TU MÓVIL ES INTELIGENTE

INTRODUCCIÓN AL USO DE SMARTPHONE

Uso eficiente del Smartphone para la gestión de proyectos
 Introducción al uso de Smartphone

ÍNDICE

Índice .................................................................................................................................................................. 1
Introducción al uso de Smartphone .................................................................................................................. 3
¿Cómo utilizamos el smartphone de forma profesional? ................................................................................. 5
• Un ejemplo: WhatsApp ....................................................................................................................... 6
Conoce tu smartphone: funcionalidades básicas .............................................................................................. 7
Sistemas operativos: Android E iOs ................................................................................................................... 9
Google play y Apple Store ................................................................................................................................ 11
• Google Play ........................................................................................................................................ 12
• App Store ........................................................................................................................................... 12
Uso responsable y uso abusivo del smartphone ............................................................................................. 13
• Riesgos ............................................................................................................................................... 13
• Beneficios .......................................................................................................................................... 13
• BYOD.................................................................................................................................................. 14
Uso abusivo del smartphone ........................................................................................................................... 15
Uso responsable del Smartphone .................................................................................................................... 16
Si es un móvil profesional, vuélvelo profesional ............................................................................................. 17
• Cámara .............................................................................................................................................. 17
• Sistema de audio ............................................................................................................................... 17
• Posicionamiento ................................................................................................................................ 18
• Asistentes de voz ............................................................................................................................... 18
• Tethering ........................................................................................................................................... 18

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 1

 Introducción al uso de Smartphone

Cómo aumentar tu productividad ................................................................................................................... 19

• Multitarea.......................................................................................................................................... 19
• Compartir .......................................................................................................................................... 19
• temporizador ..................................................................................................................................... 20
• Desconexión ...................................................................................................................................... 20
Domina la técnica Pomodoro .......................................................................................................................... 21
Be Focused / Focus to-do................................................................................................................................. 23
• ¿Para qué? ......................................................................................................................................... 23
Ordena tus apps en carpetas ........................................................................................................................... 24
Conclusiones .................................................................................................................................................... 25

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2

Introducción al uso de Smartphone

INTRODUCCIÓN AL USO DE SMARTPHONE

La mejor manera de sacar uso profesional a tu dispositivo móvil inteligente es conocer bien
su funcionamiento y las características por las que es una herramienta fundamental en la
productividad de hoy en día.
Las posibilidades de movilidad y de trabajo en equipo debidas a las tecnologías de uso en la
nube y a la posibilidad de manejar los datos en muchos dispositivos, nos dan las claves para
sacar el mayor provecho profesional.
Las cosas más habituales, en ocasiones son las más desconocidas. Y si algo hoy es habitual,
en el teléfono móvil.
◼ Móvil, o portátil, es seguro.
◼ Seguimos llamándolo teléfono por inercia, pero realmente es mucho más.
De hecho, los más jóvenes, apenas lo utilizan con la función para que fue creada y sus
interacciones van por otros medios utilizando los smartphones.
Los principales usos de los dispositivos conectados a Internet son de comunicación. El uso
de la mensajería no deja de subir.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 3

Introducción al uso de Smartphone

Los llamamos smartphones porque realmente son dispositivos inteligentes. Lo son porque
con ellos podemos realizar un montón de actividades que antes realizábamos de forma
manual o mediante otros dispositivos, como el ordenador.
Según el último informe de la Sociedad Digital en España1 el smartphone es el dispositivo
preferido muy por delante del ordenador.

Aunque este, sigue siendo preferido para las actividades personales, un 58.2 por ciento lo
usamos para realizar actividades que tienen que ver con el trabajo.
En eso vamos a ir centrándonos. Quiero que conozcas cómo usamos el dispositivo de forma
profesional, y que comprendas las grandes posibilidades que tienen estos dispositivos.
Empezaremos a ver la forma en que puedes aumentar tu productividad y los principales
ecosistemas que se están utilizando.
Pero hay varios conceptos que son claves:
◼ La movilidad, que nos permiten conectarnos desde cualquier punto del mundo.
◼ El trabajo en equipo: no estamos solos. Tu dispositivo se conecta con el de las personas con
las que trabajas.
◼ Las tecnologías multidispositivo. Nos vamos a centrar en lo que puedes hacer en tu
smartphone.
◼ Y las tecnologías en la nube, gracias a las cuales tus datos y los de las personas con las que
trabajas están disponibles en cualquier momento.
Saca el máximo partido profesional a tus dispositivos.

1
´Fundación Telefónica. Sociedad Digital en España 2018. Madrid. Fundación Telefónica, 2019. 323 p.
Disponible en https://www.fundaciontelefonica.com/arte_cultura/sociedad-de-la-informacion/sdie-2018/

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 4

Introducción al uso de Smartphone

¿CÓMO UTILIZAMOS EL SMARTPHONE DE

FORMA PROFESIONAL?
Usar tu Smartphone de forma profesional implica una serie de actuaciones tecnológicas:
utilizar unas determinadas herramientas y usarlas de manera profesional.
Pero también, puede implicar un comportamiento profesional en nuestro uso. Incluso
aplicaciones utilizadas por todo el mundo pueden requerir que las tratemos de una manera
diferente en nuestro ámbito laboral.
Esta herramienta que tengo en mis manos y que tienes, seguro, muy cerca o incluso estás
usando para seguir este curso nos ha cambiado muchas cosas.
Su uso es universal y su objetivo inicial (realizar y recibir llamadas) es solamente una parte
(más bien pequeña) de sus funciones.
En España, hay más móviles que personas. El 97% de la población mayor de edad tiene
móvil, y la mayoría lo usan para acceder a internet.
A la vez lo utilizamos para asuntos personales y profesionales. Pero es curioso, hacemos un
uso personal parecido en el tiempo de trabajo, y como profesional en nuestro tiempo libre.

Informe Deloitte,. Global Mobile Consumer Survey

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 5

Introducción al uso de Smartphone

Y nos cambia muchas cosas. Nos mantiene comunicados, nos permite sacar fotos o vídeos.
Hasta nos ayuda a llegar a un sitio, a realizar operaciones con nuestro banco, o a pagar un
café.
Puedes llevar tu oficina contigo. No me estoy refiriendo que te lleves el trabajo a casa fuera
de tus horas. No es el objetivo y no vamos a hablar de esto.
Gracias a nuestro dispositivo puedes solventar muchas operaciones que antes te podían
llevar mucho tiempo y centrarte en lo que mejor sabes hacer: Tu trabajo.
UN EJEMPLO: WHATSAPP

Pero también puede ser una catástrofe para nosotros. Vamos a poner un ejemplo. Seguro
que adivinas cual es la aplicación que más uso.
Pues sí. Has acertado. WhatsApp
No es una aplicación profesional. De hecho, en su
ámbito (la mensajería) no es la mejor opción. Pero
tenemos que usarlo porque la mayoría de las
personas lo tienen y entre ellos están tus clientes.
¿me equivoco?

Sería una locura decirte que no lo uses, porque no puedes prescindir de WhatsApp, pero ya
que no queda más remedio, intenta paliar algunos problemas con buenas prácticas
◼ Ten cuidado con tu perfil. Con la foto, con tus mensajes de estado. Tu teléfono puede que
esté en cientos de contactos que son potenciales clientes.
◼ Protege a los tuyos. ¿Seguro que es buena idea que tu foto de perfil sea la de tus hijos?
◼ Cuida el lenguaje. Si hablas con un cliente por WhatsApp usa el lenguaje apropiado. Ten
cuidado con el corrector. Seguro que ya te ha jugado alguna mala pasada.
◼ Intenta derivar las conversaciones hacia otras herramientas, al correo electrónico.
◼ No envíes por WhatsApp documentos que tengan valor de contrato: un presupuesto, un
proyecto, o una aceptación de trabajo.
◼ Y haz lo mismo en sentido inverso. Pide que te envíen los documentos importantes por otros
medios.
◼ Por supuesto, no crees un grupo con tus clientes para enviarles publicidad. Además de no
ser legal darás una imagen terrible.
◼ Y no envíes memes ni comentarios que no tienen que ver con tu trabajo: ellos ya sufren a
sus amistades.
Estas normas las podemos aplicar a un montón de aplicaciones, profesionales o no, pero de
las que no podemos negar su existencia.
Lo más importante: Haz de tu smartphone un aliado, pero, no seas su esclavo.

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Introducción al uso de Smartphone

CONOCE TU SMARTPHONE:
FUNCIONALIDADES BÁSICAS
Tienes en tus manos, con un peso de menos de 200 gramos, una herramienta con más
potencia de procesamiento de información que el ordenador que llevó al hombre a la luna
hace más de medio siglo.
Nuestros Smartphones contienen un montón de capacidades que tal vez desconoces. Se
convierten, en buena medida en una extensión de nuestros sentidos: por lo menos del
sentido de la vista, del tacto, y del oído. Pero ¿qué contiene? Tu Smartphone tiene algunos
elementos asombrosos:
◼ Una antena que lo conecta a una red de datos situada en un receptor que puede estar a
cientos de metros de ti.
◼ Un GPS que posiciona tu móvil en el planeta ¿cómo? Conectando con al menos cuatro
satélites que permitirán triangular tu posición en el planeta con un error de unos escasos
metros. Esos satélites están a más de 20000 kilómetros de ti.
◼ Un giroscopio que permite saber en todo momento que posición tiene tu teléfono con
respecto al suelo. Gracias a este componente puedes girar la pantalla y el dispositivo
cambiará el aspecto del contenido. “Sabe” cuando está en posición horizontal y en vertical.
Incluso, hay aplicaciones que pueden identificar una caída de una persona por la velocidad
en que cambia de posición el giroscopio.
Estos tres elementos permiten que internamente el dispositivo realice un montón de
funciones. Pero, hay otros elementos asombrosos que han cambiado nuestra forma de
trabajar y de relacionarnos con la tecnología:
◼ Una cámara (o dos,tres,…) de una capacidad asombrosa. En algunos casos montando varias
lentes para obtener imágenes y vídeos de una gran calidad.
◼ Una pantalla táctil capacitativa con la que podemos actuar de manera mucho más natural y
lógica que como lo hacemos con el ratón. Solo tenemos que pulsar con nuestro propio
cuerpo (usando el tacto) para que el dispositivo responda.
◼ Sensores cada vez más sofisticados, que permiten detectar niveles de luz, pero también
otros elementos, como nuestra huella dactilar.
◼ Un sistema de entrada de sonido (micrófono) que permite captar audio con una calidad muy
buena.
◼ Un sistema de salida de audio (altavoz o salida de auriculares) que te permite oír cualquier
sonido reproducible.

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Introducción al uso de Smartphone

Además, hay otros componentes básicos de tu Smartphone:

◼ Los diferentes módulos para conectarnos a una red cercana (wifi), a un dispositivo muy
próximo (Bluetooth) o a uno extremadamente cercano (NFC).
◼ La batería, como fuente de alimentación, imprescindible para el funcionamiento.
◼ Un procesador, semejante al de un ordenador, que permite ejecutar aquello que el sistema
operativo requiere.
◼ Una memoria interna que funciona como RAM y como almacenamiento interno.
El gran problema de los Smartphones, pero también su gran ventaja y el reto de ingeniería
que supone, es el tamaño. Para alojar tanta tecnología cada micra de milímetro es vital.

Conocer físicamente tu móvil es una buena forma de controlar y comprender la tecnología

que tienes en tu bolsillo.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 8

Introducción al uso de Smartphone

SISTEMAS OPERATIVOS: ANDROID E IOS

Para que cualquier dispositivo electrónico
avanzado funcione, requiere un programa que
permita que el usuario se ponga en contacto
con el hardware, que es quien realmente
ejecuta cada petición.
En estos momentos, los sistemas operativos de
los dispositivos móviles están monopolizados
por Android de Google e iOS de Apple.
Aunque propiamente no fue el primer teléfono inteligente, sin duda, quien primero supo
conectar con el gran público fue Apple con el sistema operativo iOS integrado en su gama de
teléfonos iPhone.
Con poco margen de tiempo, Google empezó a lanzar su sistema operativo, presente en
muchos dispositivos: Android.
Entre ambos sistemas operativos hay una diferencia importante para entender cómo
funcionan. Mientras Apple aposto por un sistema cerrado, Android es un sistema abierto.
Esto quiere decir que el sistema operativo de Apple (iOS) solamente está en los dispositivos
iPhone que la misma compañía de la manzana fabrica. Por el contrario, Android está
instalado por muchísimos fabricantes.
Intentos de otros grandes de la tecnología, como Microsoft, han
fracasado, y no parece que por el momento aparezca un tercer actor en escena.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 9

Introducción al uso de Smartphone

El sistema más extendido en España es Android (aproximadamente cerca del 90% del
mercado) aunque repartido en múltiples fabricantes. Los más distribuido es España son, en
este orden Xiaomi, Huawei, Samsung y Apple.

Fuente: es.Kantar.com

Las capacidades de ambos sistemas actualmente son semejantes y la experiencia de usuario

no es muy diferente. Mientras que los dispositivos iOS ofrecen la experiencia directa del
diseño del sistema operativo, en Android los distintos fabricantes suelen integrar capas de
personalización que ofrecen alternativas (no siempre mejores) al sistema operativo. Esta
tendencia en Android se está frenando con los dispositivos Android One que ofrecen el
sistema operativo sin estas capas.
En ambos casos, los sistemas operativos requieren la autentificación del usuario por medio
de Google (con servicios como Gmail) para Android, o id Apple para los dispositivos iOS
como iPhone (y las tablets iPad).
No se trata de una competición, utilizar una u otra plataforma no te va a hacer más
productivo. Usa eficazmente tu dispositivo, sea el que sea.

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Introducción al uso de Smartphone

GOOGLE PLAY Y APPLE STORE

Aunque tanto los teléfonos Android como los iOS traen una buena serie de funciones
básicas, el verdadero partido de los teléfonos inteligentes se lo podemos sacar gracias a las
aplicaciones que podemos instalar.
Muchas de las aplicaciones más conocidas están en ambas plataformas, aunque no
necesariamente todas. Esto se debe a que los requisitos técnicos de cada una de ellas
exigen un desarrollo diferente para cada uno de los sistemas operativos, haciendo costoso
el desarrollo paralelo teniendo en cuenta las grandes exigencias de actualización requeridas
por los usuarios.
Aunque los números son muy semejantes en cuanto al número de aplicaciones de cada
plataforma, Google Play tiene algunos más. Esto se debe en buena medida a que Apple
requiere un coste de desarrollo anual (unos 100€) mientras que Android solo exige un
pequeño pago que no hay que
renovar (unos 25€). Apple Store
tiene filtros más exigentes sobre las
aplicaciones que las que ejerce
Google en Android.
La descarga de aplicaciones y la
presentación de estas es muy
semejante. Además de una pequeña
descripción, podemos ver varias
pantalla o vídeos del funcionamiento
y valoraciones y opiniones de
usuarios sobre la mismas. Estas
opiniones (y el número de descargas)
es importante. Puede haber excelentes aplicaciones con muy pocas descargas. Esto nos
hace, como usuarios, dudar sobre la calidad, y especialmente sobre el futuro de la
aplicación. Si no se va a actualizar en el futuro y representa una tarea crítica en nuestro
trabajo, debemos valorar si es conveniente usarla o no.

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Introducción al uso de Smartphone

GOOGLE PLAY

En Google Play podemos instalar las aplicaciones directamente desde nuestro ordenador,
utilizando el navegador. Si tenemos varios dispositivos (y estamos identificados con el
mismo usuario) podemos elegir en cuál de ellos queremos que se instale la aplicación.

APP STORE

En App Store esto no se produce de una forma tan sencilla, aunque podemos elegir las
aplicaciones y configurar nuestro dispositivo utilizando el ordenador mediante la aplicación
iTunes, pensada originalmente para la descarga de música, pero que se convierte en un
verdadero centro de control de nuestros productos descargados para los dispositivos Apple.

Recuerda que no por tener más aplicaciones en tu móvil eres más productivo. Maneja
aquellas que te permitan mejorar en tu día a día.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 12

Introducción al uso de Smartphone

USO RESPONSABLE Y USO ABUSIVO DEL

SMARTPHONE
Como tantas cosas, también los Smartphones pueden usarse para el bien… o para el mal.
Es fácil fijarse en los riesgos: falta de seguridad, pérdidas de tiempo, riesgos en los datos.
Pero todo esto puede evitarse con buenos usos.
Tener unas buenas prácticas con el dispositivo acarreará muchas ventajas. No por no usarlo
mal, sino por la gran cantidad de nuevas oportunidades que nos ofrece.
Hay usos que no son buenos y otros que son responsables. Vamos con lo malo primero, o
mejor dicho con los riesgos.
RIESGOS

Los datos. Tus datos y los datos de los clientes. Tienes en tus contactos información de
mucha gente. Pero también, en nuestros servicios compartidos en la nube, podemos estar
manejando un montón de datos de clientes o de otras personas.
En un entorno de trabajo, no es posible ningún control sobre los datos personales en los
dispositivos particulares.
Incluso, si dejamos nuestro móvil en cualquier sitio, lo perdemos, o nos lo roban, alguien
puede acceder a datos sensibles.
Y hay otro riesgo relacionado con el uso: un riesgo evidente. El peligro de procrastinar, es
decir, de no hacer lo que toca, posponiendo lo importante. A más de uno le han pillado con
el CandyCrash en horas de trabajo.
En otro vídeo hemos visto otro problema. Recibimos llamadas fuera de nuestro horario, o
se atienden asuntos personales en horario de trabajo.
BENEFICIOS

Pero son más los beneficios. De hecho, los usos abusivos tienen solución.
Por ejemplo, algunos se pueden solucionar con un móvil dual. Muchos teléfonos permiten
instalar dos tarjetas SIM: La personal y la profesional. Así podremos mantener nuestros
entornos separados cuando es necesario.
Haciendo un buen uso responsable del dispositivo podemos tener muchas más ventajas.

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Introducción al uso de Smartphone

BYOD

Pese a estos riesgos muchas empresas han adoptado la política BYOD (Bring Your Own
Device), animando a los empleados a llevar sus propios dispositivos.
Es verdad que esto puede tener riesgos, sobre todo
relacionados con el acceso a redes y datos, pero con un
uso responsable, la tecnología y protegiendo los datos
se consigue mayor flexibilidad.
Una de las ventajas de los móviles es la autonomía.
Ahorramos un montón de tiempo en desplazamiento.
No hace falta pasarse por la oficina a contestar un mail.
Además, las comunicaciones con los clientes pueden
ser mucho más fluidas y las herramientas de
productividad (agendas, aplicaciones de notas,
gestores de tareas) animan a los profesionales a mejorar su forma de trabajo.
La tendencia de tener el dispositivo en el trabajo es imparable. No está demás algunas
medidas de seguridad. Una buena política BOYD debe:
◼ Crear normas sobre qué usar y cuando.
◼ Concienciar a los trabajadores sobre el uso adecuado.
◼ Establecer tiempos y momento límites para el uso personal.
◼ Regular la toma de imágenes en la empresa.
◼ Proteger los dispositivos con contraseñas seguras, o mejor aún con control biométrico, como
el uso de huellas dactilares
◼ Y proteger las propias redes evitando wifis abiertas a las que pueden acceder personas
ajenas.
No lo dudes: Haciendo un uso responsable de tu smartphone tus beneficios son muy
grandes.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 14

Introducción al uso de Smartphone

USO ABUSIVO DEL SMARTPHONE

Como en muchos otros avances tecnológicos, hay riesgos muy claros en el uso de la
tecnología. Al igual que la pólvora puede ser utilizada para construir infraestructuras, pero
también para herir a personas, nuestros Smartphones pueden ser causa de problemas, por
el mal uso de otros, o por nuestro propio mal uso o abuso. Identifiquemos algunos de estos
problemas:
◼ Riesgos físicos de seguridad: Nuestros datos, y el acceso a los mismos, pueden estar al
alcance de cualquiera que tenga acceso a nuestro equipo.
◼ Riesgos de hackeo: Nuestra red puede ser atacada por otros cuando la misma no está
configurada correctamente o te conectas a una red pública.
◼ Separación de lo personal y lo profesional: Tus imágenes privadas no tienen por qué estar al
alcance de tus clientes o de tus colaboradores.
◼ Pérdidas de tiempo: Tienes a tu alcance una magnífica herramienta de productividad
personal y profesional pero también todos los periódicos del mundo, o una consola sin fin. El
Smartphone puede ser causa de distracciones
◼ Trabajo sin fin: Casi es lo contrario a lo anterior. Dependiendo de tu trabajo puedes estar
disponible 365 días al año, 7 días a la semana, 24 horas al día. Pero, ¿seguro que eso es lo
que quieres?
◼ Desorganización de tus tareas: Tienes tantas fuentes de entrada de trabajo que no das
abasto para atender todo.
Pero, podemos tomar algunas medidas para evitar estos problemas:
◼ Protege tu dispositivo con contraseñas o con medidas biométricas como tu huella dactilar.
Muchos de los dispositivos actuales lo permiten y solo tu podrás acceder a ella.
◼ No te conectes a redes públicas y si tienes tu propia red wifi utiliza claves de seguridad
complejas.
◼ Separa tus actividades públicas y privadas. Un móvil dual puede ser una buena idea para
separar los ámbitos.
◼ Intenta reconocer los disparadores internos que hacen que te distraigas con cosas distintas a
lo que tienes que hacer. Calcula el tiempo que pierdes, evalúa los perjuicios que acarrean y
busca una manera de utilizar ese tiempo: por ejemplo, a organizar tu agenda. Piensa si es
interesante cambiar tus horarios para evitar esas distracciones.
◼ Ponte límites y utiliza técnicas de gestión de tareas y de proyectos para organizar tu trabajo.
Recuerda que dedicando unos pocos minutos al día a organizarte. A organizar tus
actividades, no solo ahorrarás tiempo, sino que tu trabajo será mucho más eficiente.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 15

Introducción al uso de Smartphone

USO RESPONSABLE DEL SMARTPHONE

Ponte hoy mismo a trabajar con algunas buenas prácticas con tu Smartphone. Ponlo a
funcionar para ti, para que no sea una carga, sino todo lo contrario. Piensa si alguna de estas
medidas te pueden ser útiles. Como nos gustan los números redondos… allá van 10 medidas
para usar responsablemente tu Smartphone:

1) Cuida a tus clientes: es decir, cuida sus datos. No solo es algo básico que les debes, es
hasta un imperativo legal. Cambia tu Pin periódicamente e incluye medidas biométricas, si
están disponibles. Los móviles se pierden (o alguien “los cambia de sitio y bolsillo”) pero
tus datos no pueden perderse ni “irse con otros”.
2) Mima tu teléfono: No instales aplicaciones fuera de las tiendas oficiales (En Android es
posible) y mira bien lo que instalas. Comprueba que tus aplicaciones no hacen un uso
excesivo de la batería, y límpialo de vez en cuando (no encoje y las huellas sobre la
pantalla no le fortalecen), pon una funda y un cristal para proteger la pantalla.
3) Revisa tus conexiones: ¿Te hemos dicho ya que no te conectes a wifis públicas? Si tienes
poder sobre la red en la que te conectas (como en una oficina) cuida las claves de acceso,
controla a quién se les das y modifícalas con frecuencia.
4) Un poco de silencia, por favor: Silencia el móvil en las reuniones y cuando estés hablando
con otros. Y cuando quieras mejorar tu productividad puede ser el momento de desactivar
notificaciones durante un tiempo. Valora cuando es necesario que estés informado de
todo al segundo y cuando puedes dejar pasar un tiempo y luego revisar todo lo nuevo.
5) Mantén tu privacidad: Todos estamos acostumbrados a dar todos los permisos a las
aplicaciones, pero una aplicación para saber los resultados deportivos ¿debe tener acceso
a tu micrófono? Lee y piensa antes de aceptar.
6) Elimina la tentación: Si Candy Crash es adictivo y te roba tiempo. ¿No sería bueno
eliminarlo? Estás a una dos solo dos pulsaciones de hacerlo. Presiona sobre el icono y
pulsa desinstalar.
7) Educa a tus clientes y colaboradores. Puede ser difícil, pero intenta desviar
conversaciones en medios no adecuados hacia formas más formales. El caso más claro es
WhatsApp. Reconduce las conversaciones hacia otras herramientas.
8) Piensa lo que escribes. Revisa antes de escribir correos electrónicos: Lo escrito, escrito
queda. Revisa tus respuestas “a todos” para no emitir información sin necesidad. Cuida los
encabezamientos para que tu mensaje se lea y sea útil.
9) Haz limpieza: Además de las aplicaciones que te distraen, revisa si necesitas todas las
aplicaciones que tienes. Si hace un año que no la usas… ¿seguro que no sobra? Esto te
liberará espacio para otros elementos que seguro te serán más útiles.
10) Usa apps para mejorar tu productividad: Te vamos a presentar muchas que pueden serte
de utilidad. Te van a ser de gran ayuda, pero no olvides que ellas solas no van a
solucionarte las cosas.

No olvides que son tus hábitos y tu manera de trabajar las que van a mejorar tu productividad.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 16

Introducción al uso de Smartphone

SI ES UN MÓVIL PERSONAL, VUÉLVELO

PROFESIONAL
El software que aloja un Smartphone te permite gran cantidad de opciones que pueden
transformar de forma total tus trabajos diarios.
La digitalización pasa por usar los medios que tienes a tu alcance en pequeñas labores que
cambian y mejoran el trabajo.
Centrémonos en tu móvil como herramienta profesional. Sin entrar en las aplicaciones
concretas, igual que nuestros sentidos principales, la vista y el oído, tu smartphone tiene
elementos que nos van a servir, tanto en nuestro uso personal como en el profesional.
CÁMARA

Empecemos por la vista, que en el móvil está representado en la cámara. Piensa que
cantidad de utilidades profesionales puedes sacar:
◼ En una sesión de formación o en una reunión, las ideas que se han plasmado en una
pizarra... captúralas con tu cámara. A veces la imagen plasmada en la pizarra deja mucho
más claro que las notas la esencia de lo que se ha contado. Puedes guardar esas imágenes en
una aplicación del tipo de Evernote, lo que te permitirá luego trabajar sobre ello.
◼ Haz fotos periódicas de tus trabajos, sobre todo cuando es un proceso que visualmente se
ve. Lleva un control cronológico de los avances para poder ver la elaboración e incluso para
detectar fallos o para mostrar al cliente elementos que no quedan visibles al final del trabajo.
◼ Y no solo eso. Tienes un estupendo escáner que te permite capturar documentos e incluso
elementos en una superficie vertical, como una pared.
 Escanea las tarjetas de visita. Muchas aplicaciones añaden los datos a tus contactos.
SISTEMA DE AUDIO

El sentido del oído de tu teléfono está en los altavoces y el micrófono:

◼ Grabar una reunión. Si antes hablábamos de la cámara en una reunión... ¿por qué no
grabarla?
◼ En una toma de datos con el cliente, puedes usarla también... pero mucho cuidado. Siempre
pide permiso. Es más, pídelo por escrito, y ten en cuenta las implicaciones que puede tener.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 17

Introducción al uso de Smartphone

POSICIONAMIENTO

Tu teléfono puede posicionarte exactamente en el lugar dónde estás gracias al GPS. Puedes
obtener las coordenadas en las que te encuentras.
Por ejemplo, tanto en Google Maps como en la aplicación de mapas de Apple, simplemente
presiona sobre el punto en el que te posicionas. En la información más detallada de la
posición tendrás tus coordenadas exactas. Recuerda además que puedes activar en tu
cámara la geo-posición. Las fotos que tomes tendrán las coordenadas exactas.
ASISTENTES DE VOZ

Hemos vistos elementos básicos y fundamentales. Pero otras funciones nos pueden ser muy
útiles. Los asistentes de voz están en dispositivos específicos, pero también están en tu
dispositivo: Siri en los iPhone y Ok Google en Android.
Todo lo que hacen lo puedes hacer directamente. Pero mientras estás haciendo otras
labores te puede resolver asuntos más cómodamente que la calculadora del dispositivo.
Además, los asistentes te pueden agregar eventos o recordar las tareas del día.
Es posible que en una oficina sean más complicadas de usar, pero no lo dudes, han llegado
para quedarse y cada vez podrán ayudarnos en más funciones.
TETHERING

Por último... Usa tu smartphone para realizar tethering. Es decir, usar tu dispositivo como
módem para dar servicio con tus datos a tu ordenador cuando estés en un sitio sin Wifi ni
acceso a red.
Piensa en los pormenores de tu trabajo. Seguro que estas acciones, que a veces hacemos en
nuestra vida personal, tienen también un uso profesional.
Se práctico y saca provecho profesional a tu smartphone.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 18

Introducción al uso de Smartphone

CÓMO AUMENTAR TU PRODUCTIVIDAD

Puedes descargarte cientos de aplicaciones, pero de nada te valdrán si tus hábitos
productivos no han cambiado.
Comparte información y eventos con los miembros de tu equipo para estar siempre
conectados.
Pero también, el gran provecho de los dispositivos puede implicar apagarlos o silenciarlos.
Elige los momentos en que tienes que usarlos. Las funciones básicas del móvil te ayudarán a
que no te moleste cuando no debes.
Los métodos para mejorar nuestra productividad desde siempre y no necesitan que uses el
teléfono, pero si adoptar hábitos de productividad o mejorar tus métodos, aprovéchate de
la tecnología.
Hay cientos de aplicaciones excelentes, pero no tienes que instalarte todas. De hecho, ni
siquiera tienes que instalarte una de cada tipo. Algunas te pueden dar varias alternativas y
solucionar varios problemas.
Además de las aplicaciones, de las que conocerás elementos en concreto, tienes que
conocer bien las posibilidades de tu dispositivo.
MULTITAREA

Si usas un dispositivo Apple, utiliza la multitarea para tener más de una aplicación a la vez
con Slide over o con Split View. Podrás tomar nota en Evernote, mientras estás consultado
tu agenda diaria o semanal. También podrás hacer lo mismo en dispositivos Android.
COMPARTIR

Algo que debes saber manejar con fluidez siempre, es la posibilidad de compartir.
También puedes compartir elementos con dispositivos Apple cercanos
mediante Airdrop, o usando bluetooth en cualquier dispositivo.
Aunque no estén cerca, si estás consultando
una página web o manejando cualquier
elemento, puedes enviar información a otros
dispositivos, o a otras aplicaciones. Así sacarás
mucho más partido de todo lo que tienes.
Una forma de conectar tus aplicaciones es utilizar la aplicación
IFTTT. Con ella puedes hacer que determinados eventos de una aplicación se muestren en
otra de forma automática.
Así te liberas de hacer trabajos repetitivos.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 19

Introducción al uso de Smartphone

TEMPORIZADOR

Incluso aprovecha el temporizador de tu smartphone. Tal vez, debes dedicar solamente un

tiempo a una actividad durante tu jornada. Indica que te avise dentro de un determinado
número de minutos para pasar a otra actividad. Más adelante veremos alguna técnica de
productividad que tiene mucho que ver con esto.
DESCONEXIÓN

Pero a veces, no lo olvides, no necesitamos más información. Y mucho menos más

notificaciones ni avisos.
Todo lo que hemos visto no tiene por qué usarse en todo momento y, de hecho, a veces no
queremos distracciones.
Descarga de tu cabeza (¿te acuerdas de lo que hablamos
sobre GTD?) las tareas y asuntos pendientes y llévalos en los
sistemas.
Silencia tus notificaciones, incluso las llamadas cuando estés
haciendo un trabajo que requiera concentración y ausencia
de interrupciones.
Y por supuesto haz lo mismo en las reuniones. Incluso, si tú
la diriges, pide a los demás que lo hagan.
Si no te hace falta ninguna conexión... ¿Por qué no usar el modo avión? Inhabilitará todas
las conexiones, si no las necesitas.

Intenta aplicar las técnicas de gestión de proyectos o de productividad en tareas usando

las aplicaciones más adecuadas en tu smartphone.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 20

Introducción al uso de Smartphone

DOMINA LA TÉCNICA POMODORO

Antes, te he hablado de la posibilidad de usar el temporizador de tu smartphone para
establecer un temporizador que nos avise para realizar un cambio de tareas.
Pero esto, de manera más organizada es una técnica de productividad: Pomodoro. Es muy
sencilla de entender y también de intentar.
La Técnica Pomodoro (que quiere decir
Tomate en italiano) es un método para la
administración del tiempo. El nombre viene de
un reloj de cocina que tenía en casa su creador
Francesco Cirillo.
Ten en cuenta que no es un método de control
de tiempos sino de mejora de la
productividad.
Se basa en realizar trabajos a intervalos de
25 minutos, cada una será un 'Pomodoro',
estableciendo pequeñas pausas de cinco
minutos entre ellas.
Cada cuatro Pomodoros se debe realizar
una pausa más larga.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 21

Introducción al uso de Smartphone

El sistema funciona así:

◼ Primero se decide la tarea que se va a realizar.
◼ Después programas el Pomodoro (que puede estar en tu dispositivo) durante 25 minutos.
Esos 25 minutos debes dedicarlos de forma intensiva y con concentración, a la tarea
programada. Hasta que suene la alarma. Entonces marcamos el periodo como realizado.
◼ Y, muy importante para y descansa durante cinco minutos: levántate, lee, baila... lo que sea,
pero no trabajes.
◼ Cuando pasa ese tiempo, comienza un nuevo periodo.
◼ Esto hay que repetirlo durante cuatro veces, lo que vienen a ser dos horas.
◼ Cuando has concluido ese periodo de cuatro veces, hay que parar de forma un poco más
intensa, durante 15 o 30 minutos.
◼ Luego, empieza de nuevo el proceso
Esta técnica tal vez no sirva para todas las actividades, pero puede ser muy útil cuando
estamos programando o escribiendo. Incluso tiene algo de juego o de gamificación, por la
pequeña recompensa de ir marcando los Pomodoros y obtener un reposo más largo.

Uno de los beneficios de esta técnica es que nos obliga a dividir las tareas en trozos muy
pequeños y en marcarnos pequeños objetivos que vamos a ir pudiendo cumplir. Nos obliga
también a descansar, que es importante, y nos fuerza a eliminar las distracciones que las
mismas tecnologías nos dan: atender el mail, revisar notificaciones. Si son imprescindibles,
márcalas como un Pomodoro más a resolver.
Prueba esta técnica, sobre todo para trabajos específicos que requieran durante un tiempo
toda tu concentración. Y usa tu smartphone como aliado para aumentar y mejorar tu
productividad.
Puedes probarla de forma manual, pero te proponemos una herramienta: Be Focused.

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BE FOCUSED / FOCUS TO-DO

¿PARA QUÉ?

Be Focused para iOs y Focus To-Do para Android son herramientas que permiten utilizar el
método Pomodoro. El funcionamiento es muy semejante en todas las aplicaciones de este
tipo.
Añade tus tareas, intenta que sean acabables en el tiempo de cada Pomodoro, o bien,
divídelo en varios si requieren más tiempo. Es posible que necesites “varios Pomodoros”
para completar la actividad.
Puedes preparar un listado con las que necesitas. Pulsa Play para empezar el reloj.
En las opciones puedes definir algunas cosas. Por defecto, los tiempos que se marcan son
los recomendados por la técnica, pero puedes ajustarlos.
Puedes añadir un sonido al cronómetro. Hay personas que prefieren que esté en silencio y
hay a quien le ayuda el sonido. También puedes definir el sonido cuando se termina el
trabajo o cuando se finaliza la parada.
En la vista de cronómetro irás viendo el avance de tus tareas y obtener estadísticas sobre tu
actividad diaria, o semanal.

Be Focused Focus to-do

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Introducción al uso de Smartphone

ORDENA TUS APPS EN CARPETAS

Hay teléfonos que parecen una leonera. Vamos, como muchos escritorios de Windows. Y
más de una vez te ha podido pasar que estás buscando una aplicación que sabes que
tienes… pero no se encuentra: Puedes organizarlo.
Dependiendo de qué sistema utilices se hará de una forma u otra, pero el resultado es el
mismo. Agrupa tus aplicaciones por carpetas.
Normalmente bastará con arrastrar una aplicación hacia otra para que se agrupen en una
carpeta. Da un nombre significativo.
Las categorías que debes utilizar debes pensarlas un poco para que sean algo intuitivo y
sencillo.
Una de ellas, seguro que es común: Crea una
carpeta de Comunicaciones y agrega allí todas las
aplicaciones que necesites: los sistemas de
mensajería -seguro que tienes varios- o el gestor
de correo.
Otras carpetas dependerán de tus necesidades. Si
te dedicas al diseño gráfico agrupa las que utilices
en una carpeta. Si necesitas escribir documentos,
crea una carpeta ESCRIBIR con el procesador de
textos que utilices o con las aplicaciones de notas
que uses.
También puedes crear una con las redes sociales,
para que estén de forma diferente.
Usa una estructura coherente con tus necesidades
y con tus habilidades: Por ejemplo, ESCRIBIR,
LEER, GESTIONAR, HABLAR, DIBUJAR.
Separa aquellas que sean ajenas al trabajo: Los accesos a la prensa o a tu plataforma de
series favorita. De hecho, al estar en carpetas, tal vez evites que te apetezca ver algo cuando
no toca.

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Introducción al uso de Smartphone

Recuerda que en iOS todas las aplicaciones existentes se cargan en las páginas principales
que se van abriendo.
En Android es un poco distinto, dependiendo del fabricante, es posible que el grueso de
aplicaciones esté accesible al pulsar el botón central. En las páginas principales solo están
las que utilizas más.
En Android puedes usar los widgets que te dan un acceso rápido a los contenidos. Son muy
útiles, pero, cuidado, si usas muchos puedes ralentizar el sistema.
Tal vez no todo tenga que estar en carpetas, puedes dejar fuera las que usas
constantemente.
Utiliza el dock de iPhone, o las aplicaciones de acceso rápido de Android para incluir lo más
utilizado. No necesariamente lo que ha puesto el fabricante.
Seguro que la aplicación con la que hablas por teléfono tiene que estar allí. Pero a lo mejor
la de contactos no es necesaria. Puedes acceder a los contactos desde la aplicación del
teléfono. Elije las más habituales: el calendario, el gestor de tareas, el correo electrónico.
Valora las más utilizadas.
Mantén tu teléfono ordenado para mejorar el uso que haces de él.

CONCLUSIONES
Utilizar nuestro Smartphone nos da una nueva perspectiva de nuestro trabajo y nos abre
unas posibilidades que no podíamos imaginar hace unos pocos años.
Pero no olvides que puede traer (sobre todo su mal uso) riesgos. Riesgos que tú puedes
evitar.
Es importante que conozcas bien tu teléfono y los entornos en los que trabaja.
Además, tienes que conocer los riesgos y poner las medidas que están en tu mano (y son
fáciles de llevar a cabo) para sacar el máximo partido de forma segura.
Hoy, los dispositivos móviles inteligentes se han convertido ya en parte de nuestras vidas y
de nuestro trabajo, o mejor, dicho, de nuestra forma de trabajar.

Mejora tu productividad usando razonablemente tu móvil.

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