PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS

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Objetivo Alcance
Contar con un procedimiento a seguir para el Desde la elaboración, revisión, aprobación y registro
control de los documentos del Sistema de Gestión hasta la distribución de los documentos del SGC.
de la Calidad.

Punto(s) de la Norma Responsable de la operación

4.2.3 Representante de la Dirección para el SGC

Entradas Salidas
Documentos entregados por el responsable del Documentos codificados, liberados y distribuidos
proceso para su registro y liberación
GLOSARIO
Base de datos. Formato de registro con un conjunto de datos que pertenecen al mismo
contexto, almacenados electrónica y sistemáticamente para su posterior uso o consulta. La
información es actualizada frecuentemente.

Cintillo. Información colocada en la parte inferior de los formatos de registros para su fácil
identificación y control.

Codigo QR: Un código QR (quick response code, «código de respuesta rápida») es un módulo
para almacenar información en una matriz de puntos o en un código de barras bidimensional.

Documento. Información y su medio de soporte.

Documento Interno (DI). Son todos aquellos documentos del SGC que sirven de guía para el
funcionamiento del Sistema. Estos documentos se clasifican en Procesos, Subprocesos.

Documento Externo (DE). Son todos aquellos documentos, físicos o electrónicos, que son
proporcionados por organismos externos a la UTZMG y que se necesitan para el cumplimiento
de una actividad relacionada con el SGC.

Registro (RE). Es el formato de registro con la información obtenida y que sirve como evidencia
de que se operó adecuadamente el SGC, estos pueden ser registros físicos, electrónicos,
externos, bases de datos, formularios o del sistema de información.

Instructivo de Trabajo (IT). Documento interno que describe actividades necesarias para
cumplir con una parte de un proceso o procedimiento en la que interviene una sola área.

Matriz (MA). Documento interno que relaciona la información de una fila con una columna y que
corresponde a un anexo informativo de otro documento interno (manual de calidad, proceso,
subproceso, procedimiento o instrucción de trabajo) del SGC.

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Manual (ML). Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información
sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de la Universidad; así
como las instrucciones o acuerdos que considere necesarios para la ejecución del trabajo
asignado al personal.

Procedimiento (PD). Documento interno que puede describir las actividades del SGC que son
necesarias para cumplir una parte de un proceso o subproceso en la que intervienen varias
áreas.

Proceso (PR). Documento interno que describe actividades mutuamente relacionas las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

Punto de uso: Es el medio donde los documentos aplicables estarán disponibles para su
descarga.

Registros de sistema. Son todas aquellas formas emitidas por un programa informático que se
utilizan para obtener la información como resultado de una actividad determinada.

Responsable de la operación del proceso. Son los titulares de las áreas en donde se ejecuta
la parte principal del proceso. Se establece a través del nombre del puesto designado.

RD del SGC. Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad

SGC. Sistema de Gestión de la Calidad.

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DIAGRAMA DE FLUJO
Controlador de
Responsable del proceso RD del SGC Comité de Calidad
Documentos
Inicio

1 3. Revisa propuesta

Según tipo de documento.

1. Realiza propuesta colegiada

Alta, baja, modificación o prueba

piloto del documento.

¿Documento No
2. Envía por correo al RD: Interno?
1. Formato de solicitud de
alta, baja o modificación.
2. Documento en formato Si
original.

5. Realiza adecuaciones
7. Representante convoca
4. Asigna código y versión.
Y revisa que cumpla con los A comité para su revisión y/o
requisitos de acuerdo al tipo aprobación.
de documento, y hace
recomendaciones.

Al documento, y envía al RD

Si ¿Documento
requiere
adecuaciones?

No
No ¿Autoriza?

6. Envía a comite
1
1. Solicitud y, Si
2. Documento propuesto.

8. Entrega autorizado a RD

1. Solicitud.
2. Documento propuesto.

Si ¿Solicita Prueba
Piloto?

No 11.Da de alta

9. Archiva
Sustituye documento en carpeta
documento originales.
o sustituye el
documento y el QR en
el sistema de control de
documentos y lo pone
disponible para su
descarga.

12. Notifica a los usuarios

10. Envía a Controlador
1.Copia de la Solicitud
2. Documento electrónico
autorizado.
3. Archivo QR Autorizado
Mediante correo electrónico
informa el alta, baja o
modificación del documento,
especificando el motivo.

A FIN

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Responsable del proceso RD del SGC Controlador de Comité de Calidad

Documentos

13

13. Archiva o actualiza

1. En carpeta de documentos piloto.
2. Da de alta o modifica en BD de
documentos piloto.

14. Envía a Controlador 15. Realiza la distribución

1.Copia de Solicitud 1. Envía documento piloto por

2. Documento electrónico correo electrónico a usuarios
propuesto. indicados en solicitud.
3. Archivo QR 2. Notifica el tiempo de
vigencia.

16

17. Vigila su uso 16. Vigila vigencia

En el personal que esta De todos los documentos en
realizando la prueba, así como prueba piloto.
su contenido y utilidad.

No
Si ¿Fecha vencida?
¿Documento
necesita
adecuaciones?

Si
No 19. Notifica por correo

16 Al responsable del proceso el

termino de la prueba, para
definir su integración al
Sistema de Gestión de la
Calidad
18. Realiza adecuaciones

Al documento, y envía al RD

13

Si
¿Documento se
1
integra al SGC?

No

FIN

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NARRATIVA
Responsables Actividades
1. Realiza propuesta colegiada de alta, baja o modificación del documento.
 Detecta la necesidad de emitir nuevo dar de baja un documento o bien
Responsable realiza cambios en uno ya existente, verificando que el documento cumpla
del proceso con la Norma ISO 9001:2008, así como el que no tenga conflicto con otros
documentos del Sistema en cuestión.
 Define el nombre con el que se dará a conocer el documento, cuando
aplique deberá proporcionar una guía de la naturaleza del mismo.
2. Envía por correo al representante de dirección (RD) formato de solicitud
de alta, baja o modificación de documentos (RE-S01-05) y documento
Responsable
original o editable.
del proceso
 generar la solicitud en el formato RE-S01-05, especificando los motivos y
en caso de realizar prueba piloto del documento envía relación de personas
que realizaran el pilotaje.
RD del SGC 3. Revisa Propuesta según tipo de documento
 Analiza si el documento es interno o externo.
¿Documento Interno?

Si No

Pasa al punto 4 Pasa al punto 7

4. Asigna código y versión, y revisa que el documento cumpla con los

requisitos de formato de acuerdo a la IT-S01-01 según tipo de documento
y realiza recomendaciones.

 Asigna un número de código que, para los procesos o para los

procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad está constituido como
PRTNN o PDTNN. Siendo PR proceso o PD procedimiento, T el tipo de
proceso/procedimiento y NN el número consecutivo asignado.

PR o PD T NN
RD del SGC PR= Proceso SGC R= Realización 01

PD= Procedimiento SGC A= Apoyo 02

D= Dirección

S= Sistema de Gestión de la Calidad

 En el caso de procedimientos que no son del SGC, los instructivos,

registros, documentos externos, bases de datos y matrices el código se
constituirá como XX-TNN-nc. Siendo XX el tipo de documento o registro,
TNN el proceso del que proviene, y nc el número consecutivo con relación

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al subproceso del que emana. Separados por guiones.

XX TNN (ejemplo)
nc
PD= Procedimiento R01= PR de realización 1 01

IT= Instructivo de trabajo A03= PR de apoyo 3 03

RE= Registro o formato D01= PR de dirección 1 04

DE= Documento externo 05

BD= Base de datos ...

MA= Matriz

ML= Manual

Ejemplo: RE-R02-03 es el registro tres del proceso de realización dos.

BD-S01-01 es la base de datos uno del procedimiento tres del Sistema de
Gestión de la Calidad. PD-D01-02 es el procedimiento dos del proceso
uno de dirección.
¿Documento requiere adecuaciones?

Si No

Pasa al punto 5 Pasa al punto 6

Responsable 5. Realiza adecuaciones al documento, envía al RD, regresa al punto 4

del proceso

RD del SGC 6. Envía a Comité: Solicitud impresa con firma de revisado y documento
final.
7. Representante de comité convoca a comité para su revisión y/o
aprobación.
 Miembros del comité revisan el documento y si está de acuerdo con lo
que ahí se establece, firman solicitud y en la primera página del
documento en la sección APROBÓ y pueden colocar antefirmas en las
Comité de
subsecuentes.
Calidad
 Si están solicitando la baja de un documento, solo firma la solicitud
autorizándola.

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¿Documento se autoriza?

Si No

Pasa al punto 8 Regresa al punto 1

Comité de 8. Entrega autorizado al RD, solicitud y documento original con firmas de

Calidad aprobación.

¿Se está solicitando prueba piloto del Documento?

Si No

Pasa al punto 13 Pasa al punto 9

9. Sella, archivar original, destruir documento obsoleto, generar pdf cuando

RD del SGC
aplique agrega la leyenda documento no controlado de forma vertical en
la parte derecha.
RD del SGC 10. Envía al controlador de documentos para su alta y distribución.
Solicitud y documento electrónico autorizado.
Controlador de 11. Da de alta el documento en el sistema de control de documentos y lo
documentos pone disponible para su descarga.

Controlador de 12. Notifica a los usuarios mediante correo electrónico el alta, baja o
documentos modificación del documento, especificando el motivo.

RD del SGC 13. Archiva documento en carpeta de documentos en prueba piloto y da de

alta en base de datos.
RD del SGC 14. Envía a controlador de documentos, solicitud y documento en formato
electrónico.

Controlador de 15. Realiza la distribución de archivo por correo electrónico, únicamente a

documentos los usuarios indicados en solicitud e indica tiempo de vigencia.

RD del SGC 16. Vigila la fecha de videncia de todos los documentos en prueba piloto.

¿Fecha vencida?

Si No

Pasa al punto 19 Pasa al punto 17

Responsable 17. Vigila el uso del documento en el personal que está realizando la prueba
así como su contenido y utilidad.

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del proceso

¿Documento requiere adecuaciones?

Si No

Pasa al punto 18 Regresa punto 16

Responsable 18. Realiza adecuaciones y regresa a punto 15

del proceso

RD del SGC 19. Notifica por correo al responsable del proceso el término de la prueba,
para que se analice la integración del documento al SGC.
¿Documento se integra al SGC?

Si No

Pasa al punto 1 Pasa al punto 20

20. Fin de proceso

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Generalidades
 Norma ISO 9001:2008

Elaboración de los documentos: Para la asignación de códigos y elaboración de formatos

y/o documentos remitirse a la instrucción de trabajo IT-S01-01.

Control de Documentos:

 Todos los documentos que no tengan las leyendas “Documento NO CONTROLADO, sólo
para información“ y “firmas solo en el documento original” y que NO estén en el
controlador de documentos se consideran como no oficiales.
 Con el fin de aprovechar los recursos electrónicos, se decidió no distribuir copias controladas;
por ello, lo publicado en el controlador de documentos es la última versión existente de los
documentos y registros.
 Todos los formatos controlados en electrónicos o papel deberán incluir un cintillo, Código QR
o la leyenda oficial según IT-S01-01, a excepción de los formatos o archivos electrónicos
externos.

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Modificaciones a Documentos:
 Una actualización a un documento se considera una modificación.
 El personal de la UTZMG que considere necesario realizar un cambio a un documento debe
enviar su sugerencia al responsable del proceso para que determine la pertinencia de realizar
los cambios sugeridos.

Distribución:
 Todos los documentos nuevos, modificados o dados de baja deben ser distribuidos por correo
a todas las personas que participan en su ejecución.

Distribución de documentos externos:

Todos los documentos de origen externo se controla su distribución a través del controlador de
documentos del SGC.
Mantenimiento de los documentos en áreas:
A la RD del SGC le corresponde asegurarse que:
 La última versión de los documentos aplicables se encuentra disponible en el controlador de
documentos.
 Los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

Formatos de nueva creación

Los formatos que sean de nueva creación podrán darse de alta sin modificar el proceso,
subproceso o instructivo de trabajo de donde emana por plazo no mayor a 3.5 meses, lo cual
implicará que se le deberán incluir a dicho documento todas las modificaciones
correspondientes y solicitar, una semana antes del primer día de clases del siguiente
cuatrimestre, su alta en el SGC como el resto de los documentos.
Prueba piloto
Se permite la prueba piloto de formatos de registro por un plazo no mayor a 3.5 meses, lo cual
implicará que una semana antes del primer día de clases del siguiente cuatrimestre se deberá
solicitar su alta o modificación en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Los formatos de registro pueden estar a prueba de las siguiente manera:
1. Para todos los usuarios del proceso: para la aplicación de esta prueba se deberá
informar al RD del SGC a través del formato RE-S01-05 solicitud de alta, baja o
modificación de documentos, para que se deje disponible el documento a todos los
usuarios.
2. Para Parte de los usuarios del proceso: para la aplicación de esta prueba se deberá
informar al RD del SGC a través del formato RE-S01-05 solicitud de alta, baja o
modificación de documentos, quiénes realizarán el pilotaje.

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REGISTROS
Registros Tiempos Responsable de Lugar de
de Conservarlo almacenamiento
Conserva
ción

Lista Maestra de
http://200.52.200.10
N/A Documentos Indefinido RD para el SGC
4
Controlados

Solicitud de baja, Sistema de control

RE-S01-05 1 años RD para el SGC
alta o modificación de documentos

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