Capítulo

Cierre del proyecto

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8.1 Introducción
Las actividades de cierre son muy importantes para la organización que realiza el proyecto
y para el cliente o patrocinador de éste, ya que sirven para confirmar que el trabajo se
realizó de acuerdo con los requerimientos establecidos, se cerraron los documentos con-
tractuales y se archivó la documentación correspondiente.
Un proyecto no se termina al entregar el producto, servicio o resultado para el que
fue creado, sino cuando se completan los procesos formales de cierre. En ese momento
se verifica, mediante una lista o un formato, que el cliente y/o el patrocinador recibieron
los entregables, se documentaron las lecciones aprendidas y se reasignaron los recursos.
Desde el punto de vista de los abastecimientos para desarrollar el proyecto, en esta
etapa se cierran todas las relaciones contractuales con los proveedores, archivando su
documentación y asegurando que se resolvió cualquier desacuerdo surgido durante el
desarrollo.
182 Capítulo 8 / Cierre del proyecto

En muchas situaciones reales, los proyectos no se terminan oficialmente ni se aplican

los procesos de cierre para proyectos cancelados, los cuales también requieren un cierre
formal.

Todo cierre de proyecto debe ir acompañado de una celebración para fortalecer el

sentimiento de logro en el equipo.

8.2 Cerrar el proyecto o la fase

La terminación de los entregables se logra en la etapa de dirigir y administrar el trabajo
del proyecto, es decir, durante la ejecución de éste.
Posteriormente, en la etapa de cierre del proyecto se formaliza la entrega con el clien-
te y el patrocinador, y se recolectan y archivan los documentos relacionados con el abaste-
cimiento o las compras del proyecto.
El administrador del proyecto, junto con los directamente involucrados, realiza las
siguientes actividades para la formalización del cierre técnico:

esté completo, y que se lograron los objetivos y se cumplieron los criterios de salida
para el proyecto o la fase. Es decir, hay que verificar que los entregables fueron
aceptados de conformidad y que se tienen cartas de aceptación o cierre.

fase o al área de producción y operaciones.

necesario investigar y documentar las acciones tomadas y cerrar formalmente el

proyecto.
-
to y archivar la información correspondiente para uso futuro.

Finalmente, se elabora un documento de conformidad de ambas partes –cliente y

empresa desarrolladora−, en el que se liberan las responsabilidades mutuas y se da por
concluido el proyecto de común acuerdo.

Los procesos de cierre se llevan a cabo al término de un proyecto o al final de alguna

fase de un proyecto.

El cierre técnico tiene las siguientes características:

cliente reciban todo lo necesario para contar con el producto, servicio o resultado
de la operación.
-
ron aceptados por el patrocinador y por el cliente, por lo que ahora sólo se requie-
re hacer el registro de conclusión de los productos para finalizar el proyecto.
 8.3 Cerrar los abastecimientos 183

-
gún los procedimientos definidos en su empresa, con la experiencia adquirida, en
la documentación de los proyectos anteriores y en los formatos de cierre, o cartas
de finiquito, y demás documentación pertinente.

Los procesos de cierre pueden realizarse mediante reuniones cara a cara, virtuales,
formales o informales con los miembros del equipo y otros involucrados en el proyecto
para realizar las siguientes acciones:

-
do a quienes lo utilizarán en la producción y operación o en la siguiente fase.

de verificación de todos los componentes del entregable.

-
to (tailoring) durante la planeación.
-

el desarrollo, registro del seguimiento del valor ganado, y listados de los histogra-
mas de recursos, entre otros.

-
yecto o en la organización del cliente.

evaluación y reasignación de los recursos a sus áreas funcionales o a nuevos proyectos

y generar el informe final de desempeño.

Finalmente, es recomendable hacer una celebración como señal de terminación

formal del proyecto y ¡fortalecer el sentimiento de logro!

8.3 Cerrar los abastecimientos

El cierre de los abastecimientos consiste en concluir cada una de las relaciones estableci-
das con los proveedores, verificando que todo su trabajo y los entregables sean acepta-
bles de acuerdo con las especificaciones.
Cada contrato se concluye y se cierra, incluyendo la resolución de eventos o incon-
formidades y el cierre de cada contrato aplicable para el proyecto o alguna fase de éste.
Durante el cierre de los abastecimientos, se llevan a cabo actividades administrativas
como la finalización de las reclamaciones abiertas, y la actualización de los registros para
reflejar los resultados finales y la información que podrá utilizarse en el futuro. Cuando
una reclamación o inconformidad no se resuelve, es probable que esté sujeta a juicios
legales después del cierre del proyecto, dependiendo de los términos contractuales.
184 Capítulo 8 / Cierre del proyecto

Con la información necesaria se utilizan sistemas y acciones para el cierre, conside-

rando que:

-
saron no conformidades, entonces es responsabilidad del administrador del proyec-
to que todos los eventos se resuelvan de la mejor manera posible por medio de
una negociación simple, con el apoyo de un árbitro o mediante procesos legales.

de cerrar oficialmente el proyecto y que para replicar las mejores prácticas es útil
documentar las experiencias, actualizar el registro de los proveedores, especificar
las acciones exitosas y las fallas del proyecto que se concluye, así como hacer reco-
mendaciones para futuros proyectos.

Como resultado final de este proceso, se obtiene el cierre completo de contratos en

el que normalmente se emiten documentos con la notificación escrita de que el contrato
ha terminado.

Las auditorías del abastecimiento no solamente se realizan en el momento del cie-

rre, sino durante el desarrollo del proyecto, desde el plan hasta el control de los
abastecimientos.

Como se observa, durante el desarrollo del producto, servicio o resultado se producen los
entregables acordados con el patrocinador y el cliente. Los insumos necesarios se com-
pran a los proveedores de acuerdo con un plan de abastecimiento elaborado en la etapa
de planeación del proyecto.
Cuando se concluyen los entregables, es importante realizar los procesos formales de
cierre para terminar el proyecto o la fase; sin embargo, en ocasiones, los proyectos se dan
por cerrados erróneamente al hacer la entrega de los productos, servicios o resultados.

formal del proyecto, de acuerdo con la organización y con un documento formal legal
que sirve como estándar en los proyectos terminados.
Cabe aclarar también que el proyecto puede terminar por otras razones, como el
hecho de que ya no sea válido el objetivo o que no sea posible alcanzarlo. No obstante,
ante todas las circunstancias, el proyecto se debe cerrar de manera formal.
El proyecto termina con los documentos finales de aceptación de los entregables, el
cierre de contratos, el registro de las lecciones aprendidas y ¡una celebración del éxito!

8.5 De la experiencia
En un proyecto realizado para una institución educativa que ofrece cursos gratuitos por
internet para el fortalecimiento de las habilidades de los ciudadanos (al cual se hizo refe-
rencia en el capítulo 7), se fueron elaborando los cursos durante el proceso de desarrollo,
de tal manera que todos pasaban por el siguiente proceso:
 8.5 De la experiencia 185

entregable se tendría que verificar lo siguiente:

Para el proceso de cierre se creó una hoja especial en forma de lista de verificación
para éste y todos los entregables, lo cual facilitó detectar faltantes en la documentación y
detalles de aprobación que se solucionaron a tiempo.
Una estrategia importante que agilizó el proceso de cierre fue instalar una oficina es-
pecial para reunir al equipo del cliente con el equipo de desarrollo dentro de la empresa,
lo cual permitió que el equipo del cliente pudiera trabajar sin interrupciones y estuviera
dedicado por entero a la revisión.
El proceso de cierre duró cuatro días, al cabo de los cuales se obtuvo como resultado
el documento legal de aceptación (listo para ser firmado por los representantes legales de
cada organización), un documento de inconformidades para resolverse en los siguientes
quince días, y una comida típica para celebrar la terminación.