Definición de capacitación

Para poder tener un concepto claro sobre la capacitación, es necesario diferenciarlo

del entrenamiento y el adiestramiento. El entrenamiento es  la preparación que se
sigue para desempeñar una función.

Mientras que el adiestramiento es el proceso mediante el cual se estimula al trabajador

a incrementar sus conocimientos, destreza y habilidad.

En cambio, capacitación es la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y

prácticos que van a contribuir al desarrollo de los individuos en el desempeño de una
actividad. Se puedo señalar, entonces, que el concepto capacitación es mucho más
abarcador.

La capacitación en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los

medios más efectivos para asegurar la formación permanente de sus recursos
humanos respecto a las funciones laborales que y deben desempeñar en el puesto de
trabajo que ocupan.

Si bien es cierto que la capacitación no es el único camino por medio del cual se
garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un
instrumento que enseña, desarrolla sistemáticamente y coloca en circunstancias de
competencia a cualquier persona. Bajo este marco, la capacitación busca
básicamente:

 Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo

de la organización.
 Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejor
desempeño de las actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos
mínimos necesarios que deben ser considerados para emprender un proceso de
capacitación organizado, que involucre como actividad natural del mismo el dar
cumplimiento a las disposiciones legales que se establecen en la materia, las fases
sugeridas son las siguientes:

Beneficios de la capacitación para las organizaciones

Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitación se pueden enumerar los
siguientes

 Crear mejor imagen de la empresa

 Mejora la relación jefe subordinado
 Eleva la moral de la fuerza de trabajo
 Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

Beneficios de la capacitación para los trabajadores

Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitación están:
  Elimina los timones de incompetencia
 Sube el nivel de satisfacción con el puesto
 Desarrolla un sentido de progreso

Análisis situacional de la organización

Al ser las organizaciones laborales entidades económicas destinadas a ofrecer al

público usuario productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello,
requieren para su correcto funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les
permita aprovechar los recursos de que disponen

El éxito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administración

de los elementos y recursos con que cuentan.

De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros,

tecnológicos, etc., en donde cada uno de ellos desempeña una función específica,
pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad ateniendo a un
objetivo común; hacia afuera existen factores que afectan su quehacer, éstos se
refieren a las condiciones sociales, económicas, culturales, educativas y físicas del
contexto.

Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros más, debe representar
para toda organización el punto de partida en la definición de cualquier proyecto de
trabajo que se emprenda.

La función de capacitación se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de

las empresas y para cumplir con sus objetivos toma información del medio ambiente y
del mismo centro de trabajo.

Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisión al respecto se lleve a cabo
un estudio que permita identificar la situación real que en términos generales
prevalece en el centro de trabajo.

El análisis situacional, en el esquema que aquí se presenta, constituye la primera fase

del proceso capacitador porque define el momento en que se establecen las bases de
la actividad posteriores.

Por lo anterior, éste debe reflejar información sobre:

 Misión, objetivos y metas laborales

 Proceso productivo
 Estructura organizacional
 Funciones y líneas de autoridad
 Recursos disponibles
 Clientes y proveedores
 Fuerzas y debilidades

A partir del análisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se
obtendrá información de las dificultades que enfrentan las áreas que la componen.
Los puntos débiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas
a fin de establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con
capacitación

La capacitación al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso

humano que requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los
problemas pueden ser satisfechos con la misma.

Cuando el diagnóstico de la empresa refleja problemas específicos en cuanto al

desempeño laboral de los trabajadores referidos a la inducción, formación,
actualización y desarrollo de sus funciones, éstos representan indicadores que guiarán
el curso de las acciones de capacitación; por lo que representan la materia de la
siguiente fase del proceso.

Diagnóstico de Necesidades

La determinación de necesidades de capacitación es la parte medular del proceso

capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de
establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan.

 Síntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitación

son:
 Baja producción, normas de rendimiento, utilización de máquinas y equipos
 Aumento en la tasa de accidentes, rotación de personal, ausentismo,
desperdicio.
 Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de
reclutamiento.
 Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilización
de máquinas y equipo.

La capacitación que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitación

reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes.

Las características del diagnóstico de la empresa permiten flexibilidad en su

aplicación, ya que se puede realizar como una revisión periódica, semestral o anual
buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependerán
sustancialmente de la veracidad de la información.

Factores que provocan necesidades de capacitación

·    Expansión de la empresa o ingreso de nuevo empleados

·    Trabajadores transferidos o ascendidos

·    Implantación o modificación de métodos y procesos de trabajo

·    Actualización de tecnología, equipos, instalaciones y materiales de la empresa

·    Producción y comercialización de nuevos productos o servicios

Los cambios que efectúe la empresa provocarán futuras necesidades de capacitación,
a ésta se le reconoce como capacitación proactiva, ya que se adelanta a los
problemas y trata de prever resultados que fortalecerán a la organización.

Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situación que la

genera, los beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

 Localización de necesidades reales a satisfacer

 Determinación de perfiles depuestos y/o actualización de los mismos.
 Identificación clara del universo capacitar, número de trabajadores, áreas y
puestos.
 Definición de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar
 Estructuración de un programa de trabajo con tareas definida
 Determinación de los recursos que serán necesarios para la realización de las
acciones que se programen

(La capacitación en la administración de recursos humanos, 2006)

Detección de Necesidades de Capacitación

NORMAS DE OPERACIÓN. REGLAMENTO DE LAS CONDICIONES GENERALES

DE TRABAJO DEL PERSONAL NO DOCENTE DEL INSTITUTO POLITÉCNICO
NACIONAL. TÍTULO CUARTO, CAPÍTULO ÚNICO, DE LA CAPACITACIÓN Y
ADESTRAMIENTO. El I.P.N. deberá formular y establecer los programas de
capacitación y adiestramiento que requieran los trabajadores cuando éstos deban
realizar labores para las que no fueron nombrados. Asimismo, establecerá en la
medida de sus capacidades programas de capacitación y adiestramiento para la
superación del personal, fácilmente accesibles a todos los trabajadores del Instituto,
observándose en su caso lo dispuesto por el Artículo 153 “E” de la Ley Federal de
Trabajo, de aplicación supletoria.

Artículo 95. LEY FEDERAL DEL TRABAJO CAPITULO III BIS. De la capacitación y
adiestramiento de los trabajadores. Todo trabajador tiene el derecho a que su patrón le
proporcione capacitación o adiestramiento en su trabajo que le permita elevar su nivel
de vida y productividad, conforme a los planes y programas formulados, de común
acuerdo, por el patrón y el sindicato o sus trabajadores y aprobados por la Secretaría
del Trabajo y Previsión Social.

Artículo 153-A. Para dar cumplimiento a la obligación que, conforme al artículo

anterior les corresponde, los patrones podrán convenir con los trabajadores en que la
capacitación o adiestramiento, se proporcione a éstos dentro de la misma empresa o
fuera de ella, por conducto de personal propio, instructores especialmente contratados,
instituciones, escuelas u organismos especializados, o bien mediante adhesión a los
sistemas generales que se establezcan y que se registren en la Secretaría del Trabajo
y Previsión Social. En caso de tal adhesión, quedará a cargo de los patrones cubrir las
cuotas respectivas. Artículo 153-B.
La capacitación o adiestramiento a que se refiere el artículo 153-A, deberá impartirse
al trabajador durante las horas de su jornada de trabajo; salvo que, atendiendo a la
naturaleza de los servicios, patrón y trabajador convengan que podrá impartirse de
otra manera; así como en el caso en que el trabajador desee capacitarse en una
actividad distinta a la de la ocupación que desempeñe, en cuyo supuesto, la
capacitación se realizará fuera de la jornada de trabajo.

Artículo 153-E. Los trabajadores a quienes se imparta capacitación o adiestramiento

están obligados a: I. Asistir puntualmente a los cursos, sesiones de grupo y demás
actividades que formen parte del proceso de capacitación o adiestramiento; II. Atender
las indicaciones de las personas que impartan la capacitación o adiestramiento, y
cumplir con los programas respectivos; y, III. Presentar los exámenes de evaluación
de conocimientos y de aptitud que sean requeridos.

Artículo 153-H. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. - El Departamento de Capital Humano

detectará las necesidades de capacitación a través del formato CIC-SAD-DCH-007,
durante el cuarto trimestre de cada año y cada vez que se requiera, en conjunta
participación de los subdirectores o Jefes de Departamento. - El Departamento de
Capital Humano solicitará a la Subdirección Académica, al Departamento de
Diplomados y Extensión Profesional y/o al Departamento de Tecnologías Educativas el
espacio físico adecuado para la impartición de los cursos y/o talleres de capacitación.

El Departamento de Capital Humano solicitara al Departamento de Soporte Técnico y

Operativo el equipo necesario que solicite el instructor para la impartición de los cursos
y/o talleres de capacitación. - El Departamento de Capital Humano contactará vía
Internet o telefónicamente a las entidades de capacitación, para cotizar e impartir los
cursos programados cuando así se requiera. - El Departamento de Capital Humano
actualizará el programa de capacitación si surgen nuevos cursos o reprogramación de
los mismos.

- EL Departamento de Capital Humano tramitará ante las instancias correspondientes

la entrega de las Constancias del personal que acreditó el (los) cursos recibidos. - El
Departamento de Capital Humano entregará constancia al participante que apruebe el
curso y/o en su caso que cubra como mínimo el 80% de asistencia

(Aguilar, 2013)

DNC: determinación de necesidades de capacitación

La Determinación de Necesidades de Capacitación (DNC) es la parte medular del

proceso de capacitación laboral. Nos permite conocer las necesidades existentes en
una empresa, a fin de establecer los objetivos y acciones en el plan de capacitación.

Toda necesidad implica la carencia de un satisfactor. Cuando se mencionan las

necesidades de capacitación, se refiere específicamente a la ausencia o deficiencia en
cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que una persona debe adquirir,
reafirmar y actualizar para desempeñar satisfactoriamente las tareas o funciones
propias de su puesto.
Cuando se analizan las necesidades de capacitación se detectan las desviaciones o
discrepancias entre «el deber ser» o situación esperada y «el ser» o situación real.
Ello nos permite conocer a qué personas se debe capacitar y en qué aspectos
específicos, estableciendo también la profundidad y las prioridades.

Al elaborar la DNC, es muy importante tener presente que la capacitación es la

solución a los problemas de una empresa cuando sus causas se relacionan con
deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes por parte de los trabajadores;
pero cuando los problemas sean de tipo administrativo o económico, es indudable que
las solucionen impliquen cambios en la organización de la empresa.

La efectividad de un programa de capacitación no depende exclusivamente de la

calidad de los cursos, sino también de la forma en que se satisface las necesidades de
capacitación previamente determinadas y que contribuyen al logro de los objetivos
fijados por la organización.

El estudio de las necesidades de capacitación implica la elaboración de un diagnóstico

en el que se manifiesta el estado real de la empresa, es decir, sus posibles
malestares, la determinación de problemas y la propuesta de soluciones.

La determinación de necesidades de capacitación es entonces una investigación

sistemática, dinámica y flexible, orientada a conocer las carencias que manifiesta un
trabajador y que le impide desempeñar satisfactoriamente las funciones de su puesto.
Entre los beneficios que proporciona un buen estudio de DNC, se encuentran:

 Conocer qué trabajadores requieren de capacitación y en qué aspectos.

 Identificar las características de esas personas.
 Conocer los contenidos en que se necesite capacitar.
 Establecer las directrices de los planes y programas.
 Determinar con mayor precisión los objetivos de los cursos.
 Identificar instructores potenciales.
 Optimizar los recursos técnicos, materiales y financieros.
 Contribuir al logro de los objetivos de la organización.

Tradicionalmente, la DNC se ha considerado como el paso inicial en el proceso de

capacitación de personal. Sin embargo, antes de proceder al análisis de necesidades
es necesario definir el ámbito organizacional en el cual se llevará a cabo el proceso,
estableciendo objetivos y políticas generales para determinar la magnitud y alcance
del trabajo, definir estrategias, convencer e involucrar a la gerencia, planificar un
sistema antes de entrar en acción con la DNC, todas estas actividades integran una
primera fase del sistema de capacitación.

La DNC brinda la información necesaria que sirve de base para la elaboración de

planes y programas de capacitación, por lo que no debe considerarse como una
investigación al azar respecto a lo que a un trabajador le falta para desempeñar
eficientemente un determinado puesto, sino como análisis dirigido y planeado de los
factores que influyen en el desempeño de los trabajadores.

De hecho, ya que la DNC nos permite conocer las deficiencias en conocimientos,

habilidades y actitudes que habrán de superarse mediante actividades concretas de
capacitación, se debe realizar la comparación en términos de los requerimientos del
puesto contra los poseídos y ejercidos por el ocupante del mismo. No obstante, esto
es muy difícil de realizar en forma directa, por lo que es recomendable partir del
análisis y evaluación de «lo que hace y lo que logra», contra «lo que debe hacer» y
«lograr», y de ahí inferir las deficiencias correspondientes a las áreas señaladas.

Partiendo de lo que la persona «hace y logra», es decir, de los resultados esperados

contra los resultados obtenidos, la elaboración de la DNC nos permite obtener
información sobre otros hechos y situaciones importantes que no se encuentran
directamente relacionadas con la capacitación del personal, pero que sí afectan los
resultados, como pueden ser las deficiencias en la estructura organizacional,
limitaciones en los canales de comunicación, condiciones de trabajo, duplicidad de
funciones, etc.

(Pinto Villatoro, 1997)