Proceso técnico y proceso administrativo

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Resulta indiscutible que en el ámbito mundial, la actividad más
importante que existe para el hombre es la de administrar
racionalmente los recursos naturales, para conseguir una evolución
humana adecuada que permita guiarnos correctamente hacia nuestro
destino.

Por administración racional se entiende la creación de empresas que

sean verdaderas fuentes de atención de las necesidades humanas.

Entendemos por proceso la serie de sucesos o hechos que se

desarrollan en un lapso y tienen habitualmente fines o efectos
identificables; esto se realiza de una manera impersonal: sólo sucede y
se explica.

El procedimiento es la sucesión de pasos realizados para obtener un

resultado específico, por lo cual se definen en éste todos los detalles
de cada paso a seguir. Aquí la realización es asignada a cargo de un
individuo físico.

Deben existir dos procesos básicos, en primer lugar un proceso técnico

y enseguida un proceso administrativo.

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Podemos establecer que el proceso técnico está constituido por cuatro
partes principales:

• Planificación

• Organización

• Ejecución

• Control

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Nuestro entorno está formado por recursos, y estos pueden
aglutinarse en los 7 recursos generales.

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El ser humano tiene la facultad de obrar por reflexión y elección,
además de poder mejorar al resto, puede mejorarse a sí mismo, tiene
un lugar preponderante en la organización. RECURSOS HUMANOS.

Las maquinas, el dinero, los productos y los materiales, no tienen

comportamiento propio, pero existen y son tangibles; por eso se les
llama RECURSOS FÍSICOS.

Los métodos, son intangibles, ya que se trata de las ideas humanas

establecidas para definir como hacen las cosas, a éstos se les
denomina RECURSOS TÉCNICOS.

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a) Objetivos: orienta los esfuerzos del dirigente y aclara el
panorama, facilitando la previsión de las acciones.

b) Políticas: son normas que orientan las acciones, permiten una

mejor delegación de la autoridad.

c) Procedimientos: serie de labores relacionadas cronológicamente

que constituyen la forma de efectuar un trabajo.

d) Programas: son listas o gráficos que muestran la interrelación de

los recursos humanos, físicos y técnicos, enlazados con el
tiempo.

e) Presupuestos: formatos especialmente trazados que informan el

costo las necesidades o resultados futuros a los que se supone
llegar.

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7
Organizar es definir las labores y los detalles de cada puesto, así como
disponer en forma funcional del resto de los recursos.

Para organizar hay que atender a los siguientes factores:

a) PUESTOS
b) HOMBRES
c) AUTORIDAD
d) RESPONSABILIDAD Análisis de puesto, para saber las
labores que corresponden a cada uno
de ellos, su descripción genérica, el
grado de habilidad (instrucción,
Puesto
experiencia, destreza), esfuerzo
(físico y mental), responsabilidad
(propia y ajena) y las condiciones de
trabajo

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 Ejemplo del factor puesto

Operaciones continuas
Operaciones semanales
Operaciones mensuales
Operaciones semestrales
Operaciones esporádicas

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 Perfil de la persona más adecuada, atributos humanos
HOMBRE
positivos y negativos para este puesto

AUTORIDAD Facultad de conseguir la acción de terceros

Responsabilidad laboral que adquirirá el ocupante del

RESPONSABILIDAD
puesto.

Definir qué personas deben ocupar cada puesto y modularlas para

obtener de ellos recursos humanos verdaderamente calificados, se logra
con:

a) Responsabilidad: se analiza al personal con respecto a las

características personales que debe tener.
b) Orientación o inducción: a cada nuevo ocupante se le hace
visitar diferentes lugares de la empresa, para saber que esta
hace.
c) Adiestramiento: Capacitación para ejecutar las actividades
propias del puesto.
d) Desarrollo: programa de cursos de desarrollo que les permita
ocupar otros puestos.

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Ejecutar significa "poner por obra una cosa", por lo que, desde el punto
de vista administrativo, podemos decir que la ejecución es una acción
del administrador (gerente o supervisor), para que sus subordinados se
propongan alcanzar los objetivos establecidos en la planificación y
estructurados por la organización

Un dirigente durante la etapa de la ejecución debe observar cuatro

factores:

a) Motivar: crear en sus subordinados un sentimiento que los impulse

con gusto a la acción.
b) Comunicar: capacidad de una persona para transmitir sus
sentimientos e ideas. Elementos de la comunicación.
• El emisor (responsable de la comunicación)
• El canal o medio de comunicación
• El receptor
c) Dirigir: Mostrar el camino para llegar a algún punto.
d) Coordinar: lograr que los esfuerzos estén sincronizados y
adecuados en tiempo, cantidad y dirección.

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12
Comprobación de que las personas y los recursos físicos y técnicos
están llevando a cabo lo planeado en el tiempo considerado, con o sin
desviaciones a la norma Predeterminada

Generalmente, las herramientas de control de una empresa son todos

los estados financieros y los de producción, aunque existen en cada
oficina o departamento herramientas de control adecuados a sus
niveles e intereses.

CORREGIR

ANALIZAR

CONTROL

COMPARAR

MEDIR

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 Durante el proceso administrativo se estarán
midiendo los resultados obtenidos en
aquellos elementos de control previamente
MEDIR escogidos, anotados los datos en los estados
financieros o de producción (medios de
control) dando a conocer éstos a las personas
idóneas.

Con el resultado de las mediciones se

estará en capacidad de comparar éstos
con las normas establecidas y conocer si
existen variaciones de importancia con
COMPARAR respecto a éstas.

Debe obrarse con un criterio amplio a fin

de escoger las desviaciones importantes
o excepcionales.

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 Las variaciones importantes deben ser
analizadas con el fin de conocer
claramente el porque de las mismas;
muchas veces será necesario revisar
ANALIZAR
los procedimientos o incluso los
métodos, pues éstos nos mostrarán en
dónde fracasaron las acciones del
personal.

Basándose en el diagnóstico obtenido

por el análisis, se aplicará el correctivo
necesario tomando en cuenta que éste
debe eliminar la causa y no sólo
CORREGIR corregir el defecto

Los correctivos deberán estar dirigidos

a las personas y basados en los
hechos, no en suposiciones

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"Indicadores" informan sobre tres sucesos importantes

a) Lo que se supone que debe acontecer.

b) Lo que está aconteciendo.

c) El grado de desviación tolerable que puede existir entre los puntos

(a) y (b).

Todos los presupuestos resultantes de planificación son susceptibles a

ser usados como referencia para el control, pero el abuso de datos nos
puede hacer perder objetividad.

La información debe tener características como:

a) Ser confiable.

b) Ser periódica.

c) De fácil interpretación.

d) Que proporcione datos comparativos.

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Los indicadores tienen la misión de mostrar tendencias de desempeño
con respecto a los presupuestos escogidos. Los indicadores de control
se catalogan en:

• DE CARGA DE TRABAJO

• DE PLANEACIÓN

• DE PRODUCTIVIDAD

• DE COSTO

Informan todo lo relativo al trabajo de mantenimiento programado que

tienen el departamento y que está representado por las rutinas y
órdenes de trabajo elaboradas por el centro de planificación y control;
su común denominador es el tiempo u horas-hombre con que se
califica cada uno de los documentos mencionados.

El trabajo puede estar colocado en cualquiera de los siguientes

eventos:

• Trabajos programados
• Trabajos en espera de ser asignados
• Trabajos en proceso
• Trabajos rezagados
• Trabajos interrumpidos
• Trabajos terminados
• Trabajos requisitados

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INDICADORES DE CONTROL

Permiten detectar la eficiencia de nuestra planificación del trabajo.

INDICADORES DE CONTROL

Nos permite conocer el aprovechamiento de los recursos de la empresa.

!
%

"

". ! ".
%
".

conservación

ó
%
ó

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Informa la relación entre los costos de conservación y los diferentes
costos.

calidad de instalaciones

ó
%
1

- ó "

ó
%
ó

ó !
%
ó

ó 2

ó ó
%
ó

19


ó
%
ó

- ó

%
ó

aprox.. de la siguiente forma

Los costos en una empresa están distribuidos aprox forma::

45%
45 % costos de operación
35%
35 % costos de conservación
20%
20 %costos generales

Los indicadores mencionados nos muestran las

posibilidades de contar con herramientas de
control, cada empresa puede diseñar los propios,
de acuerdoa
acuerdoa sus características y necesidades.
necesidades.

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García Garrido, Santiago (2003) Organización y gestión integral de
mantenimiento. Madrid: Díaz de Santos. (658.202/G23).
Langley, Billy (1986) Plant Maintenance. Reston, Virginia: Prentice Hall.
(658.2/L22)
Morrow, L.C. (1984). Manual de mantenimiento industrial. Organización,
ingeniería mecánica, eléctrica, química, civil, procesos y sistemas. Tomo 1.
México D.F.: Continental. (658.2/M86/t.1)
Morrow, L.C. (1984). Manual de mantenimiento industrial. Organización,
ingeniería mecánica, eléctrica, química, civil, procesos y sistemas. Tomo 2.
México D.F.: Continental. (658.2/M86/t.2)
Morrow, L.C. (1984). Manual de mantenimiento industrial. Organización,
ingeniería mecánica, eléctrica, química, civil, procesos y sistemas. Tomo 3.
México D.F.: Continental. (658.2/M86/t.3)
Rosales, Robert (1998) Manual del Ingeniero de Planta. México D.F. Mc Graw-
Hill (658.2/R84M)

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