin
al rea Filas. La tabla dinmica se ver de la siguiente manera:

De esta manera hemos terminado con el reporte. Aunque este ejemplo ha sido muy sencillo,
podras imaginarte el impacto positivo al tener reportes basados en decenas o cientos de
tablas que tienen datos relacionados ya que Power Pivot nos ahorrara la creacin de un sin
nmero de columnas auxiliares y el uso de frmulas de bsqueda para relacionar los datos.

Existen muchos beneficios de utilizar Power Pivot para analizar nuestra informacin y no
existe ms que la prctica, y el empeo que puedas poner al aprendizaje de esta
herramienta, para familiarizarte pronto con el uso de este extraordinario complemento en
Excel.
En el archivo de descarga encontrars tres archivos. El primero de ellos tiene solamente las
tablas de datos del ejemplo. El segundo archivo es la solucin utilizando la tcnica del
primer ejemplo, es decir las columnas auxiliares y frmulas. El tercer archivo contiene la
solucin utilizando Power Pivot.
No te pierdas el prximo artculo donde haremos este mismo ejemplo pero utilizando
Power BI Desktop.