LA FIRMA ELECTRÓNICA

Actualmente, recurrir a internet para llevar a cabo cualquier tipo de

procedimiento administrativo es un ahorro importante en costes, en tiempo,
en necesidad de recursos económicos, materiales y humanos en la empresa.

En las empresas, tenemos dos situaciones diferenciadas; una serie de

procedimientos que son obligatorios realizarlos por internet, como la
inmensa mayoría de procedimientos fiscales y tributarios que tenemos
que realizar con la Agencia Tributaria y otra serie de procesos que
pueden ser voluntarios. Pero para todos ellos, es
imprescindible contar con la firma electrónica de la empresa o
de la persona física titular, dado que éste es el método que certifica la
autenticidad y validez de la transmisión de datos por internet.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un fichero que se instala en el navegador
que permite firmar telemáticamente una transmisión de
datos, verificar una recepción y comprobar quién es el emisor de dicha
transmisión. La firma electrónica equivale a la firma física en cualquier
proceso que hagamos en nuestra vida cotidiana.

Estos ficheros que contienen la firma electrónica, son únicos y los

emiten entidades y organismos autorizados y certificados por las
autoridades que los consideran válidos. El fichero de la firma
electrónica es personal e intransferible, al igual que nuestro DNI o CIF
y da fe de nuestra persona en cualquier procedimiento telemático

La firma electrónica en cinco pasos

ctubre, 20182 minutos de lectura

La firma electrónica es un conjunto de datos que sirven para identificar a las

personas en documentos enviados en formato electrónico, como la factura
online.

De esta forma, el receptor se asegura de que el emisor es quien dice ser

y de que el documento no ha sido modificado después de ser firmado.

Para firmar documentos electrónicos es necesario obtener previamente

el certificado digital o un DNI electrónico. Ambos contienen una
serie de claves criptográficas que son las que identifican al firmante de
un documento.

Para obtener el certificado digital y disponer de firma electrónica:

  En el caso de que el usuario quiera obtener el certificado en un
DNI físico, debe acudir personalmente a una comisaría de
policía nacional habilitada para la emisión de documentos de
identidad.
 Para obtener el certificado digital, hay que solicitarlo en la
web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, en el apartado
Ceres (certificación española). En el caso de Cataluña, Valencia y
País Vasco, existen sitios específicos para obtenerlo.
 Es fundamental utilizar el mismo ordenador y el mismo
navegador durante todo el proceso, que se alargará unos
días hasta que llegue el certificado.

El periodo de validez del certificado son 36 meses, y se puede renovar

durante los últimos dos meses. Pero si se deja caducar, habrá que
volver a iniciar el proceso de solicitud.

En el caso del DNI electrónico, el documento tiene una validez de diez

años pero el certificado que incorpora hay que renovarlo a los 30
meses.

Una vez obtenido el certificado digital, ya se pueden firmar los

documentos y emitir, por ejemplo, facturas online o presentar
impuestos en internet siguiendo estos sencillos pasos:

1. Redactar el documento que se va a firmar o el formulario

web.
2. Sólo cuando esté terminado y no vaya a requerir ningún añadido
o modificación, se incorpora la firma digital, que crea un
resumen del documento.
3. El sistema solicitará una clave secreta para impedir la
suplantación de identidad del emisor.
4. La firma se coloca físicamente en el
documento, haciendo visible el resumen codificado.
5. El emisor del documento ya puede enviarlo al receptor.

Si el documento necesita la firma de otras personas, podrán añadirla

sucesivamente.

El único documento válido es el resultante al final del proceso de firma.

Para colocar la firma electrónica no es necesario estar
conectado a internet, ya que se trata de un documento que está
instalado en el ordenador. Sólo será necesario estar conectado cuando
el documento que se va a firmar está en un sitio online. Es lo que
ocurre, por ejemplo, en la presentación de documentos y formularios
ante la administración pública, como:
  Presentación online de la declaración de la Renta.
 Solicitud de la vida laboral.
 Firma de facturas electrónicas.
 Solicitudes en los registros electrónicos de la administración.
 Recepción de notificaciones electrónicas.

La firma electrónica es un medio seguro para el envío de

documentos, que permite ahorrar tiempo y desplazamientos y
facilita, de esta forma, la vida de sus usuarios.