Código: GCT - INS - 01

INSTRUCTIVO SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE Versión: 01
SERVICIOS Página: 1 de 3
 
EL PRESENTE INSTRUCTIVO NO APLICA A LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE DEFENSORÍA PÚBLICA.

Con el ánimo de dar claridad sobre el contenido y documentos necesarios para

la elaboración de los contratos de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión, así como resolver las diversas inquietudes que se presentan
en dichos procesos, se ha proyectado en siguiente instructivo.

Por lo anterior, es necesario tener en cuenta que los documentos señalados en

el orden de la lista de chequeo se deben presentar, legajados y foliados a lápiz
en la parte superior derecha en el estricto orden de la lista de chequeo
debidamente encarpetados, sin ningún tipo de marcación en las pastas de la
carpeta.

NOTA.

El Grupo de Contratación una vez efectuada la correspondiente revisión no

adelantará la contratación cuando las carpetas estén incompletas o con
documentos vencidos.

A continuación se dará una breve explicación de los documentos que deben ser
radicados:

1. SOLICITUD Y JUSTIFICACIÓN DEL SERVICIO.

Se requiere que el oficio esté debidamente firmado, dirigido al ordenador del

gasto de la Entidad (Secretario General), con el visto bueno del Despacho del
Señor Defensor del Pueblo; en el caso contratistas nuevos que no cuenten con
usuario y la contraseña en el portal de internet del SIGEP, se deberá indicar en
la solicitud nombre del futuro contratista, cédula de ciudadanía, fecha de
nacimiento y correo electrónico, con el fin de que puedan diligenciar la hoja de
vida.

2. ESTUDIOS PREVIOS.

Deberán ser elaborados en el formato denominado estudios previos, lo anterior

con el fin de guardar homogeneidad de los estudios previos de todas las
dependencias que solicitan la contratación, los cuales deben estar firmados por
el funcionario que realiza la solicitud.

Los estudios previos de aquellos contratistas avalados por el Despacho del señor
Defensor del Pueblo, deberán ser remitidos al correo electrónico
contrataciondp_1@defensoria.gov.co, asunto: “ESTUDIOS PREVIOS – (SEGUIDO
DEL NOMBRE DEL CONTRATISTA)”.

3. ESTUDIOS DEL SECTOR.

Deben ser elaborados siguiendo el instructivo de Colombia Compra Eficiente

http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales

4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

El certificado de disponibilidad presupuestal debe adjuntarse a los documentos

a radicar con la solicitud de contratación.

5. PROPUESTA DE SERVICIOS.

 
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Documento dirigido por el futuro contratista al ordenador del gasto (Secretario
General), en el cual hace una oferta de sus servicios, indicando igualmente que
no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de
intereses para contratar con la Defensoría del Pueblo.
Es necesario que la persona a contratar firme la propuesta.

6. HOJA DE VIDA DILIGENCIADA EN EL PORTAL DE INTERNET DEL SIGEP.

Para diligenciar la hoja de vida se deben seguir las siguientes recomendaciones:

- Ingresar por Internet Explorer a la página web www.sigep.gov.co, en el

link contratistas.
- Ingresar el usuario y contraseña, remitido previamente a los correos
electrónicos de los futuros contratistas (lo anterior conforme a la
información suministrada por el funcionario que realice la solicitud de
contratación).
- Diligenciar toda la información solicitada.
- Adjuntar todos los documentos de soporte, escaneados individualmente
en formato PDF. Entre estos se encuentran la cédula de ciudadanía, soportes
académicos, certificaciones laborales, RUT, entre otros.
- Es de tener en cuenta que también debe cargarse una fotografía en el
formato solicitado por el sistema.

NOTAS.
• La hoja de vida sin excepción debe encontrarse actualizada incluyendo
la última experiencia laboral.
• El Grupo de Contratación no validará la hoja de vida del posible
contratista que no se encuentre totalmente diligenciada y con los
soportes cargados al sistema.
• Para la validación de la hoja de vida no se tendrán en cuenta copia de
contratos o de actas de inicio.

7. DECLARACIÓN BIENES Y RENTAS SIGEP.

La información de declaración de bienes y rentas con corte a 31 de diciembre

del año inmediatamente anterior, debe ser ingresada al SIGEP, dicho
documento se debe adjuntar debidamente firmado.

8. PLANILLA DE PAGO DE SALUD Y PENSIÓN.

El cual debe ser del último periodo cotizado.

9. FORMATO DILIGENCIADO DE ESCOGENCIA DE ARL.

Se deben ingresar la información de acuerdo con el formato denominado -

FORMATO ESCOGENCIA ARL.

10. CERTIFICADO MÉDICO PRE - OCUPACIONAL.

Dicho certificado debe ser expedido por un médico ocupacional en el cual

indique claramente si se encuentra apto o no para ejercer las actividades
propias del contrato.

De conformidad con el artículo 18 del Decreto 723 de 2013, se establece que si

ya fue practicado por parte del posible contratista el examen éste “… tendrá
vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que
suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo
más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder

 
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su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos,
deberá realizarse nuevamente el examen.”

NOTA. El certificado deberá adjuntarse a la carpeta que contienen los soportes

de solicitud de contrato.

11. CERTIFICADO DEL RUT.

El cual deberá ser actualizado.

12. FORMATO SIIF DILIGENCIADO.

(Se debe ingresar la información de acuerdo con el formato elaborado por la

Subdirección Financiera para tal fin).

13. CERTIFICACIÓN BANCARIA.

En la que se indique claramente titular de la cuenta, si es cuenta de ahorros o

corriente, el número de la cuenta y la entidad bancaria. Este documento es
requerido teniendo en cuenta que es necesario para el pago de los honorarios
mensuales que se pactará en el contrato a suscribirse.

14. OFICIO DE TALENTO HUMANO.

Debe ser firmado por quien solicita la contratación de acuerdo con el formato
denominado FORMATO OFICIO TALENTO HUMANO.

15. CERTIFICADO DE TALENTO HUMANO.

Una vez radicado el oficio del numeral 14 en la Subdirección de Gestión del

Talento Humano, dicha dependencia expedirá un certificado el cual deberá ser
anexo a la relación de documentos a entregar.

16. CERTIFICADO DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.

Debe ser firmado por quien solicita la contratación, en dicho documento

certifica que la persona a contratar cuenta con la idoneidad y experiencia para
cumplir con las actividades propias del contrato de acuerdo con el formato
denominado CERTIFICADO IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.

NOTA. Cualquier duda respecto a la documentación que se debe allegar por

favor realizarla únicamente al correo electrónico
contrataciondp_1@defensoria.gov.co