Las actividades son las siguientes:

 Impreso, firmado, divulgado y archivado el procedimiento GPS-MYC-03-01 

(Usted debe conocerlo al derecho y al revés). (Adriana debe divulgar a Andrea
yeison jhon)
 Las A-Z deben estar marcadas y etiquetadas donde controla tantos los registros y/o
documentos o evidencias (Solicitar al Dpto HSEQ la etiqueta diseñada). (cambiar
lomos carpetas proyectos)

La información que se necesita organizada debe ser del periodo entre Agosto 2020 hasta la
fecha:

1. Deben tener una lista de Contratos es decir base de datos donde permita
identificar los contrato ejecutados, activos y por ejecutar con su nivel de
ejecución es decir en porcentaje, en este debe verse reflejado el alcance y/o
objetivo, sub actividades y fechas de ejecución al final de aparecer también la
calificación final de satisfacción para los contratos que ya fueron ejecutados.

Enviar plantilla al Ing. Cristian para codificar formato contratos adjudicados

2. Cada contrato debe estar archivado en con los documentos pertinentes según
procedimiento y los que apliquen GPS-MYC-03-01.

Que deben contener los archivos de los contratos Ejecutados:

1. Los contratos adjudicados deben ser los mismos que aparecen en la base de
Datos de Gestión Comercial bajo el código GCL-MYC-05-01. (Por favor cotejar
con Lesly que es quien lleva el control de esos documentos). Lesly debe actualiza
formato (última actualización 8ene21)
2. Socialización del contrato a los líderes que intervienen en ella deben tener
registro de la reunión bajo el acta de reuniones GRH-MYC-05-31. Legalizar
formatos de los contratos desde agosto 2020- Andrea
3. Plan de Recursos (PDR) en cada contrato GPS-MYC-05-03. Diligenciar formatos
que estén por proyecto. - Andrea
4. Si dentro de ese contrato se requirió de contratación de personal deben existir los
respectivos Requerimiento de personal GRH-MYC-05-02, pero estos deben
reposar en la información de Recurso Humano mas no en la carpeta del proyecto
a no ser que decidan sacar una copia en papel reciclable. Revisar con Liliana
cuales formatos tiene diligenciado - Andrea
5. Cada carpeta de proyecto debe contener las solicitudes de Compra COM-MYC-
05-01. Revisar en las carpetas de los contratos que estén los formatos en físico -
Andrea
6. Cada Carpeta de Proyectos debe contener las Solicitudes de Equipos, maquinaria
y/o vehículos HSEQ-MYC-05-33 como también posterior a ello debe estar la
respectiva entrega que realizó MIVEH a ustedes en la herramienta MIVEH-MYC-
05-35.
1. Revisar formatos en cada carpeta el diligenciamiento del formato de
solicitud - Andrea
2. Fernando debe diligenciar formato de entrega de Equipos a Proyectos
 3. Modificar formato MIVEH-MYC-05-35 agregando campo de Quien recibe
en campo – Cristian Fernando
7. Cada contrato debe contener el presupuesto Por Proceso según los que
interfieren para el desarrollo del mismo es decir discriminado el presupuesto
establecido para - COMPRAS - RECURSO HUMANO - HSEQ - MIVEH. (GPS-
MYC-05-13). Revisar cuales proyectos no tienen presupuesto - Andrea
8. Cada contrato debe tener su respectivo PDT bien sea en la herramienta
establecida en el SIG (GPS-MYC-05-02). O en herramientas externas como
software. Revisar cuales proyectos no tienen PDT - Yeison
9. Cada contrato debe tener su plan de calidad si el cliente así lo requiere. HSEQ-
MYC-07-03.
10.  Cada contrato debe tener su Acta de Inicio bajo el formato GPS-MYC-05-04 o en
su defecto la establecida por el cliente que determine como inicio de la labor.
11. Cada contrato debe tener sus respectivos procedimientos según la actividad a
desarrollar y sus respectivos permisos de trabajo (AR- PERMISOS DE TRABAJO
- CERTIFICADOS DE APOYO - FORMATOS EXTERNOS ECOPETROL). Rev
12. Cada contrato debe tener su respectiva charla de seguridad preoperacional
acompañada de la charla Técnica debe estar soportada en el formato HSEQ-
MYC-05-08. Ginna debe ajustar formatos de charlas diarias agregando charla
técnica en los proyectos que pueda
13. Cada contrato debe contener las respectivas inspecciones preoperacionales
según las herramientas, equipos que se usaron en la ejecución. ok
14. Si en el desarrollo del servicio se presentaron cambios de diseño o forma a los
iniciales estos deben estar registrados en el formato GPS-MYC-05-05.
15. Cada contrato debe tener su respectivo informe diario de avance de obra debe ser
congruente a los días de ejecución del mismo GPS- MYC-05-06. Grave
16. Deben existir en cada contrato las respectivas actas de reunión de seguimiento
semanal si es el caso o en su defecto de cierre o finalización de servicio bajo el
formato GRH-MYC-05-31.
17. Si en el desarrollo o ejecución del contrato se presentaron pendientes de Obra
estos deben estar relacionados en la herramienta GPS-MYC-05-08 si es el caso
estos con el avance de la obra se debe evidenciar el cierre de los mismo en los
respectivos informes diarios de avance de obra. Se debe modificar formato
incluye casilla del cierre del pendiente – Cristian -Andrea
18. Debe haber una constancia de finalización de servicio bien sea por acta GPS-
MYC-05-09 o el que el cliente considere si es el caso.
19. Cada contrato debe tener su respectiva encuesta de satisfacción final con una
calificación igual o mayor al 90%. GPS-MYC-05-10. Ok
20. Deben estar al día todos los manuales de funciones y responsabilidades GRH-
MYC-01-01 firmados y entregados al personal según ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL GER-MYC-08-07 actual vigente. Adriana revisar manual de
funciones de todos los cargos de proyectos
21. Indicadores de gestión con Hoja de Técnica y alimentados con análisis. (Solicitar
al Dpto HSEQ sus respectivos Indicadores). Cristian
22. Cierre de acciones correctivas y preventivas. Cristian
23. Cierre de tarjetas de observación. (Si aplica) Cristian - Andrea
24. Listado maestro de documentos actualizado de su proceso bajo el formato
HSEQ-MYC-05-61. Cristian
25. Presupuesto GPS año 2021 (Solicitar herramienta de presupuesto aprobada).
Cristian define con gerencia y contabilidad plantilla