LA PROPUESTA DE SISTEMAS

Organización de la propuesta de sistemas

Aunque el propósito de los estatutos del proyecto es identificar los objetos, determinar el alcance y
asignar responsabilidades, el analista también necesita preparar una propuesta de sistemas en la
que se incluya la mayor cantidad de detalles sobre las necesidades, opciones y recomendaciones
del sistema. En esta sección veremos el contenido y el estilo que se utilizan para formular una
propuesta de sistemas.

QUÉ DEBEMOS INCLUIR EN LA PROPUESTA DE SISTEMAS

Hay diez secciones principales que conforman una propuesta de sistemas por escrito. Cada una de
estas partes tiene una función específica, por lo que en última instancia la propuesta se debe
ordenar de la siguiente manera:

1. Carta de presentación.
2. Portada del proyecto.
3. Índice de contenido.
4. Resumen ejecutivo (incluyendo las recomendaciones).
5. Esquema del estudio de sistemas con la documentación apropiada.
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
7. Alternativas de sistemas (tres o cuatro posibles soluciones).
8. Recomendaciones de los analistas de sistemas.
9. Resumen de la propuesta.
10. Apéndices (documentación variada, resumen de fases, correspondencia, etcétera).

En la propuesta de sistemas debemos incluir una carta de presentación para los gerentes y la fuerza
de trabajo de TI. Esta carta debe enlistar a las personas que hicieron el estudio e incluir un resumen
de los objetivos del mismo. La carta de presentación debe ser concisa y amigable.

En la portada debe incluir el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del equipo de
análisis de sistemas y la fecha en que se envía la propuesta. El título de la misma debe expresar con
precisión su contenido, aunque también puede incluir algo de imaginación. El índice de contenido
puede ser útil para los que leen propuestas extensas. Si la propuesta tiene menos de 10 páginas
puede omitir el índice de contenido.

El resumen ejecutivo puede tener de 250 a 375 palabras. En él se informa el quién, qué, cuándo,
dónde, por qué y cómo de la propuesta, de igual forma que lo haría el primer párrafo en un artículo
de noticias. También debe incluir las recomendaciones del analista de sistemas y la acción deseada
por parte de la administración, ya que algunas personas tendrán tiempo de leer sólo el resumen.
Debe escribirse al último, después de completar el resto de la propuesta.

El esquema del estudio de sistemas provee información sobre los métodos que se utilizaron en el
estudio, y quién o qué fue lo que se estudió. En esta sección se deben incluir los cuestionarios, las
entrevistas, las muestras de datos de archivo, los procesos de observación o creación de prototipos
que se hayan utilizado en el estudio de sistemas.
La sección de resultados detallados describe lo que descubrió el analista de sistemas en relación con
las necesidades humanas y de sistemas por medio de todos los métodos descritos en la sección
anterior. Aquí debemos incluir las conclusiones sobre los problemas que experimentan los
trabajadores al interactuar con tecnologías y sistemas que pasan a primer plano a través del estudio.
También hay que incluir los problemas o sugerir las oportunidades que presentan las alternativas
que presentaremos en la siguiente sección.

En la sección de la propuesta acerca de las alternativas de sistemas, el analista debe presentar dos
o tres soluciones alternativas que hagan frente de manera directa a los problemas antes
mencionados. Las alternativas que se presenten aquí deben incluir una en la que se recomiende
dejar el sistema como está. Hay que explorar cada alternativa por separado. Además hay que
describir los costos y beneficios de cada situación. Como por lo general hay puntos de conflicto
involucrados en cualquier solución, asegúrese de incluir las ventajas y desventajas de cada una.

Cada alternativa debe indicar con claridad lo que deben hacer los usuarios y gerentes para
implementarla. La redacción debe ser lo más clara posible, como “Comprar computadoras portátiles
para todos los gerentes de nivel medio”, “Comprar software empaquetado para respaldar a los
usuarios en el manejo del inventario” o “Modificar el sistema existente mediante el financiamiento
de esfuerzos internos de programación”.

Una vez que el analista de sistemas haya sopesado las alternativas, tendrá una opinión profesional
definida sobre la solución que sea más funcional. La sección de recomendaciones del analista de
sistemas expresa la solución recomendada. Aquí hay que incluir las razones que respaldan la
recomendación del equipo, para que sea fácil comprender por qué se recomienda. Esta
recomendación debe fluir en forma lógica del análisis previo de las soluciones alternativas; además
debe relacionar claramente los hallazgos sobre la interacción humano-computadora con la opción
que se ofrece.

El resumen de la propuesta es un enunciado corto que refleja el contenido del resumen ejecutivo.
En él se informan los objetivos del estudio y la solución recomendada. El analista debe enfatizar una
vez más la importancia y viabilidad del proyecto, junto con el valor de las recomendaciones para
cumplir con los objetivos de los usuarios y mejorar la empresa. Concluya la propuesta con una
observación positiva. El apéndice es la última parte de la propuesta de sistemas, y puede incluir
cualquier información que el analista de sistemas considere de interés para ciertos individuos, pero
que no sea esencial para comprender el estudio de sistemas y lo que se está proponiendo.

Una vez que termine de escribir la propuesta de sistemas, seleccione cuidadosamente quiénes van
a recibir el informe. Entregue el informe personalmente a las personas que seleccionó. Su visibilidad
es importante para la aceptación y el éxito en última instancia del sistema.