Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes

preguntas:

1. ¿Describa cada una las funciones secretariales?

1- Gestión de agenda

Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para la cual trabaja.

Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones, personales.

2- Atención al público

La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la secretaria. Debe
responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos datos que le
permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto.

3- Gestión de documentos

Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una secretaria
escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones, memorandos y correos
electrónicos de su empleador.

4- Manejo de información sensible (interna y externa)

Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar adecuada y
eficientemente toda información sumamente importante para la operación de la empresa o
institución en la que trabaja.

5- Organización de la oficina

La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la oficina:

teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros.

6- Elaboración de presentaciones
Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en forma de presentaciones que resuman
y jerarquicen la información. Para esta tarea suele pedir ayuda a su secretaria.

7- Vigilancia administrativa

También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de que se cumplan las políticas y
los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa o institución en la que se
desempeña.

8- Organización de desplazamientos

Si el jefe necesita viajar mucho por asuntos laborales, la secretaria tendrá como función
organizar todo lo referente al desplazamiento. Desde la adquisición de billetes de tren o avión,
la reserva del hospedaje o la contratación de un chófer o guía local.

9- Comunicación con otros departamentos

En muchos casos, la secretaria se encarga de distribuir o recibir información de otros

departamentos antes de que pasen por su jefe. Con ello, evita una sobrecarga de trabajo a su
superior, ya que puede sintetizar las necesidades más importantes y las que requieren más
urgencia.

2. Describa la importancia del saludo y la presentación personal en una secretaria

Es muy importante porque el saludo dice mucho de una secretaria, ya que la secretaria deben ser
amable y tener una buena presentación a la hora de hablar con un cliente, también debe estar
presentada adecuadamente.
3. Mencione las características de un buen comunicador

1-Mostrar empatia y simpatía.

2-Estar simpre disponible.

3-Estar siempre informado.

4. Describir el protocolo de llamada.

Inmediatez.

¡El tiempo es importante! Responderemos a la llamada con rapidez, sin dejar que el teléfono
suene más de cuatro veces.

Saludo.

Siempre nos identificaremos cuando cojamos una llamada para que el cliente sepa con quién
está hablando.

Buen tono y claridad.

Utilizaremos un tono de voz claro, pausado y neutro. Queremos que la otra persona nos entienda
perfectamente y comprenda las explicaciones o información que solicita.

Concisión.

Devolución de producto, pérdida o desperfectos o una simple consulta de datos. No nos

andaremos por las ramas e intentaremos proporcionar la información precisa y de forma directa.

Paciencia.

A pesar de nuestra buena voluntad, en muchas ocasiones, el cliente o no tienen razón o no

podemos ayudarle. Si la llamada sube de tono, nosotros nunca perderemos las formas y
utilizaremos un tono conciliador y tranquilo.
Desvío de llamadas.

En el caso de que la situación no pueda ser reconducida, transferiremos la llamada a un

supervisor.

Datos de contacto.

En el caso de que no podamos ayudarle y la persona responsable del tema no pueda atenderle,
pediremos los datos de contacto y disponibilidad del cliente para devolverle la llamada. Este
proceso no debe demorarse más allá de 24 – 48 horas.

Ficha de producto.

El operador de atención al cliente siempre tendrá ante sí la ficha de producto o las

especificaciones del servicio, lo más detalladas posibles, para poder resolver las dudas de los
consumidores.

Guiones.

El equipo de customer service creará en conjunto un guión con las preguntas, comentarios,
incidencias y conflictos más comunes así como las respuestas adecuadas para cada uno de ellos.
De esta manera, se estará preparado en el caso de que la situación se repita y el agente sabrá
cómo actuar con mayor rapidez y seguridad.

Amabilidad.

Por último, siempre nos despediremos amablemente del cliente, agradeciéndole su llamada,
esperando a que sea él quien cuelga primero.

5. ¿Qué aspectos conforman la imagen?

Todo influye:

El modo de vestirse,de maquillarse, el perfume que llevamos y la forma de movernos; la risa, la

expresión de la cara, la inflexión de la voz al contestar al teléfono.

6. Mencione algunas técnicas de maquillaje y combinación de colores.

Baking

Esta es una técnica de maquillaje que busca cubrir al máximo “imperfecciones” como manchas,
ojeras y líneas de expresión. Para esto, aplica base como lo harías generalmente, luego, aplica
corrector bajo tus ojos y difumínalo muy bien hasta que quede perfectamente integrado a tu piel.

Luego, sobre el corrector, aplica una capa de polvos traslúcidos y déjala actuar por 10 minutos.
El calor de tu piel hará que los polvos y el corrector se integren haciendo que las
“Imperfecciones” se atenúen.

- Contorno o contouring

El contorno o contouring es una técnica de maquillaje que consiste en afinar los rasgos de la cara
con la ayuda de luces y sombras para que estos luzcan mucho más definidos y por tanto más
estilizados.

Con esta técnica puedes resaltar o disimular algunas áreas como la nariz, el mentón, la frente, los
pómulos y la mandíbula y solo necesitarán un kit de contorno como Facestudio® Master Contour
Face Contouring Kit. Este kit de 3 pasos te ayuda a definir el contorno de manera sencillísima.
Incluye un bronceador, un rubor, un iluminador y una brocha de contorno angulada ¡Todo lo que
necesitas!
- Draping

El draping es una técnica similar al contouring, porque también consiste en esculpir el rostro,la
diferencia es que en vez de hacerlo con sombra oscura, se realiza a través del color que aporta el
rubor. El efecto que conseguimos con esta técnica son mejillas bien definidas.

Para realizar “draping” necesitaremos dos tonos de rubor de una misma gama de color, pero de
distintas intensidades. Uno tendrá que ser más oscuro y otro más claro.

Una vez que tenemos los dos rubores, tomamos el de tonalidad más oscura y la aplicaremos bajo
los pómulos. Es importante que apliques poco y difumines bien para que se vea natural.

Luego, toma el rubor más claro y aplícalo desde el centro de la mejilla (las manzanitas)
extendiendo en dirección al pómulo, en una zona más alta que donde hemos aplicado el anterior
color. De esta manera, colocaremos el tono más claro ligeramente por encima de la tonalidad
oscura. Así crearemos un degradado de más claro a más oscuro.

- Strobing

El strobing es una técnica de maquillaje que consiste en afinar los rasgos altos de la cara a través
de la luz. Generalmente se aplica en los pómulos, tabique y mentón para definir los rasgos y así
lucir un look más sofisticado y jugoso.

Para crear esta técnica puedes usar iluminadores en polvo o en crema. Nosotros te recomendamos
Facestudio® Master Chrome™ Metallic Highlighter Este iluminador con pigmentos metálicos
que crea un acabado súper luminoso, perfecto para un look bien definido.
- Whisking

La técnica del whisking consiste en mezclar varios productos para potenciar su efecto y obtener
algo mejor, por ejemplo, añadir un poco de autobronceador a la crema de cuerpo para conseguir
un falso dorado o combinar varios tonos de labial, para ganar dimensión en los labios. Abre un
abanico de oportunidades inimaginables.

7. Liste las técnicas de la forma correcta de caminar

Camine con la barbilla en alto y los hombros un poco hacia atrás.

Deje que el talón del pie toque el piso primero, luego deje que su peso siga el movimiento hacia
adelante.

Camine con los dedos de los pies apuntando hacia adelante.

Mueva los brazos naturalmente al caminar.

8. Comente sobre el cuidado personal

El cuidado personal habla mucho de quienes somos, por eso queremos contarte la importancia de
un buena atención con nosotros mismos y cómo esto puede influir en las actividades diarias.

9. Mencione las reglas de etiqueta, modelos y vestuario para una secretaria

1.Evita comer en tu escritorio.

Sobre todo si se trata de alimentos condimentados o de olor fuerte, como atún o cebolla, ya que
pueden resultar molestos para tus compañeros. No pasará nada si te desapareces durante un par
de minutos para comer tranquilamente en el comedor.

2. No hables por teléfono sobre temas personales.

Así de simple. A nadie le interesan tus conversaciones, así que haz el sencillo esfuerzo de salir al
pasillo o a una sala de juntas libre. Nunca uses el modo altavoz a menos de que estés
completamente solo.

3. No digas palabras altisonantes aunque estés muy molesto.

Si se te dificulta controlarte, recuerda que este tipo de actitudes sólo demuestran tu falta de
respeto hacia los demás.

4. Si quieres escuchar música, usa audífonos.

¡Esto es básico! No a todo el mundo le gusta el mismo tipo de música, por lo que no debes
“forzarlos” a compartir melodías contigo.

5. Si vas a prender o apagar el aire acondicionado, pregunta al resto de los compañeros.

Sin embargo, toma en cuenta que trabajar con calor puede disminuir la concentración de las
personas.

10. Como influye la imagen en el ambiente laboral

Según la consultora en recursos humanos Page Personnel, la imagen es de gran importancia en el

ambiente laboral. Factores como la vestimenta, la forma de comportamiento y el desempeño
profesional son fundamentales para lograr una buena impresión y ganar un lugar en la mente del
grupo de trabajo y superiores.