Como cerra/' e Proyecto 213

Captulo 6
Cmo cerrar el Proyecto
6.1

inicio (

planeacin

Objetivos generales

Comprender la importancia del cierre del proyecto y los

requerimientos para una entrega profesional, que incluya: Cierre
Contractual.
>/ Cierre Administrativo.

Introduccin
En el captulo 2 iniciamos el proyecto estableciendo el Charter; en el 3
desarrollamos el Plan del Proyecto definiendo las estrategias para
lograr los objetivos incorporados en el Charter; en los captulos 4 y 5
llevamos a cabo la ejecucin y el control del proyecto, donde el
control implic comparar lo ejecutado contra el Plan. En el presente
captulo presentamos el proceso de cierre que incluye, a satisfaccin
del Cliente, la entrega formal y recepcin de los entregables y
productos del proyecto establecidos en el Charter, verificando y
documentando los resultados del proyecto. El cierre considera ia
entrega ordenada de todos los documentos generados durante el
desarrollo del proyecto, as como el cierre profesional de todos los
acuerdos legales y evaluaciones de desempeo. Dicho proceso
comienza despus de que el proyecto o su etapa cumplen con sus
objetivos o es suspendido o cancelado por otras razones.
6.2

El cierre del proyecto incluye tanto el cierre contractual como el cierre

administrativo, los cuales se explican a continuacin:
Cierre contractual
Realizamos el cierre contractual al acercarnos a las etapas finales
del proyecto, asegurando la conclusin profesional de los acuerdos
legales, e incluimos documentos tales como: fianzas, garantas,
manuales, comunicados, etc.
Cierre administrativo
Con el objetivo de facilitar, tanto referencias posteriores a la
informacin del proyecto como el desarrollo de futuros proyectos,
llevamos a cabo el cierre administrativo, documentando el
presupuesto y programa finales, ndice de archivos, reporte de
cambios, directorio de participantes y lecciones aprendidas, entre
otros documentos.

contr

ejecucin

Se requiere de un cierre
profesional al terminar un
proyecto o una de sus
etapas y cumplir sus
objetivos, o al ser
suspendido o cancelado
por otras razones.

214 Captulo 6

6.3

Herramientas dei Pian del Proyecto que apoyan el Cierre:

_
M . ,

Matriz de
Administracin
de Riesgos

Evaluacin de : WBS
q
alcance

2 Matriz de
Abastecimientos O Administracin de
Concursos y Cotizaciones C Matriz de
Alternativas
O Estado de Cuenta de
Contratos
-j
O Requisicin de Pago

Anlisis de
Precedentes
Listas de
Verificacin

O
Control
Aprendidas

de

Cambios

Lecciones

O
Programa del

Control
Presupuestal
Matriz de Roles y

Proyecto

Funciones

tiempo

Nota:
En la tabla
anexa, la j primera
columna indica
el rea a que
corresponde la
herramienta y la
ltima columna
de la derecha, el
nmero de
seccin donde
presentamos
dicha
herramienta.

Herramienta

O WBS

O Matriz de Roles
y Funciones

O Estatus
Semanal

O Reporte
Mensual

O Programa
del
Proyecto

Cmo nos
servir
durante el
Cierre?
Para registrar el
trabajo
ejecutado y
compararlo
contra lo
planeado.
De base como
formato
establecido o
estndar, para
elaborar el WBS
de futuros
proyectos de
similar ndole.
Para conocer el
equipo que
integr el
proyecto y sus
funciones, como
base de
planeacin para
futuros
proyectos y
referencias
posteriores.
Para conocer el
desempeo del
proyecto a
travs del
tiempo como
base de
planeacin para
futuros
proyectos y
referencias

O Estatus
comunicacin

Semanal O

Reporte Mensual

posteriores.
Para conocer el
desempeo del proyecto
a travs del tiempo como
base de planeacin para
futuros proyectos y
referencias posteriores.
Para documentar las
duraciones reales de las
actividades del proyecto
que nos servirn como
informacin histrica
para futuros proyectos.
Para actualizar la base de
datos de la duracin de
las actividades.
3.4.11
- p. 86
3.4.12
- p. 87

3.5.6

- p. 95

5.10
3.6.6

- p. 204
- p. 102

5.11
- p. 206 3.6.8 p. 104

5.5.2
3.7.3

- p.
- p.

19
G
109

TT

Crfio cerrar el Proyecto

Cmo nos servir

durante el Cierre?
Para documentar los costos reales del
proyecto que nos servirn como informacin
histrica para futuros proyectos.
Para actualizar nuestra base de datos de
costos.

Control
Presupuesta!

Anlisis de
Precedentes
(Benchmarkng)

Como referencia para proyectos futuros.

3.9.8 - p. 131

O Listas de

Como referencia para proyectos futuros para

apoyar la planeacin de la calidad.

Verificacin
0 Matriz de Adminis
tracin de Riesgos

0 Matriz de Abastec
mientos

Administracin
Concursos
Cotizaciones

de
y

\
O Matriz de Evaluacin

Integracin Abastecimientos Riesgos Calidad

de Alternativas
0 Estado de Cuenta de
Contrato

O Requisiciones de
Pago
i

5.6.1 - p. 194

"

3.9.9 - p. 132

Como informacin histrica para planear

_^
K
c . . 3.10.5-D. 137 futuros proyectos.

Como base para referencia futura sobre

el proyecto, as como informacin _ ,
t 3.11.4 - p. 144 histrica para
planear proyectos
posteriores.

Como estndar para el manejo de concursos y cotizaciones futuras.

Como informacin histrica para integrar las bases de datos de
proveedores y precios de mercado. 4.7.3 - p. 168 Los pliegos de
requisitos, documentos de concurso y modelos de contrato, entre otros,
los usaremos como estndar para proyectos futuros.
* Como informacin histrica durante el
proceso de definicin de Alcance y 4 7 1 1 preseleccin de
proveedores, entre P- 174 otros.
Para cerrar el Estado de Cuenta de cada contrato y asegurar su
cumplimiento.
3
Para integrar el Control Presupuestal al . . p. cierre.

Para integrar el Estado de Cuenta de cada contrato. 4 ? * Para cerrar

el Estado de Cuenta de cada ' contrato y asegurar su cumplimiento.

O Sistema de Control
de Cambios

t J

Z> Lecciones

Aprendidas

* Para asegurar el cierre apropiado de todas las rdenes de cambio

autorizadas, y evitar el pago de cambios no autorizados. 5.8 - p. 202 c
Para evaluar el desempeo del proyecto 3.12.5 - p. 149 y aprender de las
desviaciones encontradas para mejorar la planeacin de proyectos
posteriores.

* Para capitalizar las experiencias y el

conocimiento adquirido y as apoyar la 5.9 - p. 203 mejora continua y
optimizar la 3.12.8 - p. isi planeacin de proyectos futuros.

215

El cierre del contrato es similar al cierre administrativo, ya que

involucra la verificacin de los entregables del proyecto y el cierre
administrativo de cada contrato. Los trminos del contrato y sus
condiciones pueden determinar procedimientos especficos para el
cierre del contrato. Terminar antes de la fecha programada es un
caso especial de cierre de contrato.
Incluye los siguientes documentos:
Archivos de contrato.
Carta finiquito - no adeudos.
Manuales, garantas y fianzas.
v- Planos "as built" (planos actualizados) segn la
industria.
^ Comunicados (cartas, notas emails, etc.).
Evaluaciones Cliente-Proveedor y Proveedor-Cliente, vLecciones Aprendidas.
Bitcoras.
Cierre de cada contrato.
Aceptacin formal - acta de recepcin.
Cancelacin de fianzas.
Otros documentos, dependiendo del contrato.
Es importante cerrar las rdenes de trabajo internas en forma similar
al cierre de contratos.

El proyecto, despus de cumplir sus objetivos o al ser suspendido o

cancelado por otras razones, requiere de un cierre. El cierre
administrativo consiste en verificar y documentar los resultados del
proyecto para formalizar la aceptacin de los entregables del
proyecto, ya sea por el Cliente o por el Patrocinador. Aqu se incluye
la recoleccin de documentos, para asegurar que las especificaciones
finales queden registradas, as como el anlisis de efectividad y xito
del proyecto. Toda esta informacin se archiva para su uso futuro.
Realizamos las actividades del cierre administrativo no solamente
durante la terminacin del proyecto, sino al cierre de cada fase, ya
que cada una de ellas debe terminarse apropiadamente para
asegurarnos de que no haya prdidas de informacin til e
importante.
* Reporte Final:
Al igual que elaboramos reportes mensuales, al cierre del
proyecto preparamos un Reporte Final que nos sirva como
referencia rpida de la informacin ms relevante del proyecto.
Dicho reporte incluir los siguientes documentos:
v Presupuesto final.
^ Programa final.
* Lecciones aprendidas ms impactantes.

 Fotografas finales o seleccin de secuencia de fotos.

^ ndice de archivos, v Reporte de control de cambios.
Directorio de participantes:
proveedores,
consultores,
equipo ejecutor y directivo, etc.
Actualizacin de base de datos de costo, de tiempo, de
proveedores y de Lecciones Aprendidas.
y Acta de recepcin de documentos.
- Cartas de recomendacin para miembros del equipo,
proveedores y consultores.
Otros documentos, segn el proyecto y rea de aplicacin.
Programa de desfase del equipo
Es comn que en las fases finales del proyecto el equipo
empiece a involucrarse en otras actividades ajenas al mismo o
sienta inseguridad sobre su permanencia en el trabajo. Para
evitar que estas situaciones afecten el cierre profesional del
proyecto, conviene prever un programa de desfase de equipo
donde se establezcan los siguientes puntos:
Cundo irn saliendo los integrantes del proyecto?
Qu trabajos deben entregar previos a su retiro?
Qu criterios de aceptacin debern cubrir dichos
trabajos?
Evaluacin final de desempeo de los integrantes y del
equipo.
Otros.
Archivos de! proyecto
Integrar archivos en carpetas de informacin, tanto fsica como
electrnica, recopilada, consolidada y sistematizada siguiendo la
estructura de las nueve reas de la APP .
Ejemplo:

Documentos a Incluir

Carpeta de

Integracin

*
*
*

Plan del Proyecto.

Control de Cambios.
Actualizaciones en las bases de datos de:
Precios unitarios.
Duracin de actividades.
Proveedores.
Lecciones Aprendidas.
Otras.

l..................

* Carpeta de cada contrato:

Contrato original.
Cambios al contrato.
* Comunicados.
Estados de cuenta.
Etc.

* Otros.

' Carpeta de

Abastecimientos

v- Otras carpetas

Prctica Comn respecto al cierre

El cierre administrativo y contractual descrito es una prctica poco
comn. En el esquema tradicional, por no prever, realizamos
muchas actividades acumuladas al final. Esto resulta en un desgaste
excesivo para terminar lo que no hicimos en su oportunidad. Por
eso, entre otras razones, generalmente no tenemos el tiempo para
cerrar profesionalmente los proyectos.

6 . 5 , 1 Evaluacin ai cierre del proyecto

Establecer un formato de retroalimentacin y discutirlo con el
equipo, el Cliente y el Patrocinador.
Esta evaluacin nos sirve tanto para documentar el desempeo del
equipo del proyecto al cierre, como para capitalizar las Lecciones
Aprendidas para futuros proyectos.
Evaluamos en base a una escala del 1 al 6, donde 1 es
completamente en desacuerdo, y 6 es completamente de acuerdo.3

Nota:
Los puntos evaluados por debajo
de 4 debern analizarse en equipo
para retroalimentacin del mismo,

Retroalimentacin

Requerimientos
adecuadamente.

del

Cliente

cubiertos

Reportes ejecutivos, veraces, relevantes, a

tiempo.

Distribucin efectiva de roles y funciones.

en base a las siguientes

preguntas: Con el conocimiento
que tenemos ahora, cqu
haramos diferente en esa
situacin 7 Qu podemos

mejorar en cada una de las reas

del proyecto ?

Los puntos evaluados arriba de 5

debern analizarse en equipo, en
base a las siguientes preguntas,

Entregas parciales y finales a tiempo.

Ahorros en costos.

Buena inteqracin del equipo del proyecto.

para detectar resultados

Resultados predecibles.

extraordinarios y documentarlos.
Qu hicimos extraordinariamente
bien? y cul fue la clave del
xito? Qu recomendaciones
podemos hacer a otros equipos?

Prediccin y manejo adecuado de riesgos.

Conduccin ordenada del proyecto.

10 Decisiones fundamentadas.
El Plan del Proyecto est completo y la informacin es correcta.
11

12

13
14

El producto del proyecto cumple

adecuadamente con el estndar de
calidad establecido.
Apego al Plan del Proyecto.
Desarrollo de relaciones a largo plazo
con proveedores y dems !
involucrados.

Cmo cerrar el Proyecto 219

6.6 Resumen
Despus de que el proyecto o una de sus etapas, cumple con sus
objetivos o se suspende o cancela por otras razones, es necesario
realizar el proceso de cierre del proyecto que considera el cierre
contractual y el cierre administrativo.
Llevar a cabo el cierre contractual nos permite un enfoque ordenado
que asegure la conclusin profesional de los acuerdos legales, as
como la integracin de toda la documentacin requerida para ejercer
garantas, fianzas y referencias futuras al proyecto.
El cierre administrativo que considera la entrega formal, con ndices
para referencia rpida y resmenes de la documentacin del
proyecto, permite a cualquier persona un gil acceso a la informacin
sobre el proyecto. Adems, nos facilita el desarrollo de futuros
proyectos.
En el Anexo 1 - p. 229 presentamos un resumen con las
recomendaciones para aplicar esta Gua en proyectos de diferentes
grados de complejidad.

220 Captulo 6

6.7 Cuestionario

Pregunta

6.7.1

Mencione diez herramientas desarrolladas durante el

transcurso del proyecto que nos servirn para integrar
el proceso de cierre.

6.3

6.7.2

Describa el cierre contractual.

6.4

Qu documentos incluye el cierre contractual?

6.7.3

6.7.4

Cul es la diferencia entre el cierre administrativo y el

contractual?

6.7.5

Qu documentos incluye el Reporte Final?

6.7.6

Describa la evaluacin del proyecto al cierre del

proyecto.
Qu documentos incluye el cierre administrativo?

6.7.7

Mencione las sugerencias para la evaluacin al cierre

del proyecto.

6.7.8
6.7.9

Cundo inicia el proceso de cierre?

...

6.7.10
1

......

No.

Seccin

6.4

6.4, 6.5
6.5
6.5.1
6.5
6.5.1
6.5

..... ............ -......... ...... . .............. "

Enumere cuatro elementos que debe
6.5
considerar el programa de desfase del
equipo.
Fuente: Adaptacin de: Project Management Institute, PMBOK6-> Guide

2000 EDITION. USA. Editorial Project Management Institute. 2000. Pp. 158- 159.
2

Fuente: Adaptacin de: Project Management Institute, PMBOK"; Guide 2000

EDITION. USA. Editorial Project Management Institute. 2000. Pp. 125- 126.
Fuente: Adaptacin de: Michael Brassard & Diane Ritter, THE MEMORY JOGGER
II. Editorial GOAL/QPC. 1994. P. 31.