FACTURACIÓN ELECTRONICA

Por lo tanto, podemos decir que la factura electrónica es un documento tributario generado por
medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que
conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en
papel
Una factura electrónica contiene todos los datos de una factura convencional, con diferencia de la
firma digital, que es la secuencia de caracteres que valida y soporta su veracidad tanto fiscal como
legal. Estas se pueden emitir en diferentes formatos de fichero (EDIFACT, XML, PDF, HTML, etc.
…) siempre que se respete el contenido legal exigible y se cumpla con ciertos aspectos para la
incorporación de la firma electrónica cualificada.

Estos aspectos son los siguientes:

El facturador es el responsable de generarlas ya sea por:

 Adquiriente: Firma certificada por la misma empresa (dichas certificaciones

Aspectos para son de terceros)
la  Proveedor tecnológico:  podrá ser el firmante autorizado por el facturador
incorporación electrónico a actuar en su nombre.
de la firma  Entidades de Certificación Digital – ECD: es el tercero de confianza que tiene
electrónica bajo su control la gestión de constatación, expedición, autenticación y registro
cualificada histórico de los certificados digitales utilizados para las firmas digitales de las
facturas electrónicas.
(La DIAN presta la herramienta de la firma para las pymes de manera gratuita en el
caso de Colombia, en otros países es recomendables preguntar este beneficio. )

¿Qué es la factura electrónica?

Es la representación digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios

garantizando la autenticidad desde su origen, y la integridad del contenido cumpliendo con los
requisitos técnicos y legales.
Se define como un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que
operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas,
permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición,
recibo, rechazo y conservación. 

En el 2003, Chile fue el primer país de Latinoamérica que implementó factura electrónica con el fin
de promover el avance del país. A esta iniciativa se le sumaron México en el 2005, Brasil y
Argentina en el 2006 y actualmente Colombia lo está llevando a cabo.

Una factura digital no es más que la copia de una factura física que es enviada por medios
electrónicos y no garantiza la integridad de la información contenida en ella, a diferencia de la
factura electrónica que asegura la autenticidad de toda la información desde la emisión hasta la
recepción. Entonces, la factura electrónica consolidada y reglamentada en el decreto 2242 de
2015, es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios que para
efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada en medios y formatos
electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de
información

La implementación de factura electrónica trae múltiples beneficios para las empresas que la
adoptan, porque hace más eficiente el proceso del “Order to Cash” o “Pedido al pago” reduciendo: 

 Reducción en tiempos de espera

 Disminución de costos asociados a la impresión de facturas
Beneficios de la adopción físicas
de la factura electrónica  Mitiga la contaminación del medio ambiente
 Facilita la organización, registro y archivo de documentos
contables. 

¿A qué nos referimos cuando hablamos de la red de valor en el comercio de mercancías?

Pues bien corresponde al proceso que va desde la solicitud de un pedido hasta su pago y
facturación.  Este proceso se llama Order to cash o Pedido al pago, y puede dividirse a groso
modo en tres procesos: el pedido, la entrega y el pago. 

El "Orden to cash" o pedido al pago implica un conjunto de procesos de negocio que comienza
desde la generación de una orden de compra por parte de la adquirente comprador o cliente quien
es una persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir una factura o
documento equivalente y que tratándose de la factura electrónica la recibe o rechaza, cuando sea
el caso, y conserva para su posterior exhibición. Ahora otro actor, el obligado a facturar
electrónicamente o vendedor, es la persona natural o jurídica que debe emitir la factura
electrónicamente en las condiciones establecidas por la ley. En esta red de valor de procesos se
lleva a cabo la notificación de productos facturados y el pago de la factura entre muchos otros. Es
por esto que entre más automatizados estén estos procesos más eficientes será la comunicación
entre los socios de negocio creando sinergias corporativas sólidas con intercambios comerciales
ágiles y robustos.

Es el mismo proceso que Order to cash, pero el enfoque está en los procesos al interior de una
compañía con sus proveedores:
 Esto permite que las áreas de compras y facturación estén vinculadas en el proceso y tengan
control y automatización para todas las órdenes o pedidos que se reciban.

¿Quién debe facturar electrónicamente?

Los usuarios de la factura electrónica son quienes las envían y reciben, tal número de usuarios
está en constante crecimiento. Europa reporta en el segmento Business to Business (B2B) o entre
empresas, un aumento del 50% en 2009, igual que el segmento Business to Consumer (B2C) o
empresa a cliente, en donde se evidencia un incremento del 22% en 2009.

En la actualidad, el uso de la factura en su formato digital para Latinoamérica es obligatorio en:

Brasil, México, Chile, Perú, Ecuador, Argentina, Uruguay y Guatemala, mientras que en países
como Colombia, Bolivia, Honduras y Costa Rica se busca masificar su uso e implementar
sistemas propios de facturación basándose en los modelos de la región.

El artículo 615 del Estatuto Tributario dispone: “Obligación de expedir factura: Para efectos
tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan
profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la
actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar
copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su
calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección
General de Impuestos Nacionales…”

Cód
Tipo Descripción
.
Es un documento que describe lo que se ha comprado y por ende vendido, y el precio
1 Factura de pagado. En este caso el hecho descrito es la operación de compraventa. En este se
venta específica la fecha de la operación, el nombre de las partes, la descripción del producto o
servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.
la Nota de Crédito de Exportación y la Nota de Débito de Exportación Electrónica son
2 Factura de documentos tributarios generados en forma electrónica, firmados digitalmente por el
exportación emisor, que reemplazan al documento soportado en papel y que tienen la misma validez
legal que éste.
Si presenta problemas con la FE deberá facturar en contingencia mediante talonario, Una
Factura de vez cesen estos inconvenientes deberán transcribir la información de facturas expedidas
3
contingencia  por talonario o papel y enviarlas a la Dian (o a las identidades respectivas de cada país) en
formato electrónico.

4 Factura Vigencia suspendida

de importació
n

Condiciones de generación y entrega

Condiciones establecidas por el decreto 2242 de 2015 para la generación de las facturas
electrónicas:

la factura electrónica debe utilizar el formato electrónico de generación UBL/XLM. Logyca es

miembro de bases y representante del estándar UBL/XLM en Colombia, el cual puede integrar los
estándares GS1 de identificación, captura e intercambio automático de información, haciendo más
eficientes los procesos de intercambio electrónico de datos y mejorando la comunicación entre los
diversos eslabones de la red de valor.  Por esta razón, Logyca es un verdadero socio estratégico
para el desarrollo de su factura electrónica.

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La firma digital que se incluya en la factura electrónica como elemento tecnológico para el control fiscal, puede
pertenecer: al obligado a facturar electrónicamente, a los sujetos autorizados en su empresa, o al proveedor
tecnológico en las condiciones que acuerden cuando sea expresamente autorizado por el obligado a facturar
electrónicamente.

Incluir la firma digital o electrónica de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que
establezca– DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad,
integridad y no repudio de factura electrónica de venta.

Cabe recalcar que en la representación gráfica de la Factura Electrónica no se visualiza la firma digital, pero en
el XML es un campo obligatorio que requiere la DIAN para validar su veracidad. Este se representado en forma
de código
¿Cuáles son las condiciones de entrega de la factura electrónica?

El obligado a facturar electrónicamente o vendedor, deberá entregar o poner a disposición del

adquirente o cliente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que el adquirente
o cliente, también expida factura electrónica; es decir, es necesario que los dos actores hayan
implementado este sistema.
En caso de que el adquiriente o cliente no pueda recibir la factura en el formato electrónico de
generación, el obligado a facturar o sea el vendedor, está obligado a hacerle llegar la factura en un
formato que pueda procesar, ya sea digital o físico.

Para facilitar el cumplimiento de la expedición de factura electrónica de venta, la DIAN dispondrán

de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes. Para más información
diríjase a la página de la DIAN  (sección factura electrónica)

Si se encuentra en otro país y quiere verificar este servicio consulte en la dirección de impuesto y
aduanas del lugar donde se encuentra ubicado.

Como pudo evidenciar, aparecen aquí en este modelo otros dos actores:

   

Proveedor tecnológico / intermediario Catálogo de Participantes de Factura Electrónica:  

sistema de factura electrónica:

Es la persona natural o jurídica que podrá
prestar a los obligados a facturar
electrónicamente y/o a los adquirentes que
opten por recibir la factura en formato
electrónico de generación, cuando unos u
otros así lo autoricen, los servicios
inherentes a la expedición de la factura
electrónica, incluida la entrega del ejemplar
a la entidad encargada de impuestos  Este registro de información permanecerá a disposición de
El catálogo de participantes de la factura electrónica de venta
contiene el registro de información de los siguientes sujetos:
1. Facturadores electrónicos
2. Adquirientes que corresponden a facturadores electrónicos.
3. Adquirientes que no corresponden a facturadores
electrónicos pero que solicitan la recepción de la factura
electrónica de venta atendiendo medios electrónicos.
4. Los proveedores tecnológicos.
los participantes y deberá mantenerse actualizado por los
mismos y la DIAN, en lo que corresponda y podrá ser
consultado de conformidad y cumplimiento con el !anexo
técnico de factura electrónica de venta".
 Proceso  Definición

Generación El obligado a facturar o vendedor, debe generar la factura ya sea en formato electrónico o en papel. 

Validación La factura electrónica de venta debe pasar por una validación previa por la DIAN o el ente tributario
que así lo disponga, esto con el fin de soportar transacciones de venta de bienes y/o servicios de
conformidad con lo indicado en el artículo 616-1 del estatuto tributario que operativamente tiene lugar
a través de sistemas computacionales informáticos que permiten el cumplimiento de los requisitos. 
Importante: Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser
validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN) o un proveedor autorizada por esta. 

Entrega El emisor de la factura debe garantizar la entrega de la factura al adquiriente o cliente ya sea en
formato electrónico o en papel. 

Recepción El adquirente o cliente debe acusar siempre el recibo de la factura por su propio medio o por el medio
que disponga el emisor de la factura. Si no está en la capacidad de recibir la factura electrónica, deberá
recibir un correo electrónico con un enlace de acceso a un portal.

Aceptación El adquiriente debe emitir un mensaje de aceptación o rechazo, si este no contesta después
de 3 días de su entrega, la respuesta se evidenciará como aceptada.

Exhibición y Tanto el emisor de la factura o vendedor como el adquiriente o cliente, tienen la obligación de
conservació conservar la factura en el mismo formato en el cual fueron generadas.  Las facturas electrónicas,
n deben ser almacenadas en bases de datos seguras y en el mismo formato que fueron generadas,
mínimo durante 5 años desde que fueron generadas.

Entidad El obligado a facturar debe entregar a la entidad encargada de impuestos según el país la información
encargada de de los documentos que se expidan. 
impuestos De igual forma entrega a la entidad encargada de impuestos según el país copia de todas las facturas,
según el país Notas Débito y Notas Crédito generadas, en un plazo máximo de 48 horas (independientemente de la
forma de entrega a los adquirentes). La entidad encargada de impuestos según el país verificará la
siguiente información: 
 Formato XML 
 Numeración Consecutiva autorizada por la entidad encargada de impuestos según el país 
 Discriminación de los impuestos en una factura 
 NIT o el tipo y número de identificación 
 Firma Electrónica en los documentos, etc. 
 Código único para cada factura
Después de recibir el documento, la entidad encargada de impuestos según el país informará al emisor
la recepción del ejemplar de la factura electrónica.
Esta información es común en diversos países de LATAM, su variación radica en el número de
días en el que se realiza la validación, aceptación o rechazo, su tiempo estimado esta de 3 a 7
días (dependiendo el país)

Resumamos ahora los grandes beneficios que la implementación de la factura electrónica traerá
para los adquirientes o clientes, los obligados a facturar o vendedores y para la entidad encargada
de impuestos según el país.

Adquirentes o clientes:
 Reducir el procesamiento manual de datos
 Reducir o eliminar los errores de datos en la facturación
 Disminuir el tiempo de procesamiento de facturas
 Disminuir la necesidad de archivar las facturas en papel
 Reducir el fraude en las facturas
 Lograr más precisión en la presentación de informes
 Mejorar las métricas de pago en tiempo o habilitar pagos tempranos
 Apoyar los programas de responsabilidad social-ambiental de las empresas
 Facilitar la trazabilidad y seguridad de operaciones

Obligado a facturar o vendedor:

 La validación automática de facturas asegura corrección de errores
 Disminuir el porcentaje de facturas perdidas
 Aumentar la visibilidad del proceso de pago
 Apoyar los programas de responsabilidad social-ambiental de las empresas
 Ahorrar en costos de impresión, despacho, y almacenamiento.
 Optimizar los procesos administrativos para que sean más rápidos y eficientes.
 Integrar los procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.
 Facilitar la trazabilidad y seguridad de operaciones

Entidad encargada de impuestos según el país:

  Estar a la vanguardia en el manejo del recaudo de impuestos en comparación a otras naciones de
la Región.
 Facilita la trazabilidad y seguridad de operaciones de facturación
 Disminuir la evasión de impuestos y por ende, aumentar los ingresos del estado relacionados al
recaudo de las obligaciones tributarias.

Implementación en América
La factura electrónica ha adquirido un papel principal en la reducción de cargas administrativas
tanto en América Latina como en Europa, haciendo más eficientes las relaciones empresa-cliente,
empresa-empresa, empresa-gobierno y fortaleciendo los tramos de control y modelos de riesgo,
reduciendo las brechas de evasión fiscal.

Para Estados Unidos, en el segmento Business to Business (B2B) y Business to Government

(B2G) la percepción y objetivos de la implementación de factura electrónica difiere ampliamente
entre la propuesta europea y Latinoamericana. El objetivo actual de las empresas
norteamericanas es la optimización de las operaciones internas de automatización del “pedido al
pago” y de la “compra a pago”. Claramente Estados Unidos supera la fase temprana de adopción
de la factura electrónica y el interés en este tema aumenta rápidamente.

En América Latina, la implementación de la factura electrónica se ha convertido en una práctica

cada vez más afianzada y forma parte de las estrategias a seguir en las Administraciones
Tributarias:

Porcentaje aproximado
Inicio de la
Emisore Facturas electrónicas de facturas Obligatoria o
País factura
s emitidas al 2010 electrónicas del total voluntaria
electrónica
en 2010

Argentina 2005 Obligatoria

Brasil 2004 464 mil 2,070 millones 80% Voluntaria

489 millones (a marzo

Chile 2003 21 mil 33% Voluntaria
2010)

Colombia 2007 493 mil n/d n/d Obligatoria

Costa Rica 2007 400 n/d n/d Obligatoria

México 2004 222 mil 1,133 millones 41% Obligatoria

Guatemala 2007 98 n/d n/d Obligatoria

 Ecuador Iniciando la implementación

Perú En proceso de análisis para posible implementación

Uruguay En proceso de análisis para posible implementación

Chile podría ser identificada como la raíz del desarrollo de este modelo de mercado en
Latinoamérica.  En países como como Argentina, Brazil, Costa Rica, Guatemala y México empezó
a implementarse tempranamente este modelo y algunos superaron a Chile gracias a una estricta
obligatoriedad en el uso de la factura electrónica.

En resumen, la facturación electrónica manifiesta las siguientes características en Latinoamérica:

 Tasas de crecimiento anuales entre 50 y 500%. 

 La factura electrónica está siendo empujada por el sector público. 
 El proceso se apoya en la participación de terceros.
 Las estrategias de Brasil y México permiten auditar el proceso prácticamente en tiempo real,
estrategia que países europeos están considerando revisar e implementar. 
 La seguridad es un tema prioritario, por lo que se adoptan esquemas de firmas digitales.
 Por su parte para Norteamérica tenemos: 
 Tasas de crecimiento anuales entre 23 y 25%. 
 Proceso altamente focalizado en el emisor y consumidor. 
 El pago y la contratación son los principales impulsores. 
 Con preferencias para el intercambio empresa a empresa (B2B), que lo distingue de la estrategia
empresa a cliente (B2C) que se practica más en América Latina y Europa

Implementación en el resto del mundo

Existen muchas similitudes en el uso de la facturación en el mundo, el reto está en implementar la
factura electrónica, cuando hay igualmente grandes diferencias debido a legislaciones
heterogéneas, a las diferencias entre idioma, la cultura y el foco de optimización vigente. 
Nienhuis, J. J., & Bryant, C. (2010) lo describen de la siguiente manera:

Región Foco

Asia, Latinoamérica y Los proyectos son lanzados por las autoridades fiscales en miras de reducir la evasión de
algunos países del sur y impuestos, por ello la facturación electrónica se implementa por obligatoriedad y requiere de
el oriente de Europa su revisión y auditoría.
 Norte América Las grandes y medianas empresas fundamentalmente automatizan sus procesos internos, por lo
que su foco es la automatización de “Cuentas por cobrar” y “Cuentas por pagar” así como las
Finanzas Comerciales y el Capital de Trabajo.

Gran parte de Europa Los clientes y proveedores se encuentran en diferentes lugares del mundo con diferentes
legislaciones, por lo que es importante construir un esquema que pueda ser utilizado por
millones de compañías de diferentes orígenes y tamaños.

Así pues, según Acosta, M., López, E., & Espinoza, E. (2011) la factura electrónica en tales
regiones presenta las siguientes características:

En la región Asia/Pacífico y África: 

 Los líderes en la utilización de la factura electrónica son Singapur, Hong Kong, Taiwán, Corea del
Sur, Australia, Nueva Zelanda, Sudáfrica y Kenia.
 Se encuentran dando los primeros pasos en el proceso empresa a cliente (B2C).
 En varios países hay ausencia de legislación para impulsar el esquema empresa a empresa (B2B).
 El gobierno de India promueve el uso de la factura electrónica conjuntamente con el sector privado,
tratando de imitar el proceso logrado en Europa.
 La legislación de Rusia ya contempla la factura electrónica y están por arrancar el proceso.
 Al igual que en Latinoamérica, la seguridad es un tema prioritario por lo que se adoptan esquemas
de firmas digitales. 

En Europa:

 La factura electrónica ha tomado tal relevancia, que en julio de 2010 la Comisión Europea adoptó la
directiva 2010/45/EU como un medio para reducir cargas administrativas y fomentar la
competitividad de sus empresas. Por este concepto, la CE estima que en los siguientes seis años
habrá una reducción de costos por casi 240 billones de euros, y concentrará sus esfuerzos en las
pequeñas y medianas empresas.
 Otro objetivo de esta iniciativa es integrar la factura electrónica dentro del proyecto de compras en
línea de los gobiernos de la CE, lo que dará relevancia a las pequeñas y medianas empresas. Una
parte fundamental de este proceso es la directiva 1999/93/EC, que promueve a la firma electrónica
como un medio seguro y es reconocida por toda la Comunidad Europea. También es importante no
limitar su uso a servicios nacionales para así alcanzar los estándares de interoperabilidad
necesarios.

Caso Colombia
En Colombia la Factura electrónica es el documento que soporta transacciones de venta de
bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y
conservada en medios y formatos electrónicos.  Funciona A través de un proceso de facturación
que utilice tecnologías de información, en forma directa o a través de terceros, con lo que se
garantiza la autenticidad e integridad del documento desde su emisión y durante todo el tiempo de
conservación.
 El Ministerio de Hacienda y Crédito Público emite en el decreto N. 2242 del 24 de noviembre de
2015 donde se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura
electrónica con fines de masificación y control fiscal.  La Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN se pronuncia adicionalmente bajo la resolución N. 00019 del 24 de febrero de
2016 mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde
a tal decreto, señalando allí los procedimientos y requisitos a cumplir de acuerdo con el decreto,
disponiendo otros aspectos relacionados a la factura electrónica. 

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público emite en el decreto N. 2242 del 24 de noviembre de 2015
donde se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines
de masificación y control fiscal.  La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN se pronuncia
adicionalmente bajo la resolución N. 00019 del 24 de febrero de 2016 mediante la cual se prescribe un
sistema técnico de control para la factura electrónica acorde a tal decreto, señalando allí los procedimientos
y requisitos a cumplir de acuerdo con el decreto, disponiendo otros aspectos relacionados a la factura
electrónica. 

Así pues, la implementación de factura electrónica en Colombia trae sinnúmero de beneficios que
pueden aprovecharse ahora mismo gracias a que no existen vacíos jurídicos ni procedimentales
que demoren su implementación, sin embargo depende de las empresas la aceptación de este
nuevo proceso y con ello el cambio en la cultura para la adopción del nuevo sistema como avance
de legislativo y tecnológico.  

Estatutos Tributarios relevantes

 Artículo 511: Deber de entregar factura o documento equivalente.

 Artículo 615: del Estatuto Tributario-obligados a expedir y entregar factura o documento

equivalente.

 Artículo 616-1: Factura o documento equivalente.

 Artículo 616-4: Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones.

 Artículo 617: Requisitos de la factura para efectos tributarios.

 Artículo 618: La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.

 Artículo 684-2: La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados

contribuyentes o sectores.

 Artículo 684-4: Sanciones aplicables a los proveedores autorizados.

El error más grande de las compañías es resistirse al cambio, pues los beneficios de cambiar a
Factura Electrónica son positivos en términos económicos. Es posible que este esto requiera de
adaptación, multiplique los cambios y genere un reajuste interno en los procesos administrativos o
logísticos de la empresa.

Cambiar de perspectiva y ver los cambios como una realidad y no una opción nos permitirá
enfrentarlos con objetividad, resaltando las mejoras que representa para los procesos de la
compañía.