Índice

Introducción_____________________________________________________________ 2
Tema I: Sistema de soporte basado en la información ___________________________ 3
1.1 Sistema del soporte del proceso de transacciones _________________________ 3
1.2 Sistema de soporte de la oficina ________________________________________ 5
1.3 Sistema de soporte para el centro presupuestal ___________________________ 6
1.4 Sistema de soporte para el control administrativo ________________________ 7
1.5 Sistema de soporte a las decisiones _____________________________________ 9
1.6 Sistema de soporte a la planeación estratégica. __________________________ 11
Tema II: La información contable y la toma de decisiones _______________________ 12
2.1 Administrativa ____________________________________________________ 13
2.2 Financiera ________________________________________________________ 14
2.3 Impositiva ________________________________________________________ 15
Tema III: Técnica de flujogramacion _______________________________________ 15
3.1 Definición y uso ____________________________________________________ 16
3.2 Simbología ________________________________________________________ 17
Tema IV: Diseño de sistemas de contabilidad _________________________________ 20
4.1 Empresas de servicios _______________________________________________ 21
4.2 Empresas comerciales_______________________________________________ 21
4.3 Empresas Industriales ______________________________________________ 22
Tema V: Contabilidad por área de responsabilidad _____________________________ 22
5.1 Principales área de una empresa ______________________________________ 23
5.2 centros de responsabilidad ___________________________________________ 25
5.3 Diseño de código contable ___________________________________________ 26
5.4 Control Interno ____________________________________________________ 27
Tema VI: Diseño de sistema de contabilidad para actividades especializadas ________ 29
6.1 Instituciones financieras _____________________________________________ 29
6.2 Empresas hoteleras _________________________________________________ 31
6.3 Empresas de seguros ________________________________________________ 33

0
Tema VII: Los sistema de contabilidad en ambiente de PED _____________________ 35
Conclusión _____________________________________________________________ 39
Recomendación _________________________________________________________ 40
Anexos ________________________________________________________________ 41
Bibliografía ____________________________________________________________ 43

1
 Introducción
Contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir, analizar y registrar
el patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de
decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de
manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

Anteriormente todos los trabajos contables se realizaban a mano, lo que provocaba que todo
el proceso contable fuera más lento y tedioso a la hora en que este se quería realizar, pero
hoy en día tenemos la ventaja de que la informática nos ayuda a que el proceso sea más
rápido, y menos tedioso a la hora de realizarse.

Antes de la informática las operaciones de registraban en el diario, luego al mayor, y se

afectaba las cuentas auxiliares, con el cual se preparaba el balance y el estado de resultados,
el cual se empleaba más personal en el departamento de contabilidad, era más factible
cometer errores. Ahora simplemente al capturar información de las pólizas, el sistema se
encarga de efectuar los registros en el diario, mayor, auxiliares y se obtienen al momento
estados financieros (balance y estado de resultados).

Sin lugar a duda la informática ha ayudado a que la contabilidad se desarrolle de forma

sorprendente, logrando conseguir la realización de tareas de formas rápidas y precisas, por lo
que podemos decir que la informática en la actualidad cumple un excelente rol dentro de la
contabilidad, facilitando los procedimientos en las actividades contables, la ciencia de la
informática provee sistemas que logar automatizar y optimizar las operaciones que esta
realiza dentro de una empresa, institución o entidad.

El objetivo fundamental del presente trabajo de investigación está enfocado en comprender

cada uno de los puntos a tratar, de esa manera podamos lograr un comprensión exitosa, que
nos permita afianzar los conocimientos necesarios para poderlo proyectar en nuestra vida
como futuros profesionales.

2
 Tema I: Sistema de soporte basado en la información
Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas
empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala
global. Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar,
almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una
institución.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de

apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda

operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por
las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de información.

1.1 Sistema del soporte del proceso de transacciones

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) es un tipo

de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda
la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una
transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente
almacenados en un sistema de información. Para que un sistema informático pueda ser
considerado como un TPS, este debe superar el test ACID.

Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo
especial de programas). La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos
de forma que estos deben ser siempre consistentes (por ejemplo, si se realiza un pago con
una tarjeta electrónica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo debe
disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser así, ninguna de
las dos cuentas se modificará), si durante el transcurso de una transacción ocurriese algún

3
error, el TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante. Si bien este
tipo de integridad es que debe presentar cualquier operación de procesamiento de
transacciones por lotes, es particularmente importante para el procesamiento de transacciones
on-line: si, por ejemplo, un sistema de reserva de billetes de una línea aérea es utilizado
simultáneamente por varios operadores, tras encontrar un asiento vacío, los datos sobre la
reserva de dicho asiento deben ser bloqueados hasta que la reserva se realice, de no ser así,
otro operador podría tener la impresión de que dicho asiento está libre cuando en realidad
está siendo reservado en ese mismo instante. Sin las debidas precauciones, en una transacción
podría ocurrir una reserva doble. Otra función de los monitores de transacciones es la
detección y resolución de interbloqueos (deadlock), y cortar transacciones para recuperar el
sistema en caso de fallos masivos.

Toda organización tiene sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction

Processing Systems) manuales y automáticos, que procesan los datos detallados necesarios
para actualizar los registros que tienen relación con las operaciones de negocios
fundamentales de la organización. Estos sistemas comprenden:

Entradas de pedidos, control de inventarlos, nóminas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar
y libro mayor general.

Las entradas a estos sistemas incluyen transacciones básicas de negocios, tales como:

Pedidos de los clientes, órdenes de compras, recepciones, tarjetas de registro de

tiempo, facturas y cheques de nóminas.

El resultado de procesar transacciones de negocios es que los registros de la organización se

actualizan para reflejar la situación de la operación al momento de la última transacción
procesada. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) automatizados se
componen de todos los elementos de los sistemas de información basados en computadora
(CBIS, Computer Based Information Systems) incluyendo hardware, software, bases de
datos, telecomunicaciones, personal, y los procedimientos que se emplean para procesar las
transacciones. El procesamiento incluye la recopilación, edición, corrección, manipulación y
almacenamiento de datos y la producción de documentos.

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1.2 Sistema de soporte de la oficina

Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en
inglés (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo
diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los
procesadores de texto las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de
correo electrónico etc.

El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a

través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de
aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones), orientadas a mejorar el
desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía.

Quizá el paquete de software más popular que puede ajustarse a la definición de OAS (y al
de suite ofimática) sea Microsoft Office en cualquiera de sus versiones. Este software,
perteneciente a la compañía Microsoft, funciona oficialmente bajo los sistemas
operativos Microsoft Windows y Apple Mac OS, aunque también lo hace en Linux si se
utilizan emuladores.

Existen otras suites ofimáticas disponibles para cualquier usuario que se distribuyen
libremente, algunas de ellas son:

 StarOffice
 OpenOffice.org
 KOffice
 Gnome Office
 LibreOffice

En la actualidad, con la aparición de la filosofía de la Web 2.0 están proliferando las suites
ofimáticas en línea, que no son más que aplicaciones que cumplen las mismas funciones que
los clásicos OAS de escritorio, pero disponibles para ser utilizados en algún portal
de Internet. Estas suites presentan la ventaja de que un usuario puede trabajar con sus propios
documentos desde cualquier ordenador conectado a Internet, además, en estos sistemas suele
ser muy fácil compartir documentos, facilitando así el trabajo colaborativo.

5
1.3 Sistema de soporte para el centro presupuestal

Los sistemas de información al igual que la gestión presupuestaria en este mundo competitivo
y globalizado son de vital importancia en la toma de decisiones, en los diferentes niveles
jerárquicos, para garantizar el éxito gerencial de cualquier tipo de organización.

Los presupuestos han sido definidos de varias maneras, por los diferentes autores que
abordan este tópico, así por ejemplo Mallo y Merlo (1995:119) lo definen, como un medio
de acción empresarial que permite dar forma en términos económicos a las decisiones
contenidas en los planes y programas; Welsch et al (1992:1) lo conceptualizan, como un
enfoque sistemático y formalizado para el desempeño de fases importantes de las funciones
administrativas de planificación y control; por otro lado, Burbano y Ortiz (2000;11), lo
definen como, expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias
para lograrlos. Mientras que para Schnavz citado por Weeny y Rachlin (1986:2), es la
presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto estratégico.

Los presupuestos son los fundamentos en que se sustenta la gestión presupuestaria, para la
toma de decisiones acertadas, pues, ésta comprende el conjunto de dimensiones implícitas en
el sistema presupuestario e interrelacionadas con las otras áreas organizacionales, a través de
un buen sistema de información, y donde el presupuesto juega un papel integrador y
coordinador de las diferentes transacciones que se realizan, y de los recursos con que cuenta
una empresa en un determinado periodo, expresado en términos financieros. La gestión
presupuestaria utiliza las estrategias adecuadas para la búsqueda de la consecución de los
objetivos trazados por la alta dirección.

Hay que tomar en cuenta que el factor humano es parte crucial en la gestión presupuestaria,
porque su capacidad, el compromiso, la persuasión y la inteligencia que debe poseer la
gerencia son factores importantes para convertir el sistema presupuestario en medio que
permita alcanzar el éxito de los objetivos trazados y no tomarlo como un fin en sí mismo.
Con relación a este enfoque Mallo et al (2000:525) expresan que los presupuestos se
convierten en medio de expresión de la personalidad y del estilo de mando, y como una y

6
otros varían de unas personas a otras, los altos directivos aplican los presupuestos siguiendo
métodos diversos.

Por otro lado, los sistemas de información son todos los elementos que funcionan en conjunto
para procesar datos y producir información (OZ, 2000:12); para Cohen y Asín (2000:4), un
sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio; para Davis y Olson (1995:5) este concepto
se refiere al sistema de procesamiento de información basado en el computador que apoya
las funciones de operación, administración y toma de decisiones de una organización.

Los sistemas de información, son pues, la conjunción de elementos, como el recurso humano,
el hardware, el software que trabajan en forma armónica, organizada, sincronizada e
integrada para procesar datos, ordenándolos, transformándolos y analizándolos, a través de
los diferentes subsistemas organizacionales, dentro de los cuales se encuentra el
presupuestario, que sirve de medio de comunicación, generando información útil y pertinente
que permite a la gerencia presupuestaria tomar las mejores decisiones, para lograr el éxito
integral de la empresa.

En este sentido, el sistema de información tiene una importancia relevante como factor
conectivo en todas las áreas funcionales de la organización, y principalmente en la gestión
presupuestaria, como herramienta gerencial en la planificación y el control de utilidades,
permitiendo en su conjunción dar ventajas sobre las fuerzas competitivas que enfrenta la
organización en el mercado.

1.4 Sistema de soporte para el control administrativo

Los sistemas de control administrativo se definen como las "rutinas formales, los reportes y
los procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar patrones en las
actividades organizacionales"

Un sistema de control administrativa es una integración lógica de técnicas para reunir y usar
información para tomar decisiones de planeación y control, motivar el comportamiento de
los empleados y evaluar el rendimiento.

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Los propósitos de un sistema administrativo son los siguientes: Comunicar con claridad los
objetivos de la organización. Asegurar que los administradores y empleados entienden las
acciones específicas que se requieren de ellos para alcanzar las metas organizacionales.
Notificar los resultados de las acciones a toda organización.

Garantizar que los administradores pueden adaptarse a cambios en el ambiente.

El sistema informal está compuesto por valores compartidos, lealtad y compromisos entre
los miembros de la compañía, la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable
para los gerentes y empleados.

Estos se refieren a la preparación de estados financieros confiables, importantes para las

relaciones con el exterior, además de ser una herramienta para la gestión interna y para la
toma de decisiones.

Se refieren al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organización que regulan los

aspectos de las relaciones sociales, como la normativa civil, laboral, financiera, medio
ambiental, de seguridad, etc.

El sistema de control administrativo proporciona información para el control de entradas de

recursos, eficiencias de procesos y salidas. El uso de los sistemas de control depende de los
objetivos estratégicos establecidos por la alta dirección.

La información del sistema de control administrativo presenta las siguientes perspectivas:

 Perspectiva Financiera
 Perspectiva del Cliente
 Perspectiva de Procesos internos
 Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Los sistemas de control administrativo son técnicas que permiten recaudar información de la
organización para posteriormente tomar decisiones sobre planeación y control, para motivar
el comportamiento de los empleados y evaluar la eficacia y la eficiencia de la organización.

Los objetivos del control en las operaciones permiten la utilización eficaz y eficiente de los
recursos que utiliza la organización. Estos deben ser coherentes y realistas, ya que a partir de
estos se definen las estrategias y se asignan los recursos.

8
Los sistemas de control administrativo se componen de:

 Sistemas Administrativos Formales.

 Sistemas Administrativos Informales.

1.5 Sistema de soporte a las decisiones

Los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) son una clase específica de sistema de
información computerizado que respalda las actividades de toma de decisiones empresariales
y organizacionales. Un Sistema de Soporte de Decisiones diseñado apropiadamente es un
sistema interactivo basado en software que pretende ayudar a los responsables de la toma de
decisiones a recopilar información útil procedente de datos brutos, documentos,
conocimiento personal y/o modelos comerciales para identificar y resolver problemas y
tomar decisiones.

Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence

enfocada al análisis de los datos de una organización.

En principio, puede parecer que el análisis de datos es un proceso sencillo, y fácil de

conseguir mediante una aplicación hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es
así: estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que
presentan la información de manera estática, pero no permiten profundizar en los datos,
navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas... etc.

El DSS es una de las herramientas más emblemáticas del Business Intelligence ya que, entre
otras propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de
gestión. Estas son algunas de sus características principales:

Informes dinámicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceñirse
a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no
siempre responden a sus dudas reales.

No requiere conocimientos técnicos. Un usuario no técnico puede crear nuevos gráficos e

informes y navegar entre ellos, haciendo drag&drop o drill through. Por tanto, para examinar
la información disponible o crear nuevas métricas no es imprescindible buscar auxilio en el
departamento de informática.
9
Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente suele ser un
datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos en estrella o copo de nieve.
Este tipo de bases de datos están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de
información (vease ánalisis OLTP-OLAP).

Integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía. El proceso de ETL previo

a la implantación de un Sistema de Soporte a la Decisión garantiza la calidad y la integración
de los datos entre las diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se llama: integridad
referencial absoluta.

Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil. No se trata de que todo el mundo
tenga acceso a toda la información, sino de que tenga acceso a la información que necesita
para que su trabajo sea lo más eficiente posible.

Disponibilidad de información histórica. En estos sistemas está a la orden del día comparar
los datos actuales con información de otros períodos históricos de la compañía, con el fin de
analizar tendencias, fijar la evolución de parámetros de negocio... etc.

Tipos de Sistemas de Soporte a Decisiones

Sistemas de información gerencial (MIS): Los sistemas de información gerencial

(MIS, Management Information Systems), tambien llamados Sistemas de Información
Administrativa (AIS) dan soporte a un espectro más amplio de tareas organizacionales,
encontrándose a medio camino entre un DSS tradicional y una aplicación CRM/ERP
implantada en la misma compañía.

Sistemas de información ejecutiva (EIS): Los sistemas de información ejecutiva

(EIS, Executive Information System) son el tipo de DSS que más se suele emplear en
Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a información
interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

Sistemas expertos basados en inteligencia artificial (SSEE): Los sistemas expertos, también
llamados sistemas basados en conocimiento, utilizan redes neuronales para simular el
conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para resolver un problema
concreto. Este concepto está muy relacionado con el datamining.

10
Sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS): Un sistema de apoyo a decisiones en
grupos (GDSS, Group Decision Support Systems) es "un sistema basado en computadoras
que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como
interfaz con un entorno compartido". El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran
las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.

Los beneficios de utilizar un sistema de soporte a les decisiones son:

 Mejora la eficiencia personal

 Proporciona soluciones a los problemas
 Facilita la comunicación entre personas
 Fomenta el aprendizaje o formación
 Mejora el control de la organización
 Obtiene nuevas evidencias que ayudan a las decisiones
 Crea ventajas competitivas sobra la competencia/li>
 Anima a explorar y descubrir de cómo se toman las decisiones
 Proporciona nuevos puntos de vista de cómo pensar sobre el espacio del problema

1.6 Sistema de soporte a la planeación estratégica.

Un sistema de planeación estratégica formal une tres tipos de planes fundamentales, que son:
planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuestos a corto plazo y planes
operativos. En una compañía con divisiones descentralizadas puede existir este tipo de unión
entre cada plan de división, y una unión diferente entre los planes estratégicos elaborados en
las oficinas generales y los planes de la división.

Un sistema de planeación estratégica es la suma de cuatro elementos básicos: una herramienta

de trabajo, un sistema integral de administración, un proceso de desarrollo empresarial, un
enfoque de negocio.

Como herramienta de trabajo, un sistema de planeación estratégica permite detectar con

precisión las oportunidades de negocio y las amenazas que se generan en las diferentes
dimensiones del entorno empresarial. Igualmente, nos permite detectar las fortalezas y
debilidades de la empresa en relación con: La madurez de su estructura orgánico-funcional

11
El desarrollo de sus recursos humanos La optimización de sus procesos productivos y de
comercialización

Durante muchos años el Planeamiento Corporativo se mantuvo divorciado del desarrollo de

los sistemas de información, hoy en día, las tecnologías de la información (TI) han
evolucionado he impactado de tal manera que esta época es conocida como la era digital.

Cuando hablamos de las herramientas para la toma de decisiones es cuando involucramos

necesariamente a las TI, estas se han convertido junto a los recursos humanos, materiales, y
financieros en el cuarto elemento que componen los recursos de una empresa.

En forma similar a la estrategia del negocio la estrategia de TI es el resultado de una serie

de decisiones partiendo de los objetivos de la empresa, recogiendo las necesidades y
requerimientos de los usuarios, aportando escenarios que minimicen los riesgos para las
inversiones y genere los máximos beneficios.

Con la planificación estratégica de los sistemas de información buscamos en últimas alinear

las tecnologías de información y comunicación con las estrategias del negocio, y así poder
generar ventajas competitivas y una mayor eficiencia en los procesos de la organización,
para obtener mejores resultados.

El Plan de Sistemas de Información deberá constituir una herramienta, permanentemente

viva, demejora en los procesos de negocio, optimizando la función informática, el
conjunto de la organización y los métodos utilizados, y estableciendo las líneas estratégicas
para los sistemas, con objeto de dar un soporte ágil y eficiente a las necesidades
evolutivas de las organizaciones.

Tema II: La información contable y la toma de decisiones

En una organización pueden existir varios sistemas de información para propósitos
diferentes. La contabilidad es un sistema de información particular, que proporciona
información acerca de las consecuencias económicas del proceso de transformación.

El principal objetivo de la contabilidad es proporcionar información que sea útil para la toma
de decisiones de los diferentes usuarios. Esta información debe contener las características
cualitativas.

12
Considerando que la información contable debe ser útil en el proceso de toma de decisiones,
por ello se precisa como característica específica para los usuarios la Comprensibilidad, en
tal sentido, la información contable debe ser fácilmente comprensible por usuarios con
conocimiento razonable de los negocios y actividades económicas.

El propósito básico del sistema de información contable de una organización es proveer

información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus
diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o las
mismas autoridades gubernamentales. En consecuencia de que el sistema de información
contable de una empresa sirve a un conjunto de diversos usuarios, se originan diferentes
ramas o subsistemas.

El subsistema de información financiera: contabilidad financiera.

El subsistema de información fiscal: contabilidad fiscal.

El subsistema de información administrativa: contabilidad administrativa.

2.1 Administrativa

Subsistema de información administrativa-. La contabilidad administrativa es un sistema de

información al servicio de las necesidades internas de la administración orientado a facilitar
las funciones administrativas de planeación y control así como la toma d decisiones. Entre
las aplicaciones se encuentran la elaboración de presupuestos, la determinación de costos de
producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas optativas de la
organización, así como el desempeño de los diferentes ejecutivos de la misma.

Los usuarios de la contabilidad administrativa-. La información generada por este

subsistema, es útil solo para los usuarios internos de la organización representados por los
directivitos de la misma, especialmente por los directores generales, gerentes de área, jefes
de departamento, entre otros.

La contabilidad administrativa, comprende el desarrollo e interpretación de la información

contable destinada específicamente a ayudar a la gerencia a manejar el negocio. Los gerentes
utilizan esta información al fijar las metas generales de la empresa, al evaluar el desempeño

13
de departamentos e individuos, al decidir si introducen una nueva línea de productos y al
efectuar prácticamente todo tipo de decisiones gerenciales.

Gran parte de la información contable gerencial es financiera por naturaleza, pero ha sido
organizada de tal forma que se relaciona directamente con la decisión a la mano, sin embargo
, a menudo la información contable gerencial incluye evaluaciones de factores no financieros,
como son consideraciones políticas, ambientales, económicas, calidad del producto,
satisfacción del cliente y productividad del trabajador.

2.2 Financiera

Subsistema de información financiera-. Está conformado por una serie de elementos tales
como las normas de registro, criterios de contabilización y formas de representación de
información de usuarios externos. A este tipo de sistema de información se le conoce debido
a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una
entidad así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de
proporcionar información útil y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma de
decisiones.

Los usuarios de la contabilidad financiera-. La información financiera es útil para los

accionistas, acreedores, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista, los
organismos reguladores y para todos aquellos usuarios externos de la información contable
de una organización económica.

La contabilidad financiera se refiere a la información que describe los recursos, las

obligaciones y las actividades financieras de una entidad económica (Bien sea una
organización o un individuo). Los contadores utilizan el término posición financiera para
describir los recursos y obligaciones financieras de una entidad en un punto en el tiempo, y
el término resultado de operaciones para describir sus actividades durante el año.

La información contable financiera está diseñada principalmente para ayudar a los

inversionistas y acreedores a decidir dónde situar los recursos de inversión escasos, Esas
decisiones son importantes para la sociedad, ya que determinan qué compañías e industrias
recibirán los recursos financieros necesarios para el crecimiento y cuáles no.

14
2.3 Impositiva

Se conoce como contabilidad fiscal al sistema de información relacionado con las

obligaciones tributarias. Este tipo de contabilidad se basa en las normativas fiscales
establecidas por ley, contempla el registro de las operaciones para la presentación de las
declaraciones y el pago de impuestos. La contabilidad Fiscal es útil solo para las autoridades
gubernamentales, o sea la administración tributaria.

Subsistema de información fiscal-. Está diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones
tributarias de las organizaciones respecto de usuario específico: el fisco. A las autoridades
gubernamentales les interesa contar con la información de las diferentes organizaciones
económicas para cuantificar el monto de la utilidad que haya obtenido de acuerdo con las
leyes fiscales en vigor como producto de sus actividades y así poder determinar la cantidad
del impuesto que le corresponde a pagar.

Los usuarios de la contabilidad fiscal-. La información generada por el subsistema de

información fiscal es útil para las autoridades gubernamentales.

Tema III: Técnica de flujogramacion

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma

o Diagramas de Flujo, características, tipos, simbología, diseño y elaboración.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama

que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte
de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede
contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario
de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica
que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la
secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su

15
ejecución. Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo,
es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Importancia:

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier
representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma
de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de
información de un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o

departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de
cualquier métodos y sistemas.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en

toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades
innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida
en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son
importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y
solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de
información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a
analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de
sistemas de información para la administración.

3.1 Definición y uso

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso.

Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la
dirección de flujo del proceso.

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El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un
proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de
cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las
ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las
operaciones de interdepartamentales, facilita también la selección de indicadores de proceso.

--Se utiliza en disciplinas como:

--La economía

--Los procesos industriales y la;

--Psicología Cognitiva

Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos
del algoritmo, y representan el flujo ejecución mediante flecha que conectan los puntos de
inicio y de término.

Se les llama diagrama de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de las operaciones.

3.2 Simbología

Inicio y fin del diagrama

Representa la estrada de los datos, o la declaración de variables que usaran

Proceso del Diagrama Disparador

Operación

- Para representar la toma de decisiones:

Para representar la preparación de un documento en original únicamente

- Si se preparan copias adicionales del documento

- Para representar el archivo de documentos. Ambos gráficos permiten señalar si en el

procedimiento hay un archivo de algún documento; el primero se utiliza para archivos

17
definitivos, y el segundo para archivos temporales, se utiliza para los documentos que se
archivan.

Para representar una operación:

Escribir la operación que se debe realizar dentro del cuadro, precedida por un verbo que en
infinitivo obligue a la acción. Por ejemplo: Autorizar pago, confrontar datos, autorizar
contrato, revisar documento, verificar operaciones.

Para representar un Conector de página:

Emplear el primer conector cada vez que termine de llenar una página, esto significa que el
procedimiento acabó en esta hoja y continúa en la siguiente.

- Para indicar el sentido de la información:

Utilizar las flechas indicando para conectar las diferentes gráficas y con ello orientar el
recorrido de la información entre las diferentes actividades y secciones o dependencias.

- Para representar la terminación del proceso:

3.3 Flujo de los procesos

El flujo de proceso describe cómo las cosas se mueven a través de los sistemas. El flujo del
proceso es a menudo representado por diagramas de proceso (cada imagen representa una
etapa de procesamiento) diagramas de flujo (hacer un seguimiento del camino a través de la
tabla es como trazar un camino a través del sistema). Hay varios tipos diferentes de flujo de
proceso.

Flujo de datos: El flujo de proceso que describe cómo los datos se mueven a través de un
sistema puede ser representado por gráficos o diagramas de flujo de proceso. Ejemplos
típicos son la información que fluye en un negocio (o departamento) y la información que se
introduce en una computadora o programa de computación. Los sistemas que procesan datos
tienen un par de características distintivas: múltiples entradas y lugares donde los datos
pueden dividirse o duplicarse. Las múltiples entradas hacen diagramas de flujo poco
convencionales (suelen tener sólo un punto de partida), pero son posibles. La división de
datos, mitad del mensaje va a un lugar y la otra mitad a otro, hace diagramas de flujo

18
problemáticos. Los diagramas de proceso son generalmente una mejor manera de representar
este tipo de flujo de proceso. El flujo de datos es a veces modelado por diagramas de flujo de
datos (DFD).

Flujo de documentos: es muy parecido al flujo de datos, con una gran diferencia: los
documentos no suelen dividirse. Un documento generalmente se mantiene intacto hasta que
se presenta o se desecha. El flujo de documentos es más fácil de representar que el flujo de
datos por la sencilla razón de que los documentos son más fáciles de ver que los datos, sobre
todo cuando los datos están en un formato legible por la computadora. Ejemplos de flujo de
documentos se encuentran cada vez que hay que llenar o procesar formularios. Los mensajes
que pasan por la oficina de correos también son buenos ejemplos. Compara lo que le sucede
a estos documentos con lo que sucede con los mensajes de correo electrónico para ver el claro
contraste entre el flujo de datos y flujo de documentos.

Flujo de programas: es muy diferente al flujo de datos o de documentos. El flujo de

programas sirve que ver cómo el "control" se mueve a través del sistema. En un flujo del
programa, un agente externo atraviesa el sistema para hacer las cosas. El ejemplo arquetípico
de flujo del programa es el programa de computadora, en donde la Unidad de Procesamiento
Central (CPU) se mueve a través del sistema (programa) para hacer las cosas. Para el
programa de computadora tradicional, sólo hay un punto de entrada que hace que este tipo
de flujo de proceso sea perfecto para los diagramas de flujo. Otro ejemplo de flujo del
programa es una cocinera siguiendo una receta. El cocinero se mueve a través de la receta,
tal vez ignorando algunos pasos opcionales, hasta el final. En ambos casos, el movimiento
de un agente a través del sistema produce el resultado deseado.

El flujo de sistema: difiere de los otros tipos de flujo en que todas las partes de un sistema
están activas al mismo tiempo. En los otros tipos de flujo las partes del sistema pueden no
estar activas la mayor parte del tiempo; los datos o documentos sólo pueden fluir dentro de
algunas partes del sistema en ocasiones especiales. El flujo de programas rara vez visitará
algunas partes del sistema. El flujo de sistema mira todo el sistema, donde cada parte está
activa todo el tiempo. Ejemplos de flujo del sistema incluyen fábricas y el cuerpo humano;
todo está sucediendo al mismo tiempo. Ni los diagramas de procesos o diagramas de flujo
son adecuados para los modelos de procesos del sistema. El mejor enfoque es romper el

19
sistema en pequeñas partes y describir lo que cada uno hace, esto se denomina diagrama de
flujo de proceso (PFD, siglas en ingles).

Tema IV: Diseño de sistemas de contabilidad

Los principios contables básicos son aplicables a todo tipo de organización, proyecto
productivo o negocio, pero a pesar de esto, cada una requiere un sistema de información
financiero adecuado específicamente a sus necesidades. Este sistema incluye las
formas contables, los registros, los manuales de instrucción, los diagramas de lujo, los
programas de computación y los informes específicos para suplir las necesidades completas
de la organización. Un área especializada de la contabilidad consiste en el diseño del
sistema contable y su implementación.

Un sistema contable proporciona información para uso externo e interno. El informe interno
de un sistema contable es el que suministra a los gerentes la información necesaria para las
operaciones diarias y también para la planeación a largo plazo. El desarrollo de los tipos de
información más relevantes para las decisiones organizacionales específicas la interpretación
de esa información se denomina contabilidad general o contabilidad administrativa.

Diseño de sistemas contables: son aplicables a todo tipo de negocio, cada empresa requiere
un sistema de información financiera adecuado específicamente a sus necesidades .Este
sistema incluye las formas contables, los registros, los manuales de instrucción, los diagramas
de flujos, los programas de computador y los informes específicos para suplir las necesidades
completas de la empresa. Un área especializada de la contabilidad consiste en el diseño del
sistema contable y su implementación”.

“Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que
se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa,
de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada,
registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados
financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con
el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.
Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa,
considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar

20
procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable
estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda
procesarse para realizar los diferentes análisis financieros del negocio.

4.1 Empresas de servicios

Son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y que persiguen fines lucrativos.

· A personas: a este grupo pertenecen los técnicos, los que brindan un servicio a la comunidad
y piden cierta remuneración ya que establecen un costo: taxistas, electricistas, plomeros, la
enseñanza y comunicación, etc.

· A profesionistas: a este grupo se le asignan los despachos de contadores, los asesores, los
consultores, y demás lugares en los que laboran los profesionistas y cobran por sus servicios.

· A empresas: aquí se incluyen las financieras, bancarias, hospitales, caja de bolsa, agencias
de publicidad, etc.

4.2 Empresas comerciales

Son intermediarios entre productor y consumidor; su función primordial es la compra – venta

de productos terminados en el lugar y monto adecuado (comerciantes). Son de tres tipos:

· Mayoristas: son empresas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas (aquellas que
venden a mayoristas o minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al
consumidor.

· Minoristas o detallistas: las que venden productos al menudeo, o en cantidades al

consumidor.

· Comisionistas: se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación,
percibiendo por ésta función una ganancia o comisión.

El minorista puede comprarle directamente al mayorista o al productor. El comisionista por

su parte, puede recibir mercancía directamente del minorista, del mayorista o bien del
productor.

21
4.3 Empresas Industriales

La actividad primordial de éste tipo de empresas es la producción de bienes o productos

mediante la transformación y /o extracción de materias primas. Son de dos tipos:

Primarias

· Extractivas: explotan los recursos naturales, ya sea renovables y no renovables,

entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables
para la subsistencia del hombre. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras,
madereras, mineras, petroleras, etc.

· Ganaderas: explotan la ganadería

· Agrícolas: explotan la agricultura.

Secundarias

· Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en productos

terminados, y pueden ser de dos tipos:

A. Empresas que producen bienes de consumo final. Por ejemplo: productos alimenticios,
prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos, etc.

B. Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente

la demanda de las empresas de consumo final. Por ejemplo: productoras de papel, materiales
de construcción, maquinaria pesada, maquinaria ligera, productos químicos, etc.

· Construcción: se dedican a la realización de obras públicas y privadas.

Tema V: Contabilidad por área de responsabilidad

Es aquélla que clasifica la información contable y estadística de las actividades de una
empresa, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de
ellas.

22
Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en
consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o
departamento.

La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear, a tomar decisiones y

ejercer control administrativo. Algunas herramientas facilitan el control administrativo,
como los costos estándar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado
en actividades. Sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de información
contable que las integraran, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo.
Corresponde estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control
administrativo y de la forma en que deben ser utilizados para realizar dicha actividad.

La contabilidad por áreas de responsabilidad es el sistema para recoger y reportar

informaciones de utilidades y de costos por áreas de responsabilidad. Este sistema funciona
bajo la hipótesis de los administradores son responsables de sus gestión, del personal a su
cargo y de todas las responsabilidades de la jefatura su cargo.

5.1 Principales área de una empresa

Dirección General

Es un área considerada la cabeza de la empresa. Establece los objetivos y la dirige hacia ellos.
Está relacionada con el resto de áreas funcionales, ya que es quien las controla. En ¿Qué es
un administrador? podrás conocer más acerca de las tareas que componen esta función,
asimismo aprenderás cuáles son las habilidades y el perfil que se requiere para el cargo de
director(a) general, administrador o gerente.

Auxiliar Administrativo

Se trata por lo regular de una persona encargada de auxiliar a dirección general y ser el filtro
de información con mayor importancia o urgencia, además es el vínculo entre la dirección y
los demás departamentos.

23
Administración y Recursos Humanos

Relacionada con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio desde

contrataciones, hasta aplicación de campañas en el recurso humano. Por lo general es el
emprendedor o empresario quien se encarga de esta área funcional. Te
sugerimos consultar Administración de Recursos Humanos ¿cómo funciona? para hacerte
una idea en profundidad del engranaje de esta área funcional de la organización.

Producción

Lleva a cabo la producción de los bienes que la empresa comercializará. En otras palabras,
este subsistema de operaciones o de producción tiene como objetivo la consecución de los
bienes y servicios destinados a satisfacer las necesidades de mercado detectadas por el área
de mercadotecnia o comercial.

Finanzas y Contabilidad

Es obligatorio que lleven un registro contable. Tendrá en cuenta todos los movimientos de
dinero, tanto dentro como fuera de la empresa, además realiza el cálculo de pagos para los
empleados que el departamento de recursos se encarga de llevar acabo el pago o en algunas
ocasiones también este departamento lo realiza sí se trata de depósito en banco. Las anteriores
son sólo algunas de las funciones de la gerencia financiera o el departamento financiero de
una organización empresarial.

Publicidad y Mercadotecnia

Se encarga de realizar las investigación en el mercado, determinar cuál será el siguiente

producto o mantenimiento de producto para llegar a una negociación en el mercado, además,
se encarga de mantener vínculos con el departamento de producción para que éste lleve a
buen puerto los resultados obtenidos en la investigación. Por otro lado, se encargará de
realizar el mercadeo de los productos, posicionar en el mercado y presentar al mismo por
medio de la publicidad. Esto, en resumen, y mucho más es lo que hace el departamento
comercial o de marketing de una empresa.

24
Informática

Se encarga de mantener siempre en buen estado el funcionamiento técnico y tecnológico de

la empresa para evitar que aquellas tareas que se realizan por medio de un servidor
computacional estén en mal estado y no se lleven a cabo los objetivos de la empresa.

5.2 centros de responsabilidad

Los centros de responsabilidad son unidades de organización dentro de la empresa de las

cuales se responsabiliza una persona.

La empresa en si es un conjunto de centros de responsabilidad. Cada centro de

responsabilidad se encarga de una función determinada dentro de la empresa y tiene una serie
de objetivos claros.

La función de los centros de responsabilidad es cumplir una serie de objetivos. Todas las
empresas tienen una meta y para llegar a ella siguen una estrategia determinada. Los centros
de responsabilidad deben apoyar y facilitar que la estrategia se cumpla. Si cada centro cumple
sus responsabilidades la empresa cumple con sus objetivos.

Existen dos tipos de centros de responsabilidad:

- Centros de coste: La gestión del encargado de ese centro se mide en función de cómo
utiliza y de la mejora los costes que se cargan a los productos que pasan por su área.

- Centros de beneficio: Se mide la gestión del centro por los coses y los ingresos. Mide
el valor que produce ese centro de responsabilidad.

Los centros de responsabilidad permiten que exista una mejor distribución de las
responsabilidades y aprovechar mejor las capacidades de cada uno de los miembros de la
empresa.

Un centro de responsabilidad se define como la unidad administrativa orgánica de la cual se

tiene control sobre los costos, utilidades y los fondos de inversión. Dentro de la estructura de
la empresa los centros de responsabilidad se pueden clasificar de la manera siguiente:

25
a. Centro de costos. Es la unidad dentro la organización de la empresa responsable de los
desembolsos

Incurridos en su área, en el caso de una empresa industrial será un centro de responsabilidad

el departamento de producción y el departamento de mantenimiento.

b. Análisis de variación, está basado en el estudio del cumplimiento de los estándares

establecidos para la producción y de los presupuestos flexibles formulados en el
planeamiento de la empresa correspondiente al área de producción.

c. Centro de utilidad. Es la unidad responsable de las utilidades obtenidas y de los costos

incurridos en ese centro de responsabilidad. Ejemplo, la gestión del departamento de
ventasen la empresa industrial, un centro de reparación de reparación de vehículos en una
compañía del ramo.

d. Centro de inversión. Es la unidad responsable, de los costos, utilidades e inversiones de la

compañía efectuados en ese centro de responsabilidad. Este centro evalúa el retorno de la
inversión y la utilidad marginal.

5.3 Diseño de código contable

Los códigos son también conocidos como manual de codificación de cuentas, clasificador de
cuentas o manual de cuentas. Este manual detalla todas las cuentas, su naturaleza y conceptos
por los cuales se debitan o acreditan.

Para que se automaticen las operaciones contables el contador debe definir previamente el
método de codificación a utilizar por cada sistema administrativos y contables que se pondrán
en funcionamiento.

Los sistemas de codificación contables deben tener unas características mínimas para que
pueda ser adoptado como método de procesamiento de información. El código debe ser
preciso, es decir debe aceptar una sola codificación para cada elemento de un conjunto y debe
ser flexible en caso de que se necesiten agregar más elementos.

Los códigos contables utilizados en los sistemas contables mecanizados están compuestos
por dígitos y niveles.

26
Los dígitos representan el número de posiciones utilizadas por el código contable.

Los niveles son el número de agrupaciones que se especifica entre todos los dígitos, a fin de
diferenciar cada una de las clasificaciones que requieran los estados financieros.

La definición del formato del código contable tendrá un impacto en la calidad y detalle de la
información financiera.

Pasos en el diseño de un código contable

• 1. Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del Balance
General como del estado de

Ganancias y Pérdidas.

• 2. Definir o especificar el formato del código contable en distintos niveles. Esta definición
estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se está usando y a
la definición de los parámetros de las cuentas.

• 3. Una vez realizado el Paso 1 y el Paso 2 debemos empezar a desarrollar el código contable
propiamente dicho.

5.4 Control Interno

El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más
importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener
la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas
contables, fiscales y tributarias.

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos

y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo,
con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta
en una estructura basada en cinco componentes funcionales:

 Ambiente de control
 Evaluación de riesgos
 Actividades de control gerencial

27
  Información y comunicación
 Supervisión
 Implementación del sistema de control interno

Se deben cumplir las tres fases siguientes:

Planificación
Se inicia con el compromiso formal de la Alta Dirección y la constitución de un Comité
responsable de conducir el proceso. Comprende además las acciones orientadas a la
formulación de un diagnóstico de la situación en que se encuentra el sistema de control
interno de la entidad con respecto a las normas de control interno establecidas por la CGR,
que servirá de base para la elaboración de un plan de trabajo que asegure su implementación
y garantice la eficacia de su funcionamiento.

Ejecución
Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en dos niveles
secuenciales: a nivel de entidad y a nivel de procesos. En el primer nivel se establecen las
políticas y normativa de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos
institucionales bajo el marco de las normas de control interno y componentes que éstas
establecen; mientras que en el segundo, sobre la base de los procesos críticos de la entidad,
previa identificación de los objetivos y de los riesgos que amenazan su cumplimiento, se
procede a evaluar los controles existentes a efectos de que éstos aseguren la obtención de la
respuesta a los riesgos que la administración ha adoptado.

Evaluación
Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de
implementación del sistema de control interno y de su eficaz funcionamiento, a través de su
mejora continua.

Importante

El sistema de control interno está a cargo de la propia entidad pública. Su implementación y

funcionamiento es responsabilidad de sus autoridades, funcionarios y servidores. ¿Cuál es el
rol de la Contraloría? La CGR es responsable de la evaluación del sistema de control interno
de las entidades del Estado. Sus resultados contribuyen a fortalecer la institución, a través de

28
las recomendaciones que hace de conocimiento de la administración para las acciones
conducentes a superar las debilidades e ineficiencias encontradas.

Tema VI: Diseño de sistema de contabilidad para actividades

especializadas
6.1 Instituciones financieras

La estructura financiera de una nación está compuesta en dos grandes partes: Entes
Reguladores y Entidades financieras. Sin embargo para entender el funcionamiento del
sistema es necesario definir la estructura. Y la misma inicia con el estado.

Las naciones están dividas en el sistema político gubernamental y estatal. En el primer caso
tiene que ver con quienes están a cargo de dirigir los destinos de la nación, mientras que el
estado es la base que sostiene toda la maquinaria del gobierno de turno. En ese sentido, el
sistema financiero funciona desde el estado y es dirigido por la gobernación titular.

La razón de ser de esto es que debe existir una entidad con sentido de imparcialidad que
regule y fiscalice a los actores que forma parte del escenario financiero nacional; en otras
palabras, el gobierno es quien tiene que velar con la creación y cumplimiento de las normas
con el fin de promover el sano crecimiento y desarrollo de la competitividad en el mercado.
Velando por los intereses de cada una de las partes que lo componen.

Esto da pie a la creación de instituciones que sirvan como representantes que ejerzan dichas
funciones regulativas dentro del sistema para que las entidades financieras tengan un marco
de acción legal sobre el cual sustenten sus operaciones diarias.

Cada nación es la que tiene la prerrogativa de cómo estructurar su sistema financiero y cuáles
las instituciones que la conformarán. Sin embargo existen una serie de elementos en común
los cuales vamos a ver en esta entrega.

Como mencionamos, la estructura financiera está divida en dos grandes partes: Entes
reguladores y entidades financieras. No obstante, dentro de cada una de ellas hay
subdivisiones que le dan sentido a todo el sistema financiero. Usualmente existe una junta o
consejo que es de donde emanan las distintas disposiciones normativas para todo el sistema,

29
este puede estar compuesto por personas o bien por representantes de diferentes instituciones
dentro del mismo sistema.

Debajo de la junta o consejo monetario está el banco central que es la institución que, en la
mayoría de los países, ejerce como autoridad monetaria y como tal suele ser la encargada de
la emisión del dinero legal y en general de diseñar y ejecutar la política monetaria del país al
que pertenece.

Por lo tanto su función es determinante y clave dentro de todo el engranaje de esta maquinaria
financiera, porque de él dependen que lo que se plantea en la junta o consejo se lleve a cabo.
Adjunto de este existen otras entidades que variarían en función de cada país pero que en
general son coadyuvantes dentro todo el sistema.

Dando paso a las entidades supervisoras o superintendencias que son las entidades que
ejecutan las normativas en función del sector al que les es asignado. En ese sentido
usualmente, aunque tienden a variar según cada país, los tres renglones principales son:
Bancos, seguros y mercado de valores. Los cuales, dentro de los parámetros de las
disposiciones emitidas por las autoridades competentes, crean reglamentos que se acoplen a
las necesidades cada sector. Y como siempre, velando por el interés de cada una de las partes.

Las entidades financieras presentan una estructura más lineal, en donde se pueden ver los
distintos tipos de servicios que ofrecen. En este caso, las entidades financieras se pudieran
subdividir en bancarias y no bancarias. Las cuales se diferencia en la forma en que manejan
los recursos económicos de sus usuarios.

Por ejemplo un banco busca resguardar los valores monetarios y proveer de créditos a sus
clientes, mientras que un agente cambiario de divisas, aunque forma parte del sistema
financiero, no es bancario y su misión es prestar servicio en el cambio de monedas nacionales
por foráneas. O también el caso de corredores de bolsa, que buscan gestionar los capitales
para las empresas públicas dentro del mercado bursátil.

El funcionamiento de todo el sistema se resume a la interconexión. La manera en que cada

agente incide en toda estructura que sostiene los diferentes niveles que la componen. Por un
lado tenemos los entes reguladores (Junta o consejo monetario, bancos centrales,
superintendencias y otras que soportan como hacienda, impuestos, etc.) que son quienes

30
crean, ejecutan y fiscalizan las distintas normativas. Mientras que las entidades financieras,
además de acatar las diferentes directrices, proveen de los servicios que buscan los usuarios.

Es por esta razón que tanto los entes reguladores como las entidades financieras están en una
búsqueda constante de cómo fortalecer el sistema financiero implementando medidas de
seguridad, ya que por la interconexión que existe se crea una dualidad; esto permite la
estabilidad y fortaleza del sistema, pero al mismo tiempo es una debilidad, porque cuando
alguna de las partes flaquea entonces las demás tienden a ser afectadas por ella.

No obstante, de forma general los diferentes países se fortalecen y buscan la manera de cómo
evitar situaciones calamitosas. Por lo que podemos confiar en ellos e invertir los recursos que
tenemos disponible.

En ese sentido, si le interesa profundizar en el tema de los sistemas financieros desde una
perspectiva de la gestión financiera personal entonces le recomendamos adquirir el libro Las
finanzas en una sociedad justa escrito por Robert J. Shiller haciendo clic en la imagen. Y si
esta entrada te ha sido de utilidad compártela y comenta, tu aporte y opinión son de mucha
importancia.

6.2 Empresas hoteleras

La actividad Hotelera, es una actividad comercial de venta de servicios de alojamiento y

gastronomía fundamentalmente, tiene características generales y económico-financieras
especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales.

Una de las características básicas de la actividad económico-financiera del hotel es lo corto

de su ciclo de operaciones, las operaciones son prácticamente diarias. Acompañando a esta
característica podemos destacar de la actividad hotelera la variabilidad de su ciclo de
operaciones provocada por las distintas temporadas determinadas según las condiciones
climatológicas o los eventos económicos sociales (estaciones del año, ferias y eventos
internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto por parte de la empresa hotelera,
como por parte de los huéspedes.

Un sistema contable es un software de aplicación de uso específico que permite el ingreso de

datos con la finalidad de emitir varios informes tales como: libro diario, mayor, análisis de

31
movimientos por cuenta, balances con diferentes niveles, entre otros, que serán analizados
por usuarios internos y externos de la organización (proveedores, organismos recaudadores,
inversores, bancos, accionistas).

En el ámbito internacional, se recomienda seguir con las directivas de la “American Motel

and Hotel Association” (AMHA) para la confección de los estados contables uniformes de
hoteles. El “Uniform System of Accounts for Hotels” (USAH: Sistema Uniforme de Cuentas
para la Industria del Alojamiento) es un sistema contable que fue diseñado, adoptado y
recomendado por la Asociación Hotelera de Nueva York. La primera edición fue publicada
en 1926.

Fue diseñado con el fin de clasificar, organizar y presentar la información financiera de los
hoteles de manera tal que la uniformidad permitiera la comparación de los datos financieros
entre distintos hoteles. De acuerdo a lo recomendado por el USAH, un establecimiento
hotelero debería preparar la información contable sobre la base de cada uno de los
departamentos operativos con que cuenta (habitaciones, alimentos y bebidas, y otros).

Los objetivos básicos del sistema son los siguientes:

• Facilitar a los usuarios internos y externos de los estados financieros de los establecimientos
hoteleros, la comparación de la posición financiera y del cumplimiento operativo del mismo
con otros tipos similares en la industria del alojamiento, mediante la sugerencia o
recomendación de formatos y clasificadores de cuentas estándar que guíen a las entidades
hoteleras en la preparación y presentación de los referidos estados.

• Contribuir a que el sistema de contabilidad utilizado en las entidades hoteleras sea

consistente con los principios de contabilidad generalmente aceptados, mediante
recomendaciones basadas en los criterios de especialistas de la actividad. Aspectos
conceptuales básicos Los aspectos conceptuales básicos que se consideran en el sistema son
los siguientes:

• Todos los métodos y procedimientos recomendados están en concordancia con los

principios de contabilidad generalmente aceptados.

• Se ofrece un plan de cuentas contables para uso de toda la actividad hotelera, incluyendo
hoteles con todo tipo de servicio.
32
• Se recomiendan procedimientos contables para aspectos específicos de la actividad
hotelera.

6.3 Empresas de seguros

Es la empresa especializada en el Seguro, cuya actividad económica consiste en producir el

servicio de seguridad, cubriendo determinados riesgos económicos (riesgos asegurables) a
las unidades económicas de producción y consumo.

Su actividad es una operación para acumular riqueza, a través de las aportaciones de muchos
sujetos expuestos a eventos económicos desfavorables, para destinar lo así acumulado, a los
pocos a quienes se presenta la necesidad. Sigue el principio de mutualidad, buscando la
solidaridad entre un grupo sometido a riesgos.

Esta mutualidad se organiza empresarialmente, creando un patrimonio que haga frente a los
riesgos. El efecto desfavorable de estos riesgos, considerados en su conjunto, queda
aminorado sustancialmente, porque, para el asegurador, los riesgos individuales se
compensan: sólo unos pocos asegurados los sufren, frente a los muchos que contribuyen al
pago de la cobertura. Ello permite una gestión estadística del riesgo, desde el punto de vista
económico, aunque se conserve individualmente desde el punto de vista jurídico.

La actividad aseguradora es uno de los tres pilares de los mercados financieros, junto con el
mercado de crédito o bancario y los mercados de valores o de instrumentos financieros. Su
importancia estratégica, social y económica, lleva a que estén sometidas a estricta supervisión
administrativa con reglas propias de funcionamiento, control e inspección.Las empresas de
seguros por su función mediadora en el sistema financiero son unos intermediarios
financieros con unas características especiales que las diferencian de las empresas de otros
sectores de la economía e incluso con las restantes empresas financieras.

Características de las empresas de seguros

Las entidades aseguradoras, para poder afrontar los riesgos derivados de su actividad deben
disponer de los recursos financieros suficientes y en consecuencia la legislación les impone
determinadas restricciones.

33
• Dada la conveniencia de que exista permanencia y estabilidad en este sector, las normas
legales suelen prohibir que esta actividad pueda ser desarrollada por personas naturales.

• Para garantizar la solvencia de las empresas aseguradoras, la legislación rechaza que estas
empresas puedan ejercer algún tipo de actividad distinta de la aseguradora.

• El ejercicio de una actividad de intermediación financiera que tiene que inspirar la máxima
confianza entre los asegurados e inversores conlleva que estas entidades estén sometidas a la
tutela del Estado que las somete a control, tanto para el inicio de su actividad como del
desarrollo.

Principios técnicos

Las entidades de seguro deben tener en cuenta una serie de principios técnicos que le
permitan asumir la cobertura de los riesgos.

• Individualización. Es necesaria la definición y delimitación de cada uno de los riesgos

existentes para clasificarlos y poder evaluarlos y agruparlos.

• Acumulación. De acuerdo con las leyes de la probabilidad, cuanto mayor es la agrupación

de riesgos, menores son los fallos entre la probabilidad teórica y el número de siniestros.
(Véase

Teorema de Bernouilli y la Ley de los grandes números)

• Selección de riesgos. Los aseguradores solo deben aceptar los riesgos que por su naturaleza,
se presuman que no originarán necesariamente resultados desequilibrados.

• Otro principio básico de las empresas aseguradoras, es la distribución o división de riesgos.

La existencia del riesgo técnico-asegurador lleva a la aseguradora a la necesidad de conseguir

que los riesgos que asume en virtud de los contratos de seguro sean homogéneos cualitativa
y cuantitativamente, de forma que se cumpla el principio mutual o de compensación. Ello se
puede lograr distribuyéndolos en el tiempo (constituyendo reservas o provisiones técnicas
para desviaciones en la siniestralidad en los años económicamente favorables o positivos),
geográficamente (sólo es válido cuando sus consecuencias son poco importantes), al operar
en varios ramos y modalidades de seguro (compensando las pérdidas entre ellos), entre el

34
asegurado (a través de franquicias o de infra seguros -parte de la indemnización va a cargo
del mismo-), o entre otras empresas coasegurador o reaseguradoras, o incluso también
aplicando una política de selección de riesgos adecuada.

Tema VII: Los sistema de contabilidad en ambiente de PED

Control interno contable de PED forma parte del ambiente de control interno de los sistemas
de información de la organización.

El mismo debe implantarse tomando en consideración la naturaleza de los sistemas de

información, incluyendo el grado de mecanización del procesamiento de transacciones, la
complejidad de la tecnología utilizada y el grado en que la información contable generada
depende de PED.

El procesamiento electrónico de datos ha invadido casi todas las actividades que son
realizadas por las empresas. El control interno en un ambiente de PED, requiere de personal
responsable para su implantación y evaluación, amplios conocimientos de la teoría de
controles, del funcionamiento de los equipos de computación, y del hardware mismo.

El objetivo principal por el que se implanta el control interno dentro de la función PED es el
de reducir el riesgo asociado en este ambiente.

El riesgo PED se refiere a la posibilidad de que la información no cumpla con alguna de sus
características básicas, o que pueda verse comprometido por el acceso de personas no
autorizadas.

Necesidad de controles de PED.

La mecanizar procedimientos contables, es indispensable implantar procedimientos de

control que tomen en cuenta la naturaleza del flujo de información, esto obedece a la
necesidad de identificar la manera en la cual la información puede y es almacenada o
modificada en los registros de computadoras, para así determinar la naturaleza de los
controles a implantar. Esto no elimina los riegos asociado derivado de los ambientes de PED.,
sino que los reduce.

La eliminación del riego no se ha logrado básicamente por tres razones:

35
- La información depende del ser humano.

- Las empresas se apoyan en la tecnología para almacenar y procesar información. La

tecnología no siempre es infalible.

- La implantación de controles significa usualmente un aumento en los costos.

Tipos de controles internos:

- Aplicables a la organización y procesamiento de la información. (Garantizan la rápida

ubicación de la información y su adecuado procesamiento).

- Aplicables al desarrollo y documentación de los sistemas.

(Controles que aseguran la adecuada documentación de estos a lo largo de su CVDS).

- Aplicables al acceso de la información.

- (Restringen el uso indiscriminado de la información).

Controles de acceso al sistema.

Son aquellos que aseguran el uso autorizado de los recursos de PED. Su objeto es restringir
la disponibilidad de los recursos del sistema- tanto de hardware como de software- para que
tales recursos, solo sean usados por los usuarios autorizados.

Hay que tener claro el siguiente esquema:

- Usuario o sujeto: es toda entidad que intenta realizar alguna actividad dentro del sistema
considerado.

- Recursos u objeto: es todo aquello que es susceptible de ser accedido o utilizado.

- Nivel de acceso: capacidades que tiene un usuario para realizar una función específica con
un recurso dado.

Una política de control de acceso consiste en establecer los niveles de acceso que tendrán los
diferentes recursos y relacionarlos con los usuarios.

36
Controles de acceso mediante software y el hardware.

El control del software se ha realizado tradicionalmente utilizando claves de acceso y de

perfiles asociados con las mismas.

Las claves de acceso consisten en la identificación del usuario y su contraseña. El objetivo

principal de una clave de acceso es:

- Identificar al usuario.

- Obtener una confirmación de que la identificación utilizada corresponda realmente al

usuario que intenta acceder a determinado recurso.

Las matrices de acceso son herramientas utilizadas para establecer el nivel de acceso de los
usuarios a los recursos del sistema.

Adicionalmente a los controles de software, existen algunos mecanismos adicionales de

control relacionados con el hardware, especialmente con los terminales. Algunos de ellos
son:

- Bloqueo de terminales.

- Cerraduras o dispositivos similares.

- Confirmación de localidades.

- Circuitos de identificación.

El bloque de terminales: desactiva un terminal cuando se trata de acceder a un recurso del

sistema en forma infructuosa.

Cerraduras o dispositivos similares: dispositivos físicos que bloquean el acceso a un

determinado recurso.

Confirmación de localidades: asegura que el usuario accede al sistema desde una localidad
autorizada.

Los circuitos de identificación: dispositivos electrónicos que sirven para verificar el nivel de
acceso a un recurso.

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Controles sobre la información.

Todo sistema de información – incluyendo los sistemas contables-presenta el siguiente

esquema funcional:

Entrada proceso salida

Los controles de procedimientos para el ingreso de datos tienen que ver con dos aspectos
relacionados:

- Segregación de funciones incompatibles.

- Nivel requerido de autorización.

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 Conclusión

El uso de la informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades que
demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender
informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose
continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al
contador.

Podemos decir que la incidencia de la informática en la contabilidad es cada vez mayor, esto
debido a que los negocios de hoy en día son más complejos y han cambiado las necesidades
de información de los usuarios; tanto internos como empleados y gerentes y externos como
las entidades bancarias, estatales, accionistas potenciales entre muchos otros.

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos,
tanto para la toma de dediciones de los socios de la empresa, como para aquellos usuarios
externos de la información.

Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos

que pueden llegar a potencial izar la empresa dentro del mercado si se le da el manejo
adecuado, medición y reconocimiento.

Los sistemas de contabilidad han tomado un importante lugar en el mercado como elemento
de control y organización, sin embargo no debemos limitarnos solo a esa función, dado a que
nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de
información en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo
se busca un manejo técnico en la empresa, sino que se tomen todos los componentes de la
empresa, tanto tangibles como intangibles que nos permitan compartir en un entorno cada
vez más fuerte y más agresivo.

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 Recomendación

Manejar de forma correcta los sistemas informáticos que sirven de soporte a la contabilidad
y administración de una empresa es de vital necesidad para cualquier profesional de esta área,
por lo tanto estar capacitado en materia informática es una necesidad para estos profesionales.

Es indispensable la utilización de sistemas informático que sirvan de soporte a la

información, ya que esto permite que las tomas de decisiones sean más efectivas y
productivas.

Uno de los activos más importantes de una institución, empresas o entidad, es la información
que esta posee, por lo que el procesamiento que se le dan a estas informaciones tiene que ser
optima, por lo que una mala práctica en los sistemas puede ocasionar daños y pérdidas
lamentables.

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Anexos

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 Bibliografía
 http://orion2020.org
 https://www.emagister.com
 http://sistemautomatosv.blogspot.com
 http://www.scielo.org.ve
 https://www.monografias.com
 https://prezi.com/obricdglsqqd
 https://www.sinnexus.com
 http://www.iiia.csic.es
 http://ingenieriasoftwaremoreno.blogspot.com
 https://es.scribd.com
 http://www.ficaconsulting.com.do
 https://www.gestiopolis.com
 https://www.clubensayos.com
 http://repositorio.unan.edu.ni
 http://www.ilustrados.com
 http://contabilidadivufps.blogspot.com
 https://html.rincondelvago.com
 https://www.emprendepyme.net
 http://www.solucionaempresarial.com
 https://apps.contraloria.gob.pe

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